影視協(xié)會化妝用品管理實施制度第一章總則第一條為規(guī)范影視協(xié)會化妝用品管理，保障化妝用品安全、高效使用，提升協(xié)會服務(wù)會員及行業(yè)的能力，結(jié)合影視行業(yè)實際需求與協(xié)會工作特點，制定本制度。第二條本制度適用于協(xié)會自有、借用及接受捐贈的所有化妝用品管理，包括但不限于基礎(chǔ)化妝品（粉底、眼影、口紅等）、專業(yè)特效妝材料（假體、血漿、疤痕膏等）、化妝工具（化妝刷、粉撲、修眉刀等）及輔助用品（化妝棉、定妝噴霧、卸妝產(chǎn)品等）。第三條管理原則：（一）分類管理：按用途、價值、使用頻率等維度分類，實行差異化管理；（二）責(zé)任到人：明確各環(huán)節(jié)管理責(zé)任主體，確保全流程可追溯；（三）節(jié)約高效：倡導(dǎo)合理使用、避免浪費，提升資源利用率；（四）安全優(yōu)先：嚴(yán)格把控產(chǎn)品質(zhì)量與衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，保障使用者健康權(quán)益；（五）綠色環(huán)保：優(yōu)先選用環(huán)保型產(chǎn)品，規(guī)范廢棄物處理流程。第二章管理職責(zé)劃分第四條秘書處：統(tǒng)籌化妝用品管理制度制定、修訂及監(jiān)督執(zhí)行；協(xié)調(diào)各部門需求，審核年度采購計劃；組織定期檢查與考核。第五條財務(wù)部：負(fù)責(zé)化妝用品采購資金預(yù)算編制、報銷審核；建立電子臺賬，記錄物品價值、采購時間、使用狀態(tài)等信息；參與報廢鑒定與資產(chǎn)核銷。第六條后勤部：設(shè)專職化妝用品管理員（以下簡稱“管理員”），負(fù)責(zé)實物管理，包括采購協(xié)助、入庫驗收、日常保管、領(lǐng)用登記、維護(hù)保養(yǎng)及報廢處置；定期盤點庫存，確保賬物一致；對接供應(yīng)商與第三方服務(wù)機構(gòu)（如廢棄物處理單位）。第七條使用部門（劇組、培訓(xùn)部、活動部等）：提交化妝用品需求申請，注明用途、數(shù)量及規(guī)格；指定專人負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物品的日常保管與清潔；反饋使用問題及優(yōu)化建議。第三章采購與入庫管理第八條需求申報：（一）使用部門需于每月25日前提交下月《化妝用品需求申請表》，注明物品名稱、品牌、規(guī)格、數(shù)量及使用場景（如劇組拍攝、培訓(xùn)教學(xué)、公益活動等）；（二）臨時緊急需求（如突發(fā)劇組增項）需填寫《緊急采購審批單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、秘書處審核后執(zhí)行；（三）秘書處匯總需求，結(jié)合庫存情況編制《月度采購計劃》，報理事會審批；超預(yù)算或單次采購金額超5000元的，需額外提交市場調(diào)研分析報告。第九條采購執(zhí)行：（一）管理員聯(lián)合財務(wù)部通過公開比價或定向采購方式選擇供應(yīng)商，優(yōu)先選用具備化妝品生產(chǎn)許可證、質(zhì)檢報告及環(huán)保認(rèn)證的合規(guī)廠商；（二）專業(yè)特效妝材料（如醫(yī)用級硅膠、可食用色素血漿）需額外核查供應(yīng)商特種經(jīng)營資質(zhì)；（三）采購合同需明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、退換貨條款及售后服務(wù)，留存原件備查。第十條入庫驗收：（一）到貨后，管理員需在24小時內(nèi)聯(lián)合使用部門代表驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、包裝完整性及有效期（化妝品類保質(zhì)期需剩余6個月以上，工具類無明顯破損）；（二）檢查產(chǎn)品資質(zhì)文件（如化妝品備案憑證、檢驗報告），進(jìn)口產(chǎn)品需提供海關(guān)通關(guān)單及中文標(biāo)簽；（三）驗收合格后填寫《入庫單》（一式三聯(lián)，管理員、財務(wù)部、使用部門各執(zhí)一聯(lián)），錄入?yún)f(xié)會資產(chǎn)管理系統(tǒng)（含名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次號、存放位置等信息）；（四）驗收不合格的，管理員需立即聯(lián)系供應(yīng)商退換，記錄問題并上報秘書處。第四章領(lǐng)用與保管管理第十一條領(lǐng)用審批：（一）常規(guī)領(lǐng)用：使用人填寫《領(lǐng)用單》，注明用途、數(shù)量及歸還時間（一次性消耗品除外），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到后勤部領(lǐng)??；（二）特殊領(lǐng)用：單件價值超2000元的貴重物品（如專業(yè)噴槍、定制假體模具）或批量領(lǐng)用（單次超10件）需秘書處審批；（三）外單位借用：需提供書面申請（含借用單位資質(zhì)、使用場景說明），經(jīng)協(xié)會負(fù)責(zé)人簽字同意，繳納押金（按物品價值50%-100%收?。┖筠k理借用手續(xù)，借用期限不超過15日。第十二條保管要求：（一）庫存保管：管理員按類別分區(qū)存放（如化妝品區(qū)、工具區(qū)、特效材料區(qū)），標(biāo)識清晰；化妝品類需避光、防潮，溫度控制在15-25℃；工具類定期清潔消毒（每周至少1次），分類裝盒；（二）個人保管：領(lǐng)用后由使用人負(fù)責(zé)保管，需遵守“誰領(lǐng)用、誰負(fù)責(zé)”原則，不得轉(zhuǎn)借他人；使用完畢后及時清潔（工具類需消毒），按約定時間歸還；（三）長期存放：超過3個月未使用的物品，管理員需核查狀態(tài)，對臨近保質(zhì)期（剩余3個月內(nèi)）的化妝品登記預(yù)警，聯(lián)系使用部門優(yōu)先消耗。第十三條歸還與核銷：（一）借用物品歸還時，管理員需檢查完整性、清潔度及功能狀態(tài)，無誤后退還押金；（二）一次性消耗品（如化妝棉、卸妝巾）領(lǐng)用后直接核銷，管理員按月匯總《消耗品使用報表》報財務(wù)部；（三）因正常使用導(dǎo)致的工具損耗（如化妝刷脫毛），使用人需提交《損耗說明》，經(jīng)管理員確認(rèn)后核銷。第五章維護(hù)與報廢管理第十四條日常維護(hù)：（一）工具類：每次使用后需用專用清潔劑清洗（刷子用中性洗滌劑，粉撲用消毒濕巾），晾干后歸位；（二）化妝品類：開瓶后需標(biāo)注啟用時間（膏狀類不超過6個月，液體類不超過3個月），過期未用完的及時清理；（三）設(shè)備類（如加熱棒、化妝燈）：每周檢查電路安全，每季度由專業(yè)人員維護(hù)，記錄《設(shè)備維護(hù)日志》。第十五條報廢鑒定：（一）符合以下條件之一的可申請報廢：1.化妝品過期或變質(zhì)（如變色、異味、分層）；2.工具類無法修復(fù)（如刷子脫膠、修眉刀生銹）；3.設(shè)備類故障且維修成本超過原值50%；4.因行業(yè)技術(shù)升級淘汰的老舊產(chǎn)品（如非環(huán)保型油彩）。（二）使用部門提交《報廢申請單》，附物品現(xiàn)狀說明及照片，由后勤部、技術(shù)專家（可外聘）聯(lián)合鑒定，出具《報廢鑒定報告》。第十六條報廢處置：（一）普通廢棄物（如空瓶、破損刷子）分類投入?yún)f(xié)會垃圾桶，由環(huán)衛(wèi)部門統(tǒng)一處理；（二）過期化妝品、含化學(xué)成分的特效材料（如含銀粉的閃粉）需委托具備危險廢物處理資質(zhì)的單位回收，留存轉(zhuǎn)移聯(lián)單備查；（三）可回收物品（如金屬工具外殼）聯(lián)系再生資源企業(yè)回收，收入上繳協(xié)會財務(wù)；（四）報廢流程完成后，財務(wù)部核銷臺賬，管理員更新資產(chǎn)管理系統(tǒng)狀態(tài)。第六章監(jiān)督與考核第十七條監(jiān)督機制：（一）內(nèi)部監(jiān)督：秘書處每季度組織聯(lián)合檢查，重點核查臺賬與實物一致性、領(lǐng)用歸還記錄、庫存環(huán)境達(dá)標(biāo)情況，形成《檢查報告》并公示；（二）會員監(jiān)督：設(shè)立“化妝用品管理”意見箱（線上+線下），收集會員對產(chǎn)品質(zhì)量、領(lǐng)用流程的建議，10個工作日內(nèi)反饋處理結(jié)果；（三）審計監(jiān)督：年度結(jié)束后，由第三方審計機構(gòu)對化妝用品采購、使用及報廢全流程進(jìn)行審計，結(jié)果報理事會。第十八條考核與獎懲：（一）考核指標(biāo)：管理規(guī)范度（40%）、損耗率（30%）、會員滿意度（30%）；（二）部門考核：考核結(jié)果與部門年度評優(yōu)掛鉤，連續(xù)2季度優(yōu)秀的部門授予“物資管理先進(jìn)集體”；（三）個人考核：管理員年度考核優(yōu)秀的給予績效獎勵；因失職導(dǎo)致物品丟失、過期的，按損失價值20%-50%扣罰績效，情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)離崗位；