機關單位文檔管理辦法一、總則為規(guī)范機關單位文檔管理工作，提升文檔資源利用效率，保障文檔的完整、安全與有效利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結合本單位實際，制定本辦法。本辦法適用于本機關及所屬各單位的文檔管理工作，涵蓋文書、業(yè)務、科技、音像等各類文檔的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定及銷毀全過程。文檔管理遵循集中管理、分級負責、安全保密、方便利用的原則，確保文檔資源真實反映單位工作軌跡，服務于政務運行與決策參考。二、管理職責（一）辦公室（文檔管理主管部門）負責統(tǒng)籌全單位文檔管理工作，制定管理制度與流程；指導、監(jiān)督各部門文檔管理業(yè)務；組織文檔的鑒定、銷毀及信息化建設；協(xié)調(diào)解決文檔管理中的重大問題。（二）各業(yè)務科室負責本部門工作中形成的文檔（含紙質(zhì)、電子、音像等載體）的日常收集、初步整理，確保文檔內(nèi)容真實、格式規(guī)范；按要求向檔案室移交歸檔文檔，配合開展文檔利用與鑒定工作。（三）文檔管理員由各部門指定專人擔任，負責本部門文檔的日常登記、分類、保管；及時向檔案室報送需歸檔的文檔；協(xié)助完成文檔借閱、檢索等利用服務；定期參加文檔管理培訓，提升業(yè)務能力。三、文檔分類與編號（一）分類規(guī)則文檔按載體與內(nèi)容性質(zhì)分為四類：1.文書文檔：包括上級來文、本單位發(fā)文、內(nèi)部請示報告、會議紀要、工作計劃總結等公務文書；2.業(yè)務文檔：各科室在業(yè)務開展中形成的審批材料、統(tǒng)計報表、調(diào)研成果、合同協(xié)議等；3.科技文檔：涉及基建工程、設備采購、技術研發(fā)等項目的設計圖紙、技術方案、驗收報告等；4.音像文檔：照片、錄音、錄像、電子文件等，需標注拍攝（錄制）時間、內(nèi)容、責任人。（二）編號規(guī)則采用“年度-類別代碼-順序號”格式編制檔號，示例：2024-WS-001（2024年文書類第1號文檔）。其中：年度為文檔形成年份（四位數(shù)字）；類別代碼：文書（WS）、業(yè)務（YW）、科技（KJ）、音像（YX）；順序號為當年該類別文檔的流水號（三位數(shù)字，不足補零）。四、文檔收集與歸檔（一）收集范圍各部門需收集的文檔包括：以本單位名義制發(fā)或收到的正式文件、簽報；業(yè)務工作中產(chǎn)生的原始記錄、過程性材料、成果性文件；重要會議、活動的音像資料、簽到表、主持詞等；與單位工作相關的合同、協(xié)議、證書、獎牌（復印件或掃描件）；電子文檔需同步收集，確保與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致、格式可長期讀取。（二）歸檔要求1.時間要求：日常工作中形成的文檔，由各部門即時收集、按月整理；年度總結、專項工作等階段性文檔，在工作完成后1個月內(nèi)完成整理；涉及重大活動、突發(fā)事件的文檔，事后7個工作日內(nèi)完成收集歸檔。2.質(zhì)量要求：文檔需字跡清晰、頁面完整，電子文檔命名規(guī)范（含主題、日期、部門）；紙質(zhì)文檔需去除金屬物、折疊平整，以A4紙規(guī)格裝訂；涉密文檔需單獨標注密級，按保密規(guī)定管理。3.移交流程：各部門整理完畢的文檔，經(jīng)部門負責人審核簽字后，填寫《文檔移交清單》，與檔案室辦理移交手續(xù)，雙方核對無誤后簽字確認。五、文檔保管與利用（一）保管要求1.庫房管理：檔案室需具備防火、防潮、防蟲、防光、防盜功能，配備溫濕度調(diào)控、消防、監(jiān)控設備；文檔存放需分類上架，定期（每季度）檢查庫房環(huán)境與文檔狀況，做好記錄。2.電子文檔管理：建立電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)“紙質(zhì)+電子”雙套歸檔；電子文檔需定期備份（至少雙份，異地存儲一份），加密存儲涉密電子文檔，嚴禁非授權設備接入。（二）利用規(guī)定1.內(nèi)部利用：單位人員因工作需要借閱文檔，需填寫《文檔借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案室辦理借閱；借閱期限一般不超過15個工作日，逾期需辦理續(xù)借。2.外部利用：外單位需查閱文檔時，需持單位介紹信及有效證件，經(jīng)辦公室審批后，在指定場所查閱（涉密文檔除外）；如需復制，需注明用途并經(jīng)審批。3.保密要求：利用過程中嚴禁涂改、損毀文檔，涉密文檔按《保密法》規(guī)定管理，不得擅自傳播或復制。六、文檔鑒定與銷毀（一）鑒定流程每5年由辦公室牽頭，組織業(yè)務科室、文檔管理員成立文檔鑒定小組，對保管期滿的文檔進行鑒定：確無保存價值的文檔，填寫《文檔銷毀鑒定表》，說明銷毀理由；需繼續(xù)保存的文檔，重新劃定保管期限，調(diào)整存放位置。（二）銷毀要求1.審批程序：銷毀清單經(jīng)單位分管領導審批后，由辦公室組織實施。2.銷毀方式：紙質(zhì)文檔采用粉碎或焚燒方式，電子文檔徹底刪除并清空存儲介質(zhì)；銷毀過程需有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人需在《文檔銷毀清單》上簽字確認。3.涉密文檔：銷毀涉密文檔