企業(yè)員工入職申請及檔案管理模板員工入職申請與檔案管理是企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，規(guī)范的模板既能保障招聘入職流程的合規(guī)性，也能為員工全生命周期管理提供可靠依據(jù)。以下從入職申請與檔案管理兩個維度，提供兼具實操性與規(guī)范性的模板框架。一、員工入職申請模板入職申請是員工正式加入企業(yè)的意愿表達與信息提交載體，需平衡信息完整性與填寫效率，核心圍繞個人基礎(chǔ)信息、入職意愿、合規(guī)承諾三個維度設(shè)計。（一）入職申請表單框架1.基本信息欄姓名：__________性別：__________年齡：__________學(xué)歷/專業(yè)：__________畢業(yè)院校：__________應(yīng)聘崗位：__________擬入職部門：__________期望入職日期：__________聯(lián)系郵箱：__________2.入職意愿說明（可附頁）請結(jié)合崗位要求與個人職業(yè)規(guī)劃，簡述您選擇加入本企業(yè)的原因及對崗位工作的初步認知：____________________________________________________________________________________________________________________________________________3.個人承諾與聲明本人確認所提交的個人信息（含學(xué)歷、工作經(jīng)歷、資質(zhì)證書等）真實有效，無隱瞞或虛假陳述；入職后將嚴格遵守企業(yè)規(guī)章制度，履行崗位工作職責，并配合完成入職手續(xù)辦理。若因信息不實或違規(guī)行為導(dǎo)致企業(yè)損失，本人愿承擔相應(yīng)責任。申請人簽字：__________日期：__________（二）入職申請配套材料清單除申請表外，員工需同步提交以下材料（原件核驗后留存復(fù)印件）：1.個人簡歷（含工作/實習經(jīng)歷、項目經(jīng)驗等）2.學(xué)歷及學(xué)位證書（應(yīng)屆畢業(yè)生可提供就業(yè)推薦表）3.入職體檢報告（符合崗位健康要求，如食品行業(yè)需含傳染病篩查）4.離職證明（非應(yīng)屆/首次就業(yè)者提供，證明與原單位勞動關(guān)系解除）5.職業(yè)資格證書（崗位要求的執(zhí)業(yè)資格、技能證書等）二、員工檔案管理模板員工檔案是記錄員工從入職到離職全周期職業(yè)行為與資質(zhì)的重要文件，需遵循“一人一檔、動態(tài)更新、安全保密”原則，分為紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌管理。（一）檔案內(nèi)容構(gòu)成（按生命周期劃分）1.入職階段資料入職申請表（含簽字版）及配套材料（見上文清單）勞動合同（含試用期協(xié)議、崗位說明書等附件）入職培訓(xùn)記錄（含安全培訓(xùn)、企業(yè)文化培訓(xùn)等簽到表/考核結(jié)果）2.在職階段資料績效考核表（季度/年度考核結(jié)果，含自評、上級評價）培訓(xùn)與發(fā)展資料（外部培訓(xùn)證書、內(nèi)部晉升/調(diào)崗審批表）獎懲記錄（表彰文件、違規(guī)處罰通知書等）薪資調(diào)整記錄（調(diào)薪審批表、薪資確認單）3.離職階段資料離職申請表（含離職原因說明、部門意見）離職交接清單（工作、物品、財務(wù)等交接確認）離職證明（企業(yè)出具的勞動關(guān)系解除證明）（二）檔案管理流程1.資料收集入職資料：由人力資源部在員工入職1周內(nèi)收集，用人部門協(xié)助核驗崗位相關(guān)資質(zhì)（如技術(shù)崗證書）。在職資料：各部門按“誰產(chǎn)生、誰提交”原則，于事件發(fā)生后10個工作日內(nèi)提交至人力資源部（如績效考核表由部門負責人簽字后移交）。離職資料：人力資源部在離職手續(xù)辦結(jié)后5個工作日內(nèi)完成收集，確保無遺漏。2.整理與歸檔分類編號：按“員工姓名-入職年份-部門”建立檔案編號（如“張三-2023-市場部”），紙質(zhì)檔案與電子檔案編號一致。裝訂要求：紙質(zhì)檔案采用活頁夾裝訂，按“入職-在職-離職”順序排序，每類資料以時間倒序排列（最新在前）。電子檔案：掃描件以PDF格式存儲，命名規(guī)則與紙質(zhì)檔案一致，存儲于企業(yè)加密服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限。3.動態(tài)更新人力資源部每季度末對檔案進行抽查，確保培訓(xùn)、獎懲、調(diào)薪等資料同步更新；員工個人信息變更（如學(xué)歷提升、聯(lián)系方式變更）需提交書面說明及證明材料，7個工作日內(nèi)完成檔案更新。（三）檔案保管要求1.存儲環(huán)境紙質(zhì)檔案：存放于防火、防潮、防蛀的專用檔案柜，溫度保持在18-24℃，濕度45%-60%。電子檔案：定期（每月）備份至異地服務(wù)器，設(shè)置訪問密碼與操作日志，防止數(shù)據(jù)丟失或篡改。2.保密措施檔案管理人員需簽訂《保密協(xié)議》，嚴禁泄露員工隱私信息（如薪資、健康狀況）。電子檔案設(shè)置分級權(quán)限：人力資源部負責人可查看全部檔案，部門負責人僅可查看本部門員工在職階段公開資料（如績效考核）。（四）檔案借閱與調(diào)用規(guī)范1.內(nèi)部借閱（如背景調(diào)查、調(diào)崗審批）申請人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、檔案范圍、借閱期限（不超過5個工作日）。2.外部調(diào)用（如員工辦理落戶、職稱評審）員工需提交書面申請，說明調(diào)用用途及所需檔案內(nèi)容。人力資源部出具加蓋公章的檔案證明或復(fù)印件，注明“僅供XX用途使用”，原件不予外借。三、模板使用說明1.個性化調(diào)整：企業(yè)可根據(jù)行業(yè)特性（如金融、醫(yī)療）補充特殊資料要求（如金融從業(yè)資格證、醫(yī)師執(zhí)業(yè)證）。2.法律合規(guī)性：所有檔案資料需符合《勞動合同法》《個人信息保護法》要求，避免收集與崗位無關(guān)的隱私信息（如婚姻狀況、宗教信仰）。3.版本更新：當企業(yè)組織架構(gòu)調(diào)整、政策變化時，需同