2026年體育用品公司員工檔案數(shù)字化管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司員工檔案數(shù)字化管理工作，提升檔案管理效率和安全性，保障員工個(gè)人信息合法權(quán)益，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用與合規(guī)管控，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國個(gè)人信息保護(hù)法》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司體育用品生產(chǎn)經(jīng)營及人力資源管理實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司全體在職、離職、退休員工的檔案數(shù)字化采集、錄入、存儲(chǔ)、使用、銷毀等全流程管理工作，涵蓋員工基本信息、入職離職材料、勞動(dòng)合同、薪酬福利、績效考核、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等所有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化及電子檔案管理。第三條員工檔案數(shù)字化管理遵循四大原則：一是合規(guī)性原則，嚴(yán)格遵守個(gè)人信息保護(hù)相關(guān)法規(guī)，確保檔案采集、使用、存儲(chǔ)全程合法；二是安全性原則，采取技術(shù)和管理雙重措施，保障電子檔案不泄露、不丟失、不篡改；三是完整性原則，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，無遺漏、無差錯(cuò)；四是便捷性原則，在合規(guī)安全的前提下，優(yōu)化電子檔案查詢、使用流程，提升管理效率。第四條各部門職責(zé)劃分：人力資源部門為核心責(zé)任部門，負(fù)責(zé)員工檔案數(shù)字化的統(tǒng)籌實(shí)施、電子檔案日常管理、權(quán)限分配；信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的搭建、維護(hù)、安全防護(hù)；行政部門負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的整理、移交及數(shù)字化后的歸檔保管；法務(wù)部門負(fù)責(zé)檔案管理合規(guī)性審核，確保符合個(gè)人信息保護(hù)等法規(guī)要求。第二章檔案數(shù)字化范圍與標(biāo)準(zhǔn)第五條檔案數(shù)字化范圍：一是員工基本信息類，包括身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書、職業(yè)資格證書、入職登記表等；二是勞動(dòng)關(guān)系類，包括勞動(dòng)合同、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議、解除/終止勞動(dòng)合同證明等；三是履職管理類，包括績效考核記錄、培訓(xùn)簽到及考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲決定書、崗位調(diào)整文件等；四是薪酬福利類，包括薪酬確認(rèn)單、社保公積金繳納記錄、福利發(fā)放憑證等；五是其他與員工履職相關(guān)的正式文件。第六條數(shù)字化采集標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案掃描分辨率不低于300dpi，確保文字清晰可辨；掃描格式統(tǒng)一采用PDF格式，命名規(guī)則為“員工編號(hào)-檔案類別-文件名稱-形成日期”；彩色文件按彩色模式掃描，黑白文件按灰度模式掃描，掃描完成后核對(duì)內(nèi)容完整性，確保無缺頁、模糊、歪斜等問題。第七條數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)：電子檔案元數(shù)據(jù)需準(zhǔn)確錄入，包括員工編號(hào)、姓名、部門、檔案類別、形成時(shí)間、錄入人、錄入時(shí)間等；關(guān)鍵信息（如身份證號(hào)、合同期限、薪酬金額）需雙人核對(duì)，確保錄入信息與原始檔案一致，錄入錯(cuò)誤的需及時(shí)標(biāo)注并更正，留存更正記錄。第三章檔案數(shù)字化采集與錄入第八條紙質(zhì)檔案整理：人力資源部門在開展數(shù)字化前，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、排序、編號(hào)，剔除破損、污損嚴(yán)重?zé)o法掃描的文件（需注明原因并留存原件），對(duì)易損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)、加固，確保采集前檔案狀態(tài)符合掃描要求。第九條數(shù)字化采集：由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)檔案掃描，掃描過程中嚴(yán)格遵守采集標(biāo)準(zhǔn)，掃描完成后即時(shí)核對(duì)掃描件與原件的一致性，發(fā)現(xiàn)問題立即重新掃描；涉及員工敏感信息（如身份證號(hào)、銀行卡號(hào)）的，掃描時(shí)不得隨意傳播，掃描設(shè)備僅限檔案管理專用。第十條數(shù)據(jù)錄入與審核：掃描完成的文件按命名規(guī)則命名后，錄入至公司檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，錄入完成后由專人進(jìn)行初審，重點(diǎn)核查文件名、元數(shù)據(jù)、文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確；初審?fù)ㄟ^后，由人力資源部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)審，復(fù)審率不低于30%，確保錄入質(zhì)量。第十一條紙質(zhì)檔案歸檔：數(shù)字化完成的紙質(zhì)檔案，由行政部門按原分類標(biāo)準(zhǔn)重新歸檔保管，標(biāo)注對(duì)應(yīng)的電子檔案編號(hào)，建立紙質(zhì)與電子檔案的關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于后續(xù)核對(duì)查閱。第四章電子檔案存儲(chǔ)與維護(hù)第十二條存儲(chǔ)管理：電子檔案存儲(chǔ)于公司專用服務(wù)器，信息技術(shù)部門設(shè)置定期自動(dòng)備份機(jī)制，至少留存兩份備份（本地服務(wù)器+異地存儲(chǔ)），備份周期不超過7天；禁止將電子檔案存儲(chǔ)于私人電腦、移動(dòng)硬盤、云盤等非專用存儲(chǔ)設(shè)備。第十三條日常維護(hù)：信息技術(shù)部門每月對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測(cè)和性能維護(hù)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞；人力資源部門每季度對(duì)電子檔案進(jìn)行完整性核查，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，發(fā)現(xiàn)缺失、損壞的立即恢復(fù)備份并查明原因。第十四條檔案更新：?jiǎn)T工檔案信息發(fā)生變動(dòng)（如崗位調(diào)整、薪酬調(diào)整、獎(jiǎng)懲記錄新增）的，人力資源部門需在變動(dòng)發(fā)生后5個(gè)工作日內(nèi)完成電子檔案更新，上傳相關(guān)證明文件掃描件，標(biāo)注更新原因、更新時(shí)間及更新人，確保電子檔案與員工實(shí)際情況同步。第十五條存儲(chǔ)期限：電子檔案存儲(chǔ)期限與紙質(zhì)檔案一致，在職員工檔案永久保存，離職員工檔案自離職之日起保存不少于2年，退休員工檔案按國家相關(guān)規(guī)定保存；達(dá)到保存期限的檔案，按本制度第六章規(guī)定處理。第五章電子檔案使用與權(quán)限管理第十六條使用權(quán)限劃分：檔案管理系統(tǒng)權(quán)限分為管理員權(quán)限、查閱權(quán)限、錄入權(quán)限三類；管理員權(quán)限由人力資源部門負(fù)責(zé)人持有，可進(jìn)行權(quán)限分配、檔案刪除、系統(tǒng)配置；錄入權(quán)限由檔案專員持有，僅可進(jìn)行檔案錄入、更新；查閱權(quán)限按崗位需求分配，部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門員工檔案，人力資源部門相關(guān)崗位可查閱對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案，其他人員需經(jīng)審批后方可查閱。第十七條查閱流程：需要查閱電子檔案的人員，需提交書面申請(qǐng)，注明查閱事由、查閱對(duì)象、查閱內(nèi)容、查閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案專員開通臨時(shí)查閱權(quán)限；查閱過程中禁止截圖、復(fù)制、下載檔案內(nèi)容，確需下載的需經(jīng)管理層審批，且下載文件需標(biāo)注水印并限期回收。第十八條外部調(diào)取：因司法機(jī)關(guān)、行政部門依法調(diào)取員工檔案的，法務(wù)部門審核調(diào)取手續(xù)合法性后，由人力資源部門提供電子檔案復(fù)印件（標(biāo)注“僅供辦案使用”），留存調(diào)取記錄（包括調(diào)取單位、人員、事由、時(shí)間、調(diào)取內(nèi)容），嚴(yán)禁直接提供原始電子檔案。第六章安全保障與銷毀管理第十九條安全防護(hù)：信息技術(shù)部門為檔案管理系統(tǒng)設(shè)置訪問密碼、身份驗(yàn)證、操作日志記錄等安全措施，日志記錄保存期限不少于1年；禁止無關(guān)人員接觸檔案管理服務(wù)器和掃描設(shè)備，檔案管理區(qū)域設(shè)置門禁權(quán)限。第二十條保密要求：所有接觸員工檔案的人員需簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)禁泄露、傳播員工檔案信息；未經(jīng)審批不得向外部單位或個(gè)人提供員工檔案信息，違反者按本制度第七章追究責(zé)任。第二十一條檔案銷毀：達(dá)到保存期限且無留存必要的電子檔案，由人力資源部門提交銷毀申請(qǐng)，說明銷毀檔案清單、銷毀原因、保存期限證明，經(jīng)管理層審批后，由信息技術(shù)部門執(zhí)行銷毀操作，同時(shí)銷毀對(duì)應(yīng)的備份文件；銷毀過程需雙人監(jiān)督，留存銷毀記錄（包括銷毀時(shí)間、人員、清單、方式），紙質(zhì)檔案按檔案管理法規(guī)要求同步銷毀。第七章監(jiān)督管理與責(zé)任追究第二十二條監(jiān)督檢查：管理層每半年對(duì)員工檔案數(shù)字化管理工作開展一次專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查檔案采集錄入準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)安全性、權(quán)限使用合規(guī)性、銷毀流程規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問題限期整改。第二十三條責(zé)任追究：對(duì)未按標(biāo)準(zhǔn)完成檔案數(shù)字化采集錄入，導(dǎo)致檔案信息錯(cuò)誤、缺失的，追究檔案專員責(zé)任；對(duì)違規(guī)泄露、傳播員工檔案信息的，給予通報(bào)批評(píng)、績效扣減等處理，造成員工權(quán)益損害或公司損失的，追究法律責(zé)任；對(duì)未按規(guī)定備份、維護(hù)電子檔案，導(dǎo)致檔案丟失、損壞的，追究信息技術(shù)部門相關(guān)人員責(zé)任；對(duì)擅自刪除、篡改電子檔案的，給予行政處分，情