機關(guān)單位檔案管理制度與執(zhí)行細(xì)則檔案是機關(guān)單位履職過程中形成的重要歷史記錄，承載著決策依據(jù)、工作軌跡與文化傳承價值。為規(guī)范檔案管理工作，提升檔案資源利用效能，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)，結(jié)合本單位工作實際，制定本制度及執(zhí)行細(xì)則，確保檔案管理全過程合法合規(guī)、科學(xué)規(guī)范。一、管理職責(zé)與組織架構(gòu)機關(guān)檔案管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)的管理體制，明確各層級職責(zé)：單位領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)：單位主要負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌檔案管理工作，將檔案工作納入年度工作計劃與考核體系，保障檔案管理所需人員、經(jīng)費與設(shè)施投入，定期聽取檔案工作匯報，協(xié)調(diào)解決重大問題。檔案管理部門（室）職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案的集中管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督檢查，具體承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計及數(shù)字化建設(shè)等工作，建立健全檔案管理制度，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展歸檔工作，對接上級檔案主管部門完成備案、檢查等任務(wù)。業(yè)務(wù)部門職責(zé)：各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的預(yù)整理工作，按要求收集、整理本部門形成的文件材料，定期移交至檔案管理部門；在業(yè)務(wù)工作中同步做好文件材料的積累與保管，確保歸檔材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。二、檔案的收集與整理規(guī)范（一）收集范圍與要求機關(guān)檔案涵蓋文書、科技、人事、會計、聲像、實物等門類，具體收集范圍如下：文書檔案：收文、發(fā)文（含正式文件、便函、簽報）、會議材料（紀(jì)要、議程、報告）、工作計劃與總結(jié)、調(diào)研材料、規(guī)章制度、合同協(xié)議、表彰處罰文件等?？萍紮n案：基建項目文件（立項、設(shè)計、施工、驗收材料）、設(shè)備儀器檔案（說明書、維修記錄、報廢材料）、科研項目文件（研究報告、成果鑒定材料）等。人事檔案：干部任免、考核、獎懲、培訓(xùn)、職稱評審、工資變動、出入境材料等（按《干部檔案工作條例》管理）。會計檔案：會計憑證、賬簿、財務(wù)報告、銀行對賬單、工資表等（按《會計檔案管理辦法》執(zhí)行）。聲像與實物檔案：重要會議、活動的照片、視頻，榮譽證書、獎牌、禮品等實物。收集時限：文書檔案于年度終了后6個月內(nèi)完成整理歸檔；會計檔案在會計年度終了后由會計部門保管1年，再移交檔案部門；人事檔案隨材料形成即時歸檔；科技檔案在項目驗收或設(shè)備投入使用后3個月內(nèi)歸檔。（二）整理流程與標(biāo)準(zhǔn)1.分類與編號：采用“年度—機構(gòu)（問題）—保管期限”分類法，同一事由文件按時間順序排列；檔號編制遵循唯一性原則，由年度、分類號、件號（卷號）組成，確保檔案檢索精準(zhǔn)。2.編目與裝訂：以“件”為單位整理（文書檔案）或“卷”為單位（科技、會計檔案），逐件（卷）編制《檔案目錄》，注明檔號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、密級等信息；紙質(zhì)檔案需去除金屬物，采用線裝或膠裝，保持頁面平整。3.數(shù)字化加工：對永久、長期保管的檔案開展數(shù)字化掃描，建立電子檔案目錄與全文數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案“雙套制”管理，電子檔案格式符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。三、檔案的保管與利用機制（一）保管條件與要求1.庫房管理：檔案庫房需獨立設(shè)置，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫設(shè)備（如滅火器、除濕機、防蟲藥、監(jiān)控系統(tǒng)），溫度控制在14-24℃，相對濕度45%-60%；定期檢查檔案狀況，做好溫濕度記錄與檔案霉變、蟲蛀排查。2.保管期限：依據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，檔案保管期限分為永久、30年、10年：永久：涉及單位歷史、重要決策、干部任免、審計結(jié)論等文件；30年：一般行政管理、業(yè)務(wù)工作文件，如年度報告、合同協(xié)議；10年：臨時性文件、會議記錄、一般性表單等。（二）利用流程與規(guī)范1.內(nèi)部利用：單位人員借閱檔案需填寫《檔案借閱登記表》，注明用途、期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；借閱期限一般不超過15天，逾期需辦理續(xù)借；涉密檔案借閱需額外經(jīng)保密部門審批，且在指定場所查閱。2.外部利用：外單位查閱檔案需持單位介紹信、經(jīng)辦人身份證，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案管理部門指定區(qū)域查閱，原則上不提供原件復(fù)制；需復(fù)制檔案的，由檔案部門統(tǒng)一辦理，注明“復(fù)制件”字樣并加蓋公章。3.利用限制：涉密檔案、個人隱私檔案（如人事檔案）嚴(yán)格限制利用范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、復(fù)制；電子檔案利用需通過檔案管理系統(tǒng)授權(quán)，嚴(yán)禁越權(quán)訪問。四、檔案的鑒定與銷毀程序（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)成立檔案鑒定小組，由檔案部門、業(yè)務(wù)部門、紀(jì)檢監(jiān)察人員組成，每10年對到期檔案開展鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)：永久保管檔案：無特殊情況不得銷毀；30年、10年保管檔案：經(jīng)鑒定確無保存價值的，提出銷毀意見；涉及債權(quán)債務(wù)、法律糾紛的檔案，延長保管期限。（二）銷毀流程與監(jiān)督1.審批：鑒定小組形成《檔案銷毀清冊》，列明檔案編號、題名、形成時間、保管期限、鑒定意見，報單位領(lǐng)導(dǎo)審批；涉密檔案銷毀需報保密部門備案。2.銷毀：銷毀工作由兩人以上監(jiān)銷，選擇符合保密要求的場所（如指定銷毀機構(gòu)），銷毀后監(jiān)銷人在《檔案銷毀清冊》簽字，清冊永久保存。五、監(jiān)督考核與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部自查：檔案管理部門每年開展檔案管理自查，重點檢查制度執(zhí)行、檔案完整度、庫房安全、利用合規(guī)性等，形成自查報告。2.外部檢查：接受上級主管部門、檔案行政管理部門的定期檢查與審計，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題限期整改。（二）考核與獎懲1.考核指標(biāo)：將檔案管理工作納入部門績效考核，考核內(nèi)容包括歸檔及時率、檔案完整率、利用滿意度、安全事故發(fā)生率等。2.獎懲措施：對檔案管理工作突