行政事業(yè)單位檔案管理規(guī)程與操作手冊(cè)一、檔案管理的核心定位與制度基礎(chǔ)行政事業(yè)單位檔案是履職過(guò)程中形成的原始記錄集合，涵蓋文書、會(huì)計(jì)、基建、人事、電子等多類型載體，既是公共事務(wù)追溯的憑證，也是治理效能提升的支撐。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合單位職能特點(diǎn)，需構(gòu)建“全員參與、全程管控、安全高效”的管理體系。（一）管理職責(zé)與組織架構(gòu)1.檔案管理部門：辦公室（或檔案科）為檔案管理責(zé)任主體，負(fù)責(zé)制度制定、流程管控、庫(kù)房運(yùn)維及培訓(xùn)指導(dǎo)，需配備持證檔案人員（定期參加繼續(xù)教育）。2.業(yè)務(wù)部門協(xié)同：各科室指定檔案聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本部門文件的收集、初步整理，按季度移交檔案管理部門（項(xiàng)目類檔案需在驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)移交）。3.領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：?jiǎn)挝环止茴I(lǐng)導(dǎo)牽頭檔案工作，審批重大事項(xiàng)（如檔案銷毀、信息化建設(shè)方案）。（二）制度體系建設(shè)需建立“1+N”制度框架：核心制度：《檔案歸檔制度》明確歸檔范圍（如會(huì)議記錄、合同協(xié)議、審計(jì)報(bào)告等）、《檔案保管制度》規(guī)范庫(kù)房管理、《檔案利用制度》細(xì)化借閱流程。專項(xiàng)細(xì)則：針對(duì)電子檔案、涉密檔案等特殊類型，制定《電子檔案管理細(xì)則》《涉密檔案保密辦法》，確保管理無(wú)盲區(qū)。二、檔案分類與收集實(shí)操（一）分類體系構(gòu)建結(jié)合單位職能，按“年度-機(jī)構(gòu)/問(wèn)題-保管期限”原則分類（示例：某局2023年黨群工作類永久檔案，檔號(hào)標(biāo)注為“____-YJ”）。不同類型檔案分類細(xì)則：文書檔案：按“黨群工作”“行政管理”“業(yè)務(wù)審批”等職能模塊劃分，區(qū)分收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。會(huì)計(jì)檔案：憑證、賬簿、報(bào)表分別歸類，憑證按“年度-月份-冊(cè)數(shù)”編號(hào)（如“____”）。特殊載體：照片檔案按“事件-人物-時(shí)間”分類（如“2023年黨建活動(dòng)-張三-001”），電子檔案單獨(dú)建立“年度-業(yè)務(wù)系統(tǒng)-文件類型”分類（如“2023-OA系統(tǒng)-請(qǐng)示”）。（二）收集范圍與要求1.必歸材料：文書類：黨組會(huì)議紀(jì)要、人事任免文件、合同協(xié)議、審計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。會(huì)計(jì)類：記賬憑證、總賬、年度財(cái)務(wù)報(bào)告（含決算）?；悾毫㈨?xiàng)批復(fù)、施工圖、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（需與紙質(zhì)圖紙同步歸檔）。2.排除材料：重復(fù)文件、草稿、非正式溝通記錄（如個(gè)人微信工作群聊天記錄，無(wú)審批的除外）。3.時(shí)間節(jié)點(diǎn)：日常文件：季度末移交（如3月、6月、9月、12月25日前）。項(xiàng)目檔案：驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)移交（如基建項(xiàng)目竣工后30日內(nèi)）。三、整理與歸檔流程（一）整理原則遵循“保持有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分價(jià)值、便于利用”原則，對(duì)材料排序（按時(shí)間/業(yè)務(wù)流程）、編號(hào)（確保唯一性）、裝訂（去除金屬物，采用線裝/膠裝）。（二）歸檔操作細(xì)則1.文書檔案（以“件”為單位）編目：逐件填寫《檔案目錄》，包含件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)（示例：件號(hào)“001”，責(zé)任者“辦公室”，文號(hào)“X政辦發(fā)〔2023〕1號(hào)”，題名“關(guān)于開展年度考核的通知”）。裝盒：按“年度-保管期限-件號(hào)順序”裝盒，盒脊標(biāo)注“2023-永久-____”（表示2023年永久檔案，件號(hào)從001到050）。2.會(huì)計(jì)檔案憑證：按日期、編號(hào)順序裝訂，封面注明“2023年1月第1冊(cè)共50冊(cè)”，附《憑證目錄》（含憑證號(hào)、摘要、金額）。賬簿：年度終了后整理，核對(duì)頁(yè)碼，加蓋“結(jié)轉(zhuǎn)下年”“上年結(jié)轉(zhuǎn)”章，活頁(yè)賬需裝訂成冊(cè)。3.特殊載體檔案照片/音像：照片附文字說(shuō)明（拍攝時(shí)間、內(nèi)容、人物），音像檔案轉(zhuǎn)錄為MP4等通用格式，標(biāo)注“2023年黨建活動(dòng)-001”。電子檔案：與紙質(zhì)檔案“雙套制”管理，確保元數(shù)據(jù)完整（如發(fā)文日期、文號(hào)、簽發(fā)人），存儲(chǔ)路徑標(biāo)注“2023-文書-001.pdf”。四、檔案保管與安全防控（一）庫(kù)房管理硬件要求：檔案庫(kù)房獨(dú)立設(shè)置，遠(yuǎn)離水源、熱源，配備防盜門窗、滅火器、溫濕度記錄儀（目標(biāo)：溫度14-24℃，濕度45-60%）、防蟲藥（如樟腦丸，定期更換）。存放規(guī)范：檔案柜架編號(hào)（如“東1-南2”），檔案盒按分類體系上架，建立《檔案存放索引表》（注明年度、類別、柜架號(hào)）。（二）安全應(yīng)急日常防護(hù)：每月檢查檔案完整性，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀立即隔離處理（如冷凍殺蟲、干燥修復(fù)）。應(yīng)急預(yù)案：制定火災(zāi)、水災(zāi)、失竊處置流程，每年開展1次應(yīng)急演練（如模擬水管爆裂，30分鐘內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)移）。電子檔案?jìng)浞荩翰捎谩氨镜?異地”雙備份（如單位服務(wù)器+云端加密存儲(chǔ)），每半年遷移數(shù)據(jù)，確?？勺x性。五、檔案利用與服務(wù)規(guī)范（一）利用流程內(nèi)部借閱：填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明用途、期限（一般不超過(guò)15天），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。外部利用：持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，原則上提供復(fù)制件（涉密檔案需簽訂保密協(xié)議）。（二）服務(wù)優(yōu)化檢索工具：建立紙質(zhì)目錄（按年度、類別編排）+電子檢索系統(tǒng)（支持關(guān)鍵詞、文號(hào)、日期查詢）。專題服務(wù)：針對(duì)審計(jì)、編史需求，編制《年度檔案匯編》《重點(diǎn)項(xiàng)目檔案摘編》，縮短查詢時(shí)間。六、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定組織成立“檔案鑒定小組”（檔案、業(yè)務(wù)、紀(jì)檢人員組成），每10年對(duì)到期檔案（如10年期、30年期）開展價(jià)值鑒定，依據(jù)《檔案保管期限表》判定存毀。（二）銷毀程序1.編目：對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》（含檔號(hào)、題名、數(shù)量）。2.審批：經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)檔案行政管理部門備案（永久檔案銷毀需專項(xiàng)審批）。3.監(jiān)銷：雙人監(jiān)銷（如檔案員+紀(jì)檢人員），銷毀過(guò)程拍照/錄像，監(jiān)銷人簽字存檔。七、檔案信息化建設(shè)實(shí)踐（一）系統(tǒng)搭建選用符合《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》的軟件，實(shí)現(xiàn)“采集-管理-利用”一體化：與OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，自動(dòng)抓取發(fā)文、憑證等文件（如OA發(fā)文后1小時(shí)內(nèi)同步至檔案系統(tǒng)）。配置權(quán)限管理（如領(lǐng)導(dǎo)可查閱全宗檔案，業(yè)務(wù)人員僅限本部門檔案）。（二）數(shù)字化加工存量檔案：對(duì)2000年前的紙質(zhì)檔案掃描（文書檔案300dpi，照片檔案600dpi），確保圖像清晰、無(wú)失真。增量檔案：電子文件形成時(shí)即標(biāo)注歸檔屬性，元數(shù)據(jù)（如發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期）同步采集，與紙質(zhì)檔案“一鍵掛接”。（三）電子檔案管理存儲(chǔ)安全：采用雙介質(zhì)（硬盤+藍(lán)光光盤）存儲(chǔ)，每半年校驗(yàn)數(shù)據(jù)完整性。長(zhǎng)期可讀性：定期遷移數(shù)據(jù)（如5年轉(zhuǎn)換一次格式），確保PDF、XML等格式兼容。八、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）內(nèi)部監(jiān)督定期檢查：檔案部門每季度抽查業(yè)務(wù)部門歸檔情況，通報(bào)“遲交、漏交、整理不規(guī)范”問(wèn)題，限期整改?？?jī)效考核：將檔案管理納入部門考核（權(quán)重5%-10%），與評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤（如“檔案工作先進(jìn)部門”優(yōu)先推薦）。（二）外部協(xié)同執(zhí)法檢查：配合檔案行政管理部門的年度檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題（如庫(kù)房溫濕度超標(biāo)）制定整改方案，30日內(nèi)落實(shí)。等級(jí)測(cè)評(píng)：參與“檔案工作規(guī)范化管理測(cè)評(píng)”，通過(guò)“省一級(jí)”“省特級(jí)”認(rèn)證，持續(xù)提升管理水平