公司行政管理制度標(biāo)準(zhǔn)文檔集一、總則（一）編制目的為規(guī)范公司行政管理工作，提升運(yùn)營(yíng)效率，保障日常工作有序開展，明確各崗位職責(zé)與工作標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度標(biāo)準(zhǔn)文檔集。（二）適用范圍本文檔集適用于公司全體員工，涵蓋行政組織架構(gòu)、日常辦公、會(huì)議管理、檔案管理、資產(chǎn)使用、安全保密等全流程行政工作場(chǎng)景。（三）編制依據(jù)依據(jù)《_________公司法》及公司內(nèi)部管理要求，結(jié)合行政工作實(shí)際需求制定。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分（一）行政組織架構(gòu)公司行政管理工作由行政部統(tǒng)籌，設(shè)行政經(jīng)理1名，行政專員2-3名（根據(jù)公司規(guī)模調(diào)整），分別負(fù)責(zé)行政統(tǒng)籌、后勤保障、檔案管理、資產(chǎn)維護(hù)等專項(xiàng)工作。各部門設(shè)行政對(duì)接人*1名，協(xié)助本部門行政事務(wù)的溝通與執(zhí)行。（二）核心崗位職責(zé)行政經(jīng)理*：全面負(fù)責(zé)行政制度建設(shè)、團(tuán)隊(duì)管理、預(yù)算審核及跨部門協(xié)調(diào)，監(jiān)督制度執(zhí)行效果。行政專員*：負(fù)責(zé)辦公環(huán)境維護(hù)、會(huì)議組織、檔案歸檔、資產(chǎn)盤點(diǎn)等日常行政事務(wù)，對(duì)接各部門需求。部門行政對(duì)接人*：協(xié)助本部門員工辦理行政手續(xù)（如辦公用品申領(lǐng)、會(huì)議室預(yù)訂等），反饋部門行政需求至行政部。三、日常行政管理細(xì)則（一）辦公時(shí)間與考勤管理操作流程時(shí)間規(guī)定：工作日周一至周五，上午9:00-12:00，下午13:30-17:30（具體時(shí)間可根據(jù)季節(jié)調(diào)整，以公司通知為準(zhǔn)）。簽到方式：?jiǎn)T工通過(guò)企業(yè)/釘釘打卡，遲到/早退超過(guò)15分鐘視為曠工半天。異常處理：忘打卡需在24小時(shí)內(nèi)填寫《考勤異常補(bǔ)簽申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后提交行政部備案。模板表格：考勤月度統(tǒng)計(jì)表部門姓名應(yīng)出勤天數(shù)實(shí)際出勤遲到次數(shù)早退次數(shù)曠工天數(shù)備注行政部*2221100病假1天市場(chǎng)部*2222000-重要提示考勤數(shù)據(jù)每月最后1個(gè)工作日由行政部匯總，經(jīng)員工確認(rèn)后報(bào)人力資源部*用于薪酬核算。連續(xù)3次遲到或月度累計(jì)遲到5次以上，部門負(fù)責(zé)人*需進(jìn)行談話提醒。（二）辦公環(huán)境與秩序管理操作流程區(qū)域維護(hù)：各部門負(fù)責(zé)本辦公區(qū)域桌面整潔、物品擺放有序，每日下班前關(guān)閉電腦、照明及電源設(shè)備。衛(wèi)生檢查：行政部每周五下午組織辦公環(huán)境檢查，對(duì)不符合要求的部門下達(dá)《整改通知單》，3個(gè)工作日內(nèi)完成整改。外來(lái)人員管理：外來(lái)訪客需在前臺(tái)登記姓名、事由、聯(lián)系方式及被訪部門，由前臺(tái)通知被訪人員后引導(dǎo)至接待區(qū)。模板表格：辦公環(huán)境檢查評(píng)分表檢查項(xiàng)目評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）得分檢查情況說(shuō)明桌面整潔度物品擺放有序，無(wú)雜物8文件較多需整理設(shè)備電源管理下班關(guān)閉電源10全部關(guān)閉垃圾分類投放按標(biāo)識(shí)分類投放7有少量混投重要提示禁止在辦公區(qū)域吸煙、大聲喧嘩或使用大功率電器，保持安靜工作環(huán)境。植物裝飾、綠植由行政部統(tǒng)一擺放，各部門不得隨意移動(dòng)或挪用。四、會(huì)議組織與記錄規(guī)范（一）會(huì)議分類與組織流程操作流程會(huì)議分類：例會(huì)：部門周會(huì)、月度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)（固定時(shí)間、固定參會(huì)人）；專題會(huì)：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、問(wèn)題研討會(huì)（根據(jù)臨時(shí)需求發(fā)起）；審批會(huì)：預(yù)算審批、制度評(píng)審（需提前3個(gè)工作日提交材料）。會(huì)議發(fā)起：申請(qǐng)人填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人及議程，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后提交行政部。會(huì)前準(zhǔn)備：行政部提前1天布置會(huì)場(chǎng)（調(diào)試投影、準(zhǔn)備茶水、擺放席卡），并通知參會(huì)人員。模板表格：會(huì)議申請(qǐng)表會(huì)議名稱項(xiàng)目進(jìn)度溝通會(huì)會(huì)議時(shí)間2023-10-2014:00-16:00申請(qǐng)部門項(xiàng)目部申請(qǐng)人*參會(huì)人員項(xiàng)目部、市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部*會(huì)議地點(diǎn)3樓會(huì)議室A會(huì)議議程1.項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)；2.問(wèn)題討論；3.下一步計(jì)劃所需物料投影儀、白板、馬克筆重要提示例會(huì)需固定時(shí)間，原則上不占用周末或下班時(shí)間，專題會(huì)時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)2小時(shí)。參會(huì)人員需提前10分鐘到場(chǎng)，確需請(qǐng)假需在會(huì)議開始前1小時(shí)向會(huì)議發(fā)起人及行政部報(bào)備。（二）會(huì)議記錄與決議跟進(jìn)操作流程記錄要求：指定專人記錄會(huì)議內(nèi)容，重點(diǎn)記錄決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)限，會(huì)后24小時(shí)內(nèi)形成《會(huì)議紀(jì)要》初稿。審核分發(fā)：《會(huì)議紀(jì)要》經(jīng)會(huì)議主持人*審核確認(rèn)后，于次日10:00前通過(guò)企業(yè)分發(fā)至參會(huì)人員及相關(guān)部門。跟進(jìn)落實(shí)：責(zé)任人按《會(huì)議紀(jì)要》要求推進(jìn)工作，行政部每周五跟蹤決議完成情況，未完成的需說(shuō)明原因。模板表格：會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議名稱項(xiàng)目進(jìn)度溝通會(huì)會(huì)議時(shí)間2023-10-2014:00-16:00主持人*（項(xiàng)目部經(jīng)理）記錄人*（行政專員）參會(huì)人員、、*缺席人員*（事前請(qǐng)假）會(huì)議內(nèi)容1.匯報(bào)項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)度：完成60%，存在設(shè)計(jì)變更風(fēng)險(xiǎn)；2.建議增加市場(chǎng)調(diào)研，同意并安排負(fù)責(zé)；3.決議：10月25日前完成設(shè)計(jì)變更方案，10月30日前提交市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告。決議事項(xiàng)序號(hào)內(nèi)容責(zé)任人1提交設(shè)計(jì)變更方案*（項(xiàng)目部）2提交市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告*（市場(chǎng)部）重要提示《會(huì)議紀(jì)要》需客觀準(zhǔn)確，避免主觀表述，決議事項(xiàng)需明確“做什么、誰(shuí)負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”。歷史會(huì)議紀(jì)要由行政部按年度分類存檔，電子版保存期限不少于3年，紙質(zhì)版不少于5年。五、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程（一）檔案分類與歸檔范圍操作流程檔案分類：文書檔案：制度文件、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、請(qǐng)示報(bào)告等；人事檔案：?jiǎn)T工入職資料、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄等（由人力資源部*專項(xiàng)管理）；財(cái)務(wù)檔案：報(bào)銷憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等（由財(cái)務(wù)部*專項(xiàng)管理）；項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目方案、進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收文件等。歸檔范圍：工作中形成的具有保存價(jià)值的各類文件材料，包括紙質(zhì)版和電子版。重要提示涉及公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)等敏感信息的檔案，需標(biāo)注“保密”字樣，按保密制度管理。部門內(nèi)部臨時(shí)性工作通知、非正式溝通記錄無(wú)需歸檔，由部門自行留存。（二）檔案歸檔與借閱流程操作流程歸檔時(shí)間：月度檔案：每月最后5個(gè)工作日內(nèi)，各部門行政對(duì)接人*將上月檔案整理后移交行政部；年度檔案：次年1月15日前，完成上一年度檔案的系統(tǒng)錄入與紙質(zhì)歸檔。歸檔要求：紙質(zhì)檔案需按“件”裝訂（每份文件為1件），標(biāo)注檔號(hào)、題名、日期；電子檔案需按“部門-年份-類別”命名，至公司檔案管理系統(tǒng)。借閱流程：?jiǎn)T工填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部辦理借閱手續(xù)。借閱期限不超過(guò)5個(gè)工作日，涉密檔案需經(jīng)總經(jīng)理審批。模板表格：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人*（項(xiàng)目部）所在部門項(xiàng)目部借閱檔案名稱“項(xiàng)目”驗(yàn)收?qǐng)?bào)告檔號(hào)XM-2023-058借閱原因項(xiàng)目審計(jì)需提供資料歸還日期2023-10-25部門負(fù)責(zé)人審批*（簽字）行政部審批*（簽字）重要提示檔案原件原則上不外借，確需借閱需妥善保管，不得涂改、拆散、轉(zhuǎn)借或復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)審批）。員工離職時(shí)，需將手中借閱的檔案全部歸還，行政部確認(rèn)無(wú)誤后辦理離職手續(xù)。六、辦公資產(chǎn)使用與維護(hù)指南（一）資產(chǎn)分類與采購(gòu)流程操作流程資產(chǎn)分類：固定資產(chǎn)：電腦、打印機(jī)、辦公家具等（單價(jià)2000元以上，使用年限1年以上）；低值易耗品：筆、紙、文件夾等（單價(jià)2000元以下，一次性使用或多次使用但價(jià)值較低）。采購(gòu)申請(qǐng)：部門因工作需要新增資產(chǎn)，填寫《資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。驗(yàn)收入庫(kù)：資產(chǎn)到貨后，行政部與申購(gòu)部門共同驗(yàn)收，核對(duì)型號(hào)、數(shù)量無(wú)誤后，粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（注明編號(hào)、領(lǐng)用部門、日期），錄入《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》。模板表格：固定資產(chǎn)臺(tái)賬資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)購(gòu)買日期使用部門領(lǐng)用人保管人狀態(tài)BG-2023-001筆記本電腦聯(lián)想ThinkPad142023-09-15市場(chǎng)部**正常使用BG-2023-002打印機(jī)惠普M408n2023-09-20行政部**維修中重要提示資產(chǎn)采購(gòu)需優(yōu)先考慮性價(jià)比，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算，超預(yù)算需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》。辦公家具、大型設(shè)備采購(gòu)需簽訂采購(gòu)合同，明確質(zhì)保期限、售后服務(wù)條款。（二）資產(chǎn)領(lǐng)用、維護(hù)與報(bào)廢操作流程領(lǐng)用流程：?jiǎn)T工到行政部填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》，簽字確認(rèn)后領(lǐng)取資產(chǎn)，領(lǐng)用人對(duì)資產(chǎn)負(fù)有保管責(zé)任。維護(hù)責(zé)任：日常使用中，資產(chǎn)出現(xiàn)故障需及時(shí)報(bào)修，行政部聯(lián)系維修人員處理；人為損壞需填寫《資產(chǎn)損壞報(bào)備表》，按公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用。報(bào)廢處理：資產(chǎn)達(dá)到使用年限或無(wú)法修復(fù)時(shí)，由行政部鑒定后填寫《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理*審批后，統(tǒng)一回收處理，并在臺(tái)賬中注銷。模板表格：資產(chǎn)領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)領(lǐng)用人領(lǐng)用部門保管期限備注2023-10-10BG-2023-003辦公椅人體工學(xué)款*行政部長(zhǎng)期新員工入職領(lǐng)用重要提示員工離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，需將名下資產(chǎn)交還行政部，確認(rèn)無(wú)誤后方可辦理交接手續(xù)。嚴(yán)禁私自將公司資產(chǎn)帶離辦公區(qū)域，或轉(zhuǎn)借、贈(zèng)送、出租給外部人員。七、安全保密管理要求（一）辦公區(qū)域安全管理操作流程門禁管理：?jiǎn)T工使用門禁卡/人臉識(shí)別進(jìn)出辦公區(qū)域，離職時(shí)需注銷權(quán)限；外來(lái)人員需在前臺(tái)登記并由員工陪同進(jìn)入。消防管理：行政部每月檢查消防器材（滅火器、煙感報(bào)警器等），保證完好有效；每季度組織1次消防演練，員工需熟悉疏散路線。設(shè)備安全：下班前關(guān)閉電腦、打印機(jī)等設(shè)備電源，拔掉充電器；涉密文件需鎖入保險(xiǎn)柜，不得隨意擺放。重要提示發(fā)覺安全隱患（如電線裸露、消防通道堵塞等）需立即向行政部報(bào)告，不得擅自處理。禁止在辦公區(qū)域存放易燃、易爆、有毒危險(xiǎn)品。（二）信息保密管理操作流程涉密文件管理：標(biāo)注“保密”的文件不得復(fù)印、摘抄，傳遞時(shí)需密封并簽收；使用后及時(shí)收回，存入保密柜。電子保密：公司內(nèi)部系統(tǒng)需設(shè)置復(fù)雜密碼（字母+數(shù)字+符號(hào)，長(zhǎng)度不少于8位），定期更換；涉密電子文件需加密存儲(chǔ)，嚴(yán)禁通過(guò)QQ等非加密渠道傳輸。保密協(xié)議：所有員工入職時(shí)需簽訂《保密協(xié)議》，在職期間及離職后2年內(nèi)，不得泄露公司商業(yè)秘密、技術(shù)信息等。重要提示對(duì)外宣傳、合作等需發(fā)布的信息，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*及行政部審核，避免泄露敏感內(nèi)容。發(fā)覺泄密事件需立即上報(bào)，公司將視情節(jié)輕重追究