企業(yè)合同審查與管理流程工具包一、適用范圍與典型場景本工具包適用于各類企業(yè)（初創(chuàng)企業(yè)、中小企業(yè)、大型集團）的合同全生命周期管理，覆蓋法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、行政部門的協(xié)同工作場景。典型應(yīng)用場景包括：新合同簽訂前審查：采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同、合作協(xié)議等新簽文件的合規(guī)性與風(fēng)險把控；現(xiàn)有合同履約跟蹤：對已簽署合同的履行進度、付款節(jié)點、變更情況進行動態(tài)監(jiān)控；合同到期與續(xù)簽管理：對即將到期合同的續(xù)簽評估、終止手續(xù)辦理及資料歸檔；合同糾紛處理支持：在合同爭議發(fā)生前，通過規(guī)范審查與管理降低糾紛風(fēng)險，發(fā)生時快速調(diào)取相關(guān)資料。二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同發(fā)起與信息登記發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購、銷售、服務(wù)等），填寫《合同立項申請表》，明確合同背景、合作方基本信息、合同標的、預(yù)估金額、核心需求等關(guān)鍵信息。信息登記：行政或法務(wù)部門根據(jù)立項申請，在《合同臺賬登記表》中創(chuàng)建合同編號（規(guī)則建議：年份-部門代碼-合同類型-序號，如“2024-CG-SC-001”），登記合同名稱、對方主體名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、合同類型、預(yù)估金額、計劃簽署日期等基礎(chǔ)信息，并同步錄入電子合同管理系統(tǒng)（如有）。（二）合同初步審核（業(yè)務(wù)部門自查）審核重點：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人對合同內(nèi)容的業(yè)務(wù)真實性、條款與實際需求的匹配度進行初審，保證：合同標的與業(yè)務(wù)目標一致（如采購合同中的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量與采購訂單匹配）；對方主體基本信息完整（名稱、地址、聯(lián)系方式等）；付款方式、交付周期等業(yè)務(wù)條款合理，符合公司財務(wù)制度與業(yè)務(wù)慣例。輸出結(jié)果：初審?fù)ㄟ^后，在《合同審批流轉(zhuǎn)表》中簽署“業(yè)務(wù)初審意見”，連同合同草案及相關(guān)附件（如對方資質(zhì)文件、合作意向書等）提交法務(wù)部門審查。（三）法務(wù)專項審查審查范圍：法務(wù)部門從法律合規(guī)性、風(fēng)險防控角度重點審查以下內(nèi)容：主體資格：對方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（如簽約人非法定代表人）、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等）是否有效；條款完備性：合同是否包含標的、數(shù)量/質(zhì)量、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款，避免遺漏；法律風(fēng)險：格式條款是否公平（如“最終解釋權(quán)歸甲方所有”等無效條款）、違約責(zé)任是否明確可執(zhí)行、爭議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄約定是否合法；合規(guī)性：是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如數(shù)據(jù)安全法對個人信息處理合同的限制）、是否涉及公司禁止性業(yè)務(wù)。輸出結(jié)果：法務(wù)部門出具《合同審查意見書》，明確“通過”“修改后通過”或“不通過”的結(jié)論，對需修改的條款標注具體修改建議（如“建議增加‘不可抗力’的定義及處理流程”），反饋至業(yè)務(wù)部門調(diào)整。（四）財務(wù)審核審核重點：財務(wù)部門對合同中的財務(wù)相關(guān)條款進行審查，保證：付款方式、進度與公司資金計劃匹配（如大額合同是否分期付款）；稅費承擔、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開具時間符合財務(wù)制度；價格條款是否合理（如市場公允性、成本測算依據(jù)），避免顯失公平導(dǎo)致公司損失。輸出結(jié)果：在《合同審批流轉(zhuǎn)表》中簽署“財務(wù)審核意見”，通過后提交審批決策層。（五）審批決策分級審批：根據(jù)合同金額、類型及重要性設(shè)置審批權(quán)限（示例）：金額≤5萬元：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人+法務(wù)+財務(wù)審批；5萬元＜金額≤50萬元：分管副總*審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理*+董事會（如需）審批。審批流程：審批人在《合同審批流轉(zhuǎn)表》中簽署明確意見（如“同意簽署”“補充說明后簽署”），對重大合同可組織專題會議審議。（六）合同簽署用印管理：審批通過后，行政部門根據(jù)《合同審批流轉(zhuǎn)表》加蓋合同專用章或公章，嚴格執(zhí)行“用印登記”制度（記錄用印日期、份數(shù)、經(jīng)辦人*等）。簽署規(guī)范：雙方簽字/蓋章頁需完整，法定代表人或授權(quán)代理人簽字需留存授權(quán)委托書原件；合同文本以中文為準（如涉及外文文本，需明確“以中文文本為準”的條款）；正本份數(shù)按需確定（如雙方各執(zhí)1份，公司留存2份，其中1份歸檔，1份交業(yè)務(wù)部門履約使用）。（七）合同歸檔歸檔內(nèi)容：包括合同正本、審批文件（立項申請、審查意見、審批流轉(zhuǎn)表）、對方資質(zhì)文件、補充協(xié)議/附件、履行過程中的重要函件（如驗收單、付款憑證等）。歸檔流程：業(yè)務(wù)部門在合同簽署后3個工作日內(nèi)，將完整資料移交行政部門；行政部門按《合同歸檔目錄表》分類編號（如按合同類型或年份），電子版存入指定服務(wù)器，紙質(zhì)版裝入檔案盒并標注“合同編號+名稱”；檔案存放需防火、防潮、防蟲，電子版定期備份（建議每季度1次），查閱需履行登記手續(xù)。（八）履約跟蹤責(zé)任分工：業(yè)務(wù)部門為履約第一責(zé)任人，負責(zé)跟蹤合同履行進度（如交付時間、質(zhì)量驗收）；法務(wù)部門監(jiān)控違約風(fēng)險；財務(wù)部門跟進付款節(jié)點。跟蹤方式：建立《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點（如“2024年6月30日前完成交付”“2024年7月15日前支付尾款”）及實際完成情況；對逾期未履行或存在履行風(fēng)險的，業(yè)務(wù)部門需及時向法務(wù)及上級匯報，啟動催告或協(xié)商程序。（九）合同到期與終止到期提醒：行政部門在合同到期前3個月，通過《合同到期提醒表》通知業(yè)務(wù)部門評估是否續(xù)簽。續(xù)簽/終止處理：需續(xù)簽的：參照新合同流程重新審查審批；不續(xù)簽或履行完畢的：業(yè)務(wù)部門辦理終止手續(xù)（如簽署《終止協(xié)議》），行政部門在《合同臺賬》中更新“履行狀態(tài)”為“已終止”，并歸檔相關(guān)資料。三、核心工具模板清單（一）合同審查清單表審查項目審查標準審查結(jié)果（通過/不通過/需修改）處理意見審查人*日期主體資格提供有效營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署）需補充2023年度年檢報告張*2024-05-10合同標的條款標的描述清晰（名稱、規(guī)格、型號），無模糊表述（如“一批”“大概”）通過李*2024-05-11付款與結(jié)算條款金額、幣種明確，付款進度與履約節(jié)點匹配，發(fā)票類型約定清楚需修改增加“驗收合格后15日內(nèi)支付”王*2024-05-12違約責(zé)任約定具體違約金計算方式或損失賠償范圍，避免“承擔相應(yīng)責(zé)任”等模糊表述不通過需明確“逾期付款按日萬分之三支付違約金”趙*2024-05-12（二）合同審批流轉(zhuǎn)表合同編號合同名稱申請人*申請部門提交日期審核環(huán)節(jié)意見人*意見簽署日期2024-XS-003產(chǎn)品銷售合同劉*銷售部2024-05-08業(yè)務(wù)初審陳*業(yè)務(wù)條款合理，同意提交法務(wù)2024-05-09法務(wù)審查李*需補充對方資質(zhì)文件2024-05-10財務(wù)審核周*付款方式符合財務(wù)制度2024-05-11分管副總審批吳*同意簽署2024-05-12（三）合同臺賬登記表合同編號合同名稱合同類型對方主體名稱統(tǒng)一社會信用代碼合同金額（元）簽署日期合同期限履行狀態(tài)歸檔編號備注2024-CG-001辦公設(shè)備采購合同采購科技有限公司91110108120,0002024-05-152024-05-15至2025-05-14履行中DA2024-005分期付款2024-FW-002咨詢服務(wù)合同服務(wù)管理咨詢中心9131011580,0002024-04-202024-04-20至2024-10-19已完成DA2024-012已驗收（四）合同歸檔目錄表歸檔編號合同編號檔案名稱份數(shù)（紙質(zhì)/電子）存放位置歸檔人*歸檔日期保管期限D(zhuǎn)A2024-0052024-CG-001辦公設(shè)備采購合同正本2/1檔案柜A-3-5鄭*2024-05-1610年DA2024-0052024-CG-001采購合同審批文件1/1檔案柜A-3-5附件1鄭*2024-05-1610年DA2024-0122024-FW-002咨詢服務(wù)合同終止協(xié)議1/1檔案柜B-2-8鄭*2024-10-2010年四、高效管理關(guān)鍵提示主體資格“三查”：查營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍與合同標的匹配）、查授權(quán)委托（非法定代表人簽署時需核對授權(quán)范圍及期限）、查履約能力（通過公開信息或過往合作評估對方信譽）。條款表述“四避免”：避免模糊用詞（如“合理期限”“適當金額”）、避免責(zé)任不對等（如“乙方違約需賠償，甲方違約可免責(zé)”）、避免管轄不明（如“由甲方所在地法院管轄”需明確具體城市）、避免法律沖突（如合同約定與法律強制性規(guī)定沖突時，以法律為準）。審批流程“兩明確”：明確審批權(quán)限（避免越權(quán)審批或?qū)徟z漏）、明確時限要求（如法務(wù)審查不超過3個工作日，財務(wù)審核