采購管理NC系統(tǒng)操作手冊詳解在集團(tuán)型企業(yè)的數(shù)字化管理體系中，NC系統(tǒng)作為一體化管理平臺的核心組件，其采購管理模塊憑借全流程閉環(huán)管控、多組織協(xié)同能力，成為企業(yè)實現(xiàn)采購合規(guī)化、降本增效的關(guān)鍵工具。本手冊將從系統(tǒng)操作邏輯、核心流程執(zhí)行到高級功能應(yīng)用，為采購全鏈路角色（采購員、審批人、財務(wù)人員等）提供詳實的操作指引，助力提升采購業(yè)務(wù)的效率與精準(zhǔn)度。一、系統(tǒng)基礎(chǔ)操作指南（一）系統(tǒng)登錄與界面認(rèn)知1.登錄流程打開瀏覽器輸入企業(yè)專屬的NC系統(tǒng)訪問地址（由IT部門統(tǒng)一分配），在登錄界面依次輸入賬號、密碼及驗證碼（若啟用），點擊「登錄」即可進(jìn)入系統(tǒng)。若首次登錄或密碼遺忘，可通過「忘記密碼」功能重置，或聯(lián)系系統(tǒng)管理員解鎖賬號。2.界面布局解析系統(tǒng)界面分為左側(cè)導(dǎo)航欄（聚合「采購管理」「供應(yīng)商管理」「合同管理」等核心功能入口）、中間工作臺（展示待辦任務(wù)、預(yù)警信息、常用報表）、右側(cè)功能操作區(qū)（承載具體業(yè)務(wù)表單與操作按鈕）。頂部工具欄支持快速切換組織（多公司/多部門架構(gòu)下）、查看消息通知、進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置。（二）用戶權(quán)限與角色管理NC系統(tǒng)采用“角色-權(quán)限”關(guān)聯(lián)機制，不同崗位對應(yīng)預(yù)設(shè)角色（如「采購員」「采購審批人」「財務(wù)結(jié)算崗」），權(quán)限涵蓋功能操作（如創(chuàng)建/編輯單據(jù)）、數(shù)據(jù)范圍（如僅查看本部門采購數(shù)據(jù)）。權(quán)限申請：若需新增/調(diào)整權(quán)限，在「系統(tǒng)管理-權(quán)限申請」模塊提交申請，注明所需權(quán)限（如“采購訂單審批權(quán)”“供應(yīng)商信息編輯權(quán)”），經(jīng)直屬上級與系統(tǒng)管理員審批后生效。權(quán)限自查：在「個人中心-我的權(quán)限」中，可查看當(dāng)前角色的權(quán)限清單，確認(rèn)是否包含所需操作權(quán)限（如“提交采購申請”“導(dǎo)出報表”）。二、核心采購流程操作詳解（一）采購需求提報與申請1.需求提報（需求部門視角）需求發(fā)起者通過左側(cè)導(dǎo)航欄進(jìn)入「采購管理-需求管理-需求提報」模塊，點擊「新增」開啟需求表單填寫流程：必填字段：需求部門、物資類別（關(guān)聯(lián)預(yù)算科目）、需求數(shù)量/規(guī)格、交付日期、預(yù)算歸屬（需與財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)匹配）。附件要求：技術(shù)參數(shù)文檔、需求說明（如“緊急采購”需注明原因）需上傳至「附件」欄，支持PDF、Word格式（單文件大小≤50M）。提交與跟蹤：表單填寫完成后點擊「提交」，需求將流轉(zhuǎn)至部門負(fù)責(zé)人審批（可在「我的待辦」中查看審批進(jìn)度）。若需修改，可在審批通過前撤回并重新編輯。2.采購申請（采購員視角）需求審批通過后，采購員在「采購管理-采購申請-申請創(chuàng)建」中，點擊「從需求生成」，系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)需求單信息，補充采購方式（招標(biāo)/詢價/直接采購）、預(yù)算金額（系統(tǒng)自動帶出需求預(yù)算，可微調(diào)）、供應(yīng)商預(yù)選（從合格供應(yīng)商庫選擇，或標(biāo)記“待尋源”）。審批流觸發(fā)：采購申請金額≥閾值（如10萬）時，系統(tǒng)自動觸發(fā)“部門負(fù)責(zé)人→采購總監(jiān)→財務(wù)總監(jiān)”三級審批；金額＜閾值時，僅需部門負(fù)責(zé)人審批。進(jìn)度查詢：在「采購申請-申請跟蹤」中，可查看申請的審批節(jié)點、當(dāng)前處理人及意見（如“預(yù)算超支，需補充說明”）。（二）供應(yīng)商全生命周期管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入（新供應(yīng)商合作）在「供應(yīng)商管理-供應(yīng)商準(zhǔn)入-新增供應(yīng)商」中，填寫供應(yīng)商基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人），并上傳資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、信用報告等）。系統(tǒng)自動校驗證件有效期（如營業(yè)執(zhí)照需在有效期內(nèi)），校驗通過后提交「準(zhǔn)入審批」。審批要點：采購部審核資質(zhì)合規(guī)性，法務(wù)部審核合同條款模板，財務(wù)部審核稅務(wù)信息（如一般納稅人資格）。審批通過后，供應(yīng)商進(jìn)入「待合作」?fàn)顟B(tài)。黑名單管理：在「供應(yīng)商管理-黑名單」中，可手動添加不良供應(yīng)商（注明原因，如“交貨延遲≥3次”），系統(tǒng)將限制其參與后續(xù)采購活動。2.供應(yīng)商分級與評價每季度末，采購員在「供應(yīng)商管理-供應(yīng)商評價」中，對合作供應(yīng)商從交付率（實際交貨量/訂單量）、質(zhì)量合格率（質(zhì)檢合格批次/總批次）、服務(wù)響應(yīng)速度（投訴處理時長）等維度打分。系統(tǒng)自動計算得分，更新供應(yīng)商等級（戰(zhàn)略級/優(yōu)先級/普通級），等級影響后續(xù)采購的供應(yīng)商推薦權(quán)重。（三）采購合同與訂單執(zhí)行1.合同創(chuàng)建與審批在「合同管理-合同創(chuàng)建」中，點擊「從采購申請生成」，系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)申請信息，選擇合同模板（如“貨物采購合同”“服務(wù)外包合同”），填寫關(guān)鍵條款（付款方式、交貨期、違約責(zé)任）。合同審批：合同需經(jīng)“采購部→法務(wù)部→財務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)”審批，每級審批人可在「我的待辦」中查看合同文本，添加批注（如“付款周期需縮短至30天”）。審批通過后，合同自動生效，狀態(tài)更新為「已生效」。合同變更：若需調(diào)整合同條款（如交貨期延遲），在「合同管理-合同變更」中發(fā)起補充協(xié)議，上傳變更說明，經(jīng)原審批流程確認(rèn)后生效。2.采購訂單執(zhí)行合同生效后，采購員在「采購管理-采購訂單-訂單創(chuàng)建」中，點擊「從合同生成」，系統(tǒng)自動帶出合同條款（如單價、數(shù)量），補充交貨地址（關(guān)聯(lián)倉儲系統(tǒng)的倉庫編碼）、物流方式（快遞/物流/自提）。訂單協(xié)同：訂單提交后，系統(tǒng)自動向供應(yīng)商發(fā)送協(xié)同消息（需供應(yīng)商在NC協(xié)同平臺注冊賬號），供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，狀態(tài)更新為「已確認(rèn)」。到貨跟蹤：采購員可在「訂單跟蹤」中查看物流信息（若對接了物流系統(tǒng)），或通過「到貨提醒」功能設(shè)置交貨期前3天的預(yù)警。（四）收貨驗收與結(jié)算付款1.到貨驗收（倉儲/質(zhì)檢視角）供應(yīng)商交貨后，倉儲人員在「采購管理-收貨管理-到貨驗收」中，掃描訂單號或手動選擇訂單，填寫實收數(shù)量（與訂單數(shù)量比對）、質(zhì)檢結(jié)果（合格/不合格，不合格需注明原因）。三單匹配：系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)訂單、收貨單、發(fā)票（后續(xù)上傳），若數(shù)量/金額不一致，將觸發(fā)預(yù)警（如“收貨數(shù)量＜訂單數(shù)量，需供應(yīng)商說明”）。入庫確認(rèn)：驗收合格后，點擊「確認(rèn)入庫」，系統(tǒng)自動生成入庫單（關(guān)聯(lián)倉儲系統(tǒng)的庫存臺賬）。2.發(fā)票與付款管理（財務(wù)視角）供應(yīng)商開具發(fā)票后，財務(wù)人員在「財務(wù)結(jié)算-發(fā)票管理」中上傳發(fā)票掃描件，系統(tǒng)自動識別發(fā)票號碼、金額、稅額，并與訂單、收貨單進(jìn)行“三單匹配”。付款申請：匹配通過后，在「財務(wù)結(jié)算-付款申請」中發(fā)起付款，填寫付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/票據(jù)）、付款金額（支持部分付款，如預(yù)付款30%），提交“財務(wù)經(jīng)理→總經(jīng)理”審批。付款跟蹤：在「付款跟蹤」中，可查看付款狀態(tài)（已申請/已審批/已支付），并導(dǎo)出付款臺賬。三、高級功能與效率優(yōu)化（一）數(shù)據(jù)分析與報表應(yīng)用在「采購管理-數(shù)據(jù)分析」中，可通過預(yù)設(shè)報表（如《月度采購成本分析表》《供應(yīng)商交付率排行榜》）或自定義報表（選擇字段：采購日期、供應(yīng)商、金額、物資類別等），分析采購趨勢、成本結(jié)構(gòu)、供應(yīng)商績效。報表導(dǎo)出：支持導(dǎo)出為Excel/PDF格式，可設(shè)置自動推送（如每周一推送上周采購報表至管理者郵箱）。數(shù)據(jù)穿透：點擊報表中的“金額”“數(shù)量”，可穿透至原始單據(jù)（如采購訂單、發(fā)票），快速定位異常數(shù)據(jù)。（二）流程自定義與自動化企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)需求，在「系統(tǒng)管理-流程配置」中調(diào)整采購流程：審批節(jié)點調(diào)整：新增“技術(shù)部審核”節(jié)點（針對設(shè)備采購），或刪除冗余節(jié)點（如小額采購跳過總監(jiān)審批）。條件觸發(fā)規(guī)則：設(shè)置“采購金額＞50萬時，自動觸發(fā)審計部抽查”，或“供應(yīng)商為戰(zhàn)略級時，縮短審批時長”。（三）系統(tǒng)接口與數(shù)據(jù)集成NC系統(tǒng)支持與財務(wù)ERP（如用友U8、金蝶）、倉儲WMS、招標(biāo)平臺等系統(tǒng)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動同步：庫存同步：倉儲系統(tǒng)的出庫數(shù)據(jù)自動回寫至NC，更新采購需求的可用量（避免重復(fù)采購）。招標(biāo)數(shù)據(jù)導(dǎo)入：招標(biāo)平臺的中標(biāo)結(jié)果自動生成NC的采購合同，減少人工錄入錯誤。四、常見問題與解決方案（一）登錄與權(quán)限類問題賬號鎖定：連續(xù)輸錯密碼5次會觸發(fā)賬號鎖定，可等待30分鐘后重新嘗試登錄，或聯(lián)系系統(tǒng)管理員重置密碼、解鎖賬號。權(quán)限缺失：若發(fā)現(xiàn)無法操作某功能（如創(chuàng)建采購訂單），可在「個人中心-我的權(quán)限」中自查當(dāng)前角色的權(quán)限范圍。若確需補充權(quán)限，按“二、（二）”的指引提交權(quán)限申請，經(jīng)審批后即可生效。（二）單據(jù)操作類問題預(yù)算科目無效：提交采購申請時若提示“預(yù)算科目無效”，需先確認(rèn)財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)的科目是否已更新。可聯(lián)系財務(wù)人員同步最新預(yù)算科目表，或在表單中重新選擇正確的預(yù)算歸屬（需與部門預(yù)算口徑一致）。三單匹配失?。喊l(fā)票上傳后若系統(tǒng)提示“三單匹配失敗”，需核對發(fā)票金額、數(shù)量與采購訂單、收貨單是否完全一致。若為供應(yīng)商開票錯誤，需退回重開；若因系統(tǒng)識別偏差（如小數(shù)點尾差），可在財務(wù)人員審批后手動調(diào)整匹配關(guān)系。（三）數(shù)據(jù)同步類問題入庫通知延遲：采購訂單提交后若倉儲系統(tǒng)未及時收到入庫通知，可先在「系統(tǒng)管理-接口監(jiān)控」中查看數(shù)據(jù)傳輸日志。若接口運行異常，聯(lián)系IT部