2026年體育用品公司辦公設備全生命周期管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司辦公設備全生命周期管理，提高設備使用效率、降低運維成本、保障辦公正常運轉，依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)所得稅法》《企業(yè)會計準則》等相關法律法規(guī)，結合本公司體育用品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售過程中辦公設備使用的實際情況，制定本制度。第二條本制度所稱辦公設備全生命周期，是指辦公設備從采購入庫、登記建檔、日常使用、維護保養(yǎng)、升級改造到報廢處置的全部階段；所稱辦公設備包括但不限于電腦、打印機、復印機、掃描儀、投影儀、碎紙機、辦公家具等具備固定資產(chǎn)屬性的辦公用設備。本制度適用于公司所有部門及員工使用的辦公設備，臨時借用的外部設備除外。第三條辦公設備全生命周期管理遵循以下基本原則：一是全流程管控原則，覆蓋設備從采購到報廢的所有環(huán)節(jié)，做到賬實相符、軌跡可查；二是高效利用原則，優(yōu)化設備配置，避免閑置浪費，最大化設備使用價值；三是責任到人原則，明確每臺設備的使用人、管理人，確保管理責任可追溯；四是安全合規(guī)原則，設備處置、數(shù)據(jù)清理等環(huán)節(jié)符合信息安全和財務合規(guī)要求。第四條各主體職責分工：行政部為辦公設備全生命周期管理的牽頭部門，負責設備采購申請審核、登記建檔、維護保養(yǎng)統(tǒng)籌、報廢處置審批；財務部負責設備資產(chǎn)核算、折舊計提、報廢財務核銷；各使用部門負責本部門設備的日常保管、使用規(guī)范執(zhí)行、維護需求提報；使用人是設備的直接責任人，負責設備的日常清潔、規(guī)范操作，發(fā)現(xiàn)故障及時報備。第二章采購入庫管理第五條采購申請：各部門因辦公需要新增辦公設備的，需填寫《辦公設備采購申請表》，注明設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估金額、使用場景及必要性，報部門負責人審核后提交行政部；行政部核查公司現(xiàn)有閑置設備情況，可調(diào)配的優(yōu)先內(nèi)部調(diào)配，確需采購的審核后報管理層審批。第六條采購實施：審批通過的采購需求，由行政部按照公司行政物資集中采購相關制度執(zhí)行，優(yōu)先選擇性價比高、售后保障完善的供應商，采購過程需留存報價單、采購合同等憑證；設備到貨后，行政部聯(lián)合使用部門驗收，核對設備型號、數(shù)量、配件完整性，驗收合格后方可入庫。第七條登記建檔：行政部在設備入庫后3個工作日內(nèi)完成建檔，為每臺設備編制唯一資產(chǎn)編號，建立《辦公設備管理臺賬》，記錄資產(chǎn)編號、設備名稱、規(guī)格型號、采購金額、入庫日期、使用部門、使用人等信息；財務部同步完成固定資產(chǎn)入賬，確定折舊年限和折舊方式，按月計提折舊。第三章使用管理第八條領用交接：使用部門領取設備時，需填寫《辦公設備領用單》，使用人簽字確認，行政部更新管理臺賬中的使用人信息；設備使用人發(fā)生變動（如員工調(diào)崗、離職）的，需辦理交接手續(xù)，填寫《辦公設備交接單》，交接內(nèi)容包括設備狀態(tài)、配件清單、使用記錄等，行政部現(xiàn)場核實后更新臺賬。第九條規(guī)范使用：使用人需按設備操作說明規(guī)范使用，禁止私自拆卸、改裝設備，禁止將辦公設備用于非工作用途；電腦類設備需設置開機密碼，定期清理數(shù)據(jù)，禁止存儲涉密信息或違規(guī)文件；打印機、復印機等設備需按規(guī)定使用耗材，禁止使用非原廠適配耗材。第十條閑置管理：使用部門因人員調(diào)整、工作變動導致設備閑置超過1個月的，需及時報備行政部；行政部對閑置設備進行統(tǒng)一登記，評估可調(diào)配性，優(yōu)先調(diào)配至有需求的部門，無法調(diào)配的做好封存保管，定期檢查維護，避免設備損壞。第四章維護保養(yǎng)管理第十一條日常保養(yǎng)：使用人負責設備的日常清潔保養(yǎng)，如電腦主機除塵、打印機卡紙清理、辦公家具擦拭等，保持設備整潔；行政部每月發(fā)布設備日常保養(yǎng)指引，指導使用人正確維護設備。第十二條故障報修：設備出現(xiàn)故障的，使用人需立即停止使用，填寫《辦公設備故障報修單》提交行政部，說明故障現(xiàn)象、發(fā)生時間；行政部接到報修后，1個工作日內(nèi)聯(lián)系售后人員檢修，小型故障現(xiàn)場處理，大型故障協(xié)調(diào)供應商上門維修，維修過程需記錄故障原因、維修內(nèi)容、更換配件等信息。第十三條定期維護：行政部根據(jù)設備類型制定定期維護計劃，如電腦每季度進行一次系統(tǒng)優(yōu)化、打印機每半年進行一次深度清潔、復印機每運行指定頁數(shù)后進行一次配件檢查；定期維護由行政部統(tǒng)籌，售后人員或專業(yè)技術人員實施，維護完成后更新設備管理臺賬。第五章升級改造管理第十四條升級評估：設備使用過程中，因辦公需求提升需升級改造的（如電腦加裝內(nèi)存、更換硬盤，打印機升級模塊等），使用部門填寫《辦公設備升級改造申請表》，說明升級原因、升級方案、預估費用，報行政部審核；行政部評估設備剩余使用價值，升級改造成本低于新購成本且能滿足使用需求的，報管理層審批。第十五條升級實施：審批通過的升級改造，由行政部聯(lián)系原供應商或專業(yè)技術人員實施，升級過程需確保設備數(shù)據(jù)安全，升級完成后驗收，行政部更新設備管理臺賬中的配置信息，財務部根據(jù)升級費用金額，按規(guī)定計入資產(chǎn)價值或當期費用。第六章報廢處置管理第十六條報廢條件：設備滿足以下條件之一的可申請報廢：一是使用年限屆滿，性能無法滿足辦公基本需求，且升級改造不經(jīng)濟的；二是故障頻發(fā)，維修費用累計超過設備原值一定比例的；三是技術落后，無適配配件或售后支持的；四是因意外損壞無法修復的。第十七條報廢申請：使用部門填寫《辦公設備報廢申請表》，說明設備基本信息、報廢原因、現(xiàn)狀，附故障檢測報告或評估說明，報行政部審核；行政部現(xiàn)場核實設備狀態(tài)，財務部評估資產(chǎn)殘值，審核通過后報管理層審批。第十八條報廢處置：審批通過的報廢設備，行政部負責處置，處置前需徹底清理設備中的數(shù)據(jù)（尤其是電腦類設備），確保信息安全；處置方式優(yōu)先選擇環(huán)保回收，可變現(xiàn)的需留存處置憑證和收款記錄，處置收入上繳財務部；行政部完成臺賬注銷，財務部同步完成固定資產(chǎn)核銷，做到賬實相符。第七章監(jiān)督與責任追究第十九條定期盤點：行政部每季度聯(lián)合財務部開展辦公設備盤點，核對臺賬信息與實物，重點核查設備數(shù)量、使用狀態(tài)、使用人是否匹配，盤點結果形成《辦公設備盤點報告》，報管理層備案；盤點發(fā)現(xiàn)賬實不符的，需查明原因，及時整改。第二十條責任追究：使用人因違規(guī)操作導致設備損壞的，按實際維修費用承擔相應責任；未按規(guī)定辦理交接手續(xù)導致設備丟失的，追究使用人及部門負責人責任；行政部未及時更新臺賬、盤點不認真導致賬實不符的，追究經(jīng)辦人及部門負責人責任；私自處置設備的，按公司規(guī)章制度嚴肅處理，涉及違法的移交相關部門。第八章附則第二十一條