解除勞動合同人員檔案管理規(guī)范解除勞動合同人員的檔案管理是企業(yè)人力資源管理與檔案管理工作的重要銜接環(huán)節(jié)，既關(guān)系到勞動者離職后權(quán)益保障、職業(yè)發(fā)展延續(xù)，也關(guān)乎企業(yè)合規(guī)管理、風(fēng)險(xiǎn)防控及歷史資料追溯?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，需兼顧《中華人民共和國勞動合同法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)要求，平衡檔案完整性、安全性與利用便捷性，為企業(yè)和勞動者構(gòu)建清晰的權(quán)責(zé)邊界。一、管理原則（一）合法合規(guī)原則檔案管理全過程需嚴(yán)格遵循勞動法律法規(guī)及檔案管理規(guī)范，確保解除勞動合同的法定依據(jù)、程序材料完整可查。例如，因員工嚴(yán)重違反規(guī)章制度解除合同的，需留存經(jīng)民主程序制定的制度文本、員工違規(guī)事實(shí)證據(jù)、書面通知等材料，避免因檔案材料缺失引發(fā)勞動爭議敗訴風(fēng)險(xiǎn)。（二）完整準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容需全面反映勞動合同解除的背景、過程及結(jié)果。企業(yè)應(yīng)收集勞動合同解除協(xié)議、離職交接清單、薪資結(jié)算憑證、競業(yè)限制協(xié)議（若有）等材料，確保時間線清晰、責(zé)任界定明確；同時核對材料真實(shí)性，避免因信息錯誤影響員工后續(xù)就業(yè)、社保接續(xù)等權(quán)益。（三）安全保密原則檔案包含員工個人信息、企業(yè)管理細(xì)節(jié)等敏感內(nèi)容，需通過物理隔離（如專用檔案室、密碼柜）、電子加密（如權(quán)限分級、數(shù)據(jù)脫敏）等方式防范泄露。嚴(yán)禁非授權(quán)人員接觸檔案，對涉及商業(yè)秘密、個人隱私的內(nèi)容，需在利用環(huán)節(jié)設(shè)置嚴(yán)格審批機(jī)制。（四）便捷利用原則在合規(guī)前提下，檔案管理應(yīng)兼顧企業(yè)內(nèi)部管理需求（如勞動糾紛舉證、離職員工背景核查）與員工個人需求（如檔案轉(zhuǎn)移、證明開具）。通過建立索引目錄、數(shù)字化管理等方式，提升檔案檢索與調(diào)取效率，避免因流程繁瑣影響雙方權(quán)益實(shí)現(xiàn)。二、檔案內(nèi)容構(gòu)成（一）企業(yè)留存檔案1.勞動關(guān)系解除類材料：勞動合同解除/終止協(xié)議書（需雙方簽字蓋章）、解除勞動合同通知書（含送達(dá)憑證，如郵寄回執(zhí)、簽收記錄）、協(xié)商解除/法定解除的相關(guān)證明（如員工自愿離職申請、不勝任工作的培訓(xùn)/調(diào)崗記錄、經(jīng)濟(jì)性裁員的備案文件等）。2.離職手續(xù)類材料：離職交接清單（含辦公用品、工作資料、財(cái)務(wù)欠款等交接情況）、社保公積金停繳證明、薪資結(jié)算單（含離職前工資、補(bǔ)償金、賠償金等明細(xì)）。3.輔助證明類材料：員工離職前的績效考核記錄、違規(guī)行為調(diào)查材料（如適用過失性解除）、競業(yè)限制/保密協(xié)議履行情況說明（如涉及商業(yè)秘密保護(hù)）。（二）移交類檔案（員工個人檔案）若員工個人檔案存放在企業(yè)（如國企、事業(yè)單位），解除合同后需按規(guī)定移交至員工戶籍地/現(xiàn)居住地人才服務(wù)中心、新就業(yè)單位（具備檔案管理權(quán)限的）。移交檔案應(yīng)包含：員工入職時的檔案材料（如學(xué)歷證明、職稱證書、入職登記表）；勞動合同履行期間的考核、獎懲、培訓(xùn)等記錄；勞動合同解除/終止的正式文件（需加蓋企業(yè)公章，注明解除原因、時間）。注意：移交檔案需嚴(yán)格遵循《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》，確保材料真實(shí)、完整，封裝后通過機(jī)要通道或?qū)Ｈ怂瓦f，禁止個人自帶檔案。三、管理流程規(guī)范（一）檔案整理與歸檔1.材料收集：勞動合同解除生效后3個工作日內(nèi)，人力資源部門牽頭收集上述“企業(yè)留存檔案”材料，要求各部門（如財(cái)務(wù)、行政、業(yè)務(wù)部門）配合提供交接、結(jié)算、證明類材料，確保無遺漏。2.審核校驗(yàn)：檔案管理人員需核對材料完整性（如簽字蓋章是否齊全）、邏輯性（如解除原因與證據(jù)材料是否對應(yīng)），對缺失材料及時補(bǔ)正（如要求員工補(bǔ)充離職申請、完善交接清單）。3.分類歸檔：按“一人一檔”原則建立檔案卷盒，以員工姓名+離職時間為編號，將材料按“解除依據(jù)—手續(xù)辦理—后續(xù)說明”的邏輯順序排列，編制《檔案目錄》并掃描留存電子檔（涉密材料除外）。（二）檔案移交流程1.確定接收方：員工提出檔案轉(zhuǎn)移需求時，企業(yè)需協(xié)助查詢其戶籍地/現(xiàn)居住地人才中心地址、新單位檔案管理權(quán)限（如央企、國企通常具備權(quán)限），并指導(dǎo)員工填寫《檔案轉(zhuǎn)移申請表》。2.辦理移交手續(xù)：實(shí)體檔案：封裝檔案袋，填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（注明材料清單、轉(zhuǎn)出單位、接收單位、員工姓名等信息），通過機(jī)要交通寄送或派專人送遞（需簽訂保密協(xié)議）。電子檔案：若企業(yè)已建立電子檔案系統(tǒng)，需將員工檔案電子副本同步移交至接收方指定的數(shù)字平臺（如人才中心的線上檔案系統(tǒng)），確保數(shù)據(jù)格式兼容、內(nèi)容一致。3.跟蹤確認(rèn)：移交后15個工作日內(nèi)，通過電話、官網(wǎng)查詢等方式確認(rèn)接收方是否收到檔案，避免因物流延誤、材料缺失導(dǎo)致檔案“死檔”。（三）電子檔案管理1.同步與備份：實(shí)體檔案歸檔后，需在24小時內(nèi)完成電子掃描件的上傳、索引標(biāo)注，電子檔案應(yīng)與實(shí)體檔案內(nèi)容1:1對應(yīng)；每月末對電子檔案進(jìn)行異地備份（如存儲至企業(yè)云服務(wù)器、移動硬盤），防范數(shù)據(jù)丟失。2.權(quán)限管理：設(shè)置“檔案管理員—部門負(fù)責(zé)人—企業(yè)高管”三級權(quán)限，普通員工僅可查詢本人檔案的基本信息（如離職時間、解除原因），敏感信息（如薪資、違規(guī)記錄）需經(jīng)總經(jīng)理審批后方可查閱。四、保管要求（一）實(shí)體檔案保管1.存放環(huán)境：檔案需存放于專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲設(shè)備（如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥箱），室內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對濕度45%-60%，避免陽光直射。2.保管期限：企業(yè)留存的解除勞動合同檔案，需至少保管至勞動合同解除后15年（參考《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及勞動爭議仲裁時效）；涉及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償、競業(yè)限制糾紛的檔案，需延長保管至糾紛解決后3年。3.定期檢查：每半年對實(shí)體檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，核對數(shù)量、編號與目錄是否一致，發(fā)現(xiàn)破損、霉變材料及時修復(fù)、復(fù)制，確保檔案長期可讀。（二）電子檔案保管1.存儲安全：電子檔案需采用加密存儲（如AES-256加密算法），服務(wù)器部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)，定期進(jìn)行病毒查殺；禁止將電子檔案存儲在個人設(shè)備或非加密的公共網(wǎng)絡(luò)空間。2.版本管理：電子檔案需記錄修改日志，每次編輯、查閱均需留下操作人、時間、內(nèi)容變更等痕跡，確保檔案可追溯、防篡改。五、檔案利用規(guī)范（一）企業(yè)內(nèi)部利用1.查閱審批：因勞動糾紛舉證、離職員工背景調(diào)查等需求，需查閱檔案時，由申請部門填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案管理員陪同下于指定場所查閱，禁止涂改、抽取檔案材料。2.復(fù)制與借閱：確需復(fù)制檔案材料的，需注明用途并經(jīng)審批，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制專用章”；禁止借閱實(shí)體檔案，確因司法程序需提供原件的，需由兩名以上工作人員護(hù)送，全程登記并限期歸還。（二）員工個人利用1.檔案查詢：員工可憑身份證、離職證明查詢本人檔案的基本信息（如解除合同時間、原因），如需查詢敏感信息（如薪資明細(xì)、違規(guī)記錄），需書面說明用途并經(jīng)原主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.證明開具：員工申請開具離職證明、收入證明、無違規(guī)證明等，由檔案管理員核對檔案材料后出具，證明需注明用途、有效期，加蓋企業(yè)公章或檔案專用章。（三）第三方利用1.司法機(jī)關(guān)調(diào)閱：法院、勞動仲裁委等司法機(jī)關(guān)因辦案需要調(diào)閱檔案的，需出具協(xié)助調(diào)查函、工作人員證件，檔案管理員核對后提供材料復(fù)制件（加蓋公章），必要時可配合現(xiàn)場查閱。2.新單位/人才中心調(diào)閱：新單位（具備檔案管理權(quán)限）或人才中心因辦理入職、社保接續(xù)等調(diào)閱檔案的，需憑員工授權(quán)委托書、單位介紹信及工作人員證件，按規(guī)定流程查閱或接收檔案。六、監(jiān)督與責(zé)任（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制企業(yè)應(yīng)建立“人力資源部門自查+審計(jì)部門抽查”的監(jiān)督體系，每年度對解除勞動合同檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查材料完整性、移交及時性、利用合規(guī)性，檢查結(jié)果納入部門績效考核。（二）違規(guī)處理1.企業(yè)責(zé)任：因檔案管理不善導(dǎo)致員工權(quán)益受損（如社保無法接續(xù)、新單位無法入職），企業(yè)需承擔(dān)賠償責(zé)任；因檔案材料虛假、缺失引發(fā)勞動仲裁/訴訟敗訴的，需按判決結(jié)果支付賠償金、恢復(fù)勞動關(guān)系等。2.個人責(zé)任：檔案管理人員違規(guī)泄露檔案信息、篡改材料的，視情節(jié)輕重給予警告、記過、開除處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（三）法律依據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》第五十條：用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)?！吨腥A人民共和國檔案法》第二十七條：禁止篡改、損毀、偽造檔案。禁止擅自銷毀檔案?！镀髽I(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第十八條：企