2026年新材料制造公司供應商質量約談管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司供應商質量約談管理工作，及時整改供應商提供原料/產品的質量問題，保障公司生產用物料質量穩(wěn)定，維護供需雙方合作秩序，結合新材料制造行業(yè)原料特性（涉及高精密、高穩(wěn)定性、定制化物料）及公司供應商質量管理實際情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有合格供應商（包括原料供應商、外協加工商、輔料供應商等）的質量約談發(fā)起、籌備、實施、整改跟蹤等全流程工作，公司質量管理部門、采購部門、生產部門及供應商對接人員需嚴格遵守本制度規(guī)定。第三條供應商質量約談遵循“事實清晰、權責明確、整改落地、持續(xù)監(jiān)督”的原則，建立“問題有核實、約談有依據、整改有期限、效果有驗證”的全流程管控體系，確保供應商質量問題得到及時有效解決。第四條公司質量管理部門負責人統(tǒng)籌供應商質量約談管理工作，設立約談發(fā)起崗、約談實施崗、整改跟蹤崗，明確各崗位職責；約談發(fā)起崗負責質量問題核實、約談條件判定、約談申請?zhí)釄?；約談實施崗負責約談籌備、現場溝通、約談記錄整理；整改跟蹤崗負責整改方案審核、整改進度跟蹤、整改效果驗證；采購部門配合完成供應商對接、合作條款溝通等工作。第二章管理組織與職責第五條質量管理部門職責：1.制定供應商質量約談標準、流程及整改驗證要求，明確不同質量問題的約談等級；2.核實供應商提供物料的質量問題，收集質量檢測數據、生產異常記錄等佐證材料；3.判定是否觸發(fā)約談條件，發(fā)起約談申請并擬定約談提綱；4.組織實施質量約談，清晰告知供應商質量問題、影響及整改要求；5.審核供應商提交的整改方案，跟蹤整改進度，驗證整改效果；6.建立供應商質量約談臺賬，記錄約談原因、過程、整改結果等信息，作為供應商評級依據。第六條采購部門職責：1.配合質量管理部門核實供應商基本信息、合作年限、供貨占比等背景資料；2.提前與供應商溝通約談事宜，確認約談時間、參與人員及溝通方式；3.參與質量約談，從采購合作角度提出要求，明確質量問題對合作關系的影響；4.結合約談結果及整改情況，調整供應商采購份額、付款周期等合作條款；5.協助整改跟蹤崗對接供應商，督促其按要求完成整改。第七條生產部門職責：1.反饋供應商物料在生產過程中的質量異常表現、影響范圍及損失情況；2.提供生產現場的質量問題佐證材料，參與約談時說明實際生產影響；3.配合整改跟蹤崗驗證整改后物料的使用效果，出具使用反饋意見；4.提出針對供應商物料質量的改進建議，協助完善整改方案。第八條公司管理層職責：1.審批重大質量問題的供應商約談申請及整改方案；2.參與核心供應商、重大質量問題的約談溝通，明確公司質量管控底線；3.審核約談結果及供應商合作調整方案，確保符合公司整體供應鏈戰(zhàn)略；4.監(jiān)督約談后整改措施的落地執(zhí)行，協調解決整改過程中的跨部門問題。第三章約談范圍與觸發(fā)條件第九條約談范圍：1.原料類供應商：提供生產主料、特種輔料、核心添加劑的供應商；2.外協加工類供應商：承接公司定制化部件加工、半成品處理的供應商；3.其他類供應商：提供與產品質量直接相關的包裝材料、檢測耗材的供應商。第十條一級約談觸發(fā)條件（常規(guī)質量問題）：1.單次供貨批次不合格率超出公司約定標準，未造成生產中斷的；2.連續(xù)兩個供貨周期出現同類輕微質量問題，未及時整改的；3.物料質量波動超出合理范圍，影響產品質量穩(wěn)定性但未造成批量不合格的；4.質量證明文件不完整、填寫不規(guī)范，經提醒后仍未改進的。第十一條二級約談觸發(fā)條件（較嚴重質量問題）：1.單次供貨批次不合格導致生產暫停、生產線調整的；2.連續(xù)三次及以上供貨出現同類質量問題，整改效果不明顯的；3.物料質量問題導致公司成品抽檢不合格，未流入市場的；4.供應商未按約定提供物料質量追溯信息，影響質量排查的。第十二條三級約談觸發(fā)條件（重大質量問題）：1.物料質量問題導致公司成品批量不合格、客戶投訴或退貨的；2.供應商提供假冒偽劣物料、篡改質量檢測數據的；3.重大質量問題發(fā)生后，供應商未配合調查、拖延處理的；4.二級約談后整改不到位，再次出現同類重大質量問題的。第四章約談準備與實施第十三條約談準備要求：1.資料收集：整理質量問題檢測報告、生產異常記錄、合作協議約定條款、過往整改記錄等佐證材料；2.約談提綱：明確約談需溝通的核心問題、整改要求、時間節(jié)點及公司立場；3.人員確認：根據約談等級確定參與人員，一級約談由質量管理部門、采購部門對接人員參與，二級約談增加生產部門負責人，三級約談需公司管理層參與；4.溝通方式：可采用現場約談、視頻約談、電話約談等形式，核心供應商、重大質量問題優(yōu)先采用現場約談。第十四條約談實施流程：1.開場說明：向供應商明確約談目的、依據及需溝通的質量問題，出示相關佐證材料；2.問題核實：聽取供應商對質量問題的原因分析，核實問題發(fā)生的具體環(huán)節(jié)及責任；3.要求告知：明確公司的質量整改要求、整改期限及未達標后果；4.方案討論：與供應商協商整改方案，明確整改措施、責任人、驗證方式；5.記錄確認：整理約談記錄，列明質量問題、整改要求、雙方達成的共識，由雙方參與人員確認。第十五條約談記錄要求：1.完整記錄約談時間、地點、參與人員、溝通內容；2.準確記錄供應商對質量問題的分析、整改承諾及時間節(jié)點；3.清晰記錄公司提出的整改要求、質量標準及合作約束條件；4.約談記錄需經雙方簽字確認，公司留存歸檔，同步抄送采購、生產等相關部門。第五章約談結果處理第十六條一級約談結果處理：1.要求供應商在規(guī)定期限內提交書面整改方案，明確整改措施及完成時間；2.后續(xù)供貨增加抽檢比例，驗證整改效果；3.整改達標后恢復正常合作，未達標則升級為二級約談。第十七條二級約談結果處理：1.暫停該供應商部分供貨份額，直至整改驗證達標；2.要求供應商承擔因質量問題造成的直接損失；3.重新評估供應商合格等級，整改達標后保留合作資格，未達標則啟動淘汰流程。第十八條三級約談結果處理：1.立即暫停與該供應商的所有合作，封存未使用物料；2.要求供應商承擔因質量問題造成的全部直接損失及間接損失；3.將該供應商列入重點監(jiān)控名單，整改驗證達標后需重新進行合格供應商準入審核，未達標則永久終止合作；4.涉及違法違規(guī)的，移交相關部門處理。第十九條整改效果驗證：1.整改期限屆滿后，質量管理部門對供應商整改后的物料進行抽樣檢測；2.生產部門驗證整改后物料在生產過程中的使用效果；3.連續(xù)兩個供貨周期未出現同類質量問題，判定為整改達標；4.建立整改效果跟蹤臺賬，持續(xù)監(jiān)控6個月以上，確保質量穩(wěn)定。第六章監(jiān)督與責任追究第二十條日常監(jiān)督：1.質量管理部門每月核查供應商約談整改臺賬，跟蹤整改進度；2.采購部門每季度評估約談后供應商的質量表現，更新供應商評級；3.公司管理層每半年聽取供應商質量約談及整改情況匯報，優(yōu)化約談管理制度。第二十一條內部責任追究：1.質量管理部門未及時核實質量問題、觸發(fā)約談條件未發(fā)起約談的，追究相關人員責任；2.采購部門未配合督促供應商整改、隱瞞供應商質量問題的，追究部門負責人及對接人員責任；3.因整改效果驗證不到位，導致質量問題復發(fā)的，追究整改跟蹤崗人員責任；4.相關部門未提供真實完整的質量問題佐證材料，影響約談效果的，追究部門負責人責任。第七章附則第二十二條本制度由公司質量管理部門會同