員工學歷檔案管理規(guī)范與流程指引一、目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)員工學歷檔案的收集、審核、保管及利用流程，確保檔案信息真實、完整、安全，為人力資源規(guī)劃、人才選拔與培養(yǎng)等工作提供可靠依據(jù)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及公司人力資源管理制度，制定本指引。本指引適用于企業(yè)全體員工（含在職、離職及退休人員）的學歷檔案管理工作。二、管理職責劃分（一）人力資源部主責作為學歷檔案管理的核心部門，人力資源部需統(tǒng)籌開展以下工作：收集與審核：牽頭組織新員工入職時學歷材料的收集，及在職員工學歷變更時的材料補充；通過學信網(wǎng)驗證、證書防偽標識核查等方式，對學歷材料的真實性、完整性進行審核。保管與維護：負責紙質(zhì)檔案的實體保管（含歸檔、編號、存放）及電子檔案的系統(tǒng)錄入、備份與更新；定期檢查檔案存儲環(huán)境，防范損毀、丟失風險。利用與監(jiān)督：根據(jù)工作需要提供檔案查詢、借閱服務；監(jiān)督檔案借閱、復印等操作的合規(guī)性，確保信息安全。（二）用人部門配合用人部門需協(xié)助人力資源部開展工作：在員工入職、崗位調(diào)整或?qū)W歷變更時，及時通知員工提交相關材料；在檔案審核過程中，提供員工崗位需求、職業(yè)發(fā)展等背景信息，輔助判斷學歷材料的關聯(lián)性。三、學歷檔案內(nèi)容構成員工學歷檔案應包含以下材料（根據(jù)員工學歷變化動態(tài)補充）：基礎學歷材料：入職時提交的最高學歷證書復印件、學位證書復印件（如適用）、學歷認證報告（學信網(wǎng)《教育部學歷證書電子注冊備案表》或《中國高等教育學歷認證報告》）。在職教育材料：在職期間參加學歷提升（如專升本、在職研究生）的入學通知書、學籍證明、畢業(yè)（結(jié)業(yè)）證書復印件、學位授予證明、學歷認證報告等。學歷變更材料：學歷信息發(fā)生變化時，員工提交的變更說明、新學歷相關證明材料（同“基礎學歷材料”要求）。四、管理流程詳解（一）檔案收集新員工入職：員工在入職手續(xù)辦理階段，需按要求提交學歷相關材料（原件供查驗，復印件留存）；人力資源部同步通過學信網(wǎng)申請學歷驗證，驗證結(jié)果作為檔案附件歸檔。在職員工學歷變更：員工取得新學歷后，應在30個工作日內(nèi)向人力資源部提交變更材料；用人部門需提醒員工及時申報，確保檔案信息與實際一致。（二）檔案審核審核工作需遵循“雙人交叉復核”原則，由人力資源部指定兩名專員交叉審核：真實性審核：通過學信網(wǎng)、學位網(wǎng)等官方渠道驗證證書真?zhèn)?；檢查復印件與原件是否一致，防偽標識、鋼印等細節(jié)是否清晰。完整性審核：核對材料是否齊全（如學歷證書、學位證書、認證報告需配套提供）；檢查材料填寫（如個人信息、畢業(yè)時間）是否與員工入職信息一致。審核不通過時，需向員工反饋問題（如材料缺失、信息不符），要求限期補充或說明；逾期未整改的，將影響員工職業(yè)發(fā)展相關流程（如晉升、調(diào)薪）。（三）檔案歸檔紙質(zhì)檔案：審核通過的材料按“一人一檔”原則整理，使用統(tǒng)一檔案袋/盒存放；檔案編號規(guī)則為“部門代碼+入職年份+員工工號”，便于檢索。電子檔案：將紙質(zhì)材料掃描為PDF格式，上傳至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)（或人力資源信息系統(tǒng)），與員工電子檔案庫關聯(lián)；電子檔案需設置訪問權限，僅授權人員可查閱。（四）檔案保管實體保管：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，環(huán)境需滿足防潮、防火、防蟲要求（如配備除濕機、滅火器、防蟲藥劑）；檔案柜需加鎖，鑰匙由專人保管。電子保管：電子檔案需定期（每月）備份至云端或移動硬盤，防止數(shù)據(jù)丟失；系統(tǒng)需設置密碼保護、操作日志，記錄檔案查閱、修改痕跡。（五）檔案更新當員工學歷信息發(fā)生變化（如獲得更高學歷、學歷認證信息更新），人力資源部需：收集新的證明材料，完成審核后替換原檔案中的舊材料（紙質(zhì)檔案需標注“更新于×年×月”，電子檔案需上傳新版本并標記歷史版本）。在員工信息臺賬中同步更新學歷相關字段，確保HR系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)等關聯(lián)數(shù)據(jù)一致。（六）檔案借閱與復印內(nèi)部借閱：因工作需要（如職稱評審、崗位競聘）借閱檔案時，借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及人力資源部負責人審批后，在檔案管理專員陪同下查閱；借閱期限不超過3個工作日，逾期需辦理續(xù)借。外部復印：確因外部機構（如政府部門、合作單位）要求提供學歷證明時，由人力資源部統(tǒng)一復印并加蓋“檔案專用章”，原則上不提供原件；復印記錄需登記存檔，注明用途、接收方及經(jīng)辦人。（七）檔案銷毀員工離職滿5年且無后續(xù)服務需求（如競業(yè)限制期已過、退休人員無復查需求）時，可啟動檔案銷毀流程：人力資源部編制《檔案銷毀清單》，列明需銷毀的檔案編號、員工姓名、銷毀原因等，報分管領導審批。銷毀工作需由兩人以上監(jiān)督執(zhí)行，可采用碎紙機粉碎（紙質(zhì)檔案）或數(shù)據(jù)徹底刪除（電子檔案）的方式；銷毀后填寫《檔案銷毀確認表》，由監(jiān)督人簽字存檔。五、檔案利用與保密要求（一）檔案利用場景學歷檔案主要服務于以下工作：員工入職背景調(diào)查、試用期考核；崗位晉升、調(diào)薪的學歷資質(zhì)審核；職稱評定、職業(yè)資格報考的材料證明；企業(yè)人才盤點、梯隊建設的數(shù)據(jù)分析。（二）保密管理檔案管理人員需簽訂《保密協(xié)議》，嚴禁向無關人員泄露檔案信息；電子檔案系統(tǒng)需設置多級權限（如HR專員可查閱，部門負責人僅可查看本部門員工檔案）；禁止私自復印、拍攝檔案內(nèi)容，確需對外提供時，需履行審批流程并標注“僅供××用途使用”。六、保障與監(jiān)督機制（一）制度保障人力資源部每半年開展一次檔案管理自查，檢查內(nèi)容包括：檔案完整性（是否存在材料缺失）、存儲安全性（實體檔案環(huán)境、電子檔案備份）、流程合規(guī)性（借閱、銷毀記錄）；自查結(jié)果納入部門績效考核。（二）人員培訓新入職的檔案管理人員需接受專項培訓，內(nèi)容涵蓋檔案法規(guī)、系統(tǒng)操作、防偽審核技巧等；每年組織一次全員檔案管理培訓，提升員工對檔案重要性的認知及材料提交的規(guī)范性。（三）技術保障企業(yè)檔案管理系統(tǒng)需定期升級，優(yōu)化加密算法、備份策略；引入OC