ICS01.140.20

CCSA14

!7,



DB32/T5157—2025

檔案移交與接收規(guī)范

Specificationforarchivetransferandaccession

2025-07-28發(fā)布2025-08-28實(shí)施

江蘇省市場監(jiān)督管理局發(fā)布

中國標(biāo)準(zhǔn)出版社出版

DB32/T5157—2025

目次

前言……………………………Ⅲ

1范圍…………………………1

2規(guī)范性引用文件……………1

3術(shù)語和定義…………………2

4移交與接收范圍及內(nèi)容……………………2

5移交與接收時限……………3

6檔案質(zhì)量要求………………3

7移交與接收程序……………5

附錄A（資料性）移交進(jìn)館檔案解密意見表…………………8

附錄B（資料性）移交進(jìn)館檔案解密情況匯總表……………9

附錄C（資料性）移交進(jìn)館檔案開放審核意見表…………10

附錄D（資料性）移交進(jìn)館檔案開放審核情況匯總表……………………11

附錄E（資料性）移交進(jìn)館檔案概況表……………………12

附錄F（資料性）傳統(tǒng)載體檔案綜合統(tǒng)計表………………13

附錄G（資料性）電子檔案綜合統(tǒng)計表……………………14

附錄H（資料性）按件整理文書檔案數(shù)量統(tǒng)計表…………15

附錄I（資料性）電子檔案移交與接收登記表………………16

附錄J（資料性）檔案移交驗(yàn)收申請表………………………17

附錄K（資料性）檔案接收工作檢查記錄表………………18

附錄L（資料性）接收檔案防霉防蟲檢查記錄表…………19

附錄M（資料性）電子檔案接收檢測登記表………………20

附錄N（資料性）檔案交接文據(jù)……………22

附錄O（資料性）接收檔案消殺記錄表……………………23

附錄P（資料性）檔案館檔案接收登記簿…………………24

參考文獻(xiàn)………………………25

Ⅰ

DB32/T5157—2025

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。

本文件由江蘇省檔案局提出、歸口并組織實(shí)施。

本文件起草單位：江蘇省檔案館、江蘇省交通運(yùn)輸廳、南京市檔案館、常州市檔案館、宜興市檔案史

志館。

本文件主要起草人：趙深、蔡宜軍、劉峰、蔡和、蔣守國、蔡煒斌、韓浩明、傅小雨、章瑾、孫明霞、繆華、

韋秀霞、張凌霄、陸靜賢、沈濤。

Ⅲ

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檔案移交與接收規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了檔案移交與接收的范圍、內(nèi)容、時限、質(zhì)量要求和程序。

本文件適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織檔案的移交與國家綜合檔案館檔案的接收。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文

件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T9705文書檔案案卷格式

GB/T10609.3技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法

GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T39362黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范

GB/T42727政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范

GB/T43539政府網(wǎng)站網(wǎng)頁電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范

DA/T2科學(xué)技術(shù)研究項目檔案管理規(guī)范

DA/T12全宗卷規(guī)范

DA/T14全宗指南編制規(guī)范

DA/T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

DA/T18檔案著錄規(guī)則

DA/T22歸檔文件整理規(guī)則

DA/T28建設(shè)項目檔案管理規(guī)范

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T32公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則

DA/T39會計檔案案卷格式

DA/T40印章檔案整理規(guī)則

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

DA/T62錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求

DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范

DA/T80政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南

DA/T89實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T93電子檔案移交接收操作規(guī)程

DB32/T505文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)交換格式

DB32/T1893電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和封裝格式

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3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

檔案移交archivetransfer

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織依據(jù)國家規(guī)定把檔案交給國家綜合檔案館保存的過程。

3.2

檔案接收archiveaccession

國家綜合檔案館依據(jù)國家規(guī)定收存機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織檔案的過程。

4移交與接收范圍及內(nèi)容

4.1移交與接收范圍

4.1.1組織機(jī)構(gòu)的檔案

4.1.1.1各級國家綜合檔案館接收本級下列組織機(jī)構(gòu)的檔案：

a）中國共產(chǎn)黨委員會及所屬各部門；

b）人民代表大會及其常設(shè)機(jī)構(gòu)；

c）人民政府及其所屬各部門和單位；

d）人民政協(xié)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)；

e）紀(jì)委監(jiān)委；

f）人民法院、人民檢察院；

g）民主黨派、工商聯(lián)機(jī)關(guān)；

h）工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)等人民團(tuán)體；

i）國有企業(yè)、事業(yè)單位；

j）其他按規(guī)定應(yīng)向國家綜合檔案館移交檔案的單位。

4.1.1.2各級國家綜合檔案館可根據(jù)實(shí)際全部或部分接收4.1.1.1所列機(jī)構(gòu)的下屬單位和臨時機(jī)構(gòu)的檔

案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)形成的檔案列入縣級國家綜合檔案館接收范圍。

4.1.1.3撤銷機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)依據(jù)規(guī)定向本級國家綜合檔案館移交；一個機(jī)關(guān)并入另一個機(jī)關(guān)或幾個機(jī)

關(guān)合并為一個新的機(jī)關(guān)，其檔案移交給合并后的機(jī)關(guān)集中管理或向本級國家綜合檔案館移交；機(jī)關(guān)所屬

機(jī)構(gòu)撤銷的，其檔案由主管機(jī)關(guān)集中管理，屬于國家綜合檔案館接收范圍的依據(jù)規(guī)定向本級國家綜合檔

案館移交。

4.1.1.4國有企業(yè)及其子企業(yè)發(fā)生關(guān)閉、破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制等，事業(yè)單位發(fā)生撤銷、合并等情況，其相關(guān)檔案由本

級國家綜合檔案館接收。

4.1.2重要?dú)v史、專題、專業(yè)的檔案

各級國家綜合檔案館接收下列重要?dú)v史、專題、專業(yè)的檔案：

a）中華人民共和國成立前各個歷史時期政權(quán)機(jī)構(gòu)、社會組織、著名人物等形成的檔案；

b）重大活動、重特大事件形成的檔案；

c）反映黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人在江蘇各地公務(wù)活動、各級黨委政府主要領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動、國內(nèi)外知名人

物在江蘇各地重要活動的檔案；

d）關(guān)系國家安全、國計民生、公共服務(wù)、新興產(chǎn)業(yè)等重點(diǎn)行業(yè)檔案；

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e）反映各地政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、生態(tài)、體育等領(lǐng)域發(fā)展成就的重點(diǎn)項目檔案，為滿足各項事業(yè)

發(fā)展和人民群眾基本需求而建立的專業(yè)檔案。

4.2移交與接收內(nèi)容

各移交單位應(yīng)向本級國家綜合檔案館移交以下檔案和相關(guān)材料：

a）文書、科技、會計、專業(yè)、錄音、錄像、照片、實(shí)物、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體等

各種門類、載體的檔案（含電子檔案）；

b）與移交單位工作職能和業(yè)務(wù)工作有關(guān)，有助于了解檔案內(nèi)容的各種資料，包括出版物、文件匯

集、資料匯編、統(tǒng)計資料、史志年鑒等；

c）紙質(zhì)和機(jī)讀目錄；

d）傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化成果；

e）涉密檔案解密材料；

f）檔案開放審核材料；

g）特殊格式電子檔案的讀取平臺；

h）與移交檔案相關(guān)的全宗卷文件材料。

5移交與接收時限

5.1省級、設(shè)區(qū)的市級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織具有永久、定期30年及以上保存價值的檔

案，應(yīng)自檔案形成之日起滿20年即向本級國家綜合檔案館移交；縣級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組

織具有永久、定期30年及以上保存價值的檔案，應(yīng)自檔案形成之日起滿10年即向本級國家綜合檔案館

移交。

5.2機(jī)關(guān)、事業(yè)單位撤銷或合并，各級所屬國有企業(yè)及其子企業(yè)發(fā)生關(guān)閉、破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制等情況，其檔案需

向本級國家綜合檔案館移交的，應(yīng)在撤銷、合并或清算結(jié)束后1年內(nèi)按規(guī)定完成檔案移交。

5.3重大活動、重特大事件檔案依據(jù)《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》《中共中央辦公廳、國務(wù)院辦

公廳關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》等規(guī)定的時限移交。

5.4經(jīng)本級檔案主管部門檢查和同意，專業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的檔案，可以延長向有關(guān)的國家綜合檔

案館移交的期限。已撤銷單位的檔案可以提前向有關(guān)的國家綜合檔案館移交。移交單位檔案保管條件

不善、存在安全隱患或嚴(yán)重漲庫的，經(jīng)本級國家綜合檔案館同意可以提前移交進(jìn)館。

5.5各級國家綜合檔案館可以提前接收涉及民生的檔案和社會各界利用需求迫切的檔案。

5.6電子檔案移交與接收時限按照DA/T93的規(guī)定執(zhí)行。

6檔案質(zhì)量要求

6.1收集要求

各移交單位職能活動中形成的各門類、載體的檔案，均應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)各單位文件材料歸檔范圍和檔案

保管期限表應(yīng)歸盡歸，滿足收集齊全完整的要求。

6.2整理要求

6.2.1分類科學(xué)

檔案門類劃分科學(xué)合理，分類方法協(xié)調(diào)統(tǒng)一并保持相對穩(wěn)定。

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6.2.2整理規(guī)范

6.2.2.1文書檔案整理應(yīng)符合GB/T9705、DA/T22及《江蘇省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實(shí)施細(xì)則》的要求。

6.2.2.2科技檔案整理應(yīng)符合GB/T11822、DA/T2、DA/T28及《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》《國家

電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法》的要求。圖紙折疊按照GB/T10609.3的要求進(jìn)行。

6.2.2.3會計檔案整理應(yīng)依據(jù)《會計檔案管理辦法》，并符合DA/T39的要求。

6.2.2.4專業(yè)檔案整理應(yīng)符合專業(yè)檔案管理規(guī)范要求。

6.2.2.5照片檔案整理應(yīng)符合GB/T11821、DA/T50的要求。

6.2.2.6錄音、錄像檔案整理應(yīng)符合DA/T78的要求。

6.2.2.7各種榮譽(yù)獎品、宣傳紀(jì)念品、證章等不同載體和不同物質(zhì)形態(tài)的實(shí)物檔案整理應(yīng)符合本級國家

綜合檔案館要求。印章檔案整理應(yīng)同時符合DA/T40的要求。

6.2.2.8電子檔案整理應(yīng)依據(jù)《電子檔案管理辦法》，并符合GB/T18894、GB/T39362、GB/T42727的要求。

6.2.2.9磁性載體檔案整理應(yīng)符合DA/T15的要求。

6.2.2.10公務(wù)電子郵件檔案整理應(yīng)符合DA/T32的要求。

6.2.2.11網(wǎng)頁信息檔案整理應(yīng)符合GB/T43539、DA/T80的要求。

6.2.3檔號統(tǒng)一

列入接收范圍的檔案檔號編制應(yīng)符合館室一體要求，由各級國家綜合檔案館統(tǒng)一指導(dǎo)提前確定編制方案。

6.3數(shù)字化要求

移交單位應(yīng)在進(jìn)館前對移交進(jìn)館的傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化，數(shù)字化成果隨檔案一并移交。國家綜

合檔案館認(rèn)可的難以數(shù)字化或利用率不高的檔案除外。紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T31的要求，錄音

錄像檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T62的要求，實(shí)物檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T89的要求。

6.4檢索工具要求

6.4.1全宗卷

移交單位應(yīng)依據(jù)DA/T12和DA/T14的要求建立全宗卷，編有全宗指南。在檔案移交時同步移交

有助于進(jìn)館檔案管理和利用的全宗指南、機(jī)構(gòu)沿革、大事記等相關(guān)全宗卷文件材料。

6.4.2紙質(zhì)目錄

移交單位應(yīng)編有全部移交檔案的紙質(zhì)案卷級和文件級目錄（含涉密檔案），與移交檔案一并移交。

6.4.3機(jī)讀目錄

移交單位應(yīng)編有全部移交檔案的案卷級、文件級機(jī)讀目錄。涉密檔案按保密要求單獨(dú)建立目錄。機(jī)

讀目錄數(shù)據(jù)采集符合DB32/T505、DB32/T1893的要求。檔案著錄信息應(yīng)完整、準(zhǔn)確，著錄標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)

DA/T18的要求執(zhí)行。機(jī)讀目錄在離線移交時采用格式應(yīng)與檔案館系統(tǒng)兼容。

6.5電子檔案要求

6.5.1移交單位應(yīng)確保電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

6.5.2電子檔案移交信息包應(yīng)包括待移交電子檔案的目錄數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)，并符合《電子檔案移

交與接收辦法》和DA/T93的要求。

6.5.3電子檔案不保留電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形。

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6.6解密開放審核要求

6.6.1移交單位應(yīng)依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《國家秘密定密管理規(guī)定》《國家秘密解密暫行

辦法》的要求，在檔案移交前完成對到期涉密檔案的解密審核和對未滿保密期限涉密檔案的解密說明，并

填寫《移交進(jìn)館檔案解密意見表》（見附錄A）和《移交進(jìn)館檔案解密情況匯總表》（見附錄B）一式兩份。

6.6.2移交單位應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，在檔案移交前完成移交檔案的開放審核工作，并附具《移交進(jìn)館檔

案開放審核意見表》（見附錄C）和《移交進(jìn)館檔案開放審核情況匯總表》（見附錄D）。原政府信息公開文

件移交時應(yīng)保持公開。

6.6.3經(jīng)國家綜合檔案館同意，提前將檔案移交國家綜合檔案館保管的，在國家規(guī)定的移交期限屆滿前，

該檔案所涉及政府信息公開事項仍由生成者或者保存政府信息的單位辦理。移交期限屆滿的，涉及政府

信息公開事項的檔案依據(jù)檔案利用規(guī)定辦理。

7移交與接收程序

7.1流程圖

檔案移交與接收流程包括國家綜合檔案館編制計劃、移交單位自檢與整改、填寫移交表格、提交驗(yàn)收申請、

國家綜合檔案館組織檢查與驗(yàn)收、辦理移交接收、檔案消殺、檔案入庫等步驟，檔案移交與接收流程圖見圖1。

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圖1檔案移交與接收流程圖

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7.2編制計劃

國家綜合檔案館應(yīng)提前制定檔案接收計劃，并及時向移交單位印發(fā)通知。移交單位應(yīng)在接到通知后

一個月內(nèi)，編制本單位檔案移交工作方案，填寫報送《移交進(jìn)館檔案概況表》（見附錄E）。

7.3自檢與整改

移交單位組織對待移交檔案進(jìn)行逐卷（件）檢查，對漏歸檔案及時補(bǔ)充收集、整理到位，借出檔案催還

入庫，對缺卷（件）檔案進(jìn)行登記，對電子檔案移交信息包的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測，對

檢查發(fā)現(xiàn)的各類問題進(jìn)行整改。檢查包括以下內(nèi)容。

a）檔案齊全完整情況。檢查文件歸檔是否齊全完整，已歸檔整理的檔案是否存在遺失、借出未歸

還或重復(fù)歸檔等情況。

b）檔案整理質(zhì)量。檢查立卷檔案卷內(nèi)文件目錄、備考表齊全，封面填寫準(zhǔn)確，頁碼編制規(guī)范等情

況；檢查按件整理的檔案盒盒脊、盒封面內(nèi)容標(biāo)注清晰，盒內(nèi)有備考表，歸檔章等內(nèi)容填寫齊全、

準(zhǔn)確等情況；檢查案卷號、件號是否存在斷號、空號、重號等情況；檢查檔案裝訂是否規(guī)范。

c）機(jī)讀目錄質(zhì)量。檢查案卷級、文件級機(jī)讀目錄與檔案實(shí)體一一對應(yīng)，著錄項目齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確，

涉密檔案單獨(dú)編制目錄等情況。

d）檔案數(shù)字化質(zhì)量。檢查各類檔案的數(shù)字化完成情況，數(shù)字化成果參數(shù)和格式規(guī)范、分件準(zhǔn)確、頁

數(shù)完整、圖像清晰等情況。

e）電子檔案質(zhì)量。檢查電子檔案移交信息包的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等情況。

f）涉密檔案解密審核和檔案開放審核情況。檢查是否已按要求完成了涉密檔案解密審核和檔案

開放審核工作。

g）相關(guān)材料完整規(guī)范情況。檢查需同步移交的移交用表、紙質(zhì)目錄、全宗卷文件等材料是否完整

規(guī)范。

7.4填寫移交表格

移交單位根據(jù)待移交檔案情況填寫《傳統(tǒng)載體檔案綜合統(tǒng)計表》（見附錄F）、《電子檔案綜合統(tǒng)計表》

（見附錄G）、《按件整理文書檔案數(shù)量統(tǒng)計表》（見附錄H）、《電子檔案移交與接收登記表》（見附錄I）。

7.5提交驗(yàn)收申請

移交單位填寫并報送《檔案移交驗(yàn)收申請表》（見附錄J），提請國家綜合檔案館驗(yàn)收。

7.6組織檢查與驗(yàn)收

7.6.1國家綜合檔案館對待移交檔案質(zhì)量進(jìn)行檢查與驗(yàn)收，并填寫下列表格：

a）《檔案接收工作檢查記錄表》（見附錄K）；

b）《接收檔案防霉防蟲檢查記錄表》（見附錄L）；

c）《電子檔案接收檢測登記表》（見附錄M）。

7.6.2移交單位根據(jù)國家綜合檔案館檢查與驗(yàn)收意見作進(jìn)一步整改，并修改完善各項統(tǒng)計表。經(jīng)檢查與

驗(yàn)收合格或整改復(fù)查合格后，確定檔案移交接收時間。

7.6.3傳統(tǒng)載體檔案質(zhì)量檢查采取抽查方式，抽查比例不低30%，合格率達(dá)98%以上，方可通過審核。

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果采用計算機(jī)自動檢驗(yàn)和人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式。能夠采用計算機(jī)自動檢驗(yàn)的

項目應(yīng)采用計算機(jī)自動檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格率應(yīng)為100%；對于無法用計算機(jī)自動檢

驗(yàn)的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)，抽檢比率應(yīng)不應(yīng)低于5%。對于

數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于

6

DB32/T5157—2025

95%。電子檔案檢查應(yīng)依據(jù)DA/T70的要求進(jìn)行檢測。

7.7辦理移交接收

7.7.1傳統(tǒng)載體檔案清點(diǎn)裝箱

移交單位逐卷（件）清點(diǎn)檔案實(shí)體數(shù)量，將檔案按序裝箱或打包，保證檔案裝運(yùn)有序、安全。

7.7.2電子檔案和機(jī)讀目錄、檔案數(shù)字化成果遷移

7.7.2.1采取在線方式移交的，應(yīng)通過國家綜合檔案館指定的，符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)

進(jìn)行。

7.7.2.2不具備在線移交條件的，應(yīng)配備符合安全管理要求的存儲介質(zhì)進(jìn)行離線移交，存儲介質(zhì)的選擇

和檢測應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，并標(biāo)注可反映其內(nèi)容的標(biāo)簽。

7.7.2.3涉密檔案應(yīng)單獨(dú)移交，并嚴(yán)格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。

7.7.2.4采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)去除加密措施后移交；壓縮的電子檔案應(yīng)解壓縮后移交；特殊

格式的電子檔案應(yīng)與其讀取平臺一并移交。

7.7.2.5已移交的電子檔案應(yīng)在移交單位至少保存5年。

7.7.3檔案交接

7.7.3.1移交單位將需同步移交的全宗卷文件、解密審核和開放審核材料，以及紙質(zhì)目錄等材料匯總，并

填寫《檔案交接文據(jù)》（見附錄N）。

7.7.3.2移交單位將檔案和相關(guān)材料運(yùn)送至國家綜合檔案館指定場所。國家綜合檔案館對移交檔案和

相關(guān)材料進(jìn)行清點(diǎn)。

7.7.4交接手續(xù)辦理

在清點(diǎn)無誤后，雙方辦理交接手續(xù)。《檔案交接文據(jù)》一式四份，移交單位與接收單位各兩份（一份歸

檔，一份放全宗卷）。

7.8檔案消殺

國家綜合檔案館組織對接收檔案進(jìn)行消殺并留存消殺記錄（見附錄O）。

7.9檔案入庫

7.9.1檔案實(shí)體上架

國家綜合檔案館將消殺后檔案入庫上架，進(jìn)行存址登記，完善指引標(biāo)牌。

7.9.2數(shù)據(jù)導(dǎo)入

國家綜合檔案館將接收的電子檔案和機(jī)讀目錄、數(shù)字化成果等導(dǎo)入或掛接至檔案管理系統(tǒng)。

7.9.3登記統(tǒng)計

國家綜合檔案館做好進(jìn)館檔案資料的登記和統(tǒng)計工作（見附錄P）。

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附錄A

（資料性）

移交進(jìn)館檔案解密意見表

移交進(jìn)館檔案解密意見表見表A.1。

表A.1移交進(jìn)館檔案解密意見表

全宗號全宗名稱檔案起止年限

檔案移交時間檔案移交單位

檔案數(shù)量

涉密檔案總量

檔案門類到期應(yīng)解密審核檔案數(shù)量（件）

（件）

卷件

移交檔案概況及

涉密件數(shù)量

解密維持原密密級變更合計

解密結(jié)果檔案移交部門（蓋章）

填表說明：1.檔案門類填寫本次移交進(jìn)館的所有檔案門類；2.到期應(yīng)解密審核檔案數(shù)量包含本單位定密、原定密單位通知

解密的到期應(yīng)解密檔案；3.解密結(jié)果詳見《移交進(jìn)館檔案解密情況匯總表》和機(jī)讀目錄。

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附錄B

（資料性）

移交進(jìn)館檔案解密情況匯總表

移交進(jìn)館檔案解密情況匯總表見表B.1。

表B.1移交進(jìn)館檔案解密情況匯總表

填報單位：年月日

原定密情況變更情況

文件成文解密解密

序號檔號責(zé)任者題名

編號日期原保密結(jié)果類型現(xiàn)保密

原密級現(xiàn)密級

期限期限

填表說明：1.解密結(jié)果選擇填寫“解密”或“維持原密”或“密級變更”；2.解密類型選擇填寫“自行解密”或“提前解密”。

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附錄C

（資料性）

移交進(jìn)館檔案開放審核意見表

移交進(jìn)館檔案開放審核意見表見表C.1。

表C.1移交進(jìn)館檔案開放審核意見表

全宗號全宗名稱檔案起止年限

移交時間檔案移交單位

檔案數(shù)量機(jī)讀目錄數(shù)量

檔案門類

保管期限載體類型起止時間

（一級）

卷件卷件

移交檔案概況

應(yīng)審核數(shù)量已審核數(shù)量開放數(shù)量

開放審核意見件卷件卷件卷檔案移交單位（蓋章）

填表說明：1.檔案門類應(yīng)填寫本次移交的所有檔案門類；2.除了無卷內(nèi)文件的相關(guān)門類檔案，其余門類檔案的開放審核意

見應(yīng)具體到件，即應(yīng)審核數(shù)量、已審核數(shù)量、開放數(shù)量均填寫“件”數(shù)；3.審核結(jié)果詳見《移交進(jìn)館檔案開放審核情況匯總表》

和機(jī)讀目錄。

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附錄D

（資料性）

移交進(jìn)館檔案開放審核情況匯總表

移交進(jìn)館檔案開放審核情況匯總表見表D.1。

表D.1移交進(jìn)館檔案開放審核情況匯總表

填報單位：年月日

檔案起止

全宗號全宗名稱

年限

檔案移交

檔案移交單位

時間

機(jī)讀目錄應(yīng)審核已審核

檔案門類目錄號/分類號檔案數(shù)量開放數(shù)量

起止卷載體保管起止數(shù)量數(shù)量數(shù)量

（件）號類型期限時間

一級二級立卷不立卷卷件卷件件卷件卷件卷

合計

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附錄E

（資料性）

移交進(jìn)館檔案概況表

移交進(jìn)館檔案概況表見表E.1。

表E.1移交進(jìn)館檔案概況表

移交單位（簽章）：

全宗名稱全宗號

檔案資料總排架

檔案起止年限計劃移交時間

長度（cm）

檔案資料數(shù)量機(jī)讀目錄條數(shù)數(shù)字化復(fù)制件

檔案資料門類備注

卷件案卷級文件級卷件幅分鐘

傳統(tǒng)載體檔案

電子檔案/

資料

合計

電子檔案資料數(shù)據(jù)總量

數(shù)字化復(fù)制件數(shù)據(jù)總量（GB）

（GB）

紙質(zhì)目錄數(shù)量（冊）全宗卷材料數(shù)量（件）

填表人：填表時間：

填表說明：傳統(tǒng)載體檔案門類包括文書、科技、會計、專業(yè)、照片、錄音錄像、實(shí)物等；電子檔案門類包括文書、科技、會計、專

業(yè)、照片、錄音錄像、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案等。

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附錄F

（資料性）

傳統(tǒng)載體檔案綜合統(tǒng)計表

傳統(tǒng)載體檔案綜合統(tǒng)計表見表F.1。

表F.1傳統(tǒng)載體檔案綜合統(tǒng)計表

移交單位（簽章）：

檔案總排架長度數(shù)字化復(fù)制件數(shù)據(jù)總量

全宗號全宗名稱

（cm）（GB）

檔案

起止涉密檔案數(shù)量（件）機(jī)讀目錄數(shù)（條）數(shù)字化復(fù)制件

檔案數(shù)量

序檔案整理目錄分類載體保管卷備

起止

號門類方式號號類型期限（盒）注

時間小絕機(jī)秘其分

號卷件案卷級文件級卷件幅

計密密密他鐘

合計

填表人：填表時間：

填表說明：1．檔案門類包括文書、科技、會計、專業(yè)、照片、錄音錄像、實(shí)物等；2．“整理方式”欄填“立卷”或“不立卷”；3．“起

止卷（盒）號”欄立卷檔案填起止卷號，不立卷檔案填起止盒號。

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附錄G

（資料性）

電子檔案綜合統(tǒng)計表

電子檔案綜合統(tǒng)計表見表G.1。

表G.1電子檔案綜合統(tǒng)計表

移交單位（簽章）：

電子檔案數(shù)據(jù)總量

全宗號全宗名稱

（GB）

涉密檔案數(shù)量（件）

檔案保管機(jī)讀目錄數(shù)

序號分類號檔案起止時間檔案數(shù)量（件）備注

門類期限（條）

小計絕密機(jī)密秘密其他

合計

填表人：填表時間：

填表說明：檔案門類包括文書、科技、會計、專業(yè)、照片、錄音錄像、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案等。

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DB32/T5157—2025

附錄H

（資料性）

按件整理文書檔案數(shù)量統(tǒng)計表

按件整理文書檔案數(shù)量統(tǒng)計表見表H.1。

表H.1按件整理文書檔案數(shù)量統(tǒng)計表

移交單位（簽章）：

全宗號全宗名稱

檔案數(shù)量（件）

總量永久長期定期30年短期定期10年

保管期限

序號年度組織機(jī)構(gòu)（問題）組織機(jī)構(gòu)（問題）代碼起止盒號起止件號檔案數(shù)量（件）備注

代碼

填表人：填表時間：

填表說明：1.同一保管期限集中排列；2.以組織機(jī)構(gòu)（問題）為填寫單位；3.如有缺件、調(diào)號等情況在“備注”欄注明。

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附錄I

（資料性）

電子檔案移交與接收登記表

電子檔案移交與接收登記表見表I.1。

表Ⅰ.1電子檔案移交與接收登記表

移交單位接收單位

移交年度檔案類別

內(nèi)容描述

移交檔案數(shù)量卷件數(shù)據(jù)容量GB

涉密檔案數(shù)量卷件數(shù)據(jù)容量GB

移交載體類型、

載體起止編號

規(guī)格、數(shù)量

檢測內(nèi)容移交單位接收單位

真實(shí)性檢測

完整性檢測

可用性檢測

安全性檢測

經(jīng)辦人（簽名）

年月日年月日

審核人（簽名）

年月日年月日

單位（印章）

年月日年月日

填表說明：1.內(nèi)容描述：交接檔案的內(nèi)容、檔案形成時間、數(shù)據(jù)類型、格式、過程等說明事項；2.載體類型、規(guī)格、數(shù)量：在線移

交時填寫“在線”；3.載體起止編號：在線移交時此項可不填，載體起止編號與載體實(shí)際標(biāo)注須對應(yīng)；4.真實(shí)性檢測、完整性

檢測、可用性檢測、安全性檢測：填寫檢測結(jié)果（是否合格）及檢測方式（系統(tǒng)、工具、人工等）；5.如以紙質(zhì)方式填寫本表，需

一式四份，檔案館留存三份，進(jìn)館單位留存一份。

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DB32/T5157—2025

附錄J

（資料性）

檔案移交驗(yàn)收申請表

檔案移交驗(yàn)收申請表見表J.1。

表J.1檔案移交驗(yàn)收申請表

全宗名稱全宗號

檔案資料總排架長度

檔案起止年限

（cm）

檔案資料數(shù)量機(jī)讀目錄條數(shù)數(shù)字化復(fù)制件

檔案資料門類備注

卷件案卷級文件級卷件幅數(shù)據(jù)總量（GB）

傳統(tǒng)載體檔案

電子檔案/

資料

完成情況

涉密檔案解密審核檔案開放審核全宗卷文件材料移交表格

申請說明

檔案移交部門（蓋章）

日期：

填表說明：完成情況項選擇填寫“完成”或“未完成”。

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DB32/T5157—2025

附錄K

（資料性）

檔案接收工作檢查記錄表

檔案接收工作檢查記錄表見表K.1。

表K.1檔案接收工作檢查記錄表

年月日

全宗名稱全宗號

檢查方式移交說明

移交檔案起止年限

移交檔案門類及數(shù)量

檔案齊全完整

檔案整理

機(jī)讀目錄質(zhì)量

檢檔案數(shù)字化

查

情

況電子檔案

涉密檔案解密審核、檔案開放審核

全宗卷

移交用表

檢查意見

檔案館檢查人（簽字）：