儀器儀表廠采購(gòu)合同管理實(shí)施細(xì)則第一章總則第一條為規(guī)范儀器儀表廠（以下簡(jiǎn)稱“本廠”）采購(gòu)合同管理流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，提升采購(gòu)業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)及本廠實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求，制定本實(shí)施細(xì)則。第二條本細(xì)則適用于本廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與供應(yīng)商簽訂的所有采購(gòu)類合同（以下簡(jiǎn)稱“采購(gòu)合同”），包括但不限于原材料采購(gòu)、儀器設(shè)備采購(gòu)、技術(shù)服務(wù)采購(gòu)、外包服務(wù)采購(gòu)等類型。第三條采購(gòu)合同管理遵循“依法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、全程管控、風(fēng)險(xiǎn)防范”原則，覆蓋合同訂立、履行、變更、終止及檔案管理全生命周期，確保采購(gòu)行為可追溯、責(zé)任可落實(shí)。第二章管理職責(zé)第四條采購(gòu)部為采購(gòu)合同管理的主責(zé)部門，負(fù)責(zé)以下工作：（一）統(tǒng)籌采購(gòu)需求匯總與分析，組織供應(yīng)商篩選、談判及合同文本起草；（二）跟蹤合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行中的問(wèn)題；（三）定期匯總合同執(zhí)行情況，向管理層提交分析報(bào)告；（四）配合法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等部門完成合同審核與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。第五條法務(wù)部為合同合法性審核部門，負(fù)責(zé)：（一）審核合同條款的法律合規(guī)性，重點(diǎn)審查主體資格、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等內(nèi)容；（二）對(duì)重大合同提供專項(xiàng)法律意見(jiàn)，參與關(guān)鍵條款談判；（三）指導(dǎo)采購(gòu)部處理合同糾紛，協(xié)助收集證據(jù)、提起訴訟或仲裁。第六條財(cái)務(wù)部為合同資金管理部門，負(fù)責(zé)：（一）審核合同金額、支付方式、付款條件等經(jīng)濟(jì)條款，確保與預(yù)算及資金計(jì)劃匹配；（二）監(jiān)督合同執(zhí)行中的資金支付，核對(duì)驗(yàn)收憑證、發(fā)票等單據(jù)；（三）定期核查合同應(yīng)付賬款，提示逾期風(fēng)險(xiǎn)。第七條技術(shù)部（或相關(guān)業(yè)務(wù)部門）為技術(shù)條款審核部門，負(fù)責(zé)：（一）審核采購(gòu)標(biāo)的的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收規(guī)范等內(nèi)容，確保符合生產(chǎn)或研發(fā)需求；（二）參與供應(yīng)商技術(shù)能力評(píng)估，對(duì)關(guān)鍵設(shè)備或材料的技術(shù)方案提出專業(yè)意見(jiàn)；（三）協(xié)助采購(gòu)部完成到貨驗(yàn)收，出具技術(shù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。第八條管理層根據(jù)權(quán)限履行審批職責(zé)：（一）采購(gòu)金額50萬(wàn)元以下（含）的合同，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審批；（二）采購(gòu)金額50萬(wàn)元至200萬(wàn)元（含）的合同，由分管副總經(jīng)理審批；（三）采購(gòu)金額200萬(wàn)元以上的合同，由總經(jīng)理審批；（四）涉及重大技術(shù)、法律或財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的合同，需提交廠長(zhǎng)辦公會(huì)審議。第三章合同訂立流程第九條采購(gòu)需求確認(rèn)（一）需求部門應(yīng)提前30個(gè)工作日提交《采購(gòu)需求單》，注明采購(gòu)標(biāo)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、交付時(shí)間等信息；（二）采購(gòu)部匯總需求后，結(jié)合庫(kù)存、生產(chǎn)計(jì)劃及市場(chǎng)行情，編制《采購(gòu)計(jì)劃》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管副總經(jīng)理審批。第十條供應(yīng)商選擇與談判（一）一般采購(gòu)（50萬(wàn)元以下）采用比價(jià)方式，至少選擇3家以上合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)；（二）重大采購(gòu)（50萬(wàn)元以上）采用招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，按《儀器儀表廠招標(biāo)管理辦法》執(zhí)行；（三）談判過(guò)程需形成《談判記錄》，記錄主要分歧點(diǎn)及達(dá)成的共識(shí)，由雙方代表簽字確認(rèn)。第十一條合同起草與審核（一）采購(gòu)部根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本，優(yōu)先使用本廠標(biāo)準(zhǔn)合同模板；（二）合同應(yīng)明確以下核心條款：標(biāo)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總金額；交付時(shí)間、地點(diǎn)及方式；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方法；付款方式及期限；違約責(zé)任；爭(zhēng)議解決方式；（三）合同草案需經(jīng)技術(shù)部（技術(shù)條款）、財(cái)務(wù)部（經(jīng)濟(jì)條款）、法務(wù)部（法律條款）會(huì)簽審核，各部門應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)；（四）審核通過(guò)后，采購(gòu)部根據(jù)意見(jiàn)修訂合同，形成正式送審稿。第十二條合同審批與簽訂（一）送審稿按管理層審批權(quán)限提交審批，審批人應(yīng)重點(diǎn)核查合同內(nèi)容與采購(gòu)計(jì)劃、審核意見(jiàn)的一致性；（二）審批通過(guò)后，采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂前需核查供應(yīng)商資質(zhì)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等）及授權(quán)代表身份（法定代表人或授權(quán)委托書）；（三）合同需加蓋雙方公章（或合同專用章），多頁(yè)合同需加蓋騎縫章；（四）涉外采購(gòu)合同需明確適用法律、幣種、匯率風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)等條款，必要時(shí)聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)審核。第四章合同履行與監(jiān)控第十三條合同執(zhí)行跟蹤（一）采購(gòu)部應(yīng)建立《合同履行臺(tái)賬》，記錄合同編號(hào)、供應(yīng)商、標(biāo)的、交付時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)等信息；（二）在交付期前15個(gè)工作日，采購(gòu)部需提醒供應(yīng)商備貨；交付期前3個(gè)工作日，確認(rèn)物流信息；（三）供應(yīng)商延遲交貨超過(guò)5個(gè)工作日的，采購(gòu)部應(yīng)發(fā)送《履約催告函》，并按合同約定收取違約金；延遲超過(guò)15個(gè)工作日且無(wú)合理解釋的，可單方解除合同并追究賠償責(zé)任。第十四條驗(yàn)收與付款管理（一）到貨后，由技術(shù)部（或使用部門）、采購(gòu)部、質(zhì)量部共同驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收單》；（二）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以合同約定為準(zhǔn)，無(wú)明確約定的按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；（三）驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部將《驗(yàn)收單》提交財(cái)務(wù)部；財(cái)務(wù)部核對(duì)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單“三流一致”后，按合同約定支付款項(xiàng)；（四）驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)部應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)通知供應(yīng)商整改或退換貨，整改后需重新驗(yàn)收；因質(zhì)量問(wèn)題造成損失的，按合同約定索賠。第十五條合同變更與解除（一）因生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整、技術(shù)更新或市場(chǎng)變化需變更合同的，需由需求部門提出申請(qǐng)，說(shuō)明變更理由及內(nèi)容；（二）變更申請(qǐng)經(jīng)采購(gòu)部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部會(huì)簽審核后，報(bào)原審批人批準(zhǔn)；（三）變更內(nèi)容需簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，與原合同具有同等法律效力；（四）合同解除需雙方協(xié)商一致，簽訂《解除協(xié)議》，明確債權(quán)債務(wù)清理方式；單方解除需符合合同約定或法律規(guī)定，提前書面通知對(duì)方并留存證據(jù)。第十六條糾紛處理（一）合同履行中發(fā)生爭(zhēng)議的，采購(gòu)部應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商協(xié)商解決，形成《協(xié)商記錄》；（二）協(xié)商不成的，由法務(wù)部介入，通過(guò)調(diào)解、仲裁或訴訟方式處理；（三）糾紛處理過(guò)程中，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)向管理層匯報(bào)進(jìn)展，財(cái)務(wù)部暫停支付爭(zhēng)議款項(xiàng)（無(wú)爭(zhēng)議部分可正常支付）。第五章合同檔案管理第十七條歸檔范圍（一）合同文本（含補(bǔ)充協(xié)議、解除協(xié)議）；（二）合同審批單、會(huì)簽記錄、談判記錄；（三）驗(yàn)收單、付款憑證、往來(lái)函件（含催告函、索賠函等）；（四）與合同相關(guān)的其他資料（如招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、檢測(cè)報(bào)告等）。第十八條歸檔要求（一）合同簽訂或履行完畢后10個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)部應(yīng)將完整資料移交檔案室；（二）檔案按“合同編號(hào)-年度-類別”分類歸檔，電子檔案同步上傳至本廠信息管理系統(tǒng)；（三）歸檔資料需真實(shí)、完整，不得遺漏關(guān)鍵條款或簽字頁(yè)。第十九條檔案保管與查閱（一）合同檔案保管期限為：一般合同5年，重大合同（金額200萬(wàn)元以上或涉及核心技術(shù)）10年，涉及訴訟或未結(jié)糾紛的合同保管至糾紛解決后5年；（二）查閱合同檔案需填寫《檔案查閱申請(qǐng)單》，經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員陪同查閱；（三）未經(jīng)批準(zhǔn)不得摘抄、復(fù)制或外借