2026年體育用品公司智能會(huì)議室預(yù)約調(diào)度管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司智能會(huì)議室預(yù)約調(diào)度管理工作，提高會(huì)議室使用效率，保障各類會(huì)議有序開展，優(yōu)化辦公資源配置，依據(jù)《中華人民共和國民法典》中關(guān)于物權(quán)使用及企業(yè)內(nèi)部資源管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司智能辦公系統(tǒng)運(yùn)行實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有智能會(huì)議室的預(yù)約、使用、調(diào)度及設(shè)備運(yùn)維管理，涵蓋小型研討室、中型會(huì)議室、大型多功能廳等不同類型智能會(huì)議室，公司全體員工（含正式員工、試用期員工、勞務(wù)派遣人員）均需遵守本制度。第三條智能會(huì)議室預(yù)約調(diào)度遵循“公平公正、高效利用、規(guī)范有序、安全保密”的基本原則，優(yōu)先保障重大經(jīng)營決策、核心業(yè)務(wù)推進(jìn)類會(huì)議使用需求，兼顧各部門常規(guī)會(huì)議需求，確保會(huì)議室資源最大化利用。第四條本制度所指“智能會(huì)議室”是指配備智能預(yù)約終端、音視頻會(huì)議系統(tǒng)、投屏設(shè)備、智能中控等數(shù)字化設(shè)備的會(huì)議室；“預(yù)約調(diào)度”是指通過公司智能辦公系統(tǒng)完成會(huì)議室使用申請(qǐng)、審核、分配、調(diào)整的全過程管理；“占用異?！笔侵肝搭A(yù)約使用、超時(shí)占用、擅自變更使用用途、設(shè)備惡意損壞等違規(guī)使用情形。第二章職責(zé)分工第五條行政部為智能會(huì)議室預(yù)約調(diào)度管理的牽頭部門，主要職責(zé)：（一）制定并更新智能會(huì)議室使用細(xì)則，明確預(yù)約流程、使用規(guī)范及違規(guī)處理標(biāo)準(zhǔn)；（二）負(fù)責(zé)智能預(yù)約系統(tǒng)的日常運(yùn)營維護(hù)，審核預(yù)約申請(qǐng)，協(xié)調(diào)會(huì)議室使用沖突；（三）建立會(huì)議室使用臺(tái)賬，統(tǒng)計(jì)分析使用頻次、時(shí)長及設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，優(yōu)化會(huì)議室資源配置；（四）監(jiān)督會(huì)議室使用規(guī)范執(zhí)行情況，及時(shí)處理占用異常問題，反饋整改意見；（五）解答員工關(guān)于預(yù)約調(diào)度的咨詢，組織智能會(huì)議室使用培訓(xùn)，提升員工操作熟練度。第六條IT部職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)智能會(huì)議室音視頻、投屏、中控等設(shè)備的技術(shù)維護(hù)，定期巡檢設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，每季度不少于1次全面檢測(cè)；（二）對(duì)接智能預(yù)約系統(tǒng)供應(yīng)商，及時(shí)解決系統(tǒng)卡頓、數(shù)據(jù)同步異常等技術(shù)問題，24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)故障報(bào)修；（三）根據(jù)公司需求優(yōu)化智能預(yù)約系統(tǒng)功能，如增加預(yù)約提醒、設(shè)備狀態(tài)顯示等模塊；（四）配合行政部處理因設(shè)備故障導(dǎo)致的會(huì)議中斷問題，提供技術(shù)支持和應(yīng)急解決方案。第七條各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)：（一）監(jiān)督本部門員工遵守會(huì)議室預(yù)約調(diào)度制度，合理申請(qǐng)會(huì)議室資源，避免重復(fù)預(yù)約、無效預(yù)約；（二）優(yōu)先協(xié)調(diào)本部門內(nèi)部會(huì)議室使用沖突，確需跨部門協(xié)調(diào)的，向行政部提出調(diào)度申請(qǐng)；（三）對(duì)本部門員工使用會(huì)議室過程中的違規(guī)行為及時(shí)制止并整改，配合行政部完成違規(guī)核查。第八條員工職責(zé)：（一）嚴(yán)格通過智能預(yù)約系統(tǒng)申請(qǐng)會(huì)議室，如實(shí)填寫會(huì)議主題、參與人數(shù)、使用時(shí)長、所需設(shè)備等信息；（二）按預(yù)約時(shí)間使用會(huì)議室，愛護(hù)智能設(shè)備，規(guī)范操作，遇設(shè)備故障及時(shí)報(bào)修；（三）會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)，關(guān)閉設(shè)備電源，確保會(huì)議室恢復(fù)待用狀態(tài)；（四）不得擅自轉(zhuǎn)讓預(yù)約權(quán)限、占用他人已預(yù)約會(huì)議室，確需調(diào)整的按流程申請(qǐng)。第九條總經(jīng)理職責(zé)：（一）審批智能會(huì)議室資源調(diào)整、系統(tǒng)升級(jí)等重大事項(xiàng)方案；（二）協(xié)調(diào)跨部門重大會(huì)議的會(huì)議室調(diào)度，保障核心業(yè)務(wù)會(huì)議順利開展；（三）監(jiān)督預(yù)約調(diào)度管理制度的整體執(zhí)行效果，督促行政部、IT部履行管理職責(zé)。第三章會(huì)議室分類與預(yù)約規(guī)則第十條會(huì)議室分類：（一）小型智能研討室：可容納4-8人，配備基礎(chǔ)投屏、語音通話設(shè)備，適用于部門內(nèi)部小型研討、一對(duì)一溝通類會(huì)議；（二）中型智能會(huì)議室：可容納10-20人，配備高清投屏、遠(yuǎn)程視頻會(huì)議系統(tǒng)，適用于跨部門溝通、客戶對(duì)接類會(huì)議；（三）大型智能多功能廳：可容納30-50人，配備專業(yè)音響、大屏顯示、會(huì)議簽到系統(tǒng)，適用于公司全員大會(huì)、重大項(xiàng)目發(fā)布會(huì)、外部合作洽談?lì)悤?huì)議。第十一條預(yù)約時(shí)限規(guī)則：（一）預(yù)約提前期：小型會(huì)議室可提前1個(gè)工作日預(yù)約，中型會(huì)議室可提前3個(gè)工作日預(yù)約，大型多功能廳可提前7個(gè)工作日預(yù)約，均不得預(yù)約未來超過30天的會(huì)議室使用時(shí)段；（二）單次使用時(shí)長：小型會(huì)議室單次預(yù)約不超過2小時(shí)，中型會(huì)議室不超過4小時(shí)，大型多功能廳不超過8小時(shí)，確需延長的需提前1小時(shí)通過系統(tǒng)申請(qǐng)，經(jīng)行政部審核同意后方可延長；（三）重復(fù)預(yù)約限制：同一部門單日預(yù)約同一類型會(huì)議室不超過2次，避免資源占用過度。第十二條預(yù)約優(yōu)先級(jí)規(guī)則：（一）優(yōu)先級(jí)從高到低依次為：公司重大經(jīng)營決策會(huì)議、外部重要合作洽談會(huì)議、核心業(yè)務(wù)推進(jìn)會(huì)議、部門常規(guī)工作會(huì)議、員工個(gè)人溝通類會(huì)議；（二）若出現(xiàn)預(yù)約沖突，行政部可按優(yōu)先級(jí)調(diào)整會(huì)議室分配，被調(diào)整的預(yù)約人需配合重新預(yù)約，行政部需提前1個(gè)工作日告知調(diào)整結(jié)果；（三）高管發(fā)起的緊急會(huì)議（如臨時(shí)決策會(huì)），可申請(qǐng)臨時(shí)調(diào)度已預(yù)約會(huì)議室，行政部核實(shí)后協(xié)調(diào)，被占用方需予以配合，行政部后續(xù)協(xié)助重新安排使用時(shí)段。第四章預(yù)約調(diào)度流程第十三條預(yù)約申請(qǐng)：（一）員工登錄公司智能辦公系統(tǒng)，進(jìn)入會(huì)議室預(yù)約模塊，選擇會(huì)議室類型、使用日期、起止時(shí)間，填寫會(huì)議主題、參與人數(shù)、是否需要遠(yuǎn)程視頻、茶水等附加服務(wù)；（二）提交申請(qǐng)后，系統(tǒng)自動(dòng)審核信息完整性，信息不全的駁回并提示補(bǔ)充，信息完整的進(jìn)入待審核狀態(tài)，小型會(huì)議室由系統(tǒng)自動(dòng)審核通過，中大型會(huì)議室需行政部在1個(gè)工作日內(nèi)審核。第十四條調(diào)度調(diào)整：（一）預(yù)約成功后，員工如需變更使用時(shí)間、人數(shù)或取消預(yù)約，需在使用前4小時(shí)通過系統(tǒng)操作，取消預(yù)約的需注明原因；（二）行政部發(fā)現(xiàn)預(yù)約信息與實(shí)際需求不符（如小型會(huì)議預(yù)約大型會(huì)議室），可主動(dòng)聯(lián)系預(yù)約人調(diào)整，預(yù)約人無合理理由拒絕的，行政部有權(quán)撤銷該預(yù)約；（三）會(huì)議室突發(fā)故障無法使用的，IT部確認(rèn)后，行政部在30分鐘內(nèi)為預(yù)約人協(xié)調(diào)替代會(huì)議室，并告知設(shè)備修復(fù)預(yù)計(jì)時(shí)間。第十五條預(yù)約生效與確認(rèn)：（一）審核通過后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送預(yù)約成功通知至預(yù)約人及參會(huì)人員辦公郵箱和企業(yè)微信；（二）會(huì)議開始前30分鐘，智能會(huì)議室預(yù)約終端顯示本次會(huì)議信息，預(yù)約人需到場(chǎng)簽到確認(rèn)使用，未簽到且無提前報(bào)備的，預(yù)約將在會(huì)議開始15分鐘后自動(dòng)失效，會(huì)議室收回重新調(diào)度。第五章會(huì)議室使用規(guī)范第十六條會(huì)前準(zhǔn)備：（一）預(yù)約人需在會(huì)議開始前15分鐘到場(chǎng)，調(diào)試智能設(shè)備（投屏、視頻、音響等），設(shè)備無法正常使用的，立即通過系統(tǒng)報(bào)修，IT部需在10分鐘內(nèi)響應(yīng)；（二）如需茶水、紙筆等物資，提前1個(gè)工作日告知行政部，行政部在會(huì)議開始前準(zhǔn)備到位；（三）涉及保密內(nèi)容的會(huì)議，預(yù)約人需開啟會(huì)議室保密模式，關(guān)閉錄音、錄像功能，確保信息安全。第十七條會(huì)中使用：（一）嚴(yán)格按預(yù)約用途使用會(huì)議室，不得擅自改為其他用途（如私人會(huì)客、休閑等）；（二）規(guī)范操作智能設(shè)備，不得隨意拆卸、更改設(shè)備設(shè)置，因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞的，需承擔(dān)維修費(fèi)用；（三）保持會(huì)議室安靜有序，禁止大聲喧嘩、吸煙、進(jìn)食有異味的食物，維護(hù)會(huì)場(chǎng)環(huán)境。第十八條會(huì)后清理：（一）會(huì)議結(jié)束后，預(yù)約人需組織參會(huì)人員清理桌面雜物、帶走個(gè)人物品，將座椅歸位；（二）關(guān)閉所有智能設(shè)備電源、空調(diào)、燈光，檢查門窗是否關(guān)閉，確認(rèn)無誤后離開；（三）如需留存會(huì)議記錄、音視頻資料，按公司保密規(guī)定處理，不得私自拷貝、傳播。第十九條異常處理：（一）超時(shí)占用會(huì)議室的，行政部現(xiàn)場(chǎng)提醒，超時(shí)30分鐘以上的，記錄違規(guī)行為并納入考核；（二）未預(yù)約擅自使用會(huì)議室的，行政部立即制止，責(zé)令離開，并登記違規(guī)信息；（三）設(shè)備故障影響會(huì)議的，IT部緊急搶修，無法當(dāng)場(chǎng)修復(fù)的，行政部協(xié)調(diào)臨時(shí)會(huì)議室，保障會(huì)議繼續(xù)進(jìn)行。第六章設(shè)備運(yùn)維與管理第二十條日常運(yùn)維：（一）IT部每日巡檢智能會(huì)議室設(shè)備，檢查開機(jī)狀態(tài)、功能完整性，記錄設(shè)備運(yùn)行數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)輕微故障當(dāng)場(chǎng)修復(fù)；（二）每月對(duì)音視頻系統(tǒng)、投屏設(shè)備進(jìn)行校準(zhǔn)，每季度對(duì)智能中控系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和漏洞修復(fù)，確保設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定；（三）建立設(shè)備運(yùn)維臺(tái)賬，記錄設(shè)備型號(hào)、采購時(shí)間、維修次數(shù)、故障原因等信息，作為設(shè)備更新依據(jù)。第二十一條故障報(bào)修與處理：（一）員工發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障可通過智能辦公系統(tǒng)提交報(bào)修申請(qǐng)，注明故障現(xiàn)象、會(huì)議室編號(hào)，IT部接單后需在10分鐘內(nèi)聯(lián)系報(bào)修人，30分鐘內(nèi)到場(chǎng)處理；（二）一般故障需在2小時(shí)內(nèi)修復(fù)，復(fù)雜故障無法當(dāng)場(chǎng)修復(fù)的，IT部出具維修方案和預(yù)計(jì)完成時(shí)間，同步告知行政部，行政部做好會(huì)議室停用公示和替代方案安排；（三）設(shè)備需外送維修的，IT部全程跟進(jìn)維修進(jìn)度，維修完成后進(jìn)行功能測(cè)試，確認(rèn)無誤后方可恢復(fù)使用。第七章監(jiān)督考核第二十二條監(jiān)督機(jī)制：（一）行政部每日抽查會(huì)議室使用記錄，核對(duì)預(yù)約信息與實(shí)際使用情況，每周匯總違規(guī)使用行為；（二）在智能會(huì)議室安裝使用狀態(tài)監(jiān)測(cè)模塊（僅記錄使用時(shí)長、設(shè)備啟停，不采集會(huì)議內(nèi)容），輔助監(jiān)督使用規(guī)范執(zhí)行情況；（三）設(shè)立意見反饋渠道，員工可反饋會(huì)議室預(yù)約調(diào)度、設(shè)備使用中的問題，行政部需在2個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)處理結(jié)果。第二十三條考核標(biāo)準(zhǔn)：（一）部門層面：?jiǎn)卧卤静块T員工違規(guī)使用會(huì)議室累計(jì)3次及以上的，扣部門績(jī)效考核1分；重復(fù)預(yù)約、無效預(yù)約導(dǎo)致會(huì)議室空置率超20%的，扣部門績(jī)效考核1分；（二）個(gè)人層面：未預(yù)約使用會(huì)議室、超時(shí)占用30分鐘以上的，一次扣績(jī)效考核1分；惡意損壞智能設(shè)備的，除賠償維修費(fèi)用外，扣績(jī)效考核2-5分；擅自泄露會(huì)議室保密會(huì)議內(nèi)容的，按公司保密制度嚴(yán)肅處理；（三）IT部未按時(shí)響應(yīng)設(shè)備報(bào)修、故障修復(fù)超期的，扣相關(guān)責(zé)任人績(jī)效考核1-2分；行政部未及時(shí)審核預(yù)約申請(qǐng)、協(xié)調(diào)調(diào)度不及時(shí)的，扣相關(guān)責(zé)任人績(jī)效考核1分。第二十四條獎(jiǎng)懲措施：（一）對(duì)年度內(nèi)無違規(guī)使用記錄、合理高效利用會(huì)議室的部門，給予績(jī)效考核加分2分；對(duì)規(guī)范使用設(shè)備、及時(shí)反饋故障的員工，給予現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)200-500元；（二）對(duì)設(shè)備運(yùn)維到位、年度故障發(fā)生率低于5%的IT部相