2026年新材料制造公司公章證照分級審批管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司公章、證照的使用與管理，明確分級審批權限，防范公章證照使用風險，保障公司合法權益，依據《印章治安管理辦法》《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國勞動合同法》等相關法律法規(guī)，結合公司經營管理實際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有公章（含公司公章、法人章、合同專用章、財務專用章、部門專用章等）、證照（含營業(yè)執(zhí)照、各類資質證書、許可證書等）的申領、保管、使用、審批、歸還等全流程管理；公司全體員工使用、保管公章證照均需遵守本制度要求。第三條公章證照分級審批管理遵循“分級管理、權責明確、審批規(guī)范、安全保密”的核心原則：（一）分級管理：根據公章證照的重要程度、使用場景劃分不同審批層級，避免權限過度集中或審批流程冗余；（二）權責明確：明確各層級審批人、保管人、使用人的職責，做到責任可追溯、風險可管控；（三）審批規(guī)范：所有公章證照使用均需履行書面審批流程，禁止無審批、越權使用公章證照；（四）安全保密：公章證照保管需符合安全要求，使用過程中嚴格保密，禁止泄露證照核心信息、違規(guī)用印。第四條公司行政部為公章證照管理的牽頭部門，負責公章證照的統(tǒng)一保管、使用登記、審批流程監(jiān)督、遺失補辦協(xié)調；各部門負責人為本部門公章證照使用申請的第一審核人；公章證照保管人對保管期間的安全、完整直接負責；公司管理層按分級權限履行審批職責。第二章公章證照分類與管理責任第五條公章分類及管理要求：（一）核心類公章：包括公司公章、法人章，此類公章涉及公司重大經營決策、對外法律文書簽署等核心場景，由行政部指定專人專柜保管，鑰匙專人隨身攜帶，保管人離崗時需交接并上鎖；（二）業(yè)務類公章：包括合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章，此類公章適配特定業(yè)務場景，合同專用章由行政部保管，財務專用章、發(fā)票專用章由財務部指定專人保管，僅限對應業(yè)務場景使用；（三）部門類公章：包括各部門專用章，此類公章僅限部門內部非經營性文件使用，由各部門指定專人保管，行政部備案。第六條證照分類及管理要求：（一）核心類證照：包括營業(yè)執(zhí)照、核心資質證書、安全生產許可證書等，此類證照是公司經營的核心憑證，由行政部專柜密封保管，復印件使用需標注“僅限XX場景使用”字樣；（二）業(yè)務類證照：包括各類業(yè)務備案證明、專項許可證明等，此類證照適配特定業(yè)務開展，由對應業(yè)務部門協(xié)助行政部保管，使用后及時歸還行政部歸檔；（三）普通類證照：包括各類登記證明、備案回執(zhí)等，此類證照使用頻率較低，由行政部統(tǒng)一歸檔保管，建立電子臺賬方便查詢。第七條保管人任職要求：（一）公章證照保管人需為公司正式員工，具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和保密意識，無違規(guī)違紀記錄；（二）保管人上崗前需接受行政部組織的公章證照管理培訓，熟悉審批流程、保管要求、應急處置方式；（三）保管人需簽訂《公章證照保管責任書》，明確保管責任及違規(guī)后果，責任書納入員工檔案。第三章分級審批權限第八條核心類公章使用審批權限：（一）使用公司公章、法人章簽署對外投資、重大合同、法律訴訟文書等文件，需經部門負責人審核、行政部復核、總經理審批；（二）使用公司公章、法人章簽署常規(guī)對外溝通文件、備案文件，需經部門負責人審核、行政部復核、分管副總審批；（三）禁止使用核心類公章簽署空白文件、超出授權范圍的文件，確因業(yè)務需要使用的，需總經理書面授權并注明使用范圍、有效期。第九條業(yè)務類公章使用審批權限：（一）使用合同專用章簽署經營類合同，需經部門負責人審核、法務部合規(guī)審核、分管副總審批；簽署非經營類合同，需經部門負責人審核、行政部復核；（二）使用財務專用章、發(fā)票專用章辦理銀行結算、發(fā)票開具等業(yè)務，需經財務部負責人審核、財務總監(jiān)審批；（三）業(yè)務類公章僅限對應業(yè)務場景使用，禁止跨場景、超范圍用章。第十條部門類公章及證照使用審批權限：（一）使用部門類公章僅限部門內部文件，由部門負責人審批，行政部備案；（二）使用核心類證照原件，需經部門負責人審核、行政部復核、分管副總審批；使用復印件，需經部門負責人審核、行政部備案；（三）使用業(yè)務類、普通類證照，需經部門負責人審核，行政部登記后領用。第十一條緊急情況審批流程：（一）發(fā)生應急處置、緊急業(yè)務對接等情況需使用公章證照，且對應審批人無法及時審批的，可先通過書面請示（含郵件、即時通訊記錄）征得審批人同意，使用后24小時內補全書面審批手續(xù)；（二）緊急用章用證需由行政部全程監(jiān)督，僅限應急場景使用，禁止以“緊急情況”為由規(guī)避常規(guī)審批流程。第四章使用審批流程第十二條使用申請要求：（一）使用人需提前填寫公章證照使用申請，明確使用事由、使用時間、使用場景、文件名稱/證照用途，附相關支撐文件（如合同草案、業(yè)務申請材料等）；（二）申請需按審批層級逐級提交，禁止越級申請、虛假填報使用事由；（三）外部單位借用公司證照復印件的，需額外提交對方單位書面申請，注明使用范圍，行政部審核后加蓋“僅限XX使用”印章。第十三條審核審批流程：（一）部門審核：部門負責人核對使用申請的真實性、合理性，確認支撐文件完整后簽字確認；（二）職能復核：行政部（或法務部、財務部）復核申請是否符合分級審批權限、使用場景是否合規(guī)，提出復核意見；（三）最終審批：審批人根據分級權限審核申請，同意的簽字確認，不同意的注明理由并退回申請；（四）使用登記：審批通過后，使用人到保管人處登記領用，保管人核對審批文件、使用人身份后交付公章證照。第十四條用印用證規(guī)范：（一）用印時保管人需在場監(jiān)督，核對用印文件與審批文件一致，禁止在空白紙張、空白合同上用印，用印位置準確、清晰；（二）使用證照原件時，保管人需陪同或明確使用時限，使用人需妥善保管，禁止涂改、折疊、污損證照；（三）用印用證后，保管人需即時收回公章證照，登記使用時間、文件名稱/使用場景，由使用人簽字確認。第五章保管與歸還要求第十五條日常保管要求：（一）公章證照需存放于帶鎖專柜或保險柜，存放環(huán)境干燥、避光，遠離易燃、易潮物品，定期檢查存放環(huán)境安全性；（二）保管人每日下班前檢查公章證照是否歸位、專柜是否上鎖，每周向行政部報備保管狀態(tài)，行政部每月抽查保管情況；（三）保管人因請假、出差等離崗的，需將公章證照交接給行政部指定的臨時保管人，填寫交接記錄，明確交接時間、物品狀態(tài)。第十六條歸還與歸檔要求：（一）使用人需在審批的使用時限內歸還公章證照，逾期未歸還的，保管人需及時提醒，超過24小時未歸還的，上報行政部及使用人所在部門負責人；（二）歸還時保管人核對公章證照的完整性、清潔度，證照原件無污損、公章無損壞，確認無誤后在登記臺賬簽字；（三）用印后的文件復印件、證照使用后的相關記錄，由行政部統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于3年。第十七條遺失與補辦：（一）發(fā)現(xiàn)公章證照遺失、被盜的，保管人或使用人需立即上報行政部及管理層，24小時內啟動掛失流程，必要時報警處理；（二）行政部牽頭協(xié)調公章補辦、證照掛失補辦事宜，梳理遺失原因，追究相關責任人責任；（三）補辦期間，如需緊急使用公章證照的，按緊急審批流程執(zhí)行，同時采取臨時管控措施防范風險。第六章監(jiān)督檢查與責任追究第十八條監(jiān)督檢查機制：（一）行政部每月對公章證照保管情況、使用登記臺賬、審批流程執(zhí)行情況進行抽查，每季度開展一次全面檢查，形成檢查記錄；（二）管理層不定期抽查公章證照使用審批情況，重點核查核心類公章、證照的使用合規(guī)性；（三）設立違規(guī)用印用證投訴渠道，接受員工投訴反饋，行政部接到投訴后24小時內核查，屬實的立即整改。第十九條責任追究規(guī)則：（一）使用人無審批、越權使用公章證照，或虛假填報使用事由的，首次給予書面警告，再次違規(guī)的取消用印用證申請權限，造成公司損失的承擔賠償責任；（二）保管人未按要求保管公章證照，導致公章證照遺失、損壞、被盜的，給予通報批評，扣減績效，造成損失的追究賠償責任；（三）審批人未按分級權限審批，或違規(guī)批準無合理事由的用印用證申請，追究審批人責任，情節(jié)嚴重的調整審批權限；（四）因違規(guī)使用、保管公章證照導致公司面臨法律風險、經濟損失的，移交相關部門處理。第七章附則第二十條本制度所涉及的分級審批權限、保管要求、追責標準等，可根據公司經營管理調整、法