業(yè)務洽談會議記錄與合同審查工具指南一、工具應用場景說明本工具適用于企業(yè)內(nèi)外部各類業(yè)務洽談場景，包括但不限于：新合作項目對接、現(xiàn)有合作條款修訂、服務采購談判、聯(lián)合開發(fā)協(xié)議溝通等。通過系統(tǒng)記錄會議關(guān)鍵信息并結(jié)構(gòu)化審查合同條款，可有效避免溝通遺漏、明確權(quán)責邊界、降低法律風險，同時為后續(xù)合同簽訂、項目執(zhí)行及爭議解決提供依據(jù)。特別適用于銷售、采購、法務、項目負責等多部門協(xié)作場景，保證跨團隊信息同步與決策一致。二、標準化操作流程（一）會前準備：明確目標與資料同步確定會議核心議題：提前梳理洽談重點（如合作范圍、付款方式、交付周期、違約責任等），明確本次會議需達成的目標（如達成合作意向、確定條款框架等）。準備背景資料：整理合作方資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、過往合作案例）、內(nèi)部需求文檔（如項目SOW、預算審批表），以及初步合同草案（如有），提前發(fā)送給參會人員預審。通知參會人員：明確會議時間、地點（或線上會議）、參會人員（主方需包含業(yè)務負責人、法務接口人，客方需對接決策人），并提醒攜帶相關(guān)資料。（二）會議記錄：實時捕捉關(guān)鍵信息記錄基礎(chǔ)信息：由專人負責記錄，填寫會議名稱、時間、地點、參會人員（區(qū)分主方/客方，記錄姓名及職務）、主持人、記錄人。按議程跟蹤討論內(nèi)容：根據(jù)會議議題逐項記錄討論要點，包括：各方觀點陳述（如客方對報價的異議、主方對交付周期的承諾）；關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如合作金額、階段性里程碑、付款比例）；分歧點及初步解決方案（如“客方提出付款周期延長30天，主方同意增加履約保證金作為對價”）。確認決議與待辦事項：會議結(jié)束時，逐條梳理已達成一致的決議，明確“做什么（事項）-誰負責（責任人）-何時完成（時間節(jié)點）”，并請參會人員現(xiàn)場確認，避免后續(xù)爭議。（三）會議紀要整理與分發(fā)核對與補充信息：會后2個工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會議記錄核對參會人員名單、決議內(nèi)容及待辦事項，補充遺漏細節(jié)（如未當場明確的條款，需及時與相關(guān)負責人確認）。形成正式紀要：按模板整理會議紀要，語言簡潔客觀，避免主觀評價，重點標注“決議事項”“待辦事項”及“附件清單”（如會議PPT、簽署的備忘錄等）。審批與分發(fā)：經(jīng)主方業(yè)務負責人及法務接口人審核無誤后，發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門（如財務、法務、項目管理部），并要求簽收確認，保證信息同步。（四）合同審查：基于紀要逐項把關(guān)對照會議紀要核對條款：以會議決議為基礎(chǔ)，審查合同條款是否準確反映洽談結(jié)果，重點關(guān)注：主體信息：合同方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人是否與資質(zhì)文件一致；核心條款：合作范圍、標的物描述、質(zhì)量標準、交付時間、付款方式及節(jié)點、違約責任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等是否與會議紀要一致；風險條款：爭議解決方式（管轄法院/仲裁機構(gòu)）、保密范圍、不可抗力定義、合同解除條件等是否存在法律漏洞。標記問題并匯總意見：對不一致或存在風險的條款，用“審查意見”標注具體問題（如“合同第3.2條約定付款周期為60天，但會議紀要明確為45天，需修訂”），并附修改建議，形成《合同審查表》。跨部門溝通與修訂：將審查表反饋至業(yè)務部門確認業(yè)務邏輯，法務部門確認法律合規(guī)性，由業(yè)務方與合作方溝通修訂，直至條款無爭議。（五）合同簽訂與歸檔最終版本確認：修訂后的合同經(jīng)雙方業(yè)務及法務負責人雙簽確認，形成最終版本。歸檔管理：將會議紀要、合同審查表、最終合同文本、雙方資質(zhì)文件等整理歸檔，注明“項目名稱-合同編號-日期”，保存期限不少于合同履行結(jié)束后5年，保證可追溯。三、核心模板工具（一）業(yè)務洽談會議記錄模板會議基本信息會議名稱會議時間會議地點（線上/線下，線下需填寫具體地址）線上會議主方參會人員姓名：（職務：業(yè)務經(jīng)理）姓名：（職務：法務專員）客方參會人員主持人姓名：*（職務：）記錄人會議議程與討論內(nèi)容議題一：合作范圍確認-主方提出合作內(nèi)容包括A、B、C三項服務，客方同意增加D項（詳見附件《服務清單》）。-分歧點：客方要求D項服務需額外增加2名技術(shù)人員，主方同意但報價上浮5%（客方認可）。議題二：付款方式-原約定“簽約付30%，驗收付70%”，客方提議“分三期付款：簽約付20%，中期里程碑付40%，驗收付40%”。-決議：調(diào)整為客方提議的三期付款，中期里程碑定義為“項目完成60%并提交測試報告”。議題三：違約責任-主方要求“逾期交付每日按合同總額0.1%支付違約金”，客方要求上限為合同總額5%。-決議：采納客方意見，違約金上限5%，同時增加“因不可抗力導致的逾期不視為違約”條款。決議事項匯總序號決議內(nèi)容1合作范圍包含A、B、C、D四項服務，D項報價上浮5%2付款方式調(diào)整為三期：簽約20%、中期40%、驗收40%3違約金上限5%，不可抗力條款補充進合同附件清單|1.《服務清單》2.項目里程碑計劃表3.初步合同草案|

參會人員簽字|主方：_________________客方：_________________記錄人：___________|（二）合同審查表模板合同基本信息合同名稱《XX項目合作協(xié)議》合同編號甲方（公司全稱）乙方合同金額人民幣XX萬元簽訂日期審查階段□初稿□修訂稿□最終版審查人審查維度與內(nèi)容一、主體資格審查-甲方營業(yè)執(zhí)照統(tǒng)一社會信用代碼：XXXXXXXX，有效期至XXXX年XX月XX日（需在有效期內(nèi)）。-乙方為外資企業(yè)，需提供《外商投資企業(yè)批準證書》或備案回執(zhí)（附件齊全）。二、核心條款核對-合作范圍：合同第2條約定的服務內(nèi)容與會議紀要附件《服務清單》一致，包含A、B、C、D四項。-付款節(jié)點：合同第4.1條約定“簽約20%、中期40%、驗收40%”，與會議決議一致；中期里程碑定義需補充“以雙方簽署的《里程碑確認函》為準”。三、風險條款審查-違約責任：合同第7.2條“逾期交付違約金0.1%/日，上限5%”符合會議決議，但需補充“甲方逾期付款的違約金標準同此約定”。-爭議解決：合同第9條約定“提交甲方所在地法院訴訟”，建議增加“也可選擇提交XX仲裁委員會仲裁”，供客方選擇。審查問題與修改建議序號問題描述1中期里程碑定義不清晰，易引發(fā)爭議2逾期付款違約標準未約定3爭議解決方式僅約定訴訟，客方可能不接受審查結(jié)論|□通過（無重大風險，按意見修訂后即可簽訂）□需修改（存在風險，需修訂后重新審查）□不通過（存在法律風險，不建議簽訂）|

最終審批意見|業(yè)務部門負責人：_________________法務負責人：_________________日期：___________|四、使用關(guān)鍵注意事項記錄客觀性：會議記錄需忠實還原討論內(nèi)容，避免使用“客方無理要求”“主方讓步過多”等主觀表述，僅記錄事實陳述及各方意見。審查全面性：合同審查需結(jié)合業(yè)務需求與法律法規(guī)，重點關(guān)注“權(quán)責對等”（如違約金雙向約定）、“條款可執(zhí)行性”（如“合理期限”等模糊表述需量化）及“合規(guī)性”（如數(shù)據(jù)安全、反商業(yè)賄賂等條款是否符合行業(yè)規(guī)定）。信息保密：會議紀要及合同審查表涉及