項(xiàng)目部周例會(huì)流程及紀(jì)要模板項(xiàng)目部周例會(huì)是統(tǒng)籌項(xiàng)目進(jìn)度、協(xié)調(diào)資源配置、解決執(zhí)行難題的關(guān)鍵管理工具。通過(guò)規(guī)范的會(huì)議流程和清晰的紀(jì)要模板，可有效提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率，確保項(xiàng)目目標(biāo)穩(wěn)步推進(jìn)。以下結(jié)合實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，梳理周例會(huì)全流程及配套紀(jì)要模板，供項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)參考。一、周例會(huì)核心流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：夯實(shí)會(huì)議基礎(chǔ)會(huì)議質(zhì)量的前提是充分的會(huì)前籌備。項(xiàng)目秘書(shū)（或指定負(fù)責(zé)人）需完成兩項(xiàng)核心工作：資料歸集：向各崗位（如施工組、技術(shù)組、物資組、安全組等）同步“周工作匯報(bào)模板”，要求各責(zé)任人圍繞“上周任務(wù)完成度、問(wèn)題卡點(diǎn)、本周計(jì)劃、資源需求”四個(gè)維度整理材料，提前1個(gè)工作日提交；同時(shí)匯總“上周問(wèn)題跟蹤表”，標(biāo)注未閉環(huán)事項(xiàng)的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)。（二）會(huì)議召開(kāi)：聚焦問(wèn)題解決與目標(biāo)推進(jìn)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)建議控制在90分鐘內(nèi)，主持人（通常為項(xiàng)目經(jīng)理）需把控節(jié)奏，圍繞“回顧-分析-部署”邏輯推進(jìn)：1.開(kāi)場(chǎng)定調(diào)（5分鐘）：主持人簡(jiǎn)要回顧上周會(huì)議部署的核心任務(wù)，點(diǎn)明本次會(huì)議需重點(diǎn)解決的3-5個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題（如“本周需敲定3號(hào)樓混凝土澆筑方案”“協(xié)調(diào)鋼結(jié)構(gòu)進(jìn)場(chǎng)滯后問(wèn)題”），明確會(huì)議目標(biāo)。2.崗位匯報(bào)（20-30分鐘）：各崗位負(fù)責(zé)人依次匯報(bào)，要求“數(shù)據(jù)化+場(chǎng)景化”呈現(xiàn)：施工組：“上周完成地下室底板鋼筋綁扎80%，因暴雨延誤2天；本周計(jì)劃完成剩余綁扎及模板支設(shè)，需物資組周三前配齊止水鋼板?！奔夹g(shù)組：“BIM模型已完成二次優(yōu)化，發(fā)現(xiàn)2處管線(xiàn)碰撞，需設(shè)計(jì)方周五前反饋調(diào)整方案?！眳R報(bào)需直指問(wèn)題，避免流水賬式描述。3.問(wèn)題研討（30-40分鐘）：針對(duì)匯報(bào)中暴露的卡點(diǎn)（如資源不足、方案爭(zhēng)議、外部協(xié)調(diào)難題），采用“問(wèn)題-原因-行動(dòng)”三步驟研討：例：“鋼結(jié)構(gòu)進(jìn)場(chǎng)滯后”問(wèn)題→原因：供應(yīng)商排產(chǎn)沖突→行動(dòng)：商務(wù)組今日內(nèi)聯(lián)系備選供應(yīng)商，周三前提交比價(jià)方案；項(xiàng)目經(jīng)理同步與甲方溝通工期緩沖可能。研討需明確責(zé)任人、完成時(shí)間、交付標(biāo)準(zhǔn)，避免“再研究”“再溝通”等模糊表述。4.工作部署（15-20分鐘）：主持人結(jié)合項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃，拆解本周核心任務(wù)，明確各崗位的“作戰(zhàn)地圖”：例：“施工組：周一完成3號(hào)樓基坑驗(yàn)槽，周四前提交隱蔽工程驗(yàn)收申請(qǐng)；物資組：周二前完成防水材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收，同步跟蹤鋼材供應(yīng)進(jìn)度?！辈渴鹦枧c項(xiàng)目里程碑節(jié)點(diǎn)強(qiáng)關(guān)聯(lián)，避免任務(wù)碎片化。5.總結(jié)確認(rèn)（5分鐘）：主持人復(fù)述本次會(huì)議確定的3-5項(xiàng)關(guān)鍵行動(dòng)（如“①商務(wù)組周三前提交鋼結(jié)構(gòu)備選方案；②技術(shù)組周五前完成管線(xiàn)碰撞優(yōu)化”），要求全體參會(huì)者復(fù)述關(guān)鍵任務(wù)的責(zé)任人和時(shí)間，確保信息無(wú)偏差。（三）會(huì)后跟進(jìn)：閉環(huán)管理保落地會(huì)議結(jié)束≠管理結(jié)束，需通過(guò)三項(xiàng)動(dòng)作確保決策落地：紀(jì)要整理（4小時(shí)內(nèi)）：項(xiàng)目秘書(shū)需在會(huì)議結(jié)束后4小時(shí)內(nèi)完成紀(jì)要初稿，內(nèi)容需“可追溯、可執(zhí)行”（模板見(jiàn)下文），經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核后，同步至項(xiàng)目管理群及公司OA系統(tǒng)。任務(wù)督辦（每日/隔日）：責(zé)任人需每日16:00前在群內(nèi)反饋任務(wù)進(jìn)度（如“鋼結(jié)構(gòu)備選供應(yīng)商已聯(lián)系3家，今日內(nèi)完成比價(jià)表”）；項(xiàng)目秘書(shū)每周五匯總“任務(wù)完成臺(tái)賬”，標(biāo)注滯后事項(xiàng)并預(yù)警。資料歸檔：將會(huì)議簽到表、匯報(bào)材料、會(huì)議紀(jì)要等文件按“項(xiàng)目-年份-月份”分類(lèi)存檔，便于復(fù)盤(pán)與審計(jì)追溯。二、周例會(huì)紀(jì)要模板（參考示例）**XX項(xiàng)目第X周周例會(huì)紀(jì)要**會(huì)議時(shí)間：202X年X月X日14:00-15:30會(huì)議地點(diǎn)：項(xiàng)目部會(huì)議室（或騰訊會(huì)議XXX號(hào)）參會(huì)人員：項(xiàng)目經(jīng)理張XX、施工組李XX、技術(shù)組王XX、物資組趙XX、安全組陳XX（請(qǐng)假：商務(wù)組劉XX，已提交書(shū)面匯報(bào)）（一）上周工作回顧責(zé)任崗上周計(jì)劃完成項(xiàng)實(shí)際完成情況未完成原因后續(xù)銜接------------------------------------------------------------施工組地下室底板澆筑完成80%（因暴雨延誤2天）極端天氣本周三前完成剩余20%技術(shù)組BIM模型優(yōu)化完成（發(fā)現(xiàn)2處管線(xiàn)碰撞）-周五前提交設(shè)計(jì)方優(yōu)化需求（二）本周工作部署責(zé)任崗本周核心任務(wù)完成時(shí)間交付標(biāo)準(zhǔn)協(xié)作需求----------------------------------------------------施工組3號(hào)樓基坑驗(yàn)槽周一監(jiān)理簽字確認(rèn)技術(shù)組提供驗(yàn)槽方案物資組防水材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收周二符合設(shè)計(jì)規(guī)范施工組到場(chǎng)協(xié)同（三）問(wèn)題解決措施問(wèn)題描述責(zé)任崗行動(dòng)方案完成時(shí)間跟蹤人----------------------------------------------鋼結(jié)構(gòu)進(jìn)場(chǎng)滯后商務(wù)組聯(lián)系3家備選供應(yīng)商，提交比價(jià)方案周三項(xiàng)目經(jīng)理現(xiàn)場(chǎng)用電隱患安全組今日內(nèi)完成配電箱整改，張貼警示標(biāo)識(shí)今日18:00施工組李XX（四）其他事項(xiàng)1.下周例會(huì)時(shí)間調(diào)整為周四14:00（因甲方巡檢）；2.物資組需同步跟蹤混凝土供應(yīng)商的原材料儲(chǔ)備情況。紀(jì)要整理人：XXX審核人：XXX分發(fā)范圍：項(xiàng)目管理群、公司工程管理部三、會(huì)議管理關(guān)鍵注意事項(xiàng)效率優(yōu)先：匯報(bào)需“抓重點(diǎn)、拋問(wèn)題”，避免冗余描述；研討需聚焦“是否影響進(jìn)度、是否有可行解”，超時(shí)問(wèn)題可“會(huì)后專(zhuān)項(xiàng)研討”。責(zé)任閉環(huán)：所有行動(dòng)項(xiàng)需明確“責(zé)任人+時(shí)間+標(biāo)準(zhǔn)”，杜絕“集體負(fù)責(zé)=無(wú)人負(fù)責(zé)”。動(dòng)態(tài)復(fù)盤(pán)：每月初回顧上月周例會(huì)紀(jì)要，分析“問(wèn)題重復(fù)率、任務(wù)完成率”，優(yōu)化后續(xù)會(huì)議議題與決策機(jī)制