行政采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程指南一、適用范圍本流程適用于公司各部門因日常辦公、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)需要進(jìn)行的各類物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)及小額資產(chǎn)添置等行政采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于：辦公文具、耗材、設(shè)備配件、保潔服務(wù)、維修服務(wù)、會(huì)議服務(wù)等。涉及大額資產(chǎn)采購(gòu)（如單次金額超過*萬元）或?qū)ｍ?xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目，需結(jié)合公司專項(xiàng)采購(gòu)管理規(guī)定執(zhí)行，本流程可作為基礎(chǔ)參考。二、操作流程詳解（一）第一步：采購(gòu)需求發(fā)起與申請(qǐng)表填寫發(fā)起條件：部門因工作需要新增采購(gòu)需求時(shí)，由需求部門填寫《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)目的、必要性及具體要求。申請(qǐng)內(nèi)容：基礎(chǔ)信息：填寫申請(qǐng)人姓名*、所屬部門、申請(qǐng)日期、聯(lián)系方式（內(nèi)線電話）；采購(gòu)明細(xì)：詳細(xì)列明物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總價(jià)（需注明是否含稅）、用途說明（如“用于部門日常辦公打印”“會(huì)議室設(shè)備維護(hù)”等）；附件材料：如需提供技術(shù)參數(shù)說明、比價(jià)依據(jù)（至少*家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單）或歷史采購(gòu)記錄等，一并以附件形式提交。提交方式：填寫完成的《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部采購(gòu)崗（紙質(zhì)版需手寫簽字，電子版可通過OA系統(tǒng)發(fā)起流轉(zhuǎn)）。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人初審審核重點(diǎn)：需求部門負(fù)責(zé)人需對(duì)采購(gòu)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注：采購(gòu)內(nèi)容是否與部門年度工作計(jì)劃匹配；預(yù)算金額是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)；規(guī)格參數(shù)是否明確，避免模糊描述（如“采購(gòu)一批辦公紙”需注明“A4紙、80g、白色”等具體要求）。處理結(jié)果：符合要求的，在《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)，并流轉(zhuǎn)至行政部；不符合要求的，注明退回理由（如“超預(yù)算”“需求不明確”），反饋至申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）第三步：行政部采購(gòu)崗復(fù)核與采購(gòu)方案制定復(fù)核內(nèi)容：行政部采購(gòu)崗收到申請(qǐng)后，*個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，重點(diǎn)檢查：申請(qǐng)表填寫是否完整、附件材料是否齊全；預(yù)算金額是否符合公司采購(gòu)分級(jí)授權(quán)規(guī)定（如單次金額低于元，由行政部自行詢價(jià)采購(gòu)；元-元，需進(jìn)行家供應(yīng)商比價(jià)；超過*元，需啟動(dòng)招標(biāo)或議價(jià)流程）；采購(gòu)品類是否屬于行政部統(tǒng)籌管理范圍（如IT設(shè)備采購(gòu)需同步報(bào)信息部審核技術(shù)參數(shù)）。采購(gòu)方案制定：對(duì)于常規(guī)物資（如辦公文具、耗材），行政部可直接從合格供應(yīng)商庫(kù)中按“定點(diǎn)采購(gòu)、價(jià)格優(yōu)先”原則確定供應(yīng)商；對(duì)于非標(biāo)物資或服務(wù)，需組織詢價(jià)、比價(jià)或談判，形成《采購(gòu)比價(jià)表》（含供應(yīng)商名稱、報(bào)價(jià)、服務(wù)承諾等），隨申請(qǐng)表一并流轉(zhuǎn)。（四）第四步：財(cái)務(wù)部預(yù)算審核審核職責(zé)：財(cái)務(wù)部收到流轉(zhuǎn)的申請(qǐng)表后，*個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)算審核，確認(rèn)：采購(gòu)預(yù)算是否已列入部門年度預(yù)算，或是否有預(yù)算調(diào)整審批手續(xù)；預(yù)估單價(jià)、總價(jià)是否合理，與歷史采購(gòu)價(jià)格或市場(chǎng)價(jià)格差異較大的需說明原因。審核結(jié)果：預(yù)算審核通過后，在“財(cái)務(wù)部意見”欄簽字；若預(yù)算不足，需退回需求部門辦理預(yù)算增補(bǔ)手續(xù)后重新提交。（五）第五步：分管領(lǐng)導(dǎo)審批審批權(quán)限：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批：金額低于*元：由行政部負(fù)責(zé)人審批；金額元-元：由分管行政副總審批；金額超過*元：需提交總經(jīng)理審批。審批重點(diǎn)：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理需從采購(gòu)必要性、預(yù)算合規(guī)性、采購(gòu)方案合理性等角度進(jìn)行審批，審批意見需明確“同意”或“不同意”，并注明理由（如“同意采購(gòu)，但需選擇節(jié)能型號(hào)”“暫緩采購(gòu)，待季度預(yù)算調(diào)整后重新申請(qǐng)”）。（六）第六步：采購(gòu)執(zhí)行與訂單下達(dá)訂單制作：審批通過后，行政部采購(gòu)崗根據(jù)采購(gòu)方案制作《采購(gòu)訂單》，明確物資/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交付時(shí)間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人簽字后加蓋采購(gòu)專用章。供應(yīng)商溝通：將《采購(gòu)訂單》正式送達(dá)供應(yīng)商，確認(rèn)交付細(xì)節(jié)（如辦公物資需日內(nèi)送達(dá)指定地點(diǎn)，服務(wù)類需明確服務(wù)周期和對(duì)接人），要求供應(yīng)商按訂單履約。（七）第七步：驗(yàn)收入庫(kù)與登記驗(yàn)收組織：物資類采購(gòu)：由需求部門、行政部、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收（小額采購(gòu)可由需求部門與行政部雙人驗(yàn)收），核對(duì)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與訂單一致，檢查是否損壞、缺失；服務(wù)類采購(gòu)：由需求部門根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如保潔服務(wù)的頻次、質(zhì)量檢查表）進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》。入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格后，物資類由行政部庫(kù)管員辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《入庫(kù)單》，更新《行政物資臺(tái)賬》；服務(wù)類需將《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》交行政部存檔。若驗(yàn)收不合格，需及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或整改，并記錄在案。（八）第八步：付款結(jié)算與資料歸檔付款申請(qǐng)：行政部采購(gòu)崗憑《采購(gòu)申請(qǐng)表》《采購(gòu)訂單》《入庫(kù)單》《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》及合規(guī)票據(jù)（如增值稅發(fā)票），填寫《付款申請(qǐng)單》，按財(cái)務(wù)制度流程辦理付款。資料歸檔：采購(gòu)?fù)瓿珊螅姓繉⑷踪Y料（申請(qǐng)表、比價(jià)表、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件等）整理歸檔，保存期限不少于*年，保證采購(gòu)過程可追溯。三、采購(gòu)申請(qǐng)表模板行政采購(gòu)申請(qǐng)表編號(hào)：---申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期年月*日聯(lián)系方式采購(gòu)類別□物資類□服務(wù)類預(yù)算科目采購(gòu)明細(xì)物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)示例：A4打印紙80g白色附件材料□技術(shù)參數(shù)說明□比價(jià)單□其他：*部門負(fù)責(zé)人意見簽字：*日期：年月*日行政部復(fù)核意見經(jīng)辦人：*日期：年月*日財(cái)務(wù)部審核意見經(jīng)辦人：*日期：年月*日分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽字：*日期：年月*日采購(gòu)執(zhí)行情況訂單號(hào)：*供應(yīng)商：*備注四、關(guān)鍵提示預(yù)算控制優(yōu)先：所有采購(gòu)需在年度預(yù)算內(nèi)執(zhí)行，無預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需提前辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)，避免因預(yù)算不足導(dǎo)致采購(gòu)延誤。采購(gòu)合規(guī)性：嚴(yán)禁拆分采購(gòu)項(xiàng)目規(guī)避審批流程，供應(yīng)商選擇需遵循“公開、公平、公正”原則，優(yōu)先從合格供應(yīng)商庫(kù)中選擇，特殊情況下新增供應(yīng)商需進(jìn)行資質(zhì)審核（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書等）。信息填寫規(guī)范：申請(qǐng)表中的規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等需明確具體，避免使用“優(yōu)質(zhì)”“高效”等模糊表述，保證采購(gòu)物資/服務(wù)符合實(shí)際需求。時(shí)限要求：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批（如部門負(fù)責(zé)人個(gè)工作日內(nèi)、行政部復(fù)核個(gè)工作日內(nèi)），無正當(dāng)理由不得拖延，影響采購(gòu)進(jìn)度。特殊情