銷售合同審核與簽訂流程表合同管理規(guī)范工具一、前言為規(guī)范企業(yè)銷售合同全生命周期管理，明確合同審核、簽訂、履行各環(huán)節(jié)責任分工，防范法律風險與經(jīng)營風險，提高合同管理效率，保障企業(yè)合法權益，特制定本工具。本工具適用于企業(yè)銷售部門、法務部門、財務部門及相關業(yè)務人員，涵蓋從合同發(fā)起至歸檔的全流程操作規(guī)范，可作為日常合同管理的標準化指引。二、適用范圍與核心應用場景（一）適用范圍本工具適用于企業(yè)所有銷售類合同的審核與簽訂管理，包括但不限于：產(chǎn)品銷售合同、服務銷售合同、定制化合同、框架合作協(xié)議、合同補充協(xié)議等。（二）核心應用場景新合同簽訂場景：銷售部門與客戶達成合作意向后，需啟動合同起草、審核及簽訂流程時，使用本工具規(guī)范操作。合同變更場景：已簽訂合同需變更條款（如金額、交付時間、付款方式等）時，參照本工具執(zhí)行變更審核與簽訂流程。合同續(xù)簽場景：合同到期前需續(xù)簽的，可沿用原合同模板，按本工具流程完成續(xù)簽審核與簽訂。合規(guī)審查場景：法務部門對合同條款的合法性、完整性進行審查，財務部門對付款條件、稅務條款進行審核時，以本工具為操作依據(jù)。三、全流程操作指引與責任分工（一）合同發(fā)起與起草責任部門：銷售部門操作內容：銷售經(jīng)理（或業(yè)務經(jīng)辦人）根據(jù)與客戶達成的合作意向，收集客戶基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、聯(lián)系方式、地址等）、需求明細（產(chǎn)品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、交付要求、質量標準等）及特殊條款約定（如違約責任、爭議解決方式等）。按企業(yè)《銷售合同模板》（見附表1）起草合同文本，保證核心要素齊全：合同主體信息、標的物描述、數(shù)量價款、履行期限與地點、付款方式、驗收標準、違約責任、爭議解決、保密條款、合同生效條件等。填寫《銷售合同審批表》（見附表2），注明合同名稱、編號、預計簽訂日期、客戶名稱、合同總金額（大寫/小寫）、主要條款摘要及附件清單（如報價單、技術參數(shù)表、客戶資質文件等），并附客戶營業(yè)執(zhí)照復印件（加蓋公章）、法定代表人身份證明（如非法定代表人簽約，需提供授權委托書）。輸出成果：《銷售合同審批表》初稿、合同草案、客戶資質材料。時限要求：客戶意向確認后2個工作日內完成。（二）業(yè)務部門初步審核責任部門：銷售部門負責人操作內容：銷售部門負責人*審核合同的業(yè)務邏輯一致性：核對客戶需求與合同條款是否匹配（如產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格是否與報價單一致），交付周期、付款方式是否符合公司銷售政策，客戶信用狀況是否良好（如歷史回款記錄、合作風險等級等）。重點審核合同條款的可操作性：如交付時間是否合理，付款節(jié)點是否明確，違約責任是否對等，避免出現(xiàn)“霸王條款”或明顯損害公司利益的約定。審核通過后，在《銷售合同審批表》“業(yè)務部門審核意見”欄簽字確認，注明“同意提交法務審核”；如需修改，退回銷售經(jīng)理*調整后重新提交。輸出成果：審核通過后的《銷售合同審批表》、合同修訂稿。時限要求：收到材料后1個工作日內完成。（三）法務部門合規(guī)審核責任部門：法務部門操作內容：法務專員（或法務負責人）審核合同的合法性與合規(guī)性：主體資格：核查客戶營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權委托書（如需）的真實性、有效性，保證簽約主體具備完全民事行為能力。條款合法性：檢查合同條款是否符合《民法典》《消費者權益保護法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷情形（如“格式條款未顯著提示”）。權利義務對等性：審核雙方權利、義務是否明確，違約責任是否合理（如違約金計算方式是否明確，上限是否過高或過低），爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄法院是否約定清晰。風險點提示：對潛在風險（如客戶履約能力不足、知識產(chǎn)權歸屬不明、不可抗力條款缺失等）提出修改建議，并在《銷售合同審批表》“法務審核意見”欄詳細記錄。審核通過后，簽字確認；如需重大修改，與銷售部門溝通后退回調整；如僅文字性修改，可直接在合同文本上標注修訂意見。輸出成果：法務審核意見書（如需）、修訂后的合同文本。時限要求：收到材料后2個工作日內完成（緊急合同需標注“加急”，縮短至1個工作日）。（四）財務部門財務條款審核責任部門：財務部門操作內容：財務經(jīng)理（或財務專員）審核合同中的財務相關條款：金額準確性：核對合同總金額、單價、數(shù)量是否準確，與報價單、業(yè)務審批表是否一致。付款方式：審核付款節(jié)點（如預付款、進度款、尾款比例）是否合理，是否符合公司財務制度（如預付款比例一般不超過30%），收款賬戶信息（戶名、開戶行、賬號）是否為公司指定賬戶，避免個人賬戶收款。稅務條款：明確稅費承擔方（如“價稅分離”條款，注明是否含稅及稅率），發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開具時間及交付要求是否符合稅務規(guī)定。成本效益：對大額或長期合同，評估毛利率、回款周期等指標是否符合公司經(jīng)營目標。審核通過后，在《銷售合同審批表》“財務審核意見”欄簽字確認；如需調整（如修改付款比例、補充稅務條款），與銷售部門溝通后修改合同文本。輸出成果：財務審核意見、修訂后的合同文本。時限要求：收到材料后1個工作日內完成。（五）管理層審批責任部門：公司管理層（根據(jù)合同金額分級審批）操作內容：分級審批標準（示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調整）：合同金額≤10萬元：由銷售總監(jiān)*審批；10萬元＜合同金額≤50萬元：由分管副總*審批；合同金額＞50萬元：由總經(jīng)理*審批。管理層審核重點：合同戰(zhàn)略匹配性：是否符合公司年度銷售目標、市場策略；資源可行性：交付能力、生產(chǎn)安排、資金調度等是否支持合同履行；風險可控性：綜合法務、財務意見，評估合同整體風險是否在可接受范圍內。審批通過后，在《銷售合同審批表》“審批意見”欄簽字確認；如未通過，注明原因并退回銷售部門重新談判或調整條款。輸出成果：管理層審批通過的《銷售合同審批表》。時限要求：收到材料后1個工作日內完成（金額≥50萬元的合同可延長至2個工作日）。（六）合同簽訂與用印責任部門：銷售部門、行政部（或法務部）操作內容：銷售經(jīng)理*根據(jù)審批通過的《銷售合同審批表》及最終版合同文本，與客戶溝通確認簽訂方式（線下簽訂/電子簽約）：線下簽訂：雙方法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章（合同專用章）；如客戶為個人，需簽字按手印并提供身份證復印件。電子簽約：通過企業(yè)指定的電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）完成簽約，保證電子簽名/印章的合法有效性。合同簽訂后，銷售部門向行政部（或法務部）提交《合同用印申請表》，附《銷售合同審批表》原件、合同文本原件（一式三份：客戶、財務、銷售各執(zhí)一份，可根據(jù)需要增加份數(shù)），由行政部專人核對用印信息與審批內容一致后，加蓋公司公章（合同專用章）。輸出成果：正式簽訂的合同文本（含雙方簽字蓋章頁）、《合同用印申請表》。時限要求：審批通過后3個工作日內完成（客戶需配合修改的，時限可順延）。（七）合同歸檔與分發(fā)責任部門：銷售部門、檔案管理部門操作內容：銷售部門在合同簽訂后1個工作日內，將以下材料整理歸檔：《銷售合同審批表》原件；正式合同文本原件（含附件：報價單、技術參數(shù)、客戶資質等）；客戶營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人身份證明、授權委托書（如需）；合同簽訂過程中的溝通記錄（如郵件、會議紀要）。檔案管理部門對歸檔材料進行編號、登記（電子臺賬+紙質檔案），保證檔案完整、可追溯；按部門分發(fā)合同文本：銷售部門留存原件，財務部門留存復印件（用于回款跟蹤），法務部門留存復印件（用于合規(guī)管理）。輸出成果：合同檔案（電子+紙質）、分發(fā)記錄。時限要求：簽訂后1個工作日內完成歸檔。（八）合同履行與跟蹤責任部門：銷售部門、財務部門、法務部門操作內容：銷售部門：負責合同履行跟蹤，按合同約定安排產(chǎn)品交付/服務提供，同步交付進度至客戶，獲取驗收證明（如驗收報告、簽收單）；定期（每月）更新《合同執(zhí)行跟蹤表》（見附表3），記錄履行情況、異常問題（如延遲交付、客戶異議）及處理結果。財務部門：根據(jù)合同約定收款節(jié)點，開具發(fā)票并跟蹤回款情況；對逾期未回款款項，及時與銷售部門協(xié)同催收，必要時啟動法律程序。法務部門：協(xié)助處理合同履行中的爭議（如客戶違約、質量糾紛），收集相關證據(jù)（如驗收記錄、溝通函件），提出解決方案。輸出成果：《合同執(zhí)行跟蹤表》、回款記錄、爭議處理文件。時限要求：履行過程中持續(xù)跟蹤，每月更新跟蹤表。四、關鍵工具模板（附表）附表1：銷售合同模板（節(jié)選）銷售合同合同編號：_________甲方（買方）：_________統(tǒng)一社會信用代碼：_________法定代表人：_________地址：_________聯(lián)系方式：_________乙方（賣方）：_________公司（統(tǒng)一社會信用代碼：_________）法定代表人：_________地址：_________聯(lián)系方式：_________根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關法律法規(guī)，甲乙雙方本著平等、自愿、公平、誠實信用原則，就甲方向乙方購買產(chǎn)品/服務事宜，達成如下協(xié)議：第一條產(chǎn)品/服務信息產(chǎn)品/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）備注合計金額（大寫）：_________；（小寫）：￥_________。第二條質量標準與驗收質量標準：_________（如：國家標準、行業(yè)標準、雙方確認的技術參數(shù)表）。驗收方式：_________（如：甲方收貨后____日內驗收，驗收合格簽署驗收報告；或分期驗收）。異議處理：甲方如對產(chǎn)品/服務質量有異議，應在驗收期內書面提出，乙方應在____日內響應處理。第三條付款方式預付款：本合同簽訂后_日內，甲方向乙方支付合同總金額的_%，即￥_________；進度款：_________（如：產(chǎn)品交付后_日內，支付_%）；尾款：_________（如：驗收合格后_日內，支付剩余_%）。收款賬戶信息：戶名：_________開戶行：_________賬號：_________第四條履行期限與地點交付時間：乙方應于_年_月____日前完成交付（或：按訂單分期交付）。交付地點：_________（如：甲方指定倉庫、乙方工廠）。第五條違約責任乙方逾期交付的，每逾期1日，按合同總金額的_%向甲方支付違約金；逾期超過_日的，甲方有權解除合同。甲方逾期付款的，每逾期1日，按應付未付金額的____%向乙方支付違約金。產(chǎn)品/服務質量不符合約定的，乙方應在____日內負責維修、更換或退貨，并承擔由此給甲方造成的損失。第六條爭議解決本合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方應友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，依法向乙方所在地人民法院提起訴訟。第七條其他約定本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。本合同一式_份，甲方執(zhí)_份，乙方執(zhí)____份，具有同等法律效力。附件：_________（如：報價單、技術參數(shù)表、質量標準文件）。甲方（蓋章）：_________法定代表人/授權代表（簽字）：_________日期：____年_月_日乙方（蓋章）：_________公司法定代表人/授權代表（簽字）：_________日期：____年_月_日附表2：銷售合同審批表合同編號合同名稱客戶名稱統(tǒng)一社會信用代碼合同總金額大寫：_________小寫：￥_________簽訂地點合同主要內容摘要產(chǎn)品/服務名稱、數(shù)量、單價、履行期限、付款方式、違約責任等：_________附件清單□報價單□技術參數(shù)表□客戶營業(yè)執(zhí)照復印件□法定代表人身份證明□授權委托書□其他：_________部門/環(huán)節(jié)審核意見審核人日期銷售部門經(jīng)辦人銷售部門負責人法務部門審核財務部門審核管理層審批（□銷售總監(jiān)□分管副總□總經(jīng)理）合同簽訂情況□線下簽訂（簽字蓋章日期：____年_月_日）□電子簽約（平臺名稱：______）備注附表3：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號客戶名稱合同總金額履行期限當前進度交付/服務完成情況驗收情況回款金額（元）回款節(jié)點異常問題及處理責任人五、風險防控與操作要點提示（一）合同主體審查風險核心要求：簽約前必須核實客戶營業(yè)執(zhí)照（最新年檢版本）、法定代表人身份證明，非法定代表人簽約的需提供加蓋公章的《授權委托書》（需載明授權范圍、權限及期限），避免與無民事行為能力或超越權限的主體簽約。風險防控：對高風險客戶（如新客戶、信用記錄不良客戶），可要求提供擔?；蛲ㄟ^第三方機構（如征信公司）進行背景調查。（二）條款嚴謹性風險核心要求：避免使用模糊表述（如“盡快”“大約”“合理時間內”），所有條款需明確具體（如交付時間精確到日、違約金計算方式明確為“日萬分之五”）；格式條款需顯著提示對方注意免除或限制己方責任的條款，并留存提示證據(jù)（如對方簽字確認的條款提示函）。風險防控：法務部門需對合同條款進行“合法性+完整性”雙重審核，重點檢查是否存在漏項（如不可抗力、爭議解決、知識產(chǎn)權歸屬等）。（三）審核時效與流程合規(guī)風險核心要求：各部門需在規(guī)定時限內完成審核，嚴禁拖延或“先簽后審”；合同金額超過審批權限的，不得拆分審批；電子簽約需保證平臺具備法律效力（如通過工信部認證的電子認證服務機構）。風險防控：銷售部門需全程跟蹤審核進度，對超期未審的部門及時催辦；歸檔材料需完整，審批表、合同文本、附件缺一不可。（四）合同履行與回款風險核心要求：銷售部門需同步記錄交付、驗收、回款情況，保證《合同執(zhí)行跟蹤表》實時更新；財務部門需對逾期回款建立預警機制（如逾期30日、60日、90日分級催收），必要時聯(lián)合法務部門發(fā)律師函。風險防控：對長期未回款或存在