影視協(xié)會(huì)檔案借閱管理實(shí)施辦法第一章總則第一條為規(guī)范影視協(xié)會(huì)檔案借閱管理，保障檔案信息安全與合理利用，服務(wù)影視行業(yè)規(guī)范發(fā)展與學(xué)術(shù)研究，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》及本協(xié)會(huì)章程，結(jié)合實(shí)際工作需求，制定本辦法。第二條本辦法所稱“檔案”，指協(xié)會(huì)在日常管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、行業(yè)服務(wù)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)及實(shí)物等不同形式的歷史記錄，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案及電子檔案等。第三條本辦法適用于協(xié)會(huì)內(nèi)部工作人員、會(huì)員單位、行業(yè)相關(guān)機(jī)構(gòu)及個(gè)人（以下統(tǒng)稱“借閱人”）對(duì)協(xié)會(huì)檔案的查閱、復(fù)制、摘錄等借閱行為。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條協(xié)會(huì)綜合部為檔案管理職能部門，下設(shè)檔案科（或指定專人）負(fù)責(zé)檔案的日常保管、借閱登記、監(jiān)督歸還及安全維護(hù)等工作，具體職責(zé)包括：（一）制定并完善檔案借閱管理制度，編制檔案分類目錄與開放范圍清單；（二）審核借閱申請(qǐng)材料，辦理借閱手續(xù)，記錄借閱信息；（三）監(jiān)督借閱過程，提醒借閱人遵守檔案使用規(guī)范；（四）核查歸還檔案的完整性與安全性，完成歸檔；（五）定期匯總分析借閱數(shù)據(jù)，優(yōu)化服務(wù)流程。第五條協(xié)會(huì)各業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合檔案管理部門工作，提供本部門形成檔案的詳細(xì)目錄及開放建議，協(xié)助核查涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案借閱需求。第六條檔案管理人員須具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容或違規(guī)提供檔案信息。第三章檔案分類與借閱范圍第七條協(xié)會(huì)檔案按內(nèi)容與性質(zhì)分為以下類別：（一）文書檔案：包括協(xié)會(huì)章程、理事會(huì)決議、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、通知公告、往來函件等；（二）業(yè)務(wù)檔案：包括行業(yè)調(diào)研報(bào)吿、項(xiàng)目申報(bào)材料、獎(jiǎng)項(xiàng)評(píng)審記錄、會(huì)員服務(wù)記錄、合作協(xié)議等；（三）聲像檔案：包括活動(dòng)照片、視頻錄像、影視資料樣片、訪談錄音等；（四）實(shí)物檔案：包括獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)獎(jiǎng)牌、重要紀(jì)念品、行業(yè)代表性實(shí)物等；（五）電子檔案：包括上述各類檔案的數(shù)字化版本及數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)存儲(chǔ)的電子文件。第八條檔案借閱范圍實(shí)行分級(jí)管理：（一）開放檔案：不涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私及行業(yè)敏感信息的檔案，可向協(xié)會(huì)內(nèi)部人員、會(huì)員單位及符合條件的外部單位/個(gè)人開放；（二）限制檔案：涉及行業(yè)敏感數(shù)據(jù)、未公開決策過程或需保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案，僅限協(xié)會(huì)內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員或經(jīng)特別審批的會(huì)員單位查閱；（三）保密檔案：包含國家秘密、會(huì)員商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格限制借閱，僅限因工作需要且符合保密規(guī)定的人員申請(qǐng)，須經(jīng)協(xié)會(huì)主要負(fù)責(zé)人審批。第四章借閱申請(qǐng)與審批第九條借閱人需填寫《影視協(xié)會(huì)檔案借閱申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱《申請(qǐng)表》），按以下流程提交申請(qǐng)：（一）協(xié)會(huì)內(nèi)部人員：填寫《申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱/編號(hào)、使用方式（查閱/復(fù)制/摘錄）及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交檔案科；（二）會(huì)員單位：提交《申請(qǐng)表》、單位介紹信（加蓋公章）、經(jīng)辦人身份證復(fù)印件，注明查閱用途（須與會(huì)員業(yè)務(wù)相關(guān)），經(jīng)檔案科初審后報(bào)綜合部分管負(fù)責(zé)人審批；（三）外部單位/個(gè)人：提交《申請(qǐng)表》、單位營業(yè)執(zhí)照/個(gè)人身份證復(fù)印件、查閱用途說明（需列明研究或工作必要性），經(jīng)檔案科初審、綜合部審核后，報(bào)協(xié)會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（四）保密檔案借閱：除上述材料外，需額外提交保密承諾書，經(jīng)協(xié)會(huì)主要負(fù)責(zé)人審批后方可辦理。第十條檔案科應(yīng)在收到申請(qǐng)后3個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核查：（一）申請(qǐng)材料是否齊全、規(guī)范；（二）借閱目的是否合理、合規(guī)；（三）申請(qǐng)檔案是否在開放或可審批范圍內(nèi)。第十一條審批通過后，借閱人需與檔案科簽訂《檔案借閱安全責(zé)任書》（以下簡(jiǎn)稱《責(zé)任書》），明確檔案使用責(zé)任及違規(guī)后果，方可領(lǐng)取檔案。第五章借閱管理與使用第十二條檔案借閱實(shí)行數(shù)量與期限限制：（一）單次借閱紙質(zhì)檔案不超過10卷（件），電子檔案不超過5G容量；（二）普通檔案借閱期限為15個(gè)工作日，限制檔案為7個(gè)工作日；因特殊情況需延長(zhǎng)的，須在到期前3個(gè)工作日提交《延期申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案科審核同意后可延長(zhǎng)一次，延長(zhǎng)不超過7個(gè)工作日；（三）實(shí)物檔案原則上不外借，僅限在檔案查閱室現(xiàn)場(chǎng)查看；確需短期借用的，須經(jīng)協(xié)會(huì)主要負(fù)責(zé)人審批，期限不超過3個(gè)工作日。第十三條借閱人使用檔案時(shí)須遵守以下規(guī)定：（一）僅限在申請(qǐng)用途范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或用于其他目的；（二）紙質(zhì)檔案須在檔案查閱室或指定場(chǎng)所使用，禁止帶離；確需攜帶外出的，須額外提交《外出使用申請(qǐng)表》，經(jīng)綜合部分管負(fù)責(zé)人審批；（三）禁止折疊、涂畫、污損檔案，不得擅自拆卷、撕頁或標(biāo)注；（四）復(fù)制檔案需經(jīng)檔案科同意，復(fù)制件須注明“影視協(xié)會(huì)檔案復(fù)制件，不具有原始檔案法律效力”；（五）電子檔案需通過協(xié)會(huì)指定的安全設(shè)備或賬號(hào)登錄查閱，禁止下載至私人設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)傳播；（六）聲像檔案播放需使用檔案科提供的專用設(shè)備，禁止私自拷貝或剪輯。第十四條檔案管理人員須全程監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)查閱過程，對(duì)違規(guī)行為及時(shí)制止并記錄；發(fā)現(xiàn)檔案損毀或異常情況，應(yīng)立即暫停借閱并上報(bào)處理。第六章歸還與歸檔第十五條借閱人應(yīng)在約定期限內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案科須按以下流程核查：（一）核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)與借出記錄是否一致；（二）檢查檔案外觀是否完整，有無污損、缺頁、拆卷等情況；（三）確認(rèn)電子檔案未被非法復(fù)制或傳播（通過技術(shù)手段核查訪問日志）；（四）收回《責(zé)任書》并歸檔留存。第十六條經(jīng)核查無誤后，檔案科在《借閱登記冊(cè)》中標(biāo)注“已歸還”，完成歸檔；若發(fā)現(xiàn)檔案損毀或缺失，按第七章規(guī)定處理。第十七條逾期未歸還且未申請(qǐng)延期的，檔案科應(yīng)發(fā)送《檔案催還通知書》；超過10個(gè)工作日仍未歸還的，暫停借閱人檔案借閱權(quán)限，直至歸還并說明情況；造成檔案丟失的，按責(zé)任條款追償。第七章監(jiān)督與責(zé)任第十八條協(xié)會(huì)紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案借閱管理工作進(jìn)行監(jiān)督，定期抽查借閱記錄與檔案狀態(tài)，受理違規(guī)行為舉報(bào)。第十九條借閱人違反本辦法規(guī)定，按以下情形處理：（一）未按規(guī)定使用檔案但未造成損失的，給予警告并記錄不良信用；（二）造成檔案污損、缺失的，須按檔案價(jià)值賠償，并承擔(dān)修復(fù)費(fèi)用；（三）擅自復(fù)制、傳播檔案或利用檔案謀取私利的，取消借閱資格；涉及違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理；（四）泄露保密檔案信息的，依法追究法律責(zé)任。第二十條檔案管