供應(yīng)商選擇與采購審批指南手冊前言為規(guī)范企業(yè)采購行為，保證供應(yīng)商選擇過程的公平、公正、公開，提升采購效率與質(zhì)量，防范采購風(fēng)險，特制定本指南手冊。本手冊旨在為各部門提供清晰的供應(yīng)商選擇與采購審批操作指引，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)流程，保障企業(yè)采購活動合規(guī)、高效開展，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置與成本控制目標(biāo)。一、手冊適用范圍與核心目標(biāo)（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)所有部門（含生產(chǎn)、研發(fā)、行政、銷售等）的采購活動，涵蓋物料采購、服務(wù)采購（如咨詢、運(yùn)維）、工程外包等各類采購類型。采購金額在[具體金額，如：5000元]及以上的項目，均需嚴(yán)格遵循本手冊流程；金額低于[具體金額]的零星采購，可簡化流程但需符合核心合規(guī)要求。（二）核心目標(biāo)合規(guī)性：保證采購流程符合國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度要求，杜絕違規(guī)操作。效率性：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與時限，減少流程冗余，提升采購響應(yīng)速度。經(jīng)濟(jì)性：通過科學(xué)比選與談判，獲取性價比最優(yōu)的供應(yīng)商資源，控制采購成本。風(fēng)險可控：建立供應(yīng)商準(zhǔn)入與評估機(jī)制，降低質(zhì)量、履約、合作風(fēng)險。二、供應(yīng)商選擇全流程操作指引供應(yīng)商選擇需遵循“需求導(dǎo)向、資質(zhì)優(yōu)先、公平競爭、擇優(yōu)選取”原則，分為以下六個核心步驟：（一）步驟一：采購需求確認(rèn)與提報操作內(nèi)容：需求部門職責(zé)：根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)物料缺口、項目服務(wù)需求等）填寫《采購需求申請表》，明確采購品名/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、到貨/服務(wù)時間、技術(shù)要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。需求部門負(fù)責(zé)人*對需求的合理性、必要性及預(yù)算準(zhǔn)確性進(jìn)行審核簽字。采購部職責(zé)：收到需求后2個工作日內(nèi)，對需求表完整性、預(yù)算合規(guī)性進(jìn)行初審，與需求部門溝通確認(rèn)模糊信息（如技術(shù)參數(shù)、時間節(jié)點(diǎn)等）。對涉及金額較大或技術(shù)復(fù)雜的采購項目，組織技術(shù)專家、財務(wù)部進(jìn)行聯(lián)合評審，保證需求明確可行。關(guān)鍵輸出：《采購需求申請表》（含部門負(fù)責(zé)人及采購部審核意見）。（二）步驟二：供應(yīng)商尋源與信息收集操作內(nèi)容：尋源方式：公開尋源：通過企業(yè)采購平臺、行業(yè)招標(biāo)網(wǎng)站、媒體公告等公開渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與。定向?qū)ぴ矗簩τ诩夹g(shù)復(fù)雜、供應(yīng)商稀缺的項目，由采購部根據(jù)歷史合作記錄、行業(yè)推薦等，篩選3-5家優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商發(fā)出邀請。緊急尋源：突發(fā)性零星需求（如設(shè)備維修備件），可由采購部通過電話、郵件等方式快速聯(lián)系2-3家備選供應(yīng)商，需留存溝通記錄。信息收集：向潛在供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商信息調(diào)查表》，內(nèi)容包括：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO體系認(rèn)證、行業(yè)特許資質(zhì)等）、財務(wù)狀況（近3年財務(wù)報表）、生產(chǎn)/服務(wù)能力、同類項目業(yè)績、報價方案、供貨/服務(wù)周期等。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商信息調(diào)查表》（供應(yīng)商蓋章版）、《潛在供應(yīng)商名單》。（三）步驟三：供應(yīng)商資質(zhì)審核與篩選操作內(nèi)容：資質(zhì)審核：采購部聯(lián)合法務(wù)部、技術(shù)部對供應(yīng)商提交的資質(zhì)文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查：營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍是否涵蓋本次采購內(nèi)容，是否在有效期內(nèi)）；特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品供應(yīng)商需《食品經(jīng)營許可證》，工程供應(yīng)商需相應(yīng)資質(zhì)等級證書）；財務(wù)狀況（無嚴(yán)重失信記錄、資產(chǎn)負(fù)債率在合理范圍內(nèi)）；業(yè)績證明（近3年同類項目合同至少2份，需提供關(guān)鍵客戶聯(lián)系方式備查）。審核結(jié)果分為“通過”“不通過”“補(bǔ)充材料”，2個工作日內(nèi)反饋供應(yīng)商。初步篩選：對通過資質(zhì)審核的供應(yīng)商，按“資質(zhì)達(dá)標(biāo)度、報價合理性、業(yè)績匹配度、服務(wù)能力”四個維度進(jìn)行評分（評分標(biāo)準(zhǔn)見模板1），篩選出3家候選供應(yīng)商進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》、《候選供應(yīng)商名單》（含評分結(jié)果）。（四）步驟四：供應(yīng)商比選與談判操作內(nèi)容：比選方式：招標(biāo)采購：金額達(dá)到[具體金額，如：10萬元]及以上的項目，需組織公開或邀請招標(biāo)，成立評標(biāo)小組（由采購部、需求部門、技術(shù)部、財務(wù)部、法務(wù)部代表組成，不少于5人），按《招標(biāo)文件》要求進(jìn)行評審。詢價采購：金額[具體金額，如：5萬元-10萬元]的項目，向候選供應(yīng)商發(fā)出書面詢價單，要求在規(guī)定時間內(nèi)提供報價單，綜合比較價格、質(zhì)量、服務(wù)后確定候選供應(yīng)商。競爭性談判：技術(shù)復(fù)雜或需求不明確的項目，與候選供應(yīng)商逐一談判，明確技術(shù)方案、價格、付款條件等關(guān)鍵條款。談判要點(diǎn)：價格談判：在供應(yīng)商報價基礎(chǔ)上，結(jié)合市場行情、采購量、長期合作潛力等爭取優(yōu)惠；服務(wù)條款：明確質(zhì)量保障期、售后響應(yīng)時間、違約責(zé)任等；保密要求：要求供應(yīng)商對談判過程中的商業(yè)信息保密。關(guān)鍵輸出：《比選/招標(biāo)評分表》、《供應(yīng)商談判記錄表》。（五）步驟五：確定供應(yīng)商與公示操作內(nèi)容：確定結(jié)果：評標(biāo)小組/談判小組根據(jù)比選結(jié)果，推薦1家中選供應(yīng)商，填寫《供應(yīng)商選擇結(jié)果報告》，說明推薦理由（如評分最高、性價比最優(yōu)等）。采購部經(jīng)理對推薦結(jié)果進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后提報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。結(jié)果公示：對中選結(jié)果在企業(yè)內(nèi)部平臺或采購公告欄進(jìn)行公示，公示期不少于3個工作日，公示內(nèi)容包括：中選供應(yīng)商名稱、采購內(nèi)容、成交金額、主要服務(wù)條款等。公示期間收到異議的，由采購部聯(lián)合相關(guān)部門進(jìn)行復(fù)核，3個工作日內(nèi)反饋處理結(jié)果。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商選擇結(jié)果報告》、《中選結(jié)果公示記錄》。（六）步驟六：供應(yīng)商檔案建立與動態(tài)管理操作內(nèi)容：檔案建立：采購部為中選供應(yīng)商建立電子檔案，內(nèi)容包括：資質(zhì)文件、合同、報價單、談判記錄、履約評估報告等，保證資料完整可追溯。動態(tài)管理：每年年底組織對合作供應(yīng)商進(jìn)行年度評估，評估指標(biāo)包括：質(zhì)量合格率、交貨及時率、服務(wù)響應(yīng)速度、價格競爭力等（評估表見模板2）；根據(jù)評估結(jié)果將供應(yīng)商分為A類（優(yōu)秀）、B類（合格）、C類（待改進(jìn)）、D類（淘汰），對C類供應(yīng)商發(fā)出整改通知，對D類供應(yīng)商終止合作。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商檔案目錄》、《供應(yīng)商年度評估報告》。三、采購審批節(jié)點(diǎn)控制詳解采購審批需遵循“分級授權(quán)、權(quán)責(zé)對等”原則，根據(jù)采購金額、類型劃分審批權(quán)限，保證流程高效且風(fēng)險可控：（一）審批權(quán)限劃分采購金額區(qū)間審批人審批部門5000元-2萬元需求部門負(fù)責(zé)人*+采購部經(jīng)理*需求部門、采購部2萬元-10萬元需求部門負(fù)責(zé)人*+采購部經(jīng)理*+財務(wù)部主管*需求部門、采購部、財務(wù)部10萬元-50萬元需求部門負(fù)責(zé)人*+采購部經(jīng)理*+財務(wù)部主管*+分管領(lǐng)導(dǎo)*需求部門、采購部、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)50萬元以上需求部門負(fù)責(zé)人*+采購部經(jīng)理*+財務(wù)部主管*+分管領(lǐng)導(dǎo)*+總經(jīng)理*需求部門、采購部、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（二）審批流程說明發(fā)起審批：采購部完成供應(yīng)商選擇后，將《供應(yīng)商選擇結(jié)果報告》《比選/招標(biāo)評分表》《合同草案》等材料整理齊全，通過OA系統(tǒng)發(fā)起審批流程。逐級審核：各審批人需在1-2個工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)關(guān)注：需求合理性、供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)性、價格公允性、合同條款風(fēng)險（如付款方式、違約責(zé)任等）。對審批不通過的流程，需注明具體原因并退回采購部重新處理。審批通過：最終審批人簽字確認(rèn)后，審批流程結(jié)束，采購部可通知供應(yīng)商簽訂合同并啟動采購執(zhí)行。關(guān)鍵輸出：《采購審批流轉(zhuǎn)記錄》（含各審批人意見及簽字）。四、關(guān)鍵環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化模板示例模板1：供應(yīng)商比選/招標(biāo)評分表（示例）評分維度分值評分標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商A得分供應(yīng)商B得分供應(yīng)商C得分資質(zhì)達(dá)標(biāo)度20分完全符合要求得20分，每缺失1項關(guān)鍵資質(zhì)扣5分201520報價合理性30分最低價得30分，每高于最低價1%扣1分253027業(yè)績匹配度25分同類項目≥3個且客戶評價優(yōu)秀得25分，每少1個扣5分202515服務(wù)能力25分24小時響應(yīng)、質(zhì)?！?年得25分，響應(yīng)時間每增加6小時扣2分，質(zhì)保期每縮短半年扣3分232520總計100分889582模板2：供應(yīng)商年度評估表（示例）評估指標(biāo)權(quán)重評分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）得分加權(quán)得分質(zhì)量合格率30%≥99%得10分，每降1%扣1分92.7交貨及時率25%≥98%得10分，每降1%扣1分102.5服務(wù)響應(yīng)速度20%2小時內(nèi)響應(yīng)得10分，每增加2小時扣1分81.6價格競爭力15%低于市場均價5%得10分，每高1%扣1分71.05合作配合度10%積極配合需求得10分，推諉扣2-5分90.9加權(quán)總分100%8.75評估等級A類（≥9分）、B類（7-8.99分）、C類（6-6.99分）、D類（＜6分）B類模板3：采購需求申請表（示例）申請部門申請日期申請人*需求編號生產(chǎn)部2023-10-08*CGQX20231001采購信息品名/服務(wù)內(nèi)容規(guī)格參數(shù)數(shù)量預(yù)估單價原材料A執(zhí)行國標(biāo)GB/T1000件50元/件需求說明需用于Q4季度生產(chǎn)，需提供材質(zhì)檢測報告，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)按采購技術(shù)協(xié)議執(zhí)行。審批意見部門負(fù)責(zé)人*采購部經(jīng)理*財務(wù)部主管***趙六*五、操作風(fēng)險與合規(guī)要點(diǎn)提示（一）需求管理風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：需求描述模糊、參數(shù)不明確，導(dǎo)致供應(yīng)商響應(yīng)偏差或后期驗(yàn)收爭議。防范措施：需求部門需提供詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，采購部聯(lián)合技術(shù)部進(jìn)行評審，保證需求可量化、可執(zhí)行。（二）供應(yīng)商尋源風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：尋源范圍過窄，未引入充分競爭，可能導(dǎo)致價格虛高或質(zhì)量不優(yōu)。防范措施：公開采購項目需通過多渠道發(fā)布公告，定向?qū)ぴ葱璞ＷC候選供應(yīng)商數(shù)量不少于3家，留存尋源過程記錄備查。（三）資質(zhì)審核風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：供應(yīng)商資質(zhì)造假或過期，導(dǎo)致合作中出現(xiàn)法律或質(zhì)量風(fēng)險。防范措施：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實(shí)資質(zhì)信息，關(guān)鍵資質(zhì)要求供應(yīng)商提供原件核對并留存復(fù)印件。（四）審批流程風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：越權(quán)審批或?qū)徟鞒踢z漏，導(dǎo)致采購行為不合規(guī)。防范措施：嚴(yán)格執(zhí)行審批權(quán)限劃分，OA系統(tǒng)設(shè)置流程節(jié)點(diǎn)控制，審批人需對審批意見負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁先執(zhí)行后補(bǔ)流程。（五）合同管理風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：合同條款不完善（如違約責(zé)任不清、付款條件模糊），引發(fā)履約糾紛。防范措施：合同文本需經(jīng)法務(wù)部審核，明確雙方權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約賠償?shù)群诵臈l款，重大合同需由法定代表人簽署。（六）信息保密風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：