文件安全保存規(guī)定一、總則

文件安全保存是確保信息資產(chǎn)完整性和可用性的重要措施，旨在防止文件丟失、損壞、泄露或被未授權(quán)訪問。本規(guī)定適用于所有組織內(nèi)部文件的管理，包括紙質(zhì)文件和電子文件。

（一）目的與適用范圍

1.目的：規(guī)范文件保存流程，降低文件安全風險，保障組織信息安全。

2.適用范圍：本規(guī)定涵蓋所有部門和個人在日常工作中產(chǎn)生的文件，包括但不限于工作文檔、客戶資料、財務(wù)記錄等。

（二）基本原則

1.最小權(quán)限原則：文件訪問權(quán)限應(yīng)遵循“按需分配”原則，僅授權(quán)給必要人員。

2.分類分級管理：根據(jù)文件敏感程度劃分保存等級，采取差異化措施。

3.定期審查：定期對文件保存狀態(tài)進行評估，及時清理過期或無用文件。

二、文件分類與分級

文件按照敏感程度分為以下等級，并對應(yīng)不同的保存要求：

（一）文件分類標準

1.一般文件：公開或低敏感度文件，如公開報告、宣傳資料等。

2.內(nèi)部文件：部門內(nèi)部使用文件，如會議紀要、工作計劃等。

3.高密級文件：涉及核心業(yè)務(wù)或敏感信息，如財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶名單等。

（二）分級保存要求

1.一般文件：

-紙質(zhì)文件需存放在普通文件柜中，定期歸檔至檔案室。

-電子文件存儲在普通共享文件夾，定期備份至本地服務(wù)器。

2.內(nèi)部文件：

-紙質(zhì)文件需加鎖保存，訪問需經(jīng)部門主管批準。

-電子文件存儲在加密文件夾，訪問需輸入密碼驗證。

3.高密級文件：

-紙質(zhì)文件存放在專用保險柜中，雙人管理，記錄存取日志。

-電子文件存儲在加密數(shù)據(jù)庫，訪問需多因素認證，并限制傳輸范圍。

三、文件保存流程

文件保存需遵循以下標準化流程，確保全程可追溯：

（一）紙質(zhì)文件保存

1.收集與整理：

(1)按文件類型和日期分類，去除多余空白頁。

(2)使用標準標簽標注文件名稱、編號和保存期限。

2.存放與歸檔：

(1)短期文件（1年內(nèi)）存放在部門文件柜中。

(2)長期文件（超過1年）歸檔至中央檔案室，建立紙質(zhì)檔案目錄。

3.銷毀管理：

(1)過期文件需經(jīng)審批后銷毀，銷毀過程由專人監(jiān)督并記錄。

(2)使用碎紙機物理銷毀，禁止直接丟棄。

（二）電子文件保存

1.創(chuàng)建與命名：

(1)文件命名需包含日期、編號和版本號，如“2023-10-01-001_v1.0”。

(2)禁止使用特殊字符或空格，確保系統(tǒng)兼容性。

2.備份與歸檔：

(1)每日自動備份至本地服務(wù)器，每周備份至異地存儲設(shè)備。

(2)關(guān)鍵文件（如財務(wù)報表）需保留3份副本，分別存放在不同位置。

3.安全傳輸：

(1)傳輸敏感文件需通過加密通道，如VPN或企業(yè)級文件傳輸系統(tǒng)。

(2)禁止通過公共郵箱或即時通訊工具發(fā)送高密級文件。

四、訪問與權(quán)限管理

文件訪問權(quán)限需嚴格控制，遵循以下規(guī)定：

（一）權(quán)限申請與審批

1.申請流程：

(1)個人填寫《文件訪問申請表》，說明訪問目的和文件類型。

(2)部門主管審批后提交IT部門配置權(quán)限。

2.審批標準：

(1)一般文件：僅限部門內(nèi)部成員。

(2)高密級文件：需經(jīng)部門主管和信息安全員雙重確認。

（二）權(quán)限變更與撤銷

1.變更流程：

(1)員工離職或職責調(diào)整時，需及時申請權(quán)限變更。

(2)IT部門在24小時內(nèi)完成權(quán)限回收或調(diào)整。

2.撤銷標準：

(1)季度末對所有權(quán)限進行例行審查，取消閑置賬戶的訪問權(quán)。

(2)發(fā)現(xiàn)異常訪問行為時，立即凍結(jié)相關(guān)權(quán)限并調(diào)查。

五、應(yīng)急響應(yīng)與處置

文件安全事件需快速響應(yīng)，按以下步驟處理：

（一）事件識別

1.觸發(fā)條件：

(1)系統(tǒng)提示文件訪問超時或異地登錄。

(2)發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)文件丟失或被盜。

2.報告流程：

(1)發(fā)現(xiàn)者立即向部門主管報告，主管上報IT部門。

(2)IT部門評估事件影響并啟動應(yīng)急方案。

（二）處置措施

1.紙質(zhì)文件：

(1)丟失后立即排查相關(guān)區(qū)域，尋找遺漏文件。

(2)若無法找回，重新打印并補充存檔。

2.電子文件：

(1)暫停受影響賬戶的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)進一步泄露。

(2)使用備份恢復(fù)受損文件，并加強監(jiān)控系統(tǒng)。

六、培訓(xùn)與監(jiān)督

為確保規(guī)定執(zhí)行到位，需定期開展以下工作：

（一）培訓(xùn)要求

1.新員工入職時必須接受文件安全培訓(xùn)，考核合格后方可接觸敏感文件。

2.每半年組織一次全員培訓(xùn)，更新保存技術(shù)和案例分享。

（二）監(jiān)督機制

1.信息安全部門每季度抽查文件保存情況，記錄違規(guī)行為。

2.對違規(guī)個人進行警告或處罰，嚴重者解除勞動合同。

七、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，由信息安全部門負責解釋。各部門需根據(jù)實際需求制定細化操作指南，并報備存檔。

**一、總則**

文件安全保存是確保信息資產(chǎn)完整性和可用性的重要措施，旨在防止文件丟失、損壞、泄露或被未授權(quán)訪問。本規(guī)定適用于所有組織內(nèi)部文件的管理，包括紙質(zhì)文件和電子文件。

（一）目的與適用范圍

1.目的：規(guī)范文件保存流程，降低文件安全風險，保障組織信息安全。

*具體目標包括：減少因人為操作失誤導(dǎo)致的數(shù)據(jù)損壞；防止敏感信息通過不當途徑泄露；確保在自然災(zāi)害或意外事故發(fā)生時，關(guān)鍵文件能夠被快速恢復(fù)；明確各部門及個人的文件管理責任，形成統(tǒng)一的管理標準。

2.適用范圍：本規(guī)定涵蓋所有部門和個人在日常工作中產(chǎn)生的文件，包括但不限于工作文檔、客戶資料、財務(wù)記錄、項目方案、會議紀要、培訓(xùn)材料、設(shè)備維護手冊等。所有存儲、傳輸、使用和銷毀文件的行為均需遵守本規(guī)定。

（二）基本原則

1.最小權(quán)限原則：文件訪問權(quán)限應(yīng)遵循“按需分配”原則，僅授權(quán)給必要人員。

*具體操作為：在分配權(quán)限前，需明確文件的重要性和敏感性等級；根據(jù)員工的工作職責和實際需求，授予其完成工作所必需的最低權(quán)限；定期（建議每半年）審查權(quán)限分配情況，及時撤銷不再需要的訪問權(quán)限。

2.分類分級管理：根據(jù)文件敏感程度劃分保存等級，采取差異化措施。

*具體操作為：建立文件敏感度分類標準（如公開、內(nèi)部、秘密、絕密），并根據(jù)分類制定不同的保存期限、存儲方式、訪問控制和備份策略。例如，公開文件可存放在公共區(qū)域，而絕密文件需加密存儲并限制訪問。

3.定期審查：定期對文件保存狀態(tài)進行評估，及時清理過期或無用文件。

*具體操作為：設(shè)立專門的文件審查機制，每年至少進行一次全面的文件庫存和保存狀況檢查；對于過期的文件，按照規(guī)定程序進行銷毀；對于無用的文件，經(jīng)審批后進行歸檔或銷毀，避免占用存儲空間和增加安全風險。

**二、文件分類與分級**

文件按照敏感程度分為以下等級，并對應(yīng)不同的保存要求：

（一）文件分類標準

1.一般文件：公開或低敏感度文件，如公開報告、宣傳資料、會議紀要（非敏感內(nèi)容）、通用流程圖等。

*特征：信息不涉及商業(yè)秘密、個人隱私或其他敏感內(nèi)容，公開后不會對組織造成負面影響。

2.內(nèi)部文件：部門內(nèi)部使用文件，如會議紀要（敏感內(nèi)容需脫敏）、工作計劃、項目進度報告、內(nèi)部培訓(xùn)材料、員工手冊等。

*特征：信息僅限于組織內(nèi)部人員知曉和使用，對外公開可能造成一定影響。

3.高密級文件：涉及核心業(yè)務(wù)或敏感信息，如財務(wù)數(shù)據(jù)（收入、成本、利潤等）、客戶名單及聯(lián)系方式、核心技術(shù)參數(shù)、產(chǎn)品研發(fā)圖紙、供應(yīng)商信息等。

*特征：信息泄露會對組織造成重大損失，需嚴格控制和保護。

（二）分級保存要求

1.一般文件：

*紙質(zhì)文件需存放在普通文件柜中，定期歸檔至檔案室。

*具體操作：存放在辦公區(qū)域的文件柜內(nèi)，柜子應(yīng)上鎖，鑰匙由部門指定人員保管；紙質(zhì)文件應(yīng)按照分類和日期進行分類整理，并制作簡單的文件索引；定期（如每季度）將不再需要的紙質(zhì)文件整理歸檔至檔案室，檔案室應(yīng)有良好的防火、防潮措施。

*電子文件存儲在普通共享文件夾，定期備份至本地服務(wù)器。

*具體操作：存儲在部門級別的共享文件夾內(nèi)，文件夾結(jié)構(gòu)應(yīng)清晰，便于查找和管理；定期（如每日）進行本地備份，備份文件應(yīng)存儲在安全的環(huán)境中，并定期檢查備份文件的完整性。

2.內(nèi)部文件：

*紙質(zhì)文件需加鎖保存，訪問需經(jīng)部門主管批準。

*具體操作：存放在帶鎖的文件柜或保險柜中，鑰匙或密碼由部門主管保管；需要查閱內(nèi)部文件時，需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門主管批準后方可查閱，并需在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

*電子文件存儲在加密文件夾，訪問需輸入密碼驗證。

*具體操作：存儲在加密的共享文件夾內(nèi)，文件夾需要設(shè)置訪問密碼；需要訪問內(nèi)部文件的員工，需向部門主管申請，主管在系統(tǒng)中授權(quán)后，員工方可訪問。

3.高密級文件：

*紙質(zhì)文件存放在專用保險柜中，雙人管理，記錄存取日志。

*具體操作：存放在指定的高安全級別區(qū)域，使用高安全級別的保險柜；文件存取需由兩名授權(quán)人員共同操作，并在《文件存取日志》中詳細記錄存取時間、文件名稱、存取人等信息。

*電子文件存儲在加密數(shù)據(jù)庫，訪問需多因素認證，并限制傳輸范圍。

*具體操作：存儲在具有高安全防護措施的加密數(shù)據(jù)庫中；訪問高密級電子文件需要通過用戶名、密碼和動態(tài)令牌等多因素認證；限制高密級電子文件的傳輸范圍，只能通過指定的安全渠道進行傳輸，并記錄傳輸日志。

**三、文件保存流程**

文件保存需遵循以下標準化流程，確保全程可追溯：

（一）紙質(zhì)文件保存

1.收集與整理：

(1)按文件類型和日期分類，去除多余空白頁。

*具體操作：收集文件時，按照文件類型（如合同、報告、信函等）和日期（如按年、季、月）進行分類；整理文件時，去除文件中的多余空白頁和與主題無關(guān)的內(nèi)容，確保文件內(nèi)容的簡潔和準確。

(2)使用標準標簽標注文件名稱、編號和保存期限。

*具體操作：為每個文件制作標準標簽，標簽上應(yīng)包含文件名稱、文件編號、密級、保存期限等信息；標簽應(yīng)粘貼在文件首頁的右上角或左上角，確保清晰可見。

2.存放與歸檔：

(1)短期文件（1年內(nèi)）存放在部門文件柜中。

*具體操作：短期文件存放在辦公區(qū)域的文件柜內(nèi)，柜子應(yīng)上鎖，鑰匙由部門指定人員保管；短期文件應(yīng)按照分類和日期進行分類整理，并制作簡單的文件索引。

(2)長期文件（超過1年）歸檔至中央檔案室，建立紙質(zhì)檔案目錄。

*具體操作：長期文件應(yīng)定期（如每年）整理歸檔至中央檔案室；中央檔案室應(yīng)建立紙質(zhì)檔案目錄，目錄應(yīng)包含文件名稱、編號、密級、保存期限、存放位置等信息，便于查找和管理。

3.銷毀管理：

(1)過期文件需經(jīng)審批后銷毀，銷毀過程由專人監(jiān)督并記錄。

*具體操作：對于過期的紙質(zhì)文件，需填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)部門主管和信息安全部門負責人批準后方可銷毀；銷毀過程需由至少兩名授權(quán)人員監(jiān)督，并在《文件銷毀記錄》中詳細記錄銷毀時間、文件名稱、密級、銷毀人等信息。

(2)使用碎紙機物理銷毀，禁止直接丟棄。

*具體操作：銷毀紙質(zhì)文件時，應(yīng)使用高安全級別的碎紙機進行物理銷毀，確保文件內(nèi)容無法被恢復(fù)；禁止將紙質(zhì)文件直接丟棄在垃圾桶中，應(yīng)將碎紙后的紙屑收集到指定的垃圾桶中。

（二）電子文件保存

1.創(chuàng)建與命名：

(1)文件命名需包含日期、編號和版本號，如“2023-10-01-001_v1.0”。

*具體操作：電子文件的命名應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范，文件名應(yīng)包含創(chuàng)建日期、文件編號和版本號；日期格式為“YYYY-MM-DD”，編號應(yīng)按照部門或項目進行編號，版本號應(yīng)按照“v”加數(shù)字進行編號，如“v1.0”、“v2.0”等。

(2)禁止使用特殊字符或空格，確保系統(tǒng)兼容性。

*具體操作：電子文件的命名禁止使用特殊字符（如“<>”“/”“\”“|”“:”“*”“?””“””等）和空格，應(yīng)使用字母、數(shù)字和下劃線等字符；確保文件名在常用的操作系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)中都能正常顯示和使用。

2.備份與歸檔：

(1)每日自動備份至本地服務(wù)器，每周備份至異地存儲設(shè)備。

*具體操作：所有電子文件應(yīng)每日自動備份至本地服務(wù)器，備份應(yīng)包含所有文件類型，包括文檔、圖片、視頻等；每周應(yīng)將關(guān)鍵電子文件備份至異地存儲設(shè)備，如移動硬盤、光盤等，異地存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全的環(huán)境中。

(2)關(guān)鍵文件（如財務(wù)報表）需保留3份副本，分別存放在不同位置。

*具體操作：對于財務(wù)報表等關(guān)鍵電子文件，應(yīng)保留至少3份副本，每份副本應(yīng)存放在不同的位置，如本地服務(wù)器、異地存儲設(shè)備、云存儲等，確保在任何情況下都能訪問到關(guān)鍵文件。

3.安全傳輸：

(1)傳輸敏感文件需通過加密通道，如VPN或企業(yè)級文件傳輸系統(tǒng)。

*具體操作：傳輸敏感電子文件時，應(yīng)通過加密通道進行傳輸，如VPN或企業(yè)級文件傳輸系統(tǒng)；加密通道可以有效防止文件在傳輸過程中被竊取或篡改。

(2)禁止通過公共郵箱或即時通訊工具發(fā)送高密級文件。

*具體操作：禁止通過公共郵箱或即時通訊工具（如微信、QQ等）發(fā)送高密級電子文件，因為這些渠道的傳輸過程通常沒有加密，存在信息泄露的風險；應(yīng)使用企業(yè)級的安全文件傳輸系統(tǒng)進行傳輸。

**四、訪問與權(quán)限管理**

文件訪問權(quán)限需嚴格控制，遵循以下規(guī)定：

（一）權(quán)限申請與審批

1.申請流程：

(1)個人填寫《文件訪問申請表》，說明訪問目的和文件類型。

*具體操作：需要訪問文件的員工，需填寫《文件訪問申請表》，在表中說明訪問目的、文件類型、訪問時間等信息；申請表應(yīng)提交給部門主管進行審核。

(2)部門主管審批后提交IT部門配置權(quán)限。

*具體操作：部門主管審核申請表，確認申請的合理性后，在申請表上簽字批準，并提交給IT部門；IT部門根據(jù)申請表的內(nèi)容配置相應(yīng)的文件訪問權(quán)限。

2.審批標準：

(1)一般文件：僅限部門內(nèi)部成員。

*具體操作：一般文件的訪問權(quán)限僅限于創(chuàng)建該文件的部門內(nèi)部成員；IT部門根據(jù)部門成員的信息配置訪問權(quán)限。

(2)內(nèi)部文件：需經(jīng)部門主管和信息安全員雙重確認。

*具體操作：內(nèi)部文件的訪問權(quán)限需經(jīng)部門主管和信息安全員雙重確認；部門主管確認申請的合理性，信息安全員確認申請的必要性，兩者均同意后方可配置訪問權(quán)限。

（二）權(quán)限變更與撤銷

1.變更流程：

(1)員工離職或職責調(diào)整時，需及時申請權(quán)限變更。

*具體操作：員工離職或職責調(diào)整時，其原有的文件訪問權(quán)限應(yīng)立即停止使用；需要變更權(quán)限的，需填寫《文件訪問申請表》，說明變更的原因和變更后的權(quán)限要求；申請表應(yīng)提交給部門主管和信息安全員進行審批。

(2)IT部門在24小時內(nèi)完成權(quán)限回收或調(diào)整。

*具體操作：IT部門在收到審批后的申請表后，應(yīng)在24小時內(nèi)完成權(quán)限的回收或調(diào)整；確保離職或職責調(diào)整的員工無法訪問其不再需要訪問的文件。

2.撤銷標準：

(1)季度末對所有權(quán)限進行例行審查，取消閑置賬戶的訪問權(quán)。

*具體操作：每季度末，IT部門對所有文件訪問權(quán)限進行例行審查，查找閑置賬戶和不再需要的訪問權(quán)限，并取消這些權(quán)限；確保所有訪問權(quán)限都是必要的，并得到有效利用。

(2)發(fā)現(xiàn)異常訪問行為時，立即凍結(jié)相關(guān)權(quán)限并調(diào)查。

*具體操作：如果系統(tǒng)監(jiān)測到異常的訪問行為（如非工作時間訪問、異地訪問等），應(yīng)立即凍結(jié)相關(guān)賬戶的訪問權(quán)限，并啟動調(diào)查程序，查明異常訪問的原因；確保所有訪問行為都是合法的，并得到妥善處理。

**五、應(yīng)急響應(yīng)與處置**

文件安全事件需快速響應(yīng)，按以下步驟處理：

（一）事件識別

1.觸發(fā)條件：

(1)系統(tǒng)提示文件訪問超時或異地登錄。

*具體操作：如果系統(tǒng)監(jiān)測到文件訪問超時或異地登錄，應(yīng)立即通知信息安全部門進行調(diào)查；確保所有訪問行為都是合法的，并得到妥善處理。

(2)發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)文件丟失或被盜。

*具體操作：如果發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)文件丟失或被盜，應(yīng)立即通知部門主管和信息安全部門；兩者需共同采取措施，查找丟失或被盜的文件，并評估可能造成的影響。

2.報告流程：

(1)發(fā)現(xiàn)者立即向部門主管報告，主管上報IT部門。

*具體操作：任何發(fā)現(xiàn)文件安全事件的人員，都應(yīng)立即向部門主管報告；部門主管在接到報告后，應(yīng)立即上報IT部門；確保所有文件安全事件都能得到及時處理。

(2)IT部門評估事件影響并啟動應(yīng)急方案。

*具體操作：IT部門在接到報告后，應(yīng)立即評估事件的影響，并根據(jù)事件的嚴重程度啟動相應(yīng)的應(yīng)急方案；確保所有文件安全事件都能得到妥善處理。

（二）處置措施

1.紙質(zhì)文件：

(1)丟失后立即排查相關(guān)區(qū)域，尋找遺漏文件。

*具體操作：如果紙質(zhì)文件丟失，應(yīng)立即排查相關(guān)區(qū)域，尋找遺漏的文件；確保所有文件都得到妥善保管。

(2)若無法找回，重新打印并補充存檔。

*具體操作：如果無法找回丟失的紙質(zhì)文件，應(yīng)重新打印文件，并補充存檔；確保所有文件都得到完整保存。

2.電子文件：

(1)暫停受影響賬戶的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)進一步泄露。

*具體操作：如果發(fā)生電子文件安全事件，應(yīng)立即暫停受影響賬戶的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)進一步泄露；確保所有電子文件都得到有效保護。

(2)使用備份恢復(fù)受損文件，并加強監(jiān)控系統(tǒng)。

*具體操作：使用備份恢復(fù)受損的電子文件，并加強監(jiān)控系統(tǒng)，防止類似事件再次發(fā)生；確保所有電子文件都得到妥善保護。

**六、培訓(xùn)與監(jiān)督**

為確保規(guī)定執(zhí)行到位，需定期開展以下工作：

（一）培訓(xùn)要求

1.新員工入職時必須接受文件安全培訓(xùn)，考核合格后方可接觸敏感文件。

*具體操作：新員工入職后，必須接受文件安全培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括文件分類、保存要求、訪問控制、應(yīng)急響應(yīng)等；培訓(xùn)結(jié)束后，需進行考核，考核合格后方可接觸敏感文件；確保所有員工都了解文件安全的重要性，并能夠遵守相關(guān)規(guī)定。

2.每半年組織一次全員培訓(xùn)，更新保存技術(shù)和案例分享。

*具體操作：每半年組織一次全員培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括最新的文件保存技術(shù)、案例分析、經(jīng)驗分享等；確保所有員工都能夠掌握最新的文件保存技術(shù)，并能夠應(yīng)對各種文件安全事件。

（二）監(jiān)督機制

1.信息安全部門每季度抽查文件保存情況，記錄違規(guī)行為。

*具體操作：信息安全部門每季度對各部門的文件保存情況進行抽查，檢查內(nèi)容包括紙質(zhì)文件的存放、電子文件的備份、權(quán)限分配等；抽查過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)記錄在案，并通知相關(guān)部門進行整改；確保所有部門的文件保存情況都符合規(guī)定。

2.對違規(guī)個人進行警告或處罰，嚴重者解除勞動合同。

*具體操作：對于違反文件安全規(guī)定的個人，應(yīng)根據(jù)違規(guī)的嚴重程度進行警告或處罰；對于嚴重違反文件安全規(guī)定，造成重大損失的，可以解除勞動合同；確保所有員工都能夠遵守文件安全規(guī)定，并能夠承擔相應(yīng)的責任。

**七、附則**

本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，由信息安全部門負責解釋。各部門需根據(jù)實際需求制定細化操作指南，并報備存檔。

*具體操作：信息安全部門負責解釋本規(guī)定，并對各部門執(zhí)行本規(guī)定進行監(jiān)督；各部門需根據(jù)本規(guī)定和實際情況，制定細化操作指南，并報備信息安全部門存檔；確保本規(guī)定能夠得到有效執(zhí)行，并能夠滿足各部門的實際需求。

一、總則

文件安全保存是確保信息資產(chǎn)完整性和可用性的重要措施，旨在防止文件丟失、損壞、泄露或被未授權(quán)訪問。本規(guī)定適用于所有組織內(nèi)部文件的管理，包括紙質(zhì)文件和電子文件。

（一）目的與適用范圍

1.目的：規(guī)范文件保存流程，降低文件安全風險，保障組織信息安全。

2.適用范圍：本規(guī)定涵蓋所有部門和個人在日常工作中產(chǎn)生的文件，包括但不限于工作文檔、客戶資料、財務(wù)記錄等。

（二）基本原則

1.最小權(quán)限原則：文件訪問權(quán)限應(yīng)遵循“按需分配”原則，僅授權(quán)給必要人員。

2.分類分級管理：根據(jù)文件敏感程度劃分保存等級，采取差異化措施。

3.定期審查：定期對文件保存狀態(tài)進行評估，及時清理過期或無用文件。

二、文件分類與分級

文件按照敏感程度分為以下等級，并對應(yīng)不同的保存要求：

（一）文件分類標準

1.一般文件：公開或低敏感度文件，如公開報告、宣傳資料等。

2.內(nèi)部文件：部門內(nèi)部使用文件，如會議紀要、工作計劃等。

3.高密級文件：涉及核心業(yè)務(wù)或敏感信息，如財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶名單等。

（二）分級保存要求

1.一般文件：

-紙質(zhì)文件需存放在普通文件柜中，定期歸檔至檔案室。

-電子文件存儲在普通共享文件夾，定期備份至本地服務(wù)器。

2.內(nèi)部文件：

-紙質(zhì)文件需加鎖保存，訪問需經(jīng)部門主管批準。

-電子文件存儲在加密文件夾，訪問需輸入密碼驗證。

3.高密級文件：

-紙質(zhì)文件存放在專用保險柜中，雙人管理，記錄存取日志。

-電子文件存儲在加密數(shù)據(jù)庫，訪問需多因素認證，并限制傳輸范圍。

三、文件保存流程

文件保存需遵循以下標準化流程，確保全程可追溯：

（一）紙質(zhì)文件保存

1.收集與整理：

(1)按文件類型和日期分類，去除多余空白頁。

(2)使用標準標簽標注文件名稱、編號和保存期限。

2.存放與歸檔：

(1)短期文件（1年內(nèi)）存放在部門文件柜中。

(2)長期文件（超過1年）歸檔至中央檔案室，建立紙質(zhì)檔案目錄。

3.銷毀管理：

(1)過期文件需經(jīng)審批后銷毀，銷毀過程由專人監(jiān)督并記錄。

(2)使用碎紙機物理銷毀，禁止直接丟棄。

（二）電子文件保存

1.創(chuàng)建與命名：

(1)文件命名需包含日期、編號和版本號，如“2023-10-01-001_v1.0”。

(2)禁止使用特殊字符或空格，確保系統(tǒng)兼容性。

2.備份與歸檔：

(1)每日自動備份至本地服務(wù)器，每周備份至異地存儲設(shè)備。

(2)關(guān)鍵文件（如財務(wù)報表）需保留3份副本，分別存放在不同位置。

3.安全傳輸：

(1)傳輸敏感文件需通過加密通道，如VPN或企業(yè)級文件傳輸系統(tǒng)。

(2)禁止通過公共郵箱或即時通訊工具發(fā)送高密級文件。

四、訪問與權(quán)限管理

文件訪問權(quán)限需嚴格控制，遵循以下規(guī)定：

（一）權(quán)限申請與審批

1.申請流程：

(1)個人填寫《文件訪問申請表》，說明訪問目的和文件類型。

(2)部門主管審批后提交IT部門配置權(quán)限。

2.審批標準：

(1)一般文件：僅限部門內(nèi)部成員。

(2)高密級文件：需經(jīng)部門主管和信息安全員雙重確認。

（二）權(quán)限變更與撤銷

1.變更流程：

(1)員工離職或職責調(diào)整時，需及時申請權(quán)限變更。

(2)IT部門在24小時內(nèi)完成權(quán)限回收或調(diào)整。

2.撤銷標準：

(1)季度末對所有權(quán)限進行例行審查，取消閑置賬戶的訪問權(quán)。

(2)發(fā)現(xiàn)異常訪問行為時，立即凍結(jié)相關(guān)權(quán)限并調(diào)查。

五、應(yīng)急響應(yīng)與處置

文件安全事件需快速響應(yīng)，按以下步驟處理：

（一）事件識別

1.觸發(fā)條件：

(1)系統(tǒng)提示文件訪問超時或異地登錄。

(2)發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)文件丟失或被盜。

2.報告流程：

(1)發(fā)現(xiàn)者立即向部門主管報告，主管上報IT部門。

(2)IT部門評估事件影響并啟動應(yīng)急方案。

（二）處置措施

1.紙質(zhì)文件：

(1)丟失后立即排查相關(guān)區(qū)域，尋找遺漏文件。

(2)若無法找回，重新打印并補充存檔。

2.電子文件：

(1)暫停受影響賬戶的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)進一步泄露。

(2)使用備份恢復(fù)受損文件，并加強監(jiān)控系統(tǒng)。

六、培訓(xùn)與監(jiān)督

為確保規(guī)定執(zhí)行到位，需定期開展以下工作：

（一）培訓(xùn)要求

1.新員工入職時必須接受文件安全培訓(xùn)，考核合格后方可接觸敏感文件。

2.每半年組織一次全員培訓(xùn)，更新保存技術(shù)和案例分享。

（二）監(jiān)督機制

1.信息安全部門每季度抽查文件保存情況，記錄違規(guī)行為。

2.對違規(guī)個人進行警告或處罰，嚴重者解除勞動合同。

七、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，由信息安全部門負責解釋。各部門需根據(jù)實際需求制定細化操作指南，并報備存檔。

**一、總則**

文件安全保存是確保信息資產(chǎn)完整性和可用性的重要措施，旨在防止文件丟失、損壞、泄露或被未授權(quán)訪問。本規(guī)定適用于所有組織內(nèi)部文件的管理，包括紙質(zhì)文件和電子文件。

（一）目的與適用范圍

1.目的：規(guī)范文件保存流程，降低文件安全風險，保障組織信息安全。

*具體目標包括：減少因人為操作失誤導(dǎo)致的數(shù)據(jù)損壞；防止敏感信息通過不當途徑泄露；確保在自然災(zāi)害或意外事故發(fā)生時，關(guān)鍵文件能夠被快速恢復(fù)；明確各部門及個人的文件管理責任，形成統(tǒng)一的管理標準。

2.適用范圍：本規(guī)定涵蓋所有部門和個人在日常工作中產(chǎn)生的文件，包括但不限于工作文檔、客戶資料、財務(wù)記錄、項目方案、會議紀要、培訓(xùn)材料、設(shè)備維護手冊等。所有存儲、傳輸、使用和銷毀文件的行為均需遵守本規(guī)定。

（二）基本原則

1.最小權(quán)限原則：文件訪問權(quán)限應(yīng)遵循“按需分配”原則，僅授權(quán)給必要人員。

*具體操作為：在分配權(quán)限前，需明確文件的重要性和敏感性等級；根據(jù)員工的工作職責和實際需求，授予其完成工作所必需的最低權(quán)限；定期（建議每半年）審查權(quán)限分配情況，及時撤銷不再需要的訪問權(quán)限。

2.分類分級管理：根據(jù)文件敏感程度劃分保存等級，采取差異化措施。

*具體操作為：建立文件敏感度分類標準（如公開、內(nèi)部、秘密、絕密），并根據(jù)分類制定不同的保存期限、存儲方式、訪問控制和備份策略。例如，公開文件可存放在公共區(qū)域，而絕密文件需加密存儲并限制訪問。

3.定期審查：定期對文件保存狀態(tài)進行評估，及時清理過期或無用文件。

*具體操作為：設(shè)立專門的文件審查機制，每年至少進行一次全面的文件庫存和保存狀況檢查；對于過期的文件，按照規(guī)定程序進行銷毀；對于無用的文件，經(jīng)審批后進行歸檔或銷毀，避免占用存儲空間和增加安全風險。

**二、文件分類與分級**

文件按照敏感程度分為以下等級，并對應(yīng)不同的保存要求：

（一）文件分類標準

1.一般文件：公開或低敏感度文件，如公開報告、宣傳資料、會議紀要（非敏感內(nèi)容）、通用流程圖等。

*特征：信息不涉及商業(yè)秘密、個人隱私或其他敏感內(nèi)容，公開后不會對組織造成負面影響。

2.內(nèi)部文件：部門內(nèi)部使用文件，如會議紀要（敏感內(nèi)容需脫敏）、工作計劃、項目進度報告、內(nèi)部培訓(xùn)材料、員工手冊等。

*特征：信息僅限于組織內(nèi)部人員知曉和使用，對外公開可能造成一定影響。

3.高密級文件：涉及核心業(yè)務(wù)或敏感信息，如財務(wù)數(shù)據(jù)（收入、成本、利潤等）、客戶名單及聯(lián)系方式、核心技術(shù)參數(shù)、產(chǎn)品研發(fā)圖紙、供應(yīng)商信息等。

*特征：信息泄露會對組織造成重大損失，需嚴格控制和保護。

（二）分級保存要求

1.一般文件：

*紙質(zhì)文件需存放在普通文件柜中，定期歸檔至檔案室。

*具體操作：存放在辦公區(qū)域的文件柜內(nèi)，柜子應(yīng)上鎖，鑰匙由部門指定人員保管；紙質(zhì)文件應(yīng)按照分類和日期進行分類整理，并制作簡單的文件索引；定期（如每季度）將不再需要的紙質(zhì)文件整理歸檔至檔案室，檔案室應(yīng)有良好的防火、防潮措施。

*電子文件存儲在普通共享文件夾，定期備份至本地服務(wù)器。

*具體操作：存儲在部門級別的共享文件夾內(nèi)，文件夾結(jié)構(gòu)應(yīng)清晰，便于查找和管理；定期（如每日）進行本地備份，備份文件應(yīng)存儲在安全的環(huán)境中，并定期檢查備份文件的完整性。

2.內(nèi)部文件：

*紙質(zhì)文件需加鎖保存，訪問需經(jīng)部門主管批準。

*具體操作：存放在帶鎖的文件柜或保險柜中，鑰匙或密碼由部門主管保管；需要查閱內(nèi)部文件時，需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門主管批準后方可查閱，并需在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

*電子文件存儲在加密文件夾，訪問需輸入密碼驗證。

*具體操作：存儲在加密的共享文件夾內(nèi)，文件夾需要設(shè)置訪問密碼；需要訪問內(nèi)部文件的員工，需向部門主管申請，主管在系統(tǒng)中授權(quán)后，員工方可訪問。

3.高密級文件：

*紙質(zhì)文件存放在專用保險柜中，雙人管理，記錄存取日志。

*具體操作：存放在指定的高安全級別區(qū)域，使用高安全級別的保險柜；文件存取需由兩名授權(quán)人員共同操作，并在《文件存取日志》中詳細記錄存取時間、文件名稱、存取人等信息。

*電子文件存儲在加密數(shù)據(jù)庫，訪問需多因素認證，并限制傳輸范圍。

*具體操作：存儲在具有高安全防護措施的加密數(shù)據(jù)庫中；訪問高密級電子文件需要通過用戶名、密碼和動態(tài)令牌等多因素認證；限制高密級電子文件的傳輸范圍，只能通過指定的安全渠道進行傳輸，并記錄傳輸日志。

**三、文件保存流程**

文件保存需遵循以下標準化流程，確保全程可追溯：

（一）紙質(zhì)文件保存

1.收集與整理：

(1)按文件類型和日期分類，去除多余空白頁。

*具體操作：收集文件時，按照文件類型（如合同、報告、信函等）和日期（如按年、季、月）進行分類；整理文件時，去除文件中的多余空白頁和與主題無關(guān)的內(nèi)容，確保文件內(nèi)容的簡潔和準確。

(2)使用標準標簽標注文件名稱、編號和保存期限。

*具體操作：為每個文件制作標準標簽，標簽上應(yīng)包含文件名稱、文件編號、密級、保存期限等信息；標簽應(yīng)粘貼在文件首頁的右上角或左上角，確保清晰可見。

2.存放與歸檔：

(1)短期文件（1年內(nèi)）存放在部門文件柜中。

*具體操作：短期文件存放在辦公區(qū)域的文件柜內(nèi)，柜子應(yīng)上鎖，鑰匙由部門指定人員保管；短期文件應(yīng)按照分類和日期進行分類整理，并制作簡單的文件索引。

(2)長期文件（超過1年）歸檔至中央檔案室，建立紙質(zhì)檔案目錄。

*具體操作：長期文件應(yīng)定期（如每年）整理歸檔至中央檔案室；中央檔案室應(yīng)建立紙質(zhì)檔案目錄，目錄應(yīng)包含文件名稱、編號、密級、保存期限、存放位置等信息，便于查找和管理。

3.銷毀管理：

(1)過期文件需經(jīng)審批后銷毀，銷毀過程由專人監(jiān)督并記錄。

*具體操作：對于過期的紙質(zhì)文件，需填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)部門主管和信息安全部門負責人批準后方可銷毀；銷毀過程需由至少兩名授權(quán)人員監(jiān)督，并在《文件銷毀記錄》中詳細記錄銷毀時間、文件名稱、密級、銷毀人等信息。

(2)使用碎紙機物理銷毀，禁止直接丟棄。

*具體操作：銷毀紙質(zhì)文件時，應(yīng)使用高安全級別的碎紙機進行物理銷毀，確保文件內(nèi)容無法被恢復(fù)；禁止將紙質(zhì)文件直接丟棄在垃圾桶中，應(yīng)將碎紙后的紙屑收集到指定的垃圾桶中。

（二）電子文件保存

1.創(chuàng)建與命名：

(1)文件命名需包含日期、編號和版本號，如“2023-10-01-001_v1.0”。

*具體操作：電子文件的命名應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范，文件名應(yīng)包含創(chuàng)建日期、文件編號和版本號；日期格式為“YYYY-MM-DD”，編號應(yīng)按照部門或項目進行編號，版本號應(yīng)按照“v”加數(shù)字進行編號，如“v1.0”、“v2.0”等。

(2)禁止使用特殊字符或空格，確保系統(tǒng)兼容性。

*具體操作：電子文件的命名禁止使用特殊字符（如“<>”“/”“\”“|”“:”“*”“?””“””等）和空格，應(yīng)使用字母、數(shù)字和下劃線等字符；確保文件名在常用的操作系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)中都能正常顯示和使用。

2.備份與歸檔：

(1)每日自動備份至本地服務(wù)器，每周備份至異地存儲設(shè)備。

*具體操作：所有電子文件應(yīng)每日自動備份至本地服務(wù)器，備份應(yīng)包含所有文件類型，包括文檔、圖片、視頻等；每周應(yīng)將關(guān)鍵電子文件備份至異地存儲設(shè)備，如移動硬盤、光盤等，異地存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全的環(huán)境中。

(2)關(guān)鍵文件（如財務(wù)報表）需保留3份副本，分別存放在不同位置。

*具體操作：對于財務(wù)報表等關(guān)鍵電子文件，應(yīng)保留至少3份副本，每份副本應(yīng)存放在不同的位置，如本地服務(wù)器、異地存儲設(shè)備、云存儲等，確保在任何情況下都能訪問到關(guān)鍵文件。

3.安全傳輸：

(1)傳輸敏感文件需通過加密通道，如VPN或企業(yè)級文件傳輸系統(tǒng)。

*具體操作：傳輸敏感電子文件時，應(yīng)通過加密通道進行傳輸，如VPN或企業(yè)級文件傳輸系統(tǒng)；加密通道可以有效防止文件在傳輸過程中被竊取或篡改。

(2)禁止通過公共郵箱或即時通訊工具發(fā)送高密級文件。

*具體操作：禁止通過公共郵箱或即時通訊工具（如微信、QQ等）發(fā)送高密級電子文件，因為這些渠道的傳輸過程通常沒有加密，存在信息泄露的風險；應(yīng)使用企業(yè)級的安全文件傳輸系統(tǒng)進行傳輸。

**四、訪問與權(quán)限管理**

文件訪問權(quán)限需嚴格控制，遵循以下規(guī)定：

（一）權(quán)限申請與審批

1.申請流程：

(1)個人填寫《文件訪問申請表》，說明訪問目的和文件類型。

*具體操作：需要訪問文件的員工，需填寫《文件訪問申請表》，在表中說明訪問目的、文件類型、訪問時間等信息；申請表應(yīng)提交給部門主管進行審核。

(2)部門主管審批后提交IT部門配置權(quán)限。

*具體操作：部門主管審核申請表，確認申請的合理性后，在申請表上簽字批準，并提交給IT部門；IT部門根據(jù)申請表的內(nèi)容配置相應(yīng)的文件訪問權(quán)限。

2.審批標準：

(1)一般文件：僅限部門內(nèi)部成員。

*具體操作：一般文件的訪問權(quán)限僅限于創(chuàng)建該文件的部門內(nèi)部成員；IT部門根據(jù)部門成員的信息配置訪問權(quán)限。

(2)內(nèi)部文件：需經(jīng)部門主管和信息安全員雙重確認。

*具體操作：內(nèi)部文件的訪問權(quán)限需經(jīng)部門主管和信息安全員雙重確認；部門主管確認申請的合理性，信息安全員確認申請的必要性，兩者均同意后方可配置訪問權(quán)限。

（二）權(quán)限變更與撤銷

1.變更流程：

(1)員工離職或職責調(diào)整時，需及時申請權(quán)限變更。

*具體操作：員工離職或職責調(diào)整時，其原有的文件訪問權(quán)限應(yīng)立即停止使用；需要變更權(quán)限的，需填寫《文件訪問申請表》，說明變更的原因和變更后的權(quán)限要求；申請表應(yīng)提交給部門主管和信息安全員進行審批。

(2)IT部門在24小時內(nèi)完成權(quán)限回收或調(diào)整。

*具體操作：IT部門在收到審批后的申請表后，應(yīng)在24小時內(nèi)完成權(quán)限的回收或調(diào)整；確保離職或職責調(diào)整的員工無法訪問其不再需要訪問的文件。

2.撤銷標準：

(1)季度末對所有權(quán)限進行例行審查，取消閑置賬戶的訪問權(quán)。

*具體操作：每季度末，IT部門對所有文件訪問權(quán)限進行例行審查，查找閑置賬戶和不再需要的訪問權(quán)限，并取消這些權(quán)限；確保所有訪問權(quán)限都是必要的，并得到有效利用。

(2)發(fā)現(xiàn)異常訪問行為時，立即凍結(jié)相關(guān)權(quán)限并調(diào)查。

*具體操作：如果系統(tǒng)監(jiān)測到異常的訪問行為（如非工作時間訪問、異地訪問等），應(yīng)立即凍結(jié)相關(guān)賬戶的訪問權(quán)限，并啟動調(diào)查程序，