合同審查與審批流程管理工具指南一、指南概述合同審查與審批是企業(yè)經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié)，旨在通過規(guī)范化流程降低法律風(fēng)險、保障企業(yè)權(quán)益、提高合同管理效率。本指南適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團(tuán)公司）的合同管理工作，覆蓋采購、銷售、服務(wù)、租賃、合作等各類合同的審查與審批全流程，幫助企業(yè)建立標(biāo)準(zhǔn)化、可追溯的合同管理體系。二、適用場景與業(yè)務(wù)范疇本流程適用于以下場景，企業(yè)可根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)調(diào)整適用范圍：合同簽訂前：業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同需求，需通過審查審批流程確認(rèn)合同條款的合規(guī)性、合理性與風(fēng)險可控性；合同修訂時：對已起草或?qū)Ψ教岢龅暮贤瑮l款進(jìn)行變更，需重新履行審查審批程序；合同續(xù)簽與終止：合同到期續(xù)簽、提前終止或解除時，需確認(rèn)續(xù)簽條件、終止責(zé)任等內(nèi)容的合規(guī)性；重大合同專項管理：對于金額較大（如單筆合同金額超過50萬元）、涉及核心業(yè)務(wù)或高風(fēng)險領(lǐng)域（如知識產(chǎn)權(quán)、跨境合作）的合同，需啟動加急或?qū)ｍ棇彶榱鞒?。三、合同審查審批全流程操作指南合同審查審批流程分為“發(fā)起-初審-法務(wù)審查-財務(wù)審查-管理層審批-用印簽署-歸檔”七個環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)責(zé)任部門、操作內(nèi)容及輸出成果（一）合同發(fā)起：業(yè)務(wù)部門提交需求責(zé)任部門/人員：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同草案，明確合同主體、標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任等核心條款；整理合同附件（如對方資質(zhì)文件、技術(shù)協(xié)議、報價單等），保證附件與合同內(nèi)容一致；填寫《合同審查審批表》（見模板1），注明合同名稱、編號、類型、金額、對方主體信息、發(fā)起部門及經(jīng)辦人等信息，連同合同草案、附件提交至部門負(fù)責(zé)人初審。輸出成果：合同草案、附件、《合同審查審批表》（二）部門初審：業(yè)務(wù)部門內(nèi)部審核責(zé)任部門/人員：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*操作內(nèi)容：審核合同內(nèi)容的業(yè)務(wù)真實(shí)性：確認(rèn)合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)目標(biāo)，標(biāo)的物是否滿足實(shí)際需求；審核合同條款的完整性：檢查合同是否包含核心要素（如雙方主體信息、標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量、價款/報酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭議解決等），避免關(guān)鍵條款缺失；審核對方主體資格：核查對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如簽約人為非法定代表人）等資質(zhì)文件是否有效，必要時通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實(shí)企業(yè)存續(xù)狀態(tài)；對初審中發(fā)覺的問題，要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人修改完善，并在《合同審查審批表》“部門初審意見”欄簽署意見，通過后提交至法務(wù)部門。輸出成果：修訂后的合同草案、《合同審查審批表》（部門初審意見欄填寫完整）（三）法務(wù)審查：合規(guī)性與法律風(fēng)險把控責(zé)任部門/人員：法務(wù)專員、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：法律合規(guī)性審查：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，是否存在無效條款（如“霸王條款”、違反法律強(qiáng)制性規(guī)定）；權(quán)利義務(wù)對等性審查：重點(diǎn)關(guān)注雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，違約責(zé)任是否明確且對等，避免企業(yè)承擔(dān)過重責(zé)任（如“對方違約僅賠償直接損失，企業(yè)違約需賠償全部損失”）；風(fēng)險點(diǎn)識別：針對合同標(biāo)的（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)）、履約方式（如驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)）、爭議解決（如管轄法院、仲裁機(jī)構(gòu)）等關(guān)鍵條款，評估潛在法律風(fēng)險并提出修改建議；對審查中發(fā)覺的問題，與業(yè)務(wù)部門溝通修改，對無法達(dá)成一致的爭議條款，需在《合同審查審批表》“法務(wù)審查意見”欄說明風(fēng)險及法律依據(jù)，通過后提交至財務(wù)部門。輸出成果：修訂后的合同草案、《合同審查審批表》（法務(wù)審查意見欄填寫完整）（四）財務(wù)審查：財務(wù)風(fēng)險與資金可行性審核責(zé)任部門/人員：財務(wù)經(jīng)理、財務(wù)專員操作內(nèi)容：資金預(yù)算與支付條款審查：確認(rèn)合同金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，付款方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款）比例是否合理，避免大額預(yù)付款或資金占用風(fēng)險；稅費(fèi)與成本審查：核查合同中涉及的稅費(fèi)（如增值稅、印花稅）計算是否準(zhǔn)確，成本構(gòu)成是否合理，避免企業(yè)承擔(dān)不必要的稅費(fèi)成本；履約能力評估：對于大額或長期合同，評估對方財務(wù)狀況（如資產(chǎn)負(fù)債率、現(xiàn)金流），保證對方具備履約能力；對審查中發(fā)覺的問題（如付款條件不合理、稅費(fèi)計算錯誤），要求業(yè)務(wù)部門或法務(wù)部門修改，并在《合同審查審批表》“財務(wù)審查意見”欄簽署意見，通過后提交至管理層審批。輸出成果：修訂后的合同草案、《合同審查審批表》（財務(wù)審查意見欄填寫完整）（五）管理層審批：最終決策與授權(quán)責(zé)任部門/人員：分管副總、總經(jīng)理（或董事會，根據(jù)合同金額及重要性分級）操作內(nèi)容：審批權(quán)限劃分：一般合同（金額≤50萬元）：由分管副總審批；重大合同（50萬元＜金額≤500萬元）：由總經(jīng)理審批；超重大合同（金額＞500萬元或涉及核心戰(zhàn)略）：提交董事會審議。綜合決策：管理層結(jié)合業(yè)務(wù)需求、法律風(fēng)險、財務(wù)狀況等因素，對合同進(jìn)行最終審批，重點(diǎn)關(guān)注合同是否符合企業(yè)整體利益、風(fēng)險是否可控；審批通過后，在《合同審查審批表》“管理層審批意見”欄簽署“同意”及姓名；審批不通過的，退回業(yè)務(wù)部門重新修訂或終止合作。輸出成果：《合同審查審批表》（管理層審批意見欄填寫完整）（六）用印簽署：合同生效與執(zhí)行責(zé)任部門/人員：行政專員、法務(wù)專員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*操作內(nèi)容：用印申請：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人憑審批通過的《合同審查審批表》及最終版合同，向行政部門提交《合同用印申請表》（見模板2）；用印審核：行政部門核對合同內(nèi)容與審批表是否一致，檢查用印份數(shù)、用印位置（如合同首頁、騎縫章）是否符合規(guī)范；合同簽署：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并蓋章（企業(yè)公章或合同專用章），保證簽字人身份與授權(quán)范圍一致；合同分發(fā)：簽署后，原件至少留存2份（企業(yè)留存1份，對方留存1份），復(fù)印件分至業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)部門備案。輸出成果：簽署生效的合同原件、《合同用印申請表》（七）歸檔管理：合同全生命周期留痕責(zé)任部門/人員：檔案管理員、法務(wù)專員操作內(nèi)容：合同歸檔：檔案管理員在合同簽署后10個工作日內(nèi)，將合同原件、審批表、附件等資料整理歸檔，建立《合同臺賬》（見模板3），記錄合同編號、名稱、簽訂日期、金額、履行期限、歸檔編號等信息；動態(tài)跟蹤：法務(wù)專員定期（如每季度）更新合同履行狀態(tài)（如是否已驗(yàn)收、是否已付款、是否存在違約），并在臺賬中標(biāo)注；保管期限：根據(jù)合同類型及法規(guī)要求確定保管期限（如一般合同保管10年，重大合同保管20年以上），到期后按規(guī)定銷毀并記錄。輸出成果：歸檔合同資料、《合同臺賬》四、常用工具模板示例模板1：合同審查審批表合同基本信息合同名稱合同編號（由行政部門統(tǒng)一編制，格式：年份-部門-序號，如2024-采-001）合同類型□采購□銷售□服務(wù)□租賃□合作□其他合同金額大寫：_________________________小寫：_________________________對方主體名稱對方統(tǒng)一社會信用代碼合同履行期限自_年_月_日至_年_月_日發(fā)起部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人聯(lián)系電話審查環(huán)節(jié)審查意見審查人日期部門初審（業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人填寫，如：合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求，對方資質(zhì)合格，同意提交法務(wù)審查）*____年__月__日法務(wù)審查（法務(wù)專員填寫，如：第5條違約責(zé)任需補(bǔ)充“逾期付款按日萬分之五支付違約金”，修改后同意）*____年__月__日財務(wù)審查（財務(wù)經(jīng)理填寫，如：付款比例調(diào)整為30%預(yù)付款、70%驗(yàn)收后付款，同意）*____年__月__日管理層審批（分管副總/總經(jīng)理填寫，如：同意按此合同簽署，請行政用?。?____年__月__日備注|（如合同修訂次數(shù)、特殊條款說明等）|||模板2：合同用印申請表申請信息合同名稱合同編號用印類型□合同專用章□公章□財務(wù)章□其他用印份數(shù)______份用印位置□首頁□騎縫章□末頁□其他（請注明）申請人申請部門聯(lián)系電話用印事由（簡要說明合同背景及簽署必要性）審核意見業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人□同意□不同意（請注明原因）法務(wù)專員□同意□不同意（請注明原因）行政部門負(fù)責(zé)人□同意用印□不同意用印（請注明原因）用印記錄用印日期____年__月__日用印人領(lǐng)取人簽字歸檔日期____年__月__日模板3：合同臺賬合同編號合同名稱合同類型對方主體簽訂日期合同金額（元）履行期限履行狀態(tài)歸檔編號備注2024-采-001原材料采購合同采購A公司2024-01-15120,0002024-01-15至2024-12-31履行中DA2024001季度付款2024-服-002IT系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)合同服務(wù)B科技公司2024-02-20300,0002024-02-20至2025-02-19履行中DA2024002按月結(jié)算2024-銷-003產(chǎn)品銷售合同銷售C貿(mào)易公司2024-03-10500,0002024-03-10至2024-09-10已驗(yàn)收DA2024003尾款未付五、關(guān)鍵風(fēng)險點(diǎn)與注意事項（一）合同主體風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：對方為“三無企業(yè)”（無營業(yè)執(zhí)照、無資質(zhì)、無實(shí)際經(jīng)營能力）或已注銷/吊銷的企業(yè)，導(dǎo)致合同無效或無法追責(zé)；防范措施：嚴(yán)格核查對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明，必要時要求對方提供近期財務(wù)報表或履約能力證明，避免與自然人簽訂大額合同（需法定代表人書面授權(quán)）。（二）條款歧義風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：合同條款表述模糊（如“盡快交付”“合理費(fèi)用”），導(dǎo)致履行爭議；防范措施：使用明確、可量化的表述（如“交付日期為2024年6月30日前”“合理費(fèi)用指市場平均價”），避免歧義條款；對專業(yè)術(shù)語需在合同中定義說明。（三）違約責(zé)任不對等風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：僅約定企業(yè)違約責(zé)任，未約定對方違約責(zé)任，或違約責(zé)任不對等（如企業(yè)違約需支付10%違約金，對方違約僅需支付1%）；防范措施：保證雙方違約責(zé)任對等，明確違約金計算方式（如按逾期金額每日萬分之五），約定繼續(xù)履行、賠償損失等違約責(zé)任承擔(dān)方式。（四）流程時效管理風(fēng)險表現(xiàn)：審查審批流程過長，導(dǎo)致合同簽訂延誤，影響業(yè)務(wù)進(jìn)度；防范措施：明確各環(huán)節(jié)審查時限（如部門初審1個工作日、法務(wù)審查2個工作日、財務(wù)審查1個工作日），超時未反饋視為