日常行政事務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化參考手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)日常行政事務(wù)操作，統(tǒng)一流程標(biāo)準(zhǔn)，提高工作效率，減少溝通成本，保證行政工作有序開展。手冊適用于公司各部門及全體員工，涵蓋會議管理、辦公用品申領(lǐng)、文件流轉(zhuǎn)、訪客接待、差旅申請等高頻行政場景，供相關(guān)人員參考執(zhí)行。一、會議組織與管理流程適用情境適用于公司內(nèi)部各類會議（如部門例會、項目推進會、專題研討會、年度總結(jié)會等）的發(fā)起、組織、召開及后續(xù)跟進工作。操作步驟1.會議發(fā)起與申請發(fā)起人：根據(jù)工作需要，填寫《會議申請表》，明確以下信息：會議名稱、時間（起止時間）、地點（會議室名稱/線上會議）；參會人員（部門/職務(wù)）、主持人、記錄人；會議議程、所需物料（如投影儀、白板、麥克風(fēng)等）；會議目標(biāo)及預(yù)期成果。提交審批：將《會議申請表》提交至部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門或大型會議需額外提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)會議室及資源。2.會前準(zhǔn)備會議室安排：行政部根據(jù)審批結(jié)果，提前1個工作日完成會議室預(yù)訂，保證設(shè)備（投影儀、音響、網(wǎng)絡(luò)）正常，并在會議室門口放置會議提示牌（含會議名稱、時間）。物料準(zhǔn)備：發(fā)起人或行政部根據(jù)需求準(zhǔn)備會議材料（如議程、PPT、紙質(zhì)資料等），提前30分鐘送達會議室并擺放整齊。通知確認(rèn)：行政部或發(fā)起人通過企業(yè)/郵件向參會人員發(fā)送會議提醒，含時間、地點、議程及需提前準(zhǔn)備的資料，要求參會人員確認(rèn)是否出席。3.會議召開簽到與開場：參會人員提前10分鐘到場簽到，記錄人負(fù)責(zé)核對參會人員名單；主持人按預(yù)定時間開場，明確會議議程及紀(jì)律（如手機靜音、發(fā)言時長等）。會議進行：主持人引導(dǎo)按議程討論，保證議題聚焦；記錄人實時記錄關(guān)鍵內(nèi)容（包括決議、待辦事項、責(zé)任人及完成時限）。突發(fā)情況處理：若遇設(shè)備故障，行政部需在5分鐘內(nèi)協(xié)調(diào)備用設(shè)備；若人員遲到或缺席，主持人可根據(jù)情況調(diào)整議程或安排后續(xù)補會。4.會后工作紀(jì)要整理：會議結(jié)束后24小時內(nèi)，記錄人整理《會議紀(jì)要》，內(nèi)容包括：會議時間、地點、參會人員、議程要點、決議事項、待辦清單（含責(zé)任人、完成時限），經(jīng)主持人審核無誤后，發(fā)送至全體參會人員及相關(guān)部門。資料歸檔：行政部負(fù)責(zé)收集會議相關(guān)材料（如PPT、簽到表、紀(jì)要等），按“年份-月份-會議類型”分類存檔，保存期限不少于2年。待辦跟進：各責(zé)任人根據(jù)會議紀(jì)要落實待辦事項，記錄人于每周五匯總進度，同步至部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)。表單模板《會議申請表》序號項目內(nèi)容1會議名稱例：部門Q3工作計劃推進會2申請人*某某（部門：市場部）3申請時間YYYY-MM-DD4會議時間YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM5會議地點線上會議/會議室3016參會人員市場部全體成員、產(chǎn)品部經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)總7主持人*某某8記錄人*某某9會議議程1.Q2工作總結(jié)匯報；2.Q3計劃討論；3.跨部門協(xié)作事項確認(rèn)10所需物料投影儀、白板、馬克筆、筆記本電腦11審批意見部門負(fù)責(zé)人：某某（簽字）分管領(lǐng)導(dǎo)：總（簽字）關(guān)鍵提示會議需提前2個工作日發(fā)起申請，緊急會議（如臨時項目協(xié)調(diào)會）可縮短至1個工作日，但需提前4小時通知行政部；線上會議需提前測試軟件穩(wěn)定性（如騰訊會議、釘釘），保證參會人員可順暢加入；會議紀(jì)要需明確“做什么、誰來做、何時做”，避免模糊表述（如“盡快完成”需明確具體日期）；會議室使用需遵守“先申請、后使用”原則，使用后及時清理場地，保持整潔。二、辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放流程適用情境適用于公司各部門及員工日常辦公所需的消耗品（如紙張、筆、文件夾）和耐用品（如U盤、計算器、辦公椅）的申領(lǐng)、發(fā)放、登記及庫存管理。操作步驟1.申領(lǐng)發(fā)起申領(lǐng)人：根據(jù)實際需求，填寫《辦公用品申領(lǐng)單》，注明以下信息：物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、申領(lǐng)部門、申領(lǐng)人；申領(lǐng)事由（如“新員工入職補充辦公用紙”“打印機墨盒更換”）；預(yù)計使用日期（僅消耗品需填寫）。提交審批：申領(lǐng)單提交至部門負(fù)責(zé)人審批，單次申領(lǐng)金額超過500元需額外提交至行政部負(fù)責(zé)人審批。2.庫存核查與發(fā)放庫存核查：行政部收到審批通過的申領(lǐng)單后，核查庫存臺賬，確認(rèn)是否有貨：若有貨：直接發(fā)放，并在庫存臺賬中登記“發(fā)放數(shù)量、發(fā)放日期、領(lǐng)用人”；若無貨：行政部啟動采購流程（詳見《辦公用品采購管理辦法》），采購?fù)瓿珊笸ㄖ觐I(lǐng)人領(lǐng)取。物品發(fā)放：申領(lǐng)人憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)單》至行政部領(lǐng)取物品，核對名稱、數(shù)量無誤后在《辦公用品發(fā)放登記表》簽字確認(rèn)。3.庫存盤點與補充定期盤點：行政部每月最后一個工作日對辦公用品進行盤點，核對臺賬與實際庫存，編制《月度庫存盤點表》，對盤盈、盤虧情況說明原因并報財務(wù)部備案。庫存預(yù)警：對于低值易耗品（如A4紙、簽字筆），當(dāng)庫存低于“安全庫存量”（如A4紙安全庫存為5包）時，行政部需及時補充采購，保證日常供應(yīng)。表單模板《辦公用品申領(lǐng)單》序號項目內(nèi)容1申領(lǐng)部門市場部2申領(lǐng)人*某某3申領(lǐng)時間YYYY-MM-DD4物品名稱A4復(fù)印紙（80g）5規(guī)格型號A46單位包7申領(lǐng)數(shù)量108申領(lǐng)事由部門月度宣傳物料制作9預(yù)計使用日期YYYY-MM-DD10審批意見部門負(fù)責(zé)人：某某（簽字）行政部：主管（簽字）《辦公用品發(fā)放登記表》序號發(fā)放日期物品名稱規(guī)格發(fā)放數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)取人簽字1YYYY-MM-DD簽字筆黑色2支*某某*某某2YYYY-MM-DD文件夾A45個*某某*某某關(guān)鍵提示辦公用品申領(lǐng)需按“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，禁止為個人申領(lǐng)非工作所需物品；耐用品（如辦公椅、U盤）需登記資產(chǎn)編號，領(lǐng)用人離職時需辦理歸還手續(xù)；行政部每季度更新《辦公用品價格清單》，保證采購價格透明，各部門可隨時查詢；緊急申領(lǐng)（如會議前發(fā)覺墨盒不足）可通過企業(yè)直接聯(lián)系行政部，事后需補填《辦公用品申領(lǐng)單》。三、內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)與歸檔流程適用情境適用于公司內(nèi)部各類正式文件（如通知、制度、報告、請示等）的起草、審核、審批、簽發(fā)、傳閱、歸檔全流程管理。操作步驟1.文件起草起草人：根據(jù)工作需求起草文件，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范（標(biāo)題、主送機關(guān)、附件、發(fā)文機關(guān)、日期等要素齊全）。校對審核：起草人完成初稿后，自行校對文字、數(shù)據(jù)及格式，保證無錯漏；涉及跨部門內(nèi)容的，需提前征求相關(guān)部門意見并修改完善。2.審批與簽發(fā)逐級審批：按文件重要性及審批權(quán)限流轉(zhuǎn)：一般文件（如部門通知）：部門負(fù)責(zé)人審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重要文件（如公司制度、年度報告）：部門負(fù)責(zé)人審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→總經(jīng)理審批。簽發(fā)：審批通過后，由總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，明確“同意印發(fā)”“修改后印發(fā)”或“不予印發(fā)”意見。3.分發(fā)與傳閱分發(fā)：行政部根據(jù)簽發(fā)意見，確定文件分發(fā)范圍（如“各部門負(fù)責(zé)人”“全體員工”），通過企業(yè)/郵件發(fā)送電子版，紙質(zhì)版需加蓋公司公章后送達各部門。傳閱登記：紙質(zhì)文件傳閱時，接收人需在《文件傳閱登記表》簽字，注明“已閱”及日期，傳閱后及時歸還行政部，保證文件不遺失、不涂改。4.歸檔與管理歸檔范圍：已辦結(jié)的正式文件（含審批稿、簽發(fā)稿、正本、附件）均需歸檔，保存期限參考《公司檔案管理辦法》（如制度類文件保存10年，通知類文件保存3年）。歸檔流程：行政部每季度對文件進行分類整理，按“年份-月份-文件類型”編號（如“2024-08-制度-001”），編制《文件歸檔清單》，存入檔案柜并做好電子備份。借閱與銷毀：員工因工作需要借閱文件，需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在行政部借閱，借閱期限不超過3天；超過保存期限的文件，需經(jīng)總經(jīng)理審批后，由行政部統(tǒng)一銷毀并記錄銷毀清單。表單模板《文件審批流轉(zhuǎn)單》序號項目內(nèi)容1文件名稱《公司考勤管理制度（2024年修訂版）》2起草部門人力資源部3起草人*某某4起草日期YYYY-MM-DD5主送機關(guān)全體員工6文件摘要規(guī)范員工考勤打卡、請假流程，明確遲到早退處理辦法7部門審核*某某（人力資源部負(fù)責(zé)人）：內(nèi)容完整，同意報審8分管領(lǐng)導(dǎo)審批*總（分管領(lǐng)導(dǎo)）：制度合理，同意印發(fā)9總經(jīng)理簽發(fā)*總（總經(jīng)理）：同意印發(fā)，自2024年X月X日起執(zhí)行《文件傳閱登記表》序號文件名稱傳閱日期傳閱范圍接收人接收人簽字傳閱日期1關(guān)于2024年中秋放假的通知YYYY-MM-DD各部門負(fù)責(zé)人*某某*某某YYYY-MM-DD2項目進展報告YYYY-MM-DD項目組全體*某某*某某YYYY-MM-DD關(guān)鍵提示文件標(biāo)題需簡潔明確，避免使用“關(guān)于……的……關(guān)于……”等冗余表述；涉及敏感信息（如財務(wù)數(shù)據(jù)、人員調(diào)整）的文件，需嚴(yán)格控制傳閱范圍，嚴(yán)禁外泄；電子文件需按“部門-年份-月份”分類存儲至公司共享服務(wù)器，定期備份；文件修改時，需在修改處標(biāo)注“修訂說明”（如“第3條增加‘病假需提供醫(yī)院證明’”），避免歧義。四、外部訪客接待流程適用情境適用于公司外部訪客（如客戶、合作伙伴、人員、應(yīng)聘者等）的預(yù)約、接待、引導(dǎo)、送別及記錄工作，體現(xiàn)公司專業(yè)形象，保證接待有序。操作步驟1.預(yù)約與登記發(fā)起預(yù)約：對接人（業(yè)務(wù)員/行政人員）提前與訪客確認(rèn)接待信息，填寫《訪客預(yù)約登記表》，內(nèi)容包括：訪客姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式；到訪時間、事由、對接部門及對接人；訪客人數(shù)（含隨行人員）、特殊需求（如是否需要翻譯、輪椅等）。確認(rèn)與通知：對接人將預(yù)約信息提交至行政部，行政部提前1個工作日通過短信/電話向訪客發(fā)送確認(rèn)通知，含公司地址、樓層、交通指引及聯(lián)系人信息。2.接待準(zhǔn)備環(huán)境布置：行政部提前30分鐘清理接待區(qū)（如會議室、前臺），保證桌面整潔、茶水充足（根據(jù)訪客偏好準(zhǔn)備茶/咖啡/礦泉水），擺放公司宣傳資料。人員安排：對接人提前到達接待區(qū)，佩戴工牌；重要訪客需安排部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)陪同。3.接待實施迎接引導(dǎo)：訪客到達后，前臺人員主動上前問候（“您好，請問是公司的先生/女士嗎？我是行政部*某某，這邊請”），引導(dǎo)至接待區(qū)或會議室。接待交流：對接人引導(dǎo)訪客就座，奉上茶水，簡要介紹公司情況；交流過程中保持專業(yè)禮貌，注意傾聽，避免隨意打斷；若需參觀辦公區(qū)域，需提前告知路線，避免打擾其他員工。突發(fā)情況處理：若訪客臨時遲到，對接人需及時聯(lián)系確認(rèn)原因，調(diào)整接待計劃；若訪客提出超出接待范圍的需求（如索取敏感資料），需禮貌拒絕并匯報上級。4.送別與記錄送別：接待結(jié)束后，對接人送訪客至公司門口或電梯口，握手道別（“感謝您的到訪，期待下次合作”），重要訪客需由陪同人員送至樓下。記錄歸檔：對接人填寫《訪客接待記錄表》，內(nèi)容包括：接待時間、訪客信息、接待事由、接待結(jié)論、后續(xù)跟進事項，提交至行政部存檔；行政部每周匯總接待記錄，報總經(jīng)理備案。表單模板《訪客預(yù)約登記表》序號項目內(nèi)容1訪客姓名2訪客單位科技有限公司3訪客職務(wù)市場總監(jiān)4聯(lián)系方式5到訪時間YYYY-MM-DDHH:MM6接待事由合作項目洽談7對接部門銷售部8對接人*某某9訪客人數(shù)2人（含隨行助理）10特殊需求無《訪客接待記錄表》序號接待日期訪客姓名單位名稱接待事由接待結(jié)論后續(xù)跟進接待人1YYYY-MM-DD科技有限公司項目洽談初步達成合作意向下周提交方案*某某2YYYY-MM-DD部門政策調(diào)研配合提供資料整理反饋報告*某某關(guān)鍵提示訪客預(yù)約需提前1個工作日完成，緊急預(yù)約（如臨時到訪）需對接人直接聯(lián)系行政部，保證接待準(zhǔn)備到位；接待區(qū)禁止堆放雜物，保持空氣清新；茶水溫度適中（避免過燙），杯具需清潔無污漬；交流時注意保護公司機密，不隨意透露未公開的商業(yè)信息；訪客離開后，及時清理接待區(qū)，恢復(fù)原狀，避免影響后續(xù)使用。五、員工差旅申請與報銷流程適用情境適用于公司員工因公出差（如客戶拜訪、項目調(diào)研、參加會議等）的交通、住宿、餐飲等費用的申請、審批、報銷及賬務(wù)處理。操作步驟1.差旅申請發(fā)起申請：員工出差前填寫《差旅申請表》，注明以下信息：出差人姓名、部門、職務(wù)；出差地點、時間（起止日期）、出差事由；往返交通方式（如高鐵/飛機/汽車）、預(yù)估交通費用；住宿標(biāo)準(zhǔn)（按公司規(guī)定，如經(jīng)理級以上500元/晚，以下300元/晚）、餐飲標(biāo)準(zhǔn)（200元/天）；需陪同人員及出差目的（如“拜訪客戶，推進合同簽訂”）。提交審批：申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審批，出差超過3天或單次費用超過3000元需額外提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.出差執(zhí)行行程調(diào)整：出差期間如需變更行程（如延長出差時間、更改地點），需提前1天向?qū)徟藞髠?，獲批后執(zhí)行；費用控制：員工需按申請標(biāo)準(zhǔn)消費，超支部分需自行承擔(dān)（特殊情況需提前書面申請，經(jīng)審批后方可報銷）；票據(jù)留存：妥善保管交通票據(jù)（發(fā)票、行程單）、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票等，票據(jù)抬頭需為公司全稱，項目名稱填寫“差旅費”。3.報銷申請整理票據(jù)：出差返回后3個工作日內(nèi)，員工整理票據(jù)，粘貼在《差旅報銷單》上，注明報銷金額、出差事由、票據(jù)明細(xì)（如“高鐵票：北京-上海，金額X元；住宿費：酒店，金額X元”）。提交審批：報銷單附《差旅申請表》復(fù)印件，提交至部門負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)部復(fù)核票據(jù)真實性及合規(guī)性。費用發(fā)放：審批通過后，財務(wù)部于5個工作日內(nèi)將報銷款項發(fā)放至員工工資卡，超支部分從當(dāng)月工資中扣除。4.賬務(wù)處理與存檔賬務(wù)登記：財務(wù)部根據(jù)報銷單登記差旅費用臺賬，按部門、月份統(tǒng)計差旅支出，編制《月度差旅費用報表》。票據(jù)存檔：財務(wù)部將報銷單、票據(jù)等按“月份-員工姓名”分類存檔，保存期限不少于5年，以備審計。表單模板《差旅申請表》序號項目內(nèi)容1出差人*某某2部門市場部3職務(wù)業(yè)務(wù)員4出差地點上海5出差時間YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD（共3天）6出差事由參加行業(yè)展會，拜訪客戶7交通方式高鐵（二等座）8預(yù)估交通費800元（北京-上海往返）9住宿標(biāo)準(zhǔn)300元/晚10餐飲標(biāo)準(zhǔn)200元/天11審批意見部門負(fù)責(zé)人：某某（簽字）分管領(lǐng)導(dǎo)：總（簽字）《差旅報銷單》序號報銷項目發(fā)票日期發(fā)票號碼金額（元）備注1高鐵票YYYY-MM-DD400北京-上海，二等座2住宿費YYYY-MM-DD600酒店，2晚，300元/晚3餐飲費YYYY-MM-DD