企業(yè)合同審批及檔案管理規(guī)范手冊—保障業(yè)務(wù)連續(xù)性第一章適用業(yè)務(wù)場景與范圍本手冊適用于企業(yè)各類合同的全生命周期管理，涵蓋合同簽訂前的審批、履行中的變更、到期后的歸檔等環(huán)節(jié)，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保障合同合規(guī)性、降低業(yè)務(wù)風(fēng)險，保證企業(yè)核心業(yè)務(wù)連續(xù)性。具體場景包括但不限于：采購合同（原材料、設(shè)備、服務(wù)等）、銷售合同（產(chǎn)品、服務(wù)銷售）、租賃合同（場地、設(shè)備租賃）、服務(wù)外包合同（技術(shù)、人力外包）等核心業(yè)務(wù)合同的審批；合同履行過程中的變更、補(bǔ)充、解除等事項(xiàng)的審批與記錄；合同檔案的系統(tǒng)化歸檔、保管、借閱及到期處置，滿足審計、合規(guī)檢查及業(yè)務(wù)追溯需求；跨部門協(xié)作（業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、管理層）的合同審批流程規(guī)范。第二章合同審批全流程操作指南第一節(jié)合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（*）操作內(nèi)容：明確合同需求：根據(jù)業(yè)務(wù)需求確定合同類型、對方主體信息、合作內(nèi)容、核心條款（金額、履行期限、付款方式、違約責(zé)任等）。準(zhǔn)備申請材料：《合同審批申請表》（模板見第四章第一節(jié)）；合同草案（需經(jīng)業(yè)務(wù)部門初步審核，保證內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致）；對方主體資質(zhì)證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、相關(guān)行業(yè)許可證，首次合作需提供）；與合同相關(guān)的附件（如技術(shù)協(xié)議、報價單、中標(biāo)通知書等）；特殊合同需提供補(bǔ)充材料（如重大項(xiàng)目需附可行性研究報告，涉外合同需附翻譯件）。時限要求：業(yè)務(wù)需求確認(rèn)后2個工作日內(nèi)完成材料準(zhǔn)備。第二節(jié)部門初審操作主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（*）操作內(nèi)容：審核業(yè)務(wù)必要性：確認(rèn)合同內(nèi)容是否符合部門年度計劃及業(yè)務(wù)目標(biāo)，避免重復(fù)或無效合作。審核條款匹配度：檢查合同核心條款（如數(shù)量、質(zhì)量、價格、交付時間）是否與業(yè)務(wù)需求一致，是否存在明顯漏洞（如未明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）。審核材料完整性：確認(rèn)《合同審批申請表》、合同草案、附件等材料齊全，填寫初審意見并簽字。時限要求：收到材料后1個工作日內(nèi)完成審核。第三節(jié)法務(wù)合規(guī)審核操作主體：法務(wù)專員（*）操作內(nèi)容：合法性審核：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷情形（如違反強(qiáng)制性規(guī)定、顯失公平）。風(fēng)險審核：重點(diǎn)關(guān)注違約責(zé)任、爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等，評估潛在法律風(fēng)險并提出修改建議（如“違約金過低需調(diào)整”“爭議解決約定為訴訟或仲裁”）。合規(guī)性審核：確認(rèn)合同內(nèi)容是否符合企業(yè)內(nèi)部管理制度及行業(yè)監(jiān)管要求（如數(shù)據(jù)安全合同需符合《數(shù)據(jù)安全法》）。反饋意見：對審核通過的合同，在《合同審批申請表》上簽字確認(rèn)；對需修改的合同，注明修改意見并退回業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門調(diào)整后重新提交。時限要求：收到材料后2個工作日內(nèi)完成審核（復(fù)雜合同可延長至3個工作日）。第四節(jié)財務(wù)審核操作主體：財務(wù)部經(jīng)理（*）操作內(nèi)容：金額與預(yù)算審核：確認(rèn)合同金額是否符合年度預(yù)算，是否存在超預(yù)算情況（如超預(yù)算需附預(yù)算調(diào)整審批單）。付款條件審核：檢查付款方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）、付款節(jié)點(diǎn)、票據(jù)要求（如發(fā)票類型）是否符合企業(yè)財務(wù)制度，避免資金風(fēng)險（如“預(yù)付款比例超過30%需提供擔(dān)?！保?。成本效益分析：評估合同成本與預(yù)期收益的匹配度，對重大合同需提供成本效益分析報告。審批意見：審核通過后簽字確認(rèn)；未通過則說明原因并退回業(yè)務(wù)部門。時限要求：收到材料后1個工作日內(nèi)完成審核。第五節(jié)管理層終審操作主體：根據(jù)合同金額及重要性確定審批層級（如總經(jīng)理、董事長）操作內(nèi)容：戰(zhàn)略與權(quán)限審核：確認(rèn)合同內(nèi)容是否符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，審批人是否在授權(quán)范圍內(nèi)（如單筆合同金額超過100萬元需總經(jīng)理審批，超過500萬元需董事長審批）。綜合決策：結(jié)合業(yè)務(wù)需求、法律風(fēng)險、財務(wù)狀況，對合同進(jìn)行最終決策，簽署審批意見。時限要求：收到材料后1-2個工作日內(nèi)完成審批（緊急合同可加急處理）。第六節(jié)合同用印與交付操作主體：行政部/綜合管理部專員（*）操作內(nèi)容：用印申請：審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門提交《合同用印申請表》，附最終版合同文本及《合同審批申請表》。用印登記：行政部核對審批手續(xù)完備性無誤后，加蓋合同專用章（或公章），登記用印信息（合同編號、用印日期、用印人、份數(shù)）。合同交付：業(yè)務(wù)部門根據(jù)約定向?qū)Ψ浇桓逗贤荆ㄒ话阋皇絻煞?，雙方各執(zhí)一份），并留存復(fù)印件或掃描件；電子合同需通過企業(yè)指定加密平臺交付，保證傳輸安全。時限要求：收到用印申請后半個工作日內(nèi)完成用印與交付。第三章合同檔案管理操作指南第一節(jié)檔案收集與整理操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（）、檔案管理員（）操作內(nèi)容：檔案收集：合同簽訂后3個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門收集完整材料，包括：合同正本及附件（紙質(zhì)+電子版）；《合同審批申請表》及各環(huán)節(jié)審批意見；合同履行過程中的補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄、驗(yàn)收報告、付款憑證等。分類整理：檔案管理員根據(jù)合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）、簽訂年度、部門代碼進(jìn)行分類，例如“采購-2024-采購部-001”。初步編目：對收集的檔案進(jìn)行編號、登記《合同檔案目錄表》（模板見第四章第三節(jié)），注明檔案名稱、編號、簽訂日期、保管期限、存放位置、責(zé)任人。時限要求：合同簽訂后5個工作日內(nèi)完成收集與初步整理。第二節(jié)檔案歸檔與保管操作主體：檔案管理員（*）操作內(nèi)容：紙質(zhì)檔案歸檔：采用統(tǒng)一規(guī)格檔案盒（如A4尺寸），按編號順序排列，檔案盒外標(biāo)簽注明“合同編號-合同名稱-年度”；檔案盒內(nèi)附《檔案卷內(nèi)目錄》，記錄材料名稱、頁碼、份數(shù)。電子檔案歸檔：通過企業(yè)檔案管理系統(tǒng)電子版材料（掃描件需清晰完整，分辨率不低于300DPI）；設(shè)置電子檔案訪問權(quán)限（僅業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員可查閱敏感內(nèi)容）；定期備份（每月1次本地備份，每季度1次異地備份），防止數(shù)據(jù)丟失。保管要求：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，防火、防潮、防蟲、防盜，庫房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；電子檔案存儲服務(wù)器需加密，定期進(jìn)行病毒查殺，保證數(shù)據(jù)安全。時限要求：檔案整理完成后2個工作日內(nèi)完成歸檔。第三節(jié)檔案借閱與使用操作主體：借閱人（）、檔案管理員（）、審批人（*）操作內(nèi)容：借閱申請：因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，借閱人填寫《檔案借閱申請表》（模板見第四章第四節(jié)），注明借閱事由、檔案編號、借閱期限（原則上不超過5個工作日）。審批流程：內(nèi)部員工借閱：部門負(fù)責(zé)人（*）審批；跨部門借閱：需經(jīng)借閱部門負(fù)責(zé)人（）及檔案管理部門負(fù)責(zé)人（）雙審批；外部單位借閱（如審計、律師）：需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)（*）審批，并出示單位介紹信及有效證件號碼件。檔案調(diào)取與歸還：檔案管理員核對審批手續(xù)無誤后，提供檔案復(fù)印件（如需原件，需專人陪同查閱）；借閱人歸還檔案時，檔案管理員檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后簽字注銷借閱記錄；逾期未歸還的，及時催收并記錄。注意事項(xiàng)：檔案原件原則上不外借，確需借閱的需經(jīng)總經(jīng)理（*）特批；嚴(yán)禁拆散、涂改、抽取檔案材料，電子檔案嚴(yán)禁私自拷貝（經(jīng)審批的除外）。第四節(jié)檔案到期處置操作主體：檔案管理員（）、法務(wù)專員（）、分管領(lǐng)導(dǎo)（*）操作內(nèi)容：保管期限屆滿鑒定：檔案管理員定期（每年年底）對到期檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否具有繼續(xù)保存價值（如涉及未結(jié)糾紛、歷史重要事件的合同需延長保管期限）。銷毀流程：對無保存價值的檔案，由檔案管理員編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因；法務(wù)專員審核銷毀合規(guī)性，分管領(lǐng)導(dǎo)（*）審批；由檔案管理員、法務(wù)專員共同監(jiān)銷，銷毀過程記錄《檔案銷毀監(jiān)毀表》，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)；電子檔案銷毀需通過技術(shù)手段徹底刪除（低級格式化），保證無法恢復(fù)。時限要求：保管期限屆滿后3個月內(nèi)完成鑒定與處置。第四章常用表單模板第一節(jié)合同審批申請表合同名稱合同編號甲方（企業(yè)）乙方（合作方）合同類型□采購□銷售□租賃□服務(wù)□其他合同金額人民幣______元業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人主要條款摘要（簡要說明合作內(nèi)容、履行期限、付款方式等）附件清單□合同草案□資質(zhì)證明□報價單□其他：__________部門初審意見負(fù)責(zé)人簽字：______日期：______法務(wù)審核意見審批人簽字：______日期：______財務(wù)審核意見審批人簽字：______日期：______管理層終審意見審批人簽字：______日期：______備注第二節(jié)合同變更申請表原合同編號變更原因□履行需求變化□政策調(diào)整□其他：__________變更內(nèi)容摘要（說明變更條款及具體調(diào)整內(nèi)容，如金額、期限、責(zé)任等）附件清單□補(bǔ)充協(xié)議□變更說明□其他：__________業(yè)務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：______日期：______法務(wù)審核意見審批人簽字：______日期：______財務(wù)審核意見審批人簽字：______日期：______管理層審批意見審批人簽字：______日期：______備注第三節(jié)合同檔案目錄表檔案編號合同名稱簽訂日期保管期限存放位置（柜號/文件夾）責(zé)任人備注CG-2024-001采購設(shè)備合同2024-01-1510年檔案柜-01-文件夾A含驗(yàn)收單XS-2024-002產(chǎn)品銷售合同2024-02-205年檔案柜-02-文件夾BFW-2024-003技術(shù)服務(wù)合同2024-03-107年檔案柜-01-文件夾C含變更協(xié)議第四節(jié)檔案借閱申請表檔案編號合同名稱借閱部門借閱人借閱事由CG-2024-001采購設(shè)備合同采購部趙六項(xiàng)目審計需要借閱期限自______年_月_日至______年_月_日借閱形式□原件□復(fù)印件□電子查閱部門負(fù)責(zé)人審批簽字：______日期：______檔案管理員審批簽字：______日期：______歸還確認(rèn)經(jīng)手人簽字：______日期：______第五章關(guān)鍵風(fēng)險控制與合規(guī)要點(diǎn)第一節(jié)合規(guī)性保障審核環(huán)節(jié)全覆蓋：合同審批必須經(jīng)過業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)及管理層全流程審核，嚴(yán)禁“先簽后批”或簡化審批流程。主體資格審查：首次合作需嚴(yán)格審查對方營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、信用狀況（可通過“信用中國”等官方渠道查詢），避免與無資質(zhì)或失信主體合作。條款標(biāo)準(zhǔn)化：企業(yè)可制定《合同示范文本庫》，針對常用合同類型（如采購、銷售）設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化條款，減少個性化條款帶來的法律風(fēng)險。第二節(jié)業(yè)務(wù)連續(xù)性保障檔案備份機(jī)制：紙質(zhì)檔案需復(fù)印1份異地存放，電子檔案實(shí)施“本地+異地+云端”三級備份，保證檔案損毀時可快速恢復(fù)。人員交接管理：檔案管理員或業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人變動時，需辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)，保證檔案管理連續(xù)性。關(guān)鍵合同標(biāo)識：對涉及企業(yè)核心業(yè)務(wù)（如主要供應(yīng)商、大客戶合同）的檔案進(jìn)行“重要”標(biāo)識，建立快速調(diào)取通道，應(yīng)對突發(fā)業(yè)務(wù)需求（如糾紛處理、審計檢查）。第三節(jié)信息安全與保密權(quán)限分級管理：檔案管理系統(tǒng)根據(jù)崗位設(shè)置訪問權(quán)限（如經(jīng)辦人僅可查看本部門合同，檔案管理員可全庫查詢），嚴(yán)禁越權(quán)操作。保密義務(wù)約束：所有接觸合同檔案的人員需簽訂《保密協(xié)議》，明保證密范圍及違約責(zé)任，合同信息嚴(yán)禁向無關(guān)第三方泄露。電子安全防護(hù)：電子檔案存儲服務(wù)器需安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)，定期更新安全補(bǔ)丁，防止黑客攻擊或數(shù)據(jù)泄露。第四節(jié)特殊情況處理合同丟失補(bǔ)救：紙質(zhì)合同不慎丟失的，由業(yè)務(wù)部門出具《合同丟失說明》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人（）、法務(wù)專員（）審批后，可使用對方留存合同復(fù)印件或掃描件（需加蓋對方公章），并在檔案中注