行業(yè)通用合同管理標準化操作流程模板一、模板概述與應用背景合同是企業(yè)經(jīng)營活動中明確權(quán)利義務、防范法律風險的核心載體，規(guī)范化的合同管理流程能有效提升工作效率、降低履約爭議。本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務業(yè)、商貿(mào)業(yè)等）的合同全生命周期管理，涵蓋從合同籌備到歸檔的標準化操作環(huán)節(jié)，助力企業(yè)實現(xiàn)合同管理流程化、風險可控化、操作規(guī)范化。二、合同管理全流程標準化操作步驟（一）合同籌備：需求梳理與前置審核操作目標：明確合同需求，保證合作方基礎資質(zhì)合規(guī)，從源頭規(guī)避風險。需求提出與審批業(yè)務部門根據(jù)合作需求（如采購、銷售、服務等），填寫《合同立項申請表》，明確合作背景、標的物/服務內(nèi)容、預算金額、期望合作方等核心信息。部門負責人對需求合理性進行審核，重點評估預算與業(yè)務匹配度、資源可行性；重大合同（如金額超萬元或涉及核心業(yè)務）需提交分管領導審批。合作方資質(zhì)審核業(yè)務部門通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等官方渠道，查詢合作方主體資格（是否為合法存續(xù)企業(yè)）、經(jīng)營資質(zhì)（如行業(yè)許可證、資質(zhì)證書等）、涉訴及失信記錄。若合作方為首次合作或涉及重大項目，需要求其提供近三年財務報表、同類項目業(yè)績證明等材料，并可通過實地考察或第三方征信機構(gòu)核實資質(zhì)真實性。審核通過后，填寫《合作方資質(zhì)審核表》，經(jīng)法務部門確認后納入《合格合作方名錄》。（二）合同起草：內(nèi)容規(guī)范與條款設計操作目標：保證合同條款合法、完整、清晰，明確雙方權(quán)利義務，減少歧義。模板選擇與框架搭建優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板庫中的對應類型模板（如《采購合同》《銷售合同》《服務合同》等），避免從零起草。若無合適模板，需參考《民法典》及相關行業(yè)法規(guī)，搭建合同框架，包含以下核心部分：合同主體信息、標的物/服務描述、數(shù)量與質(zhì)量標準、價款與支付方式、履行期限與地點、違約責任、爭議解決方式、保密條款、不可抗力等。條款細化與填寫規(guī)范主體信息：填寫合作方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式等，需與營業(yè)執(zhí)照信息一致，避免使用簡稱或別稱。標的物/服務描述：明確名稱、規(guī)格、型號、技術參數(shù)等，需具體可量化（如“鋼材牌號Q235B，厚度10mm，符合國標GB/T700-2006”），避免模糊表述（如“優(yōu)質(zhì)鋼材”）。價款與支付：明確含稅/不含稅金額、計價貨幣、支付條件（如“驗收合格后30日內(nèi)支付至合同總額的95%”）、賬戶信息（需核對開戶許可證復印件，避免錯漏）。違約責任：針對逾期履行、質(zhì)量不符、付款延遲等情形，約定具體違約金計算方式（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”）或解除合同條件，避免“違約方承擔相應責任”等籠統(tǒng)條款。爭議解決：優(yōu)先約定企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟管轄，或明確仲裁機構(gòu)（如“仲裁委員會”），避免同時約定訴訟和仲裁。內(nèi)部初稿審核起草人完成初稿后，需自查條款完整性、數(shù)據(jù)準確性（如金額、數(shù)量、日期等），并提交部門負責人審核業(yè)務需求匹配度。（三）合同評審：多部門協(xié)同與風險把控操作目標：通過法務、財務、業(yè)務等多部門評審，識別法律、財務、業(yè)務風險，保證合同合規(guī)可行。評審組織與分工法務部門：重點審核合同合法性、條款嚴謹性、違約責任可執(zhí)行性，是否存在法律漏洞（如格式條款是否履行提示義務）。財務部門：審核價款合理性、支付方式對企業(yè)現(xiàn)金流的影響、稅費承擔約定、發(fā)票開具要求等。業(yè)務部門：審核標的物/服務技術參數(shù)、履行可行性、驗收標準等是否符合業(yè)務需求。風控部門（若有）：評估合作方履約能力、合同履行潛在風險（如市場波動、政策變化等）。評審流程與反饋使用《合同評審表》記錄各部門意見，明確“同意”“修改后同意”“不同意”及修改建議。起草人根據(jù)評審意見修改合同，若存在重大分歧，由法務部門組織召開評審會協(xié)調(diào)解決，最終達成一致意見。評審通過確認所有評審部門在《合同評審表》簽字確認后，形成《合同評審終稿》，作為合同簽訂依據(jù)。（四）合同簽訂：用印管理與文本交付操作目標：規(guī)范合同簽署流程，保證合同文本生效，文本交接留痕。用印申請與審批起草人填寫《合同用印申請表》，附《合同評審終稿》《合作方資質(zhì)審核表》等材料，按企業(yè)權(quán)限報批（如部門負責人、分管領導、總經(jīng)理）。用印前，法務部門或授權(quán)人核對用印申請材料與合同文本一致性，保證文本未經(jīng)修改（若有修改需重新評審）。簽署與蓋章合同簽署需由法定代表人或授權(quán)委托人簽字（授權(quán)委托需附《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限）。合同文本份數(shù)根據(jù)需求確定（如正本1份+副本3份），正本加蓋企業(yè)合同專用章或公章（禁止使用財務章、發(fā)票章等），副本可加蓋“合同章與原件一致”章。文本交付與留痕業(yè)務部門按約定份數(shù)向合作方交付合同文本，要求合作方在《合同簽收單》上簽字蓋章，留存回執(zhí)聯(lián)；若為電子合同，需通過企業(yè)指定的電子簽章平臺簽署，保證法律效力。（五）合同履行：動態(tài)跟蹤與變更管理操作目標：監(jiān)控合同履行進度，及時處理履約偏差，防范履約風險。履行責任分工業(yè)務部門為合同履行第一責任人，負責跟蹤合作方交付/服務進度，收集驗收證據(jù)（如送貨單、驗收報告、服務確認函等）；財務部門根據(jù)合同約定支付條件，審核付款申請材料，辦理結(jié)算；法務部門協(xié)助處理履約爭議，收集相關證據(jù)（如溝通記錄、往來函件）。履行跟蹤與預警業(yè)務部門建立《合同履行跟蹤表》，記錄關鍵節(jié)點（如交付日期、驗收日期、付款日期），提前7天提醒相關人員；若出現(xiàn)可能延期履行情況，立即向部門負責人及法務部門報告，評估影響并制定應對方案。合同變更與補充履行過程中需變更合同（如標的物數(shù)量、價款、履行期限等），應由雙方協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》，履行與原合同相同的評審、用印流程；禁止口頭變更，變更協(xié)議需明確“原合同其他條款不變，以本變更協(xié)議為準”，并作為原合同附件。（六）合同歸檔：整理存儲與查閱管理操作目標：保證合同檔案完整、安全，便于后續(xù)查閱、審計與糾紛處理。歸檔范圍與材料清單合同歸檔材料包括：合同文本（正本+副本）、《合同評審表》《合作方資質(zhì)審核表》《合同用印申請表》《授權(quán)委托書》（若有）、《合同履行跟蹤表》、驗收證明、付款憑證、變更協(xié)議、往來函件等。整理與編號合同文本按“年份-合同類型-流水號”規(guī)則編號（如“2024-采-001”），填寫《合同歸檔登記表》，注明合同名稱、編號、簽訂方、簽訂日期、歸檔日期、保管期限等信息。存儲與查閱紙質(zhì)合同檔案移交檔案室，按編號順序存放，采取防潮、防火、防蟲措施；電子合同同步存儲至企業(yè)指定檔案管理系統(tǒng)，設置查閱權(quán)限（如僅業(yè)務部門、法務部門可查看）。檔案查閱需填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批，查閱時不得涂改、抽取、撤換檔案材料，查閱后歸還并記錄。三、標準化操作模板表格表1：合同立項申請表申請部門申請日期項目名稱業(yè)務需求簡述預算金額大寫：小寫：期望合作方部門負責人意見簽字：*日期：分管領導意見簽字：*日期：表2：合作方資質(zhì)審核表合作方名稱統(tǒng)一社會信用代碼審核日期審核項目審核結(jié)果（通過/不通過）備注營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營許可證/資質(zhì)證涉訴記錄失信記錄審核結(jié)論□通過□不通過法務部門審核簽字：*日期：表3：合同評審表合同名稱合同編號評審日期評審部門評審意見簽字：*業(yè)務部門日期：法務部門日期：財務部門日期：風控部門日期：最終評審結(jié)論□同意□修改后同意□不同意表4：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行階段關鍵節(jié)點計劃日期實際日期交付/服務啟動驗收付款延期原因說明（若延期填寫）表5：合同歸檔登記表歸檔編號合同名稱簽訂方簽訂日期合同份數(shù)正本：__份副本：__份歸檔日期保管期限歸檔材料清單（附材料清單頁）檔案管理員簽字：*四、操作關鍵提示與風險防控（一）合同條款“三必審”主體信息必審：合作方名稱與營業(yè)執(zhí)照、簽章名稱需完全一致，避免因名稱不符導致合同無效；金額條款必審：大小寫金額必須一致，涉及分期支付的需明確每期金額及支付條件；爭議解決方式必審：優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院管轄，避免約定不明確導致管轄爭議。（二）資質(zhì)審核“三查清”查主體資格：是否為依法注冊、存續(xù)的企業(yè)，避免與分公司、分支機構(gòu)等無獨立簽約主體資格的單位簽約；查授權(quán)鏈條：若簽約人非法定代表人，需核實《授權(quán)委托書》是否在有效期內(nèi)、授權(quán)范圍是否包含本次簽約；查履約能力：重大項目可通過第三方征信報告、過往合作案例評估合作方資金、技術履約實力。（三）履行跟蹤“三及時”及時記錄：履行過程中的溝通記錄、驗收憑證等需書面化保存，避免僅依賴口頭約定；及時預警：發(fā)覺履約延遲或質(zhì)量問題，需在48小時內(nèi)內(nèi)部上報，啟動風險應對預