企業(yè)采購審批流程與決策支持模板一、適用范圍與核心價(jià)值二、全流程操作指引1.需求提出與初審：明確采購必要性與基礎(chǔ)信息操作主體：需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部等）具體步驟：（1）需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《采購需求申請表》（見表1），詳細(xì)說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、期望交付時(shí)間等基礎(chǔ)信息；（2）需求部門負(fù)責(zé)人對采購需求的合理性（如必要性、與工作計(jì)劃的匹配度）進(jìn)行初審，確認(rèn)無誤后簽字；（3）若采購涉及預(yù)算外支出或金額較大（具體標(biāo)準(zhǔn)由企業(yè)根據(jù)自身規(guī)模設(shè)定，如超過5萬元），需同步提交《預(yù)算外采購說明》或《大額采購可行性分析》，由財(cái)務(wù)部門預(yù)審預(yù)算合規(guī)性。關(guān)鍵輸出：《采購需求申請表》（含需求部門負(fù)責(zé)人審批意見）、財(cái)務(wù)預(yù)算預(yù)審意見（如需）。2.采購方案制定：明確采購方式與供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)操作主體：采購部門（或指定采購專員）具體步驟：（1）采購部門收到《采購需求申請表》后，結(jié)合采購金額、物品/服務(wù)特性（如是否為標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品、是否有專屬供應(yīng)商等），確定采購方式（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來源采購等）；（2）針對需招標(biāo)或詢比價(jià)的采購項(xiàng)目，制定《采購方案審批表》（見表2），明確采購方式、供應(yīng)商資質(zhì)要求（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、過往合作業(yè)績等）、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（如價(jià)格權(quán)重、質(zhì)量保障、交付周期、售后服務(wù)等）、時(shí)間節(jié)點(diǎn)；（3）采購方案需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，涉及重要設(shè)備或戰(zhàn)略物資的，需邀請技術(shù)部門或法務(wù)部門共同參與評審。關(guān)鍵輸出：《采購方案審批表》（含采購部門、技術(shù)部門、法務(wù)部門審核意見）。3.詢價(jià)比價(jià)與供應(yīng)商評估：保證性價(jià)比與合規(guī)性操作主體：采購部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門（必要時(shí)）具體步驟：（1）根據(jù)采購方案，向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函（或通過招標(biāo)平臺發(fā)布招標(biāo)公告），要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供報(bào)價(jià)單、產(chǎn)品說明書、資質(zhì)證明等材料；（2）采購部門收集供應(yīng)商反饋后，組織需求部門、財(cái)務(wù)部門共同進(jìn)行比價(jià)分析，填寫《供應(yīng)商比價(jià)評估表》（見表3），對比各供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交付能力、信譽(yù)、售后服務(wù)等維度，形成綜合評估意見；（3）若采用單一來源采購（如唯一供應(yīng)商或緊急采購），需在《供應(yīng)商比價(jià)評估表》中詳細(xì)說明理由，并由需求部門及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商比價(jià)評估表》（含各部門評估意見）、供應(yīng)商報(bào)價(jià)材料復(fù)印件。4.采購申請?zhí)峤唬簠R總材料進(jìn)入審批流程操作主體：采購部門具體步驟：（1）采購部門將《采購需求申請表》《采購方案審批表》《供應(yīng)商比價(jià)評估表》及其他支撐材料（如供應(yīng)商資質(zhì)文件、報(bào)價(jià)單等）整理成冊，提交至企業(yè)采購審批系統(tǒng)（或紙質(zhì)流程）；（2）根據(jù)企業(yè)權(quán)限設(shè)置，明確審批層級（如部門經(jīng)理→分管副總→總經(jīng)理→董事會，具體金額對應(yīng)權(quán)限見表4示例），啟動逐級審批流程。關(guān)鍵輸出：完整的采購申請材料包、審批流程記錄。5.多級審批：決策層審核與授權(quán)操作主體：各級審批人（部門經(jīng)理、分管副總、總經(jīng)理等）具體步驟：（1）審批人通過系統(tǒng)（或紙質(zhì)文件）審核采購申請材料，重點(diǎn)關(guān)注：需求合理性、預(yù)算匹配度、采購方式合規(guī)性、供應(yīng)商評估結(jié)果、價(jià)格合理性等；（2）審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批（如緊急采購需縮短時(shí)限，常規(guī)采購不超過3個(gè)工作日），對審批意見負(fù)責(zé)；（3）若審批不通過，需注明具體原因（如超預(yù)算、供應(yīng)商資質(zhì)不足等），并退回采購部門整改，整改后重新提交審批。關(guān)鍵輸出：各級審批人審批意見、審批流程狀態(tài)（通過/駁回）。6.合同簽訂與執(zhí)行：明確權(quán)責(zé)與履約細(xì)節(jié)操作主體：采購部門、法務(wù)部門（需）、供應(yīng)商具體步驟：（1）審批通過后，采購部門根據(jù)評審結(jié)果確定中標(biāo)/成交供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂《采購合同》（合同模板需包含標(biāo)的物信息、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等核心條款）；（2）法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，保證無法律風(fēng)險(xiǎn)；（3）采購部門跟進(jìn)合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)供應(yīng)商按時(shí)交付，需求部門配合接收貨物/服務(wù)。關(guān)鍵輸出：《采購合同》（含法務(wù)審核意見）、合同履行進(jìn)度記錄。7.驗(yàn)收與付款：確認(rèn)成果與完成閉環(huán)操作主體：需求部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門具體步驟：（1）貨物/服務(wù)交付后，需求部門根據(jù)采購合同及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收與付款確認(rèn)表》（見表5），確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量、功能等是否符合要求，并簽字蓋章；（2）若驗(yàn)收不合格，需求部門需及時(shí)反饋采購部門，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或整改，直至驗(yàn)收合格；（3）驗(yàn)收合格后，采購部門將《驗(yàn)收與付款確認(rèn)表》、發(fā)票、合同等材料提交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門審核無誤后安排付款。關(guān)鍵輸出：《驗(yàn)收與付款確認(rèn)表》（含需求部門驗(yàn)收意見）、付款憑證。8.流程歸檔：資料留存與后續(xù)追溯操作主體：采購部門、檔案管理部門具體步驟：（1）采購部門將采購全流程材料（含申請表、審批表、比價(jià)評估表、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理歸檔，保證材料完整、可追溯；（2）檔案管理部門按照企業(yè)檔案管理規(guī)定，對采購檔案進(jìn)行分類、編號、保存，保存期限不少于5年（重要設(shè)備或長期合作項(xiàng)目檔案可適當(dāng)延長）。關(guān)鍵輸出：完整的采購檔案目錄、檔案存儲記錄。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套表單表1：采購需求申請表申請部門申請人申請日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）資金來源采購用途（詳細(xì)說明）期望交付時(shí)間需求部門負(fù)責(zé)人審批意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)預(yù)算預(yù)審意見（如需）：簽字：日期：表2：采購方案審批表采購項(xiàng)目名稱需求部門采購金額（元）采購方式（□公開招標(biāo)□邀請招標(biāo)□詢比價(jià)□單一來源□其他）供應(yīng)商資質(zhì)要求（如：需具備資質(zhì)、3年以上同類項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等）評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（可多選并說明權(quán)重）：□價(jià)格（%）□質(zhì)量（%）□交付周期（%）□售后服務(wù)（%）□其他（__%）采購部門負(fù)責(zé)人審核意見：簽字：日期：技術(shù)部門評審意見（如需）：簽字：日期：法務(wù)部門評審意見（如需）：簽字：日期：表3：供應(yīng)商比價(jià)評估表采購項(xiàng)目名稱評估日期評估人序號供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)（元）123評估結(jié)論：需求部門確認(rèn)意見：簽字：日期：表4：采購審批權(quán)限示例（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況調(diào)整）采購金額（元）審批層級≤5,000需求部門負(fù)責(zé)人5,001-50,000需求部門負(fù)責(zé)人+采購部門負(fù)責(zé)人50,001-200,000需求部門負(fù)責(zé)人+采購部門負(fù)責(zé)人+分管副總＞200,000需求部門負(fù)責(zé)人+采購部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理表5：驗(yàn)收與付款確認(rèn)表采購項(xiàng)目名稱合同編號供應(yīng)商名稱驗(yàn)收部門驗(yàn)收人驗(yàn)收日期交付物品/服務(wù)明細(xì)數(shù)量規(guī)格/內(nèi)容驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同條款）驗(yàn)收結(jié)果：□合格□不合格（不合格說明：_________）需求部門驗(yàn)收意見：簽字：日期：采購部門確認(rèn)意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)部門審核意見：簽字：日期：四、使用過程中的關(guān)鍵提醒預(yù)算控制優(yōu)先：所有采購申請需在年度預(yù)算框架內(nèi)進(jìn)行，預(yù)算外采購必須履行額外審批流程，避免超支風(fēng)險(xiǎn)。合規(guī)性底線：采購方式、供應(yīng)商選擇、合同條款等需嚴(yán)格遵守《_________招標(biāo)投標(biāo)法》《_________采購法》（如適用）及企業(yè)內(nèi)部采購管理制度，杜絕“人情采購”“暗箱操作”。審批時(shí)限管理：各環(huán)節(jié)審批人需在承諾時(shí)限內(nèi)完成審批，緊急采購可啟動“綠色通道”，但需事后補(bǔ)全審批手續(xù)，保證流程可追溯。信息準(zhǔn)確性：采購需求申請、供應(yīng)商信息、報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)等需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，虛假信息將導(dǎo)致審批駁回并追究相關(guān)人員責(zé)任。供應(yīng)商動態(tài)管理：建立合格供應(yīng)商庫，定期對供應(yīng)商履約情況（如