行政文件歸檔與管理制度通用模板第一章總則一、目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)行政文件的形成、收集、整理、歸檔、保管及利用工作，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性和安全性，提高行政效率，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含子公司、分支機(jī)構(gòu)，下同）在行政管理活動中形成的具有保存價(jià)值的各種形式文件材料（包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像材料等）的歸檔管理。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)一、行政部職責(zé)行政部是企業(yè)行政文件歸檔管理的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：制定和完善行政文件歸檔管理制度及相關(guān)細(xì)則；指導(dǎo)、監(jiān)督各部門開展文件歸檔工作；負(fù)責(zé)企業(yè)層面重要行政文件的接收、分類、整理、保管、利用及鑒定銷毀；組織開展檔案管理培訓(xùn)，提升各部門檔案管理員業(yè)務(wù)能力；負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保證檔案安全。二、各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，對本部門文件歸檔的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；各部門指定專人（或兼職檔案管理員*）負(fù)責(zé)本部門文件的形成、收集、初步整理及向行政部移交工作；嚴(yán)格按照歸檔范圍要求，及時(shí)將本部門辦理完畢的文件材料整理歸檔，保證文件齊全、手續(xù)完備。三、檔案管理員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門文件材料的日常收集，保證應(yīng)歸檔文件不遺漏；對收集的文件進(jìn)行分類、排序、編頁、裝訂等初步整理；填寫《行政文件歸檔移交清單》，按時(shí)報(bào)送行政部；配合行政部做好檔案檢查、鑒定及利用工作。第三章歸檔范圍與分類一、歸檔范圍行政文件歸檔范圍包括但不限于以下類型：管理制度類：企業(yè)章程、內(nèi)部管理制度、流程規(guī)范、崗位職責(zé)說明書等；會議紀(jì)要類：股東會/董事會會議紀(jì)要、總經(jīng)理辦公會會議紀(jì)要、專題工作會議紀(jì)要等；合同協(xié)議類：行政類合同（如辦公場地租賃、采購合同）、服務(wù)協(xié)議、保密協(xié)議等（不含業(yè)務(wù)合同，業(yè)務(wù)合同按業(yè)務(wù)歸檔流程管理）；人事類：員工名冊、勞動合同、入職離職材料、培訓(xùn)記錄、獎懲文件等；財(cái)務(wù)類：行政費(fèi)用預(yù)算、報(bào)銷憑證、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告（非涉密部分）、固定資產(chǎn)臺賬等；資產(chǎn)類：辦公設(shè)備采購清單、資產(chǎn)調(diào)撥單、報(bào)廢審批單等；項(xiàng)目類：行政類項(xiàng)目（如辦公室裝修、企業(yè)文化建設(shè)）立項(xiàng)文件、實(shí)施方案、驗(yàn)收報(bào)告等；外發(fā)文件類：企業(yè)對外函件、公告、通知、合作邀請等；聲像類：企業(yè)重要活動照片、錄音錄像、電子光盤等；其他類：具有保存價(jià)值的其他行政文件材料。二、分類方法行政文件采用“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”三級分類法：一級分類（年度）：按文件形成年度劃分，如“2023年”“2024年”；二級分類（機(jī)構(gòu)/問題）：按部門或問題類型劃分，如“行政部”“人事部”“會議紀(jì)要”“合同協(xié)議”；三級分類（保管期限）：按文件保管期限劃分，分為“永久”“30年”“10年”三類（具體保管期限參照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管規(guī)定》及企業(yè)實(shí)際情況確定）。第四章歸檔流程詳解一、文件收集（文件形成階段）形成部門及時(shí)收集：文件辦理完畢后，由經(jīng)辦人*于3個(gè)工作日內(nèi)將文件正本（含附件、電子版）收集齊全，交部門檔案管理員；檢查文件完整性：部門檔案管理員檢查文件是否齊全（如請示與批復(fù)、正本與附件是否齊全），手續(xù)是否完備（如簽字、蓋章是否齊全），對缺失或手續(xù)不完備的，退回經(jīng)辦人補(bǔ)充完善。二、文件整理（移交前準(zhǔn)備）分類排序：按照歸檔分類方法，將文件按“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”分類，同一類別內(nèi)按文件形成時(shí)間順序排列；編頁號：采用鉛筆在文件材料右上角編寫頁號（正反面有內(nèi)容的文件需編雙頁號，如“1-2”“3-4”）；單頁文件或圖表在右上角編“1”；裝訂：采用左側(cè)裝訂法，對齊文件左側(cè)邊緣，使用不銹鋼夾或線裝裝訂，保證不掉頁、不倒頁；填寫備考表：對文件中存在的情況（如復(fù)印件、缺頁等）在備考表中說明，并注明整理人、整理日期。三、移交歸檔（向行政部提交）填寫移交清單：部門檔案管理員按照《行政文件歸檔移交清單》（詳見第五章模板）逐項(xiàng)填寫文件信息，包括文件題名、文號、形成日期、份數(shù)、頁數(shù)、保管期限、密級等；移交文件：部門檔案管理員攜帶整理完畢的文件及移交清單，到行政部辦理移交手續(xù)，雙方核對文件數(shù)量及信息無誤后，在移交清單上簽字確認(rèn)；移交時(shí)限：各部門于次年3月31日前完成上一年度文件的歸檔移交（特殊業(yè)務(wù)文件可適當(dāng)延長，但最遲不超過次年6月30日）。四、接收與入庫（行政部處理）檢查驗(yàn)收：行政部檔案管理員接收文件時(shí)，重點(diǎn)檢查文件分類是否準(zhǔn)確、整理是否規(guī)范、手續(xù)是否完備，對不符合要求的退回部門重新整理；入庫登記：驗(yàn)收合格的文件，由行政部檔案管理員在檔案管理系統(tǒng)中錄入信息（包括文件題名、分類號、檔號、移交人、接收日期等），并按分類順序存入檔案柜；編號上架：檔案采用“年度-機(jī)構(gòu)代碼-保管期限代碼-案卷流水號”編制檔號（如“2024-XZ-01-001”代表2024年行政部永久保管第1號案卷），并在檔案盒脊標(biāo)注檔號及題名，便于檢索。第五章模板表格一、行政文件歸檔移交清單序號文件題名文號形成日期份數(shù)頁數(shù)保管期限密級移交人接收人備注12024年行政管理制度匯編*行〔2024〕1號2024-01-151120永久普通張*李*22023年度第四季度辦公會議紀(jì)要*辦紀(jì)〔2023〕12號2023-12-2812530年普通王*李*3辦公電腦采購合同采-2024-0052024-02-2021510年普通趙*李*正本1份，副本1份……………說明：1.本單一式兩份，移交部門與行政部各執(zhí)一份；2.附件需在備注中注明；3.電子文件需標(biāo)注“含電子版”。二、行政文件借閱申請表借閱部門借閱人借閱事由文件信息文件題名文號檔號審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：行政部負(fù)責(zé)人簽字：日期：備注說明：1.涉密文件需經(jīng)總經(jīng)理審批；2.借閱期限一般不超過7天，到期需續(xù)借的需重新申請；3.借閱文件不得涂改、抽取、損毀，不得轉(zhuǎn)借。三、行政文件銷毀審批表序號文件題名文號形成日期保管期限銷毀原因銷毀份數(shù)頁數(shù)12018年辦公用品采購申請單*采申〔2018〕023號2018-05-1010年保管期滿1522017年臨時(shí)會議通知*辦通〔2017〕089號2017-09-1510年保管期滿13……鑒定小組意見經(jīng)鑒定，上述文件已保管期滿，無繼續(xù)保存價(jià)值，建議銷毀。簽字：*（鑒定小組組長）日期：審批意見行政部負(fù)責(zé)人：日期：總經(jīng)理：日期：監(jiān)銷記錄監(jiān)銷人：銷毀日期：說明：1.銷毀前需由鑒定小組（行政部、法務(wù)部、使用部門代表組成）鑒定；2.銷毀時(shí)需由兩人以上監(jiān)銷，保證文件徹底銷毀（紙質(zhì)文件碎紙?zhí)幚恚娮游募氐讋h除）；3.銷毀審批表及監(jiān)銷記錄需永久保存。第六章保管與利用一、保管要求庫房管理：檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光等設(shè)施；定期檢查：行政部每半年對檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)檢查，對破損、變質(zhì)檔案及時(shí)修復(fù)或復(fù)制；電子檔案管理：電子檔案應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或移動硬盤上，定期備份（至少一式兩份，異地存放），并定期檢查備份文件的可用性；涉密檔案管理：涉密檔案需單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，并嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。二、利用流程借閱申請：員工因工作需要借閱檔案，需填寫《行政文件借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人審批（涉密檔案需經(jīng)總經(jīng)理審批）；檔案提供：行政部檔案管理員根據(jù)審批意見，在1個(gè)工作日內(nèi)提供檔案，并登記借閱信息；歸還與檢查：借閱人應(yīng)在歸還期限內(nèi)歸還檔案，行政部檢查檔案是否完好，如有損壞或丟失，按《檔案管理規(guī)定》追究責(zé)任；復(fù)制規(guī)定：員工因工作需要復(fù)制檔案，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)印件”章，與原件具有同等效力。第七章鑒定與銷毀一、鑒定周期定期鑒定：行政部每5年組織一次檔案鑒定，對到期檔案進(jìn)行價(jià)值評估；不定期鑒定：機(jī)構(gòu)調(diào)整、場所變更或檔案遭受損壞時(shí)，及時(shí)對檔案進(jìn)行鑒定。二、鑒定程序成立鑒定小組（由行政部、法務(wù)部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員組成）；對到期檔案逐一鑒定，確定繼續(xù)保管或銷毀；編制《檔案鑒定意見表》，對繼續(xù)保管的檔案重新劃定保管期限，對擬銷毀的編制《行政文件銷毀審批表》。三、銷毀管理銷毀檔案需經(jīng)總經(jīng)理審批，嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀；銷毀時(shí)需由兩名以上監(jiān)銷人監(jiān)督，保證檔案徹底銷毀，監(jiān)銷人需在銷毀審批表上簽字；銷毀審批表及監(jiān)銷記錄由行政部永久保存，以備查考。第八章責(zé)任追究一、責(zé)任情形未按規(guī)定及時(shí)歸檔，導(dǎo)致文件遺失或損壞的；歸檔文件不齊全、不準(zhǔn)確，影響檔案利用的；擅自涂改、抽取、偽造、銷毀檔案的；檔案保管不當(dāng)，造成檔案霉變、蟲蛀、丟失等；泄露檔案秘密，造成企業(yè)損失的。二、處理措施對未按規(guī)定歸檔或檔案管理不當(dāng)?shù)牟块T負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人，給予通報(bào)批評，并扣減當(dāng)月績效的5%-10%；對擅自涂改、偽造、銷毀檔案或泄露秘密的，視情節(jié)輕重給予警告、降職、解除勞動合同等處分，造成企業(yè)損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任；涉嫌違法犯罪的，移交司法