文檔歸檔管理流程標(biāo)準(zhǔn)手冊第一章總則1.1目的為規(guī)范組織內(nèi)文檔的歸檔管理工作，確保文檔資源完整留存、安全保管與高效利用，維護(hù)組織歷史記錄的真實性、系統(tǒng)性與可追溯性，特制定本流程標(biāo)準(zhǔn)手冊。1.2適用范圍本手冊適用于本組織各部門（含下屬機(jī)構(gòu)）在日常運營、業(yè)務(wù)開展、項目實施等活動中形成的各類文檔的歸檔管理，涵蓋文書、業(yè)務(wù)、科技、聲像等不同載體形式的文檔全生命周期管理。1.3基本原則完整性：確保應(yīng)歸檔文檔無遺漏，全面反映組織活動過程與結(jié)果。準(zhǔn)確性：文檔內(nèi)容真實可靠，載體完好，歸檔信息與實際內(nèi)容一致。及時性：按規(guī)定時間節(jié)點完成收集、整理與歸檔，避免延誤或積壓。安全性：通過物理防護(hù)、數(shù)字化備份等措施，保障文檔不被損毀、篡改或泄露。規(guī)范性：歸檔流程、格式、編號等遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保管理有序。第二章術(shù)語與定義2.1文檔組織在各項活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等記錄，包括紙質(zhì)、電子、實物載體文檔。2.2歸檔將辦理完畢、具有保存價值的文檔移交至檔案管理部門（或指定機(jī)構(gòu)）的過程，標(biāo)志文檔從“業(yè)務(wù)使用”轉(zhuǎn)入“長期保管”階段。2.3保管期限根據(jù)文檔價值與利用需求劃定的保存時長，分為永久（無固定期限）、30年（重要文檔中長期保存）、10年（一般性文檔短期保存）三類（參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）。2.4文檔鑒定對文檔價值、保管期限、存毀狀態(tài)的評估，包括歸檔前“價值鑒定”（判斷是否歸檔）與保管期內(nèi)“到期鑒定”（判斷是否繼續(xù)保存或銷毀）。第三章管理職責(zé)3.1檔案管理部門制定并更新文檔管理的制度、流程與標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)各部門開展工作。接收、整理、保管歸檔文檔，建立檢索體系，保障文檔安全與可查性。組織文檔鑒定、銷毀工作，審核結(jié)果與清單，確保合規(guī)。提供文檔利用服務(wù)，辦理借閱、復(fù)制手續(xù)，統(tǒng)計利用情況，支撐決策。開展文檔數(shù)字化、備份與災(zāi)備工作，推進(jìn)管理信息化。3.2業(yè)務(wù)部門明確本部門文檔管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)日常文檔的收集、整理與預(yù)歸檔。按規(guī)定向檔案管理部門移交文檔，確保完整性、準(zhǔn)確性。配合檔案管理部門開展鑒定、利用與銷毀工作，提供業(yè)務(wù)背景說明。規(guī)范管理本部門電子文檔，確保格式兼容、元數(shù)據(jù)完整。3.3文檔管理責(zé)任人識別并收集業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的文檔，確保無遺漏。對文檔初步整理（分類、排序、標(biāo)注頁碼），檢查完整性與準(zhǔn)確性。填寫《文檔移交清單》，辦理移交手續(xù)。跟蹤本部門文檔利用情況，反饋借閱需求與狀態(tài)變化。第四章歸檔管理流程4.1歸檔范圍確定各部門結(jié)合業(yè)務(wù)特點，參照《文檔歸檔范圍表》明確需歸檔的文檔類型，包括但不限于：文書類：規(guī)章制度、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、對外發(fā)文等。業(yè)務(wù)類：業(yè)務(wù)報表、項目方案、客戶資料、調(diào)研報告等?？萍碱悾汗こ虉D紙、技術(shù)說明書、研發(fā)報告等。聲像類：活動照片、宣傳視頻、實物檔案（如獎杯、樣品）等。*注：臨時性、重復(fù)性、無查考價值的文檔（如草稿、臨時通知）可不歸檔。*4.2文檔收集4.2.1收集時間定期收集：日常辦公文檔（文書、報表）按月/季度收集；項目文檔在驗收后1個月內(nèi)收集；年度文檔在次年1季度內(nèi)收集。即時收集：重要會議、突發(fā)事件、合同簽署等特殊活動文檔，活動結(jié)束后3個工作日內(nèi)收集。4.2.2收集方式紙質(zhì)文檔：部門責(zé)任人集中整理，核對份數(shù)、頁數(shù)，檢查簽字蓋章是否齊全。電子文檔：通過內(nèi)部系統(tǒng)上傳，或刻錄光盤、拷貝至移動硬盤移交，命名規(guī)范（如“部門-年份-類型-主題”）。聲像/實物文檔：照片、視頻標(biāo)注時間、地點、事件；實物檔案登記名稱、來源、用途，附文字說明。4.2.3質(zhì)量要求紙質(zhì)文檔：紙張無破損、字跡清晰（禁用易褪色筆）、裝訂整齊（避免金屬裝訂物）。電子文檔：格式為通用類型（PDF、DOCX、JPG等），無病毒、元數(shù)據(jù)完整。4.3文檔整理4.3.1分類采用“年度—類別—保管期限”三級分類法：1.年度：按文檔形成的自然年度劃分（跨年度項目文檔歸入項目完成年度）。2.類別：按文檔類型（文書、業(yè)務(wù)、科技）或業(yè)務(wù)領(lǐng)域（人力、財務(wù)、市場）劃分。3.保管期限：標(biāo)注文檔保存時長（永久、30年、10年）。4.3.2編號采用“全宗號-年度-類別代碼-保管期限代碼-件號”規(guī)則（如“____-WS-YJ-001”，WS為文書類代碼，YJ為永久期限代碼），確保每份文檔編號唯一。4.3.3編目為每份文檔編制《文檔目錄》，內(nèi)容包括：編號、標(biāo)題、日期、頁數(shù)/容量、責(zé)任人、保管期限、備注（密級、特殊要求）。目錄與文檔實體一一對應(yīng)，電子目錄支持檢索。4.4文檔鑒定4.4.1價值鑒定檔案管理部門牽頭，組織業(yè)務(wù)、法務(wù)、審計人員組成鑒定小組，評估文檔價值：永久保存：對組織歷史、戰(zhàn)略決策有重大價值的文檔（如章程、年度報告、重大合同）。30年保存：重要業(yè)務(wù)活動、項目實施的過程性文檔（如項目審批、中期報告）。10年保存：一般性業(yè)務(wù)記錄、日常報表（如考勤表、部門周報）。4.4.2到期鑒定保管期限屆滿前1年，檔案管理部門啟動到期鑒定：仍有價值的文檔，延長保管期限（重新標(biāo)注）。無價值的文檔，列入《銷毀清單》，提交審批。4.5文檔歸檔4.5.1移交要求紙質(zhì)文檔：按分類、編號順序裝盒，填寫《檔案盒封面》（年度、類別、保管期限、起止件號），盒內(nèi)附《文檔目錄》。電子文檔：刻錄至不可擦寫光盤（或上傳至系統(tǒng)），光盤標(biāo)注編號、內(nèi)容、日期，與紙質(zhì)目錄一并移交。聲像/實物文檔：照片、視頻存入專用存儲設(shè)備，實物檔案放入專用箱柜，附《實物檔案登記表》。4.5.2移交手續(xù)部門責(zé)任人與檔案管理部門經(jīng)辦人核對《文檔移交清單》，確認(rèn)無誤后雙方簽字，清單一式兩份，雙方各存一份。4.6文檔保管4.6.1庫房管理紙質(zhì)文檔：存放于專用庫房，溫度14-24℃、濕度45%-60%，避免陽光直射、潮濕、蟲害。檔案柜編號，文檔盒按分類排列。電子文檔：采用“本地存儲+云端備份”，定期維護(hù)設(shè)備，備份選擇合規(guī)云服務(wù)商。聲像/實物文檔：照片、視頻存于防磁柜，實物檔案存于防塵、防潮柜架，定期檢查完好性。4.6.2安全防護(hù)物理防護(hù)：安裝門禁、監(jiān)控、消防設(shè)施，嚴(yán)禁庫房內(nèi)吸煙、存放易燃物。數(shù)字化備份：重要紙質(zhì)文檔掃描生成電子副本，與原件異地存放（如分公司庫房、云端）。保密管理：涉密文檔單獨存放，借閱、復(fù)制需審批，銷毀采用涉密載體方式（粉碎、消磁）。4.7文檔利用4.7.1借閱流程1.申請人填寫《文檔借閱申請表》，注明文檔編號、用途、期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（涉密文檔需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。2.檔案管理部門核對信息，辦理借閱手續(xù)，登記《文檔借閱登記薄》（借閱人、日期、歸還日期、狀態(tài)）。3.借閱人妥善保管文檔，不得涂改、轉(zhuǎn)借，到期歸還時，管理人員檢查完整性，注銷借閱記錄。4.7.2復(fù)制與摘錄普通文檔：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，可復(fù)制或摘錄，復(fù)制件標(biāo)注“復(fù)制件”字樣。涉密文檔：嚴(yán)禁復(fù)制，確需摘錄的，需經(jīng)保密辦審批，使用后及時銷毀。4.7.3統(tǒng)計與分析檔案管理部門定期統(tǒng)計利用情況（借閱次數(shù)、高頻文檔類型），分析價值與需求趨勢，優(yōu)化歸檔范圍與管理效率。4.8文檔銷毀4.8.1鑒定與審批到期鑒定后，無價值的文檔由鑒定小組出具《文檔銷毀鑒定報告》，列明銷毀文檔的編號、標(biāo)題、數(shù)量、期限，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級主管部門備案（如需）。4.8.2銷毀執(zhí)行紙質(zhì)文檔：檔案管理部門與安保部門共同監(jiān)督，采用粉碎、焚燒等方式銷毀，過程拍照、錄像留存，填寫《文檔銷毀登記表》（時間、地點、方式、監(jiān)銷人）。電子文檔：對存儲介質(zhì)（硬盤、光盤）消磁、物理粉碎，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，銷毀記錄與紙質(zhì)文檔一并存檔。第五章保障措施5.1制度保障定期修訂《文檔歸檔管理制度》，將文檔管理納入部門績效考核，對違規(guī)行為（丟失、泄露）問責(zé)。5.2人員保障檔案管理人員需具備檔案學(xué)、管理學(xué)知識，定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)（數(shù)字化、保密管理）。各部門文檔責(zé)任人接受檔案管理培訓(xùn)，明確職責(zé)與操作規(guī)范。5.3設(shè)施保障配備專用庫房、防磁柜、溫濕度記錄儀、消防設(shè)備，滿足保管需求。搭建檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子化歸檔、檢索、利用，提升效率。5.4監(jiān)督檢查檔案管理部門每半年開展文檔管理檢查（歸檔及時性、質(zhì)量、庫房安全等），對問題部門下達(dá)整改通知，跟蹤結(jié)果。第六章