XX公司2025年合同履約保證管理制度第一條總則為規(guī)范公司合同履約行為，強(qiáng)化履約過程管控，防范履約風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營需求，制定本制度。本制度適用于公司及下屬全資、控股子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）與外部主體簽訂的所有具有法律約束力的合同（含協(xié)議、訂單等，下同），涵蓋采購、銷售、服務(wù)、工程、投資等各類業(yè)務(wù)場景。第二條管理職責(zé)劃分（一）合同管理部門（總部及各單位設(shè)專職或兼職崗位）負(fù)責(zé)建立健全公司合同履約管理制度體系；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨部門履約事項；跟蹤、匯總各業(yè)務(wù)線合同履約進(jìn)度，定期編制《合同履約監(jiān)控報告》；組織履約風(fēng)險評估與應(yīng)對方案審核；監(jiān)督各部門履約責(zé)任落實(shí)情況；參與重大合同履約糾紛處理。（二）業(yè)務(wù)執(zhí)行部門（含采購、銷售、工程等直接負(fù)責(zé)合同執(zhí)行的部門）作為合同履約第一責(zé)任主體，負(fù)責(zé)制定具體履約計劃并組織實(shí)施；按合同約定完成己方義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)、支付款項等）；跟蹤對方履約情況，及時發(fā)現(xiàn)并上報異常；收集、整理履約過程中的關(guān)鍵證據(jù)（如交付簽收單、驗收記錄、溝通函件等）；配合合同管理部門、法律合規(guī)部門開展風(fēng)險處置與糾紛應(yīng)對。（三）法律合規(guī)部門負(fù)責(zé)對合同履約中的法律風(fēng)險進(jìn)行識別與評估；審核履約變更、解除等重大事項的合法性；指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門收集、固定違約證據(jù)；參與重大履約糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟；定期開展合同履約法律培訓(xùn)。（四）財務(wù)部門負(fù)責(zé)按合同約定的付款條件、時間節(jié)點(diǎn)審核支付申請，確保資金支付與履約進(jìn)度匹配；監(jiān)控對方收款后的履約能力變化（如大額資金異常流動）；定期核對往來賬目，對超期未收/付款項進(jìn)行預(yù)警提示；參與合同結(jié)算審核，確認(rèn)履約完成情況與結(jié)算金額的一致性。（五）審計監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對合同履約制度執(zhí)行情況進(jìn)行專項審計，重點(diǎn)檢查履約計劃落實(shí)、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)管控、風(fēng)險應(yīng)對措施有效性等；對因履職不到位導(dǎo)致的履約損失開展責(zé)任認(rèn)定；提出制度優(yōu)化建議并跟蹤整改。第三條履約準(zhǔn)備階段管理（一）合同交底合同簽訂后5個工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)執(zhí)行部門牽頭，合同管理部門、法律合規(guī)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門參與，召開合同交底會議。交底內(nèi)容包括但不限于：合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；履行期限、地點(diǎn)、方式；價款或報酬支付條件及時間節(jié)點(diǎn)；雙方權(quán)利義務(wù)與違約責(zé)任；爭議解決方式；其他影響履約的關(guān)鍵條款（如驗收標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)、保密要求等）。交底需形成書面記錄，參會人員簽字確認(rèn)后由合同管理部門存檔。（二）履約計劃制定業(yè)務(wù)執(zhí)行部門應(yīng)在合同交底后3個工作日內(nèi)，編制《合同履約計劃表》，明確以下內(nèi)容：1.履約階段劃分（如準(zhǔn)備期、執(zhí)行期、驗收期、質(zhì)保期等）；2.各階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如材料進(jìn)場、設(shè)備安裝、初步驗收、最終結(jié)算等）的時間目標(biāo)；3.責(zé)任崗位及具體職責(zé)（需落實(shí)到具體經(jīng)辦人）；4.資源需求（人力、技術(shù)、物資等）及保障措施；5.風(fēng)險預(yù)控點(diǎn)（如對方產(chǎn)能不足、原材料漲價、政策調(diào)整等）及應(yīng)對預(yù)案?！逗贤募s計劃表》需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，抄送合同管理部門、財務(wù)部門備案。（三）資源配置確認(rèn)業(yè)務(wù)執(zhí)行部門需根據(jù)履約計劃，提前落實(shí)以下資源：1.人力資源：關(guān)鍵崗位（如項目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人）需具備相應(yīng)資質(zhì)或經(jīng)驗，必要時提供培訓(xùn)證明；2.技術(shù)資源：涉及技術(shù)輸出的合同（如軟件開發(fā)、技術(shù)服務(wù)），需確認(rèn)技術(shù)方案可行性，完成內(nèi)部評審并留存記錄；3.物資資源：需采購或調(diào)配的物資，應(yīng)明確供應(yīng)商、交付時間及質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)，重要物資需簽訂三方質(zhì)量保證協(xié)議；4.外部協(xié)作：需第三方配合的環(huán)節(jié)（如物流、檢測），應(yīng)提前簽訂協(xié)作協(xié)議，明確責(zé)任邊界與違約條款。資源配置完成后，業(yè)務(wù)執(zhí)行部門需填寫《履約資源確認(rèn)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后存檔。第四條履約過程管控（一）前期管控（合同生效至履約啟動）業(yè)務(wù)執(zhí)行部門應(yīng)在合同生效后2個工作日內(nèi)，向?qū)Ψ桨l(fā)送《履約啟動函》，確認(rèn)雙方履約聯(lián)系人及聯(lián)系方式。同時，通過公開渠道（如企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、行業(yè)協(xié)會數(shù)據(jù)）核查對方近期經(jīng)營狀況（如是否存在失信記錄、重大訴訟、股權(quán)變更等），形成《對方履約能力初評報告》。若發(fā)現(xiàn)對方存在重大風(fēng)險（如被列入失信被執(zhí)行人名單），需立即上報分管領(lǐng)導(dǎo)，并啟動風(fēng)險應(yīng)對程序。（二）中期管控（履約執(zhí)行期）1.進(jìn)度跟蹤：業(yè)務(wù)執(zhí)行部門需按周/月（根據(jù)合同期限靈活調(diào)整）編制《履約進(jìn)度報告》，內(nèi)容包括：當(dāng)期完成情況（與計劃對比）、存在問題及原因、下期計劃目標(biāo)。報告需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，于每周/月首3個工作日內(nèi)報送合同管理部門、財務(wù)部門。合同管理部門按月匯總形成《整體履約進(jìn)度分析報告》，提交公司管理層。2.質(zhì)量管控：涉及貨物交付或服務(wù)提供的合同，需嚴(yán)格按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗收。對需第三方檢測的，應(yīng)委托具備資質(zhì)的機(jī)構(gòu)出具檢測報告；對無法量化的服務(wù)（如咨詢、設(shè)計），需通過階段性成果驗收（如方案評審、客戶滿意度調(diào)查）確認(rèn)質(zhì)量達(dá)標(biāo)。驗收合格后，雙方簽署《履約質(zhì)量確認(rèn)單》；不合格的，應(yīng)立即向?qū)Ψ桨l(fā)送《質(zhì)量異議函》，要求限期整改并索賠。3.變更管理：合同履行過程中，因客觀情況變化需變更條款的，提出方應(yīng)提交書面《變更申請》，說明變更原因、內(nèi)容及對履約的影響（包括時間、成本、風(fēng)險等）。變更申請需經(jīng)業(yè)務(wù)執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人初審、法律合規(guī)部門合法性審核、財務(wù)部門成本測算后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大變更（如標(biāo)的額超過原合同30%、履行期限延長6個月以上）需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)執(zhí)行部門需更新《合同履約計劃表》，并同步告知相關(guān)部門。4.資金管控：財務(wù)部門需嚴(yán)格按合同約定的支付條件付款，付款申請需附履約進(jìn)度證明（如驗收單、進(jìn)度確認(rèn)函）及對方履約合規(guī)證明（如無重大違約記錄）。對分期收款合同，業(yè)務(wù)執(zhí)行部門需在收款節(jié)點(diǎn)前10個工作日提醒對方，并跟蹤款項到賬情況；超期未收的，需在5個工作日內(nèi)發(fā)送《催款函》，并同步法律合規(guī)部門介入。（三）后期管控（履約收尾至質(zhì)保期結(jié)束）1.最終驗收：合同約定的義務(wù)全部履行完畢后，業(yè)務(wù)執(zhí)行部門應(yīng)在10個工作日內(nèi)組織最終驗收。驗收需由雙方代表、技術(shù)專家（必要時）共同參與，形成《最終驗收報告》，明確驗收結(jié)論。驗收不合格的，需要求對方限期整改，整改完成后重新驗收；整改仍不合格的，按合同約定追究違約責(zé)任。2.結(jié)算與歸檔：驗收合格后，業(yè)務(wù)執(zhí)行部門需在15個工作日內(nèi)與對方完成結(jié)算，核對履約過程中產(chǎn)生的變更、索賠等費(fèi)用，簽署《結(jié)算確認(rèn)書》。財務(wù)部門根據(jù)結(jié)算確認(rèn)書完成尾款支付或收取，并核銷合同臺賬。結(jié)算完成后，業(yè)務(wù)執(zhí)行部門需在30個工作日內(nèi)將履約過程中形成的所有文件（包括合同文本、履約計劃、進(jìn)度報告、驗收記錄、變更協(xié)議、結(jié)算單等）整理歸檔，移交公司檔案管理部門。3.質(zhì)保期管理：對約定質(zhì)保期的合同（如設(shè)備采購、工程建設(shè)），業(yè)務(wù)執(zhí)行部門需在質(zhì)保期內(nèi)定期（每季度至少一次）回訪，檢查質(zhì)保義務(wù)履行情況，形成《質(zhì)保期跟蹤記錄》。質(zhì)保期結(jié)束后，雙方簽署《質(zhì)保期結(jié)束確認(rèn)書》，作為合同完全履行的最終憑證。第五條履約風(fēng)險應(yīng)對（一）風(fēng)險識別與分級合同管理部門應(yīng)建立《履約風(fēng)險清單》，按影響程度將風(fēng)險分為三級：-一級風(fēng)險：可能導(dǎo)致合同目的無法實(shí)現(xiàn)，造成直接經(jīng)濟(jì)損失500萬元以上或重大聲譽(yù)損失（如對方破產(chǎn)、核心技術(shù)泄露）；-二級風(fēng)險：可能延遲履約或增加成本，造成直接經(jīng)濟(jì)損失100萬元-500萬元（如關(guān)鍵材料漲價、第三方協(xié)作方違約）；-三級風(fēng)險：對履約進(jìn)度或質(zhì)量有輕微影響，造成直接經(jīng)濟(jì)損失100萬元以下（如臨時人員調(diào)配、minor質(zhì)量問題）。（二）風(fēng)險預(yù)警與處置業(yè)務(wù)執(zhí)行部門在履約過程中發(fā)現(xiàn)風(fēng)險跡象時，需立即填寫《風(fēng)險預(yù)警單》，說明風(fēng)險類型、影響范圍及初步應(yīng)對建議，報送合同管理部門。合同管理部門會同法律合規(guī)部門、財務(wù)部門進(jìn)行風(fēng)險評估，確定風(fēng)險等級后啟動相應(yīng)處置程序：-三級風(fēng)險：由業(yè)務(wù)執(zhí)行部門自行處置，5個工作日內(nèi)反饋處置結(jié)果；-二級風(fēng)險：由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組織相關(guān)部門制定處置方案，10個工作日內(nèi)完成處置并上報；-一級風(fēng)險：立即向總經(jīng)理報告，成立專項工作組，制定包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟在內(nèi)的綜合處置方案，20個工作日內(nèi)形成階段性進(jìn)展報告。（三）違約處理對方發(fā)生違約行為時，業(yè)務(wù)執(zhí)行部門應(yīng)在3個工作日內(nèi)收集并固定證據(jù)（如往來函件、聊天記錄、影像資料等），發(fā)送《違約告知函》要求限期整改。對方未在約定期限內(nèi)整改的，法律合規(guī)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的爭議解決方式（訴訟/仲裁）啟動法律程序，必要時申請財產(chǎn)保全。因己方原因?qū)е逻`約的，業(yè)務(wù)執(zhí)行部門需立即上報，經(jīng)管理層批準(zhǔn)后與對方協(xié)商解決方案，盡量減少損失并避免擴(kuò)大影響。第六條考核與獎懲（一）考核指標(biāo)公司將合同履約情況納入部門及個人績效考核，核心指標(biāo)包括：1.履約完成率：實(shí)際按時完成履約的合同數(shù)/應(yīng)履約合同總數(shù)×100%；2.質(zhì)量達(dá)標(biāo)率：驗收合格的合同數(shù)/已完成履約的合同數(shù)×100%；3.變更控制率：有效變更次數(shù)/合同總數(shù)×100%（目標(biāo)值≤5%）；4.糾紛發(fā)生率：未解決糾紛的合同數(shù)/合同總數(shù)×100%（目標(biāo)值≤2%）；5.檔案完整率：歸檔資料齊全的合同數(shù)/已完成履約的合同數(shù)×100%（目標(biāo)值100%）。（二）考核周期與方式考核分為季度考核與年度考核。季度考核由合同管理部門牽頭，對各部門履約指標(biāo)完成情況進(jìn)行評分；年度考核結(jié)合季度平均分及重大履約事件（如避免重大損失、獲得客戶表彰）進(jìn)行綜合評價。考核結(jié)果經(jīng)總經(jīng)理辦公會審定后，作為部門評優(yōu)、個人晉升、獎金分配的重要依據(jù)。（三）獎懲措施1.獎勵：年度履約完成率≥95%、質(zhì)量達(dá)標(biāo)率≥98%、糾紛發(fā)生率≤1%的部門，授予“履約優(yōu)秀團(tuán)隊”稱號，給予部門負(fù)責(zé)人及核心成員5%-10%的年度獎金上??；對在風(fēng)險處置中避