合同審批與歸檔標(biāo)準(zhǔn)化流程手冊前言為規(guī)范公司合同管理流程，明確合同審批各環(huán)節(jié)職責(zé)，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，提高合同管理效率，保障公司合法權(quán)益，特制定本手冊。本手冊基于《中華人民共和國民法典》《公司法》等法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，結(jié)合業(yè)務(wù)場景梳理標(biāo)準(zhǔn)化操作路徑，為公司各部門合同審批與歸檔工作提供統(tǒng)一指引。一、適用范圍與業(yè)務(wù)場景（一）適用范圍本手冊適用于公司及各部門、分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)生的各類合同的審批與歸檔管理，包括但不限于：采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、勞動(dòng)合同、保密合同等。（二）典型業(yè)務(wù)場景采購業(yè)務(wù)場景：行政部采購辦公設(shè)備，需與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，經(jīng)采購部、財(cái)務(wù)部審核后報(bào)總經(jīng)理審批。銷售業(yè)務(wù)場景：市場部與客戶簽訂《產(chǎn)品銷售合同》，約定產(chǎn)品規(guī)格、單價(jià)、付款方式、交付期限及違約責(zé)任，需經(jīng)銷售部、法務(wù)部審核，重大合同需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批。服務(wù)外包場景：技術(shù)部委托第三方開發(fā)軟件系統(tǒng)，需簽訂《技術(shù)服務(wù)合同》，明確服務(wù)范圍、成果交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式及費(fèi)用支付節(jié)點(diǎn)，經(jīng)技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部審核后報(bào)分管副總審批。內(nèi)部協(xié)作場景：分公司與總部簽訂《目標(biāo)責(zé)任書》，明確年度業(yè)績指標(biāo)、資源支持及考核機(jī)制，需經(jīng)人力資源部、財(cái)務(wù)部審核后報(bào)總經(jīng)理審批。二、合同全生命周期標(biāo)準(zhǔn)化操作流程合同審批與歸檔流程分為“合同發(fā)起→部門審核→法務(wù)審核→財(cái)務(wù)審核→領(lǐng)導(dǎo)審批→簽署用印→歸檔管理”七個(gè)階段，各階段需嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，保證流程閉環(huán)。（一）階段一：合同發(fā)起操作目標(biāo)：明確合同需求，準(zhǔn)備完整發(fā)起材料，保證合同基礎(chǔ)信息準(zhǔn)確無誤。操作步驟：需求對(duì)接：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（如銷售專員、采購專員）與合同相對(duì)方就合作條款（標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限等）達(dá)成初步共識(shí)，收集對(duì)方主體資格材料（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等，加蓋對(duì)方公章）。起草合同：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)公司《合同示范文本》（無示范文本的需參考同類合同模板）起草合同文本，保證條款完整、表述清晰，重點(diǎn)約定以下內(nèi)容：合同主體（雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系方式）；合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等）；權(quán)利義務(wù)（雙方主要權(quán)利、違約責(zé)任、爭議解決方式）；履行安排（時(shí)間、地點(diǎn)、方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；付款條款（金額、方式、賬戶信息、票據(jù)類型）；其他特殊約定（如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等）。填寫審批單：登錄公司OA系統(tǒng)，填寫《合同審批單》，以下附件：合同草案（加蓋經(jīng)辦人騎縫章）；對(duì)方主體資格證明材料；與合同相關(guān)的支撐文件（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等）；合同背景說明（簡要闡述合作必要性、預(yù)期效益）。提交發(fā)起：審批單填寫完成后，提交至部門負(fù)責(zé)人審核，同步將紙質(zhì)版合同草案及附件交至法務(wù)部（合同金額≥10萬元或涉及重大權(quán)益的）或部門文員（小額合同）備案。（二）階段二：部門審核操作目標(biāo)：審核合同的業(yè)務(wù)真實(shí)性、可行性及條款完整性，保證合同內(nèi)容符合部門業(yè)務(wù)規(guī)劃。操作步驟：部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人（如銷售部經(jīng)理、采購部經(jīng)理）在OA系統(tǒng)中對(duì)審批單進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查：合同是否與部門年度/季度業(yè)務(wù)目標(biāo)一致；對(duì)方主體是否具備履約能力（如供應(yīng)商資質(zhì)、客戶信用狀況）；業(yè)務(wù)條款（數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等）是否符合部門預(yù)算及管理要求；合同風(fēng)險(xiǎn)是否可控（如違約責(zé)任是否明確、是否存在履約障礙）?？绮块T會(huì)簽（如涉及）：若合同涉及其他部門協(xié)作（如銷售合同需倉儲(chǔ)部確認(rèn)交付能力），需發(fā)起跨部門會(huì)簽，相關(guān)部門需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見。審核結(jié)果處理：審核通過：提交至法務(wù)部審核；審核不通過：注明修改意見，退回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人調(diào)整后重新提交；存在爭議：組織相關(guān)部門召開協(xié)調(diào)會(huì)，達(dá)成一致后繼續(xù)流程。（三）階段三：法務(wù)審核操作目標(biāo)：審核合同合法性、合規(guī)性及法律風(fēng)險(xiǎn)，保證合同條款符合法律法規(guī)及公司制度。操作步驟：接收審核：法務(wù)部在OA系統(tǒng)接收審批單及合同附件，審核合同是否屬于法務(wù)審核范圍（一般合同金額≥5萬元或涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、爭議解決的需法務(wù)審核）。重點(diǎn)審核內(nèi)容：主體資格：對(duì)方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，授權(quán)委托書是否合法有效（如簽約人非法定代表人，需提供授權(quán)委托書及身份證明）；條款合法性：是否存在違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的內(nèi)容（如“霸王條款”）、違約責(zé)任是否對(duì)等、爭議解決方式是否明確（優(yōu)先約定公司所在地法院訴訟）；權(quán)利義務(wù)：雙方權(quán)利義務(wù)是否清晰，是否存在模糊表述（如“盡快”“大概”等）；文本規(guī)范性：合同編號(hào)是否唯一、條款編號(hào)是否連續(xù)、附件是否齊全。出具審核意見：法務(wù)部在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，通過OA系統(tǒng)反饋意見：無需修改：標(biāo)注“審核通過”，提交財(cái)務(wù)部；需修改：列出具體修改條款（如“違約責(zé)任中‘支付違約金’需明確計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)”），退回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人調(diào)整后重新提交；重大風(fēng)險(xiǎn)：標(biāo)注“暫不通過”，說明法律風(fēng)險(xiǎn)（如“合同標(biāo)的涉嫌侵權(quán)”），上報(bào)總經(jīng)理決策。（四）階段四：財(cái)務(wù)審核操作目標(biāo)：審核合同財(cái)務(wù)條款的合理性、合規(guī)性，保證資金安全及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。操作步驟：接收審核：財(cái)務(wù)部在OA系統(tǒng)接收審批單及合同附件，重點(diǎn)審核涉及付款、稅務(wù)、資產(chǎn)等財(cái)務(wù)相關(guān)條款。重點(diǎn)審核內(nèi)容：付款條款：付款節(jié)點(diǎn)是否與履約進(jìn)度匹配（如預(yù)付款比例≤30%、到貨驗(yàn)收后支付進(jìn)度款）、付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如禁止大額現(xiàn)金支付）；稅務(wù)處理：合同中是否明確稅費(fèi)承擔(dān)方（如“含稅價(jià)/不含稅價(jià)”）、發(fā)票類型是否符合規(guī)定（如服務(wù)類需提供增值稅專用發(fā)票）；資產(chǎn)相關(guān)：涉及固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的，是否明確資產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及折舊/攤銷方式；成本預(yù)算：合同金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算合同是否履行預(yù)算調(diào)整程序。出具審核意見：財(cái)務(wù)部在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，反饋意見：財(cái)務(wù)條款合規(guī)：標(biāo)注“審核通過”，提交對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批；財(cái)務(wù)條款需調(diào)整：注明修改要求（如“付款節(jié)點(diǎn)需增加‘質(zhì)保金支付條件’”），退回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人調(diào)整；超預(yù)算未審批：標(biāo)注“暫不通過”，待預(yù)算審批通過后繼續(xù)流程。（五）階段五：領(lǐng)導(dǎo)審批操作目標(biāo)：根據(jù)合同金額、類型及重要性，履行相應(yīng)審批權(quán)限，保證重大合同決策科學(xué)。審批權(quán)限劃分（根據(jù)公司《合同管理辦法》）：合同類型金額范圍審批人一般經(jīng)營合同＜10萬元部門負(fù)責(zé)人一般經(jīng)營合同10萬-50萬元分管副總經(jīng)理一般經(jīng)營合同50萬-100萬元總經(jīng)理一般經(jīng)營合同≥100萬元董事長/總經(jīng)理辦公會(huì)重大投資合同任何金額董事長/總經(jīng)理辦公會(huì)涉及核心業(yè)務(wù)合同任何金額董事長/總經(jīng)理辦公會(huì)操作步驟：提交審批：根據(jù)審批權(quán)限，將審批單提交至對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)（分管副總/總經(jīng)理/董事長）。領(lǐng)導(dǎo)審批：領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審核：合同是否符合公司戰(zhàn)略發(fā)展方向；重大合同的投入產(chǎn)出比及風(fēng)險(xiǎn)控制措施；審批權(quán)限是否符合規(guī)定。審批結(jié)果：領(lǐng)導(dǎo)在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，OA系統(tǒng)顯示“審批通過”或“退回”（退回需注明理由，如“需補(bǔ)充市場調(diào)研報(bào)告”）。（六）階段六：簽署用印操作目標(biāo)：完成合同簽署，保證用印規(guī)范，合同正式生效。操作步驟：打印合同：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)審批通過的合同文本，打印紙質(zhì)合同（一式兩份或三份，雙方各執(zhí)一份，公司歸檔一份），檢查合同內(nèi)容與審批版本一致，無修改痕跡。用印申請(qǐng)：登錄OA系統(tǒng)提交《用印申請(qǐng)單》，已審批的《合同審批單》，注明用印數(shù)量（如“合同正本2份，共4頁”）、用印人（業(yè)務(wù)經(jīng)辦人）、用印事由。用印審核：行政部（或公章管理部門）審核用印申請(qǐng)，重點(diǎn)檢查：《合同審批單》是否齊全、審批流程是否完整；合同文本是否與審批版本一致，是否有涂改（涂改處需雙方簽字蓋章確認(rèn)）；用印數(shù)量是否符合申請(qǐng)范圍。用印執(zhí)行：審核通過后，用印人攜帶《用印申請(qǐng)單》及合同文本至行政部用印，加蓋公司公章或合同專用章（嚴(yán)禁在空白合同或未審批合同上用?。?。合同簽署：用印后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將合同文本交對(duì)方簽署，雙方簽字（或蓋章）需清晰，騎縫章需完整。若對(duì)方為自然人，需核對(duì)身份證原件并留存復(fù)印件；若對(duì)方為單位，需加蓋其公章及法定代表人簽字/蓋章。（七）階段七：歸檔管理操作目標(biāo)：規(guī)范合同存儲(chǔ)，保證合同完整、可追溯，滿足后續(xù)查閱、審計(jì)需求。操作步驟：材料整理：合同簽署完成后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人整理歸檔材料，包括：合同正本（雙方簽字蓋章版）；《合同審批單》（OA系統(tǒng)打印版，含各部門審核意見及領(lǐng)導(dǎo)審批簽字）；對(duì)方主體資格證明材料（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）；合同相關(guān)附件（報(bào)價(jià)單、技術(shù)協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等）；用印登記表（行政部留存復(fù)印件）。歸檔交接：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，將歸檔材料交至檔案管理部門（或部門文員），填寫《合同歸檔登記表》（見附件3），注明合同編號(hào)、名稱、歸檔日期、歸檔人、存放位置等信息。檔案存儲(chǔ)：檔案管理部門對(duì)歸檔材料進(jìn)行分類、編號(hào)、登記，放入專用檔案盒，標(biāo)注“合同檔案”及合同編號(hào)，存放于符合防火、防潮、防蟲要求的檔案柜中。電子版合同同步至公司檔案管理系統(tǒng)，保證紙質(zhì)與電子檔案一致。檔案查閱：因工作需要查閱合同檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，在檔案室查閱（涉密合同需經(jīng)總經(jīng)理審批，嚴(yán)禁帶出檔案室）。保管期限：根據(jù)合同類型及法律法規(guī)規(guī)定，確定保管期限（一般合同保管期限為10年，重大合同保管期限為20年以上，保管期限屆滿后按規(guī)定銷毀）。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板與工具表單（一）《合同審批單》（模板）合同名稱合同編號(hào)合同類型□采購□銷售□服務(wù)□租賃□其他簽署日期年月日甲方（公司方）全稱：_________________________統(tǒng)一信用代碼：_______________________________乙方（對(duì)方方）全稱：_________________________統(tǒng)一信用代碼：_______________________________合同金額人民幣（大寫）：_________________（小寫：￥________）履行期限自_年_月_日至_年__月__日標(biāo)的________________________________________________________________主要條款概述（簡要約定標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、付款方式、違約責(zé)任等）_______________________發(fā)起部門_______________發(fā)起人：________聯(lián)系方式：_______________________附件清單□合同草案□對(duì)方資質(zhì)證明□報(bào)價(jià)單□技術(shù)協(xié)議□其他：____________________審核環(huán)節(jié)審核意見審核人審核日期部門負(fù)責(zé)人□同意□需修改：_________________________________________________________________年__月__日法務(wù)部□同意□需修改：_________________________________________________________________年__月__日財(cái)務(wù)部□同意□需修改：_________________________________________________________________年__月__日分管副總/總經(jīng)理□同意□不同意（理由：________________________________________________）__________年__月__日用印登記用印份數(shù)：______用印人：______用印日期：____年__月__日（二）《合同歸檔登記表》（模板）歸檔日期合同編號(hào)合同名稱合同類型簽署日期金額（元）歸檔部門歸檔人存放位置查閱登記備注（查閱登記欄：記錄查閱人、查閱日期、查閱事由、審批人等信息）（三）《合同臺(tái)賬》（模板）合同編號(hào)合同名稱類型對(duì)方單位金額簽署日期履行狀態(tài)（□未履行□履行中□已履行□終止）歸檔狀態(tài)（□未歸檔□已歸檔）責(zé)任部門備注四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作注意事項(xiàng)（一）合同發(fā)起階段主體資格審核：嚴(yán)禁與無民事行為能力或限制民事行為能力的主體簽訂合同，對(duì)方為單位的，需核實(shí)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件是否與原件一致，加蓋公章；授權(quán)委托書需載明委托事項(xiàng)、權(quán)限及期限，并由法定代表人簽字蓋章。合同條款完整性：避免出現(xiàn)“其他約定未盡事宜由雙方協(xié)商解決”等模糊條款，所有關(guān)鍵條款（如價(jià)格、履行時(shí)間、違約責(zé)任）需明確具體，無歧義。（二）審核階段審核時(shí)限：各部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核（部門負(fù)責(zé)人1個(gè)工作日、法務(wù)部2個(gè)工作日、財(cái)務(wù)部2個(gè)工作日），超時(shí)未審核且無合理說明的，視為默認(rèn)通過。審核責(zé)任：審核部門需對(duì)審核意見負(fù)責(zé)，因?qū)徍耸杪?dǎo)致公司損失的，追究審核人責(zé)任；法務(wù)部未發(fā)覺重大法律風(fēng)險(xiǎn)的，承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任。（三）簽署用印階段用印規(guī)范：嚴(yán)禁在空白合同、未審批合同、復(fù)印件上加蓋公章或合同專用章；用印時(shí)需保證公章清晰、完整，覆蓋騎縫處（多頁合同需每頁加蓋騎縫章）。簽署順序：優(yōu)先先由我方簽字蓋章后交對(duì)方簽署，若需對(duì)方先簽，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部確認(rèn)，避免對(duì)方簽署后修改條款。（四）歸檔管理階段歸檔及時(shí)性：合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)必須完成歸檔，逾期未歸檔的，追究業(yè)務(wù)經(jīng)辦人及部門負(fù)責(zé)人責(zé)任。材料完整性：歸檔材料缺一不可，附件不齊的，檔案管理部門有權(quán)拒絕接收，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人需在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊。保密管理：涉密合同（如涉及核心技術(shù)、商業(yè)秘密）需在歸檔時(shí)標(biāo)注“密級(jí)”，查閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，嚴(yán)禁泄露合同內(nèi)容及對(duì)方商業(yè)信息。（五）其他注意事項(xiàng)合同變更：合同履行過程中需變更條款的，應(yīng)簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》或《變