2026年體育用品公司質(zhì)量記錄保存期限管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司質(zhì)量記錄保存期限管理工作，保障質(zhì)量記錄的完整性、安全性和合規(guī)性，滿足產(chǎn)品質(zhì)量追溯、法規(guī)審查、內(nèi)部管控等需求，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《企業(yè)質(zhì)量管理體系要求》等相關(guān)法規(guī)及制度，結(jié)合體育用品企業(yè)質(zhì)量管控特性（涉及球類、健身器材、運(yùn)動服飾等品類質(zhì)量記錄管理），制定本制度。第二條本制度所稱質(zhì)量記錄保存期限管理，是指對公司各類質(zhì)量記錄的保存期限進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，對記錄的收集、歸檔、保管、銷毀全流程實(shí)施管控的管理行為，核心明確記錄分類、保存期限標(biāo)準(zhǔn)、保管要求和銷毀流程，確保質(zhì)量記錄管理符合法規(guī)要求和企業(yè)實(shí)際需求。第三條本制度適用于公司所有質(zhì)量記錄的保存期限管理，覆蓋質(zhì)量部、生產(chǎn)部、采購部、倉儲部、銷售部等所有產(chǎn)生和保管質(zhì)量記錄的部門，公司任何與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的記錄形成、保管、銷毀均需遵循本制度要求。第四條質(zhì)量記錄保存期限管理遵循“合規(guī)為先、分類管控、可追溯性、高效利用”的核心原則：合規(guī)為先指保存期限不低于法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求；分類管控指按記錄類型和用途設(shè)定差異化保存期限；可追溯性指保存期間確保記錄完整、可查，滿足質(zhì)量追溯需求；高效利用指在合規(guī)前提下優(yōu)化保存方式，避免無效記錄積壓。第五條公司質(zhì)量記錄保存期限管理實(shí)行“歸口管理、分級負(fù)責(zé)、全程管控”的體制，管理層負(fù)責(zé)審批質(zhì)量記錄銷毀方案；質(zhì)量部作為歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定保存期限標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督記錄保管情況、審核銷毀申請；各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的收集、整理、歸檔；檔案管理專員負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的集中保管、到期提醒、銷毀執(zhí)行。第二章管控范圍與職責(zé)分工第六條管控范圍界定：（一）記錄范圍：涵蓋來料檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量整改記錄、客戶質(zhì)量投訴記錄、供應(yīng)商質(zhì)量評估記錄、質(zhì)量體系審核記錄、質(zhì)量培訓(xùn)記錄、不合格品處理記錄等所有與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的記錄；（二）形式范圍：涵蓋紙質(zhì)記錄、電子記錄（電子版文檔、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、掃描件等）兩種形式的質(zhì)量記錄；（三）部門范圍：涵蓋質(zhì)量部、生產(chǎn)部、采購部、倉儲部、銷售部等所有產(chǎn)生、使用、保管質(zhì)量記錄的部門。第七條部門及崗位職責(zé)細(xì)化：（一）質(zhì)量部職責(zé)：梳理公司各類質(zhì)量記錄清單，制定差異化保存期限標(biāo)準(zhǔn)；指導(dǎo)各部門規(guī)范整理質(zhì)量記錄；每季度檢查各部門記錄保管情況，督促整改保管不規(guī)范問題；審核各部門提交的記錄銷毀申請，確保銷毀符合期限要求；（二）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的收集、分類、編號；按要求在記錄形成后5個(gè)工作日內(nèi)完成整理歸檔，紙質(zhì)記錄裝訂成冊，電子記錄備份存儲；定期檢查本部門保管記錄的完整性，發(fā)現(xiàn)缺失、損壞及時(shí)處理；記錄到期前向質(zhì)量部提交銷毀申請；（三）檔案管理專員職責(zé)：接收各部門歸檔的質(zhì)量記錄，建立保管臺賬，記錄記錄名稱、形成時(shí)間、保存期限、保管位置；定期檢查記錄保管環(huán)境，確保紙質(zhì)記錄防潮、防火、防蟲，電子記錄防丟失、防篡改；記錄到期前1個(gè)月提醒質(zhì)量部和相關(guān)部門；按審批后的方案執(zhí)行記錄銷毀工作，留存銷毀記錄；（四）IT部門職責(zé)：為電子質(zhì)量記錄提供安全的存儲環(huán)境，設(shè)置訪問權(quán)限，定期備份數(shù)據(jù)；保障電子記錄存儲系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失；配合檔案管理專員導(dǎo)出到期電子記錄，執(zhí)行電子記錄銷毀操作。第三章質(zhì)量記錄分類及保存期限標(biāo)準(zhǔn)第八條核心保存原則：（一）法定最低期限原則：保存期限不得低于《產(chǎn)品質(zhì)量法》《檔案法》等法規(guī)要求的最低期限，涉及產(chǎn)品安全的記錄保存期限不低于產(chǎn)品使用壽命；（二）追溯需求原則：與產(chǎn)品質(zhì)量追溯相關(guān)的記錄，保存期限需覆蓋產(chǎn)品從生產(chǎn)到退市的全生命周期；（三）爭議處理原則：涉及質(zhì)量糾紛、投訴的記錄，保存期限需覆蓋糾紛處理完畢后至少2年。第九條具體保存期限標(biāo)準(zhǔn)：（一）核心質(zhì)量追溯類記錄：來料檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)記錄、不合格品處理記錄、產(chǎn)品批次質(zhì)量記錄，保存期限為產(chǎn)品退市后3年，無明確退市時(shí)間的保存期限不少于10年；（二）質(zhì)量糾紛類記錄：客戶質(zhì)量投訴記錄、質(zhì)量事故處理記錄、質(zhì)量仲裁/訴訟相關(guān)記錄，保存期限為糾紛處理完畢后5年，未處理完畢的需持續(xù)保存至糾紛終結(jié)；（三）供應(yīng)商/合作方質(zhì)量類記錄：供應(yīng)商質(zhì)量評估記錄、外協(xié)加工質(zhì)量記錄，保存期限為合作終止后3年；（四）體系管理類記錄：質(zhì)量體系審核記錄、內(nèi)部質(zhì)量審核記錄、管理評審記錄，保存期限不少于5年；（五）日常管控類記錄：質(zhì)量整改記錄、質(zhì)量培訓(xùn)記錄、質(zhì)量巡檢記錄，保存期限不少于3年；（六）輔助類記錄：質(zhì)量會議紀(jì)要、臨時(shí)質(zhì)量抽查記錄、質(zhì)量溝通函件，保存期限不少于1年。第十條電子記錄特殊要求：（一）電子記錄需同步保存原始版本和備份版本，備份版本存儲在獨(dú)立設(shè)備中，避免與原始版本同址損毀；（二）電子記錄保存期間需確保可讀取，系統(tǒng)升級、格式變更時(shí)需提前轉(zhuǎn)換記錄格式，保障數(shù)據(jù)完整性；（三）電子記錄保存期限與對應(yīng)紙質(zhì)記錄一致，無紙質(zhì)記錄的按本制度第九條標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第四章保存管理要求第十一條收集歸檔要求：（一）各部門在質(zhì)量記錄形成后，需及時(shí)核對記錄內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性，確保記錄要素（時(shí)間、人員、內(nèi)容、結(jié)論）齊全；（二）紙質(zhì)記錄需使用不易褪色的書寫工具填寫，按編號順序裝訂，標(biāo)注記錄名稱、形成期間、保管部門；（三）電子記錄需命名規(guī)范（記錄類型+形成日期+部門），存儲在指定服務(wù)器或存儲設(shè)備中，設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查閱、修改；（四）所有質(zhì)量記錄需在形成后5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，檔案管理專員核對無誤后錄入保管臺賬。第十二條日常保管要求：（一）紙質(zhì)記錄保管環(huán)境需滿足防潮、防火、防蟲、防鼠要求，存放于專用檔案柜，遠(yuǎn)離水源、火源，定期通風(fēng)檢查；（二）電子記錄需定期（每月）備份，備份數(shù)據(jù)異地存儲，每年校驗(yàn)備份數(shù)據(jù)的可讀取性；（三）質(zhì)量記錄查閱需履行審批手續(xù)，紙質(zhì)記錄查閱后及時(shí)歸還，避免涂改、損壞；電子記錄查閱需留存訪問日志，禁止私自復(fù)制、傳播；（四）嚴(yán)禁擅自銷毀未到期的質(zhì)量記錄，確因特殊情況需提前銷毀的，需報(bào)管理層審批。第五章到期銷毀流程第十三條銷毀申請要求：（一）質(zhì)量記錄到期前1個(gè)月，檔案管理專員向質(zhì)量部和相關(guān)業(yè)務(wù)部門發(fā)出到期提醒；（二）相關(guān)業(yè)務(wù)部門核實(shí)記錄是否涉及未完結(jié)的質(zhì)量糾紛、追溯需求，確認(rèn)無保留必要后，向質(zhì)量部提交書面銷毀申請，說明記錄名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保存期限、銷毀原因；（三）質(zhì)量部審核銷毀申請，確認(rèn)符合保存期限標(biāo)準(zhǔn)且無保留必要后，報(bào)管理層審批。第十四條銷毀執(zhí)行要求：（一）紙質(zhì)記錄銷毀：由檔案管理專員聯(lián)合質(zhì)量部指定人員共同執(zhí)行，采用粉碎、焚燒等不可逆方式銷毀，禁止隨意丟棄；銷毀過程需全程監(jiān)督，銷毀完畢后在銷毀記錄上簽字確認(rèn)；（二）電子記錄銷毀：由IT部門配合執(zhí)行，采用數(shù)據(jù)覆蓋、格式化存儲設(shè)備等方式徹底銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)；銷毀后由檔案管理專員和IT人員共同確認(rèn)并簽字；（三）銷毀記錄留存：銷毀完成后，檔案管理專員需留存銷毀申請、審批文件、銷毀過程記錄，該類記錄保存期限不少于5年。第六章監(jiān)督考核與附則第十五條監(jiān)督檢查要求：（一）質(zhì)量部每季度開展一次質(zhì)量記錄保存專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查記錄完整性、保管規(guī)范性、是否存在擅自銷毀未到期記錄等問題；（二）管理層每年開展一次質(zhì)量記錄管理全面評估，聽取各部門反饋，優(yōu)化保存期限標(biāo)準(zhǔn)和管理流程；（三）檢查發(fā)現(xiàn)的問題需限期整改，整改完成后質(zhì)量部復(fù)核整改效果。第十六條責(zé)任追究要求：（一）未按要求歸檔、保管質(zhì)量記錄，導(dǎo)致記錄缺失、損壞的，扣減相關(guān)責(zé)任人績效獎金100-300元；（二）擅自銷毀未到期質(zhì)量記錄，或銷毀到期記錄未履行審批流程的，扣減相關(guān)責(zé)任人績效獎金300-800元，造成損失的追究相應(yīng)責(zé)任；（三）檔案管理專員未履行保管、提醒職責(zé)，導(dǎo)致記錄損毀、丟失的，扣減績效獎金200-500元，情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)離崗位。第十七條本制度未盡事宜，參