會計實操文庫11/11企業(yè)管理-年終廠商贊助物品管理辦法SOP1.目的為規(guī)范年終廠商贊助物品（以下簡稱“贊助物品”）的接收、登記、存儲、分配、使用及核銷全流程管理，確保資產(chǎn)安全、賬目清晰、使用高效，維護公司與廠商的良好合作關系，保障年終相關活動（如員工福利發(fā)放、客戶答謝會、年終抽獎等）順利開展，特制定本辦法。2.適用范圍本SOP適用于公司年終期間（每年11月1日至次年1月31日）所有廠商以合作支持、品牌聯(lián)動等名義贊助的各類物品，包括但不限于實物禮品（家電、日用品、食品等）、禮券/儲值卡、服務類權益（體檢卡、旅游券等）等。3.職責分工責任部門/崗位核心職責對接部門（采購部/市場部）1.負責與廠商前期溝通，確認贊助物品的品類、數(shù)量、規(guī)格、價值、交付時間、交付地點及贊助用途；2.簽訂贊助協(xié)議（如需），明確雙方權利義務；3.牽頭組織贊助物品的接收與驗收；4.及時將贊助物品相關信息同步至倉儲部、財務部及使用部門。倉儲部1.負責贊助物品的入庫登記、分類存儲、日常保管及定期盤點；2.建立贊助物品專項臺賬，實時更新物品收發(fā)狀態(tài)；3.配合使用部門辦理物品領用手續(xù)；4.及時向?qū)硬块T及財務部反饋物品存儲異常情況（如損壞、短缺、過期等）。財務部1.負責贊助物品的價值核算、賬務處理（按會計準則計入相應科目）；2.監(jiān)督贊助物品的入庫、領用及核銷流程，核對臺賬與實際物品一致性；3.參與年終贊助物品盤點工作，出具盤點報告；4.負責贊助物品相關票據(jù)的審核與歸檔。使用部門（行政部/人力資源部/銷售部等）1.根據(jù)活動需求提出贊助物品使用申請；2.按規(guī)定辦理物品領用手續(xù)，負責領后物品的妥善保管與合理使用；3.活動結束后及時反饋物品使用情況，剩余物品按要求退回倉儲部；4.配合財務部完成贊助物品核銷工作。審計部（如需）負責對贊助物品管理全流程進行監(jiān)督審計，核查流程合規(guī)性、賬目準確性及資產(chǎn)安全性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。4.管理流程及操作規(guī)范4.1前期對接與確認（對接部門主導）對接部門與廠商溝通時，需明確以下核心信息，并形成書面記錄（如《廠商贊助意向確認單》）：贊助物品基礎信息：品類、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價值、保質(zhì)期/有效期（如需）；交付信息：交付時間、交付地點（公司指定倉庫/辦公區(qū)）、運輸方式（廠商送貨/公司自提）、運輸責任劃分；使用要求：廠商是否對物品使用有特殊限制（如僅限員工福利、禁止轉(zhuǎn)售等）、是否需要在活動中體現(xiàn)品牌標識；其他：是否需要公司出具贊助致謝函、是否涉及后續(xù)宣傳合作等。若贊助物品價值較高（如單批總價值≥5000元）或涉及長期合作，需簽訂正式《贊助協(xié)議》，明確雙方權利義務，協(xié)議經(jīng)法務部審核、公司管理層審批后生效。對接部門需在廠商交付前3個工作日，將《廠商贊助意向確認單》或《贊助協(xié)議》復印件同步至倉儲部、財務部，告知預計交付時間，以便做好接收準備。4.2接收與驗收（對接部門+倉儲部+財務部聯(lián)合執(zhí)行）物品交付時，對接部門、倉儲部、財務部各派至少1名代表到場，共同核對物品信息：數(shù)量核對：對照《廠商贊助意向確認單》或送貨單，逐一對物品數(shù)量進行清點，確保實際數(shù)量與約定一致；質(zhì)量驗收：檢查物品外觀是否完好、有無破損、變質(zhì)、過期等情況，核對規(guī)格型號是否符合約定，貴重物品（如家電、高端禮品）需通電/開箱測試，確認功能正常；資料核對：檢查廠商是否隨貨提供產(chǎn)品合格證、說明書、保修卡等相關資料，禮券/權益類物品需核對有效期、使用規(guī)則是否清晰。驗收合格后，三方共同填寫《年終廠商贊助物品驗收單》（一式三份，對接部門、倉儲部、財務部各執(zhí)一份），詳細記錄物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價值、驗收日期、驗收人員簽字等信息。若驗收發(fā)現(xiàn)物品數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格或規(guī)格不符，對接部門需立即與廠商溝通，明確解決方案（如補發(fā)、退換貨），并形成書面溝通記錄；倉儲部暫不辦理入庫，待問題解決后重新組織驗收。4.3入庫登記（倉儲部主導）驗收合格后，倉儲部需在2個工作日內(nèi)完成贊助物品入庫，按物品特性分類存儲：實物類物品：按品類（家電、日用品、食品等）分區(qū)存放，貴重物品單獨存入保險柜或?qū)Ｓ脦旆?，做好防潮、防火、防盜、防過期措施；禮券/權益類物品：存入專用文件柜，按有效期排序存放，明確標注到期時間，避免過期失效。建立《年終廠商贊助物品專項臺賬》，詳細記錄以下信息：物品ID、名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價值、廠商名稱、交付日期、驗收日期、存儲位置、領用記錄（領用部門、領用人、領用日期、領用數(shù)量、用途）、剩余數(shù)量、核銷狀態(tài)等。倉儲部將《年終廠商贊助物品驗收單》復印件與臺賬同步至財務部，財務部據(jù)此進行賬務處理，計入“營業(yè)外收入”或“其他應付款”等相應科目。4.4領用與分配（使用部門+倉儲部執(zhí)行）使用部門需根據(jù)活動需求，提前3個工作日填寫《年終廠商贊助物品領用申請單》，注明領用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途（如“員工年終福利”“客戶答謝會禮品”“年終抽獎獎品”）、活動時間、領用人及部門負責人簽字，提交至對接部門及財務部審核。審核通過后，使用部門憑《領用申請單》到倉儲部辦理領用手續(xù)，倉儲部核對申請信息與臺賬一致后，辦理物品出庫，更新專項臺賬，領用人與倉儲管理員共同簽字確認。若領用物品為貴重物品或大批量物品，倉儲部需安排專人陪同出庫，確保物品安全交接；禮券/權益類物品領用需額外登記編號，明確責任。領用后，使用部門需指定專人負責物品保管，按申請用途合理使用，嚴禁擅自改變用途、挪用或私分贊助物品；活動現(xiàn)場發(fā)放物品需做好發(fā)放登記，由領取人簽字確認（如《員工福利發(fā)放登記表》《抽獎獎品領取登記表》）。4.5使用跟蹤與剩余物品退回（使用部門+倉儲部）活動結束后3個工作日內(nèi)，使用部門需向?qū)硬块T及財務部提交《年終廠商贊助物品使用情況報告》，詳細說明領用物品的實際使用數(shù)量、剩余數(shù)量、發(fā)放/使用明細（附發(fā)放登記記錄）、未使用原因等。剩余物品需在活動結束后5個工作日內(nèi)退回倉儲部，倉儲部核對物品信息（數(shù)量、質(zhì)量）后，辦理重新入庫手續(xù)，更新專項臺賬；若剩余物品存在損壞、過期等情況，需在報告中注明，由對接部門與廠商溝通處理（如需），或按公司資產(chǎn)報廢流程處理。若贊助物品需對外贈送（如客戶禮品），使用部門需留存受贈人信息（公司名稱/個人姓名、聯(lián)系方式），作為后續(xù)核銷依據(jù)，確保贈送行為合規(guī)。4.6核銷與歸檔（財務部+倉儲部+對接部門聯(lián)合執(zhí)行）年終活動全部結束后（次年1月31日前），財務部牽頭組織贊助物品核銷工作，核對以下信息：倉儲部專項臺賬與實際物品數(shù)量一致性；使用部門《領用申請單》《使用情況報告》與發(fā)放登記記錄一致性；贊助物品總價值、使用價值、剩余價值核算準確性。核銷完成后，財務部出具《年終廠商贊助物品核銷報告》，明確已使用、剩余、報廢物品情況，經(jīng)部門負責人簽字后，同步至對接部門、倉儲部及管理層備案。剩余物品處理：可留存物品（如未過期的日用品、可重復使用的禮品）：由倉儲部繼續(xù)保管，納入下一年度資產(chǎn)臺賬，優(yōu)先用于后續(xù)活動；不可留存物品（如過期食品、失效禮券）：按公司資產(chǎn)報廢流程處理，由倉儲部、財務部、對接部門共同清點確認，填寫《資產(chǎn)報廢單》，經(jīng)審批后妥善處置（如銷毀、捐贈），并留存處置記錄。歸檔管理：各部門將相關資料整理歸檔，包括《廠商贊助意向確認單》《贊助協(xié)議》《驗收單》《領用申請單》《使用情況報告》《核銷報告》《發(fā)放登記記錄》《報廢單》等，歸檔期限不少于3年，以備后續(xù)核查。4.7定期盤點（倉儲部+財務部）倉儲部需每月對贊助物品進行一次盤點，核對臺賬與實際物品數(shù)量、狀態(tài)一致性，填寫《年終廠商贊助物品盤點表》，發(fā)現(xiàn)短缺、損壞等異常情況，立即上報對接部門及財務部。年終（12月31日前）進行一次全面盤點，由財務部牽頭，倉儲部、對接部門參與，形成《年終贊助物品全面盤點報告》，確保賬實相符；若存在差異，需查明原因，明確責任，按規(guī)定處理。5.注意事項所有贊助物品相關溝通、審批、交接均需形成書面記錄，確保流程可追溯，嚴禁口頭約定或無記錄操作。對接部門需嚴格核實廠商資質(zhì)及贊助物品合法性，避免接收假冒偽劣、侵權或不符合國家規(guī)定的物品，若因此產(chǎn)生法律風險，由對接部門承擔相應責任。倉儲部需加強物品日常保管，定期檢查存儲環(huán)境，貴重物品、易碎物品、易腐物品需重點管控，防止資產(chǎn)損失。使用部門需嚴格按申請用途使用贊助物品，嚴禁擅自轉(zhuǎn)售、挪用、私分，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將追究相關人員責任；情節(jié)嚴重的，按公司規(guī)章制度處理。財務部需及時完成賬務處理與核銷工作，確保財務數(shù)據(jù)準確，若發(fā)現(xiàn)賬實不符、流程違規(guī)等情況，需立即提出整改意見，督促相關部門落實。活動結束后，對接部門需及時向廠商反饋贊助物品使用情況，出具致謝函（如需），維護良好的合作關系；涉及后續(xù)宣傳合作的，按贊助協(xié)議要求執(zhí)行。6.附則本SOP由采購部（或市場部，根據(jù)公司實際對接部門確定）牽頭制定，財務部、倉儲部配合修訂，最終解釋權歸公司行政部所有。本SOP未盡事宜，按公司《資產(chǎn)管理辦法》《財務管理制度》等相關規(guī)定執(zhí)行；若與國家法律法規(guī)沖突，以國家法律法規(guī)為準。本SOP自發(fā)布之日起生效，原有相關管理規(guī)定與本SOP不一致的，以本SOP為準。附件：