企業(yè)內(nèi)部溝通紀(jì)要記錄及歸檔模板一、適用范圍部門例會：周例會、月度總結(jié)會等常規(guī)工作溝通；項(xiàng)目推進(jìn)會：跨部門項(xiàng)目協(xié)調(diào)、進(jìn)度跟蹤與問題解決會議；專題討論會：針對特定議題（如流程優(yōu)化、制度修訂、資源調(diào)配）的專項(xiàng)研討；臨時協(xié)調(diào)會：突發(fā)問題處理或緊急事項(xiàng)的快速決策會議。通過規(guī)范記錄，保證溝通成果可追溯、責(zé)任可明確、行動可落地。二、操作流程（一）會前準(zhǔn)備明確會議核心信息：會議組織者需提前確定會議主題、目標(biāo)、時間、地點(diǎn)（線上會議需注明平臺及）、參會人員（含主持人、記錄人），并至少提前1個工作日通知相關(guān)人員。準(zhǔn)備會議資料：組織者需同步分發(fā)會議議程、背景材料（如項(xiàng)目進(jìn)展表、議題說明文檔等），便于參會人提前準(zhǔn)備，提升溝通效率。指定記錄人：會議組織者需明確1名記錄人（建議由熟悉議題內(nèi)容或具備較強(qiáng)歸納能力的人員擔(dān)任），提前告知其記錄重點(diǎn)（如討論分歧、關(guān)鍵決議、行動項(xiàng)等）。（二）會中記錄記錄基本信息：實(shí)時填寫會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員（含主持人）、缺席人員及原因、列席人員（如有）。聚焦核心內(nèi)容：討論環(huán)節(jié)：按議程順序記錄各議題的討論要點(diǎn)，包括不同觀點(diǎn)的簡要陳述（重點(diǎn)標(biāo)注分歧點(diǎn)或共識）、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、引用依據(jù)等，避免冗余表述；決議環(huán)節(jié)：明確記錄最終達(dá)成的共識或決策結(jié)論，需清晰、無歧義；行動項(xiàng)：逐條記錄“任務(wù)描述、責(zé)任部門/人、完成時限、所需支持（如有）”，保證責(zé)任到人、時間明確。實(shí)時核對關(guān)鍵信息：對涉及人名、數(shù)據(jù)、時間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息，可在會后及時向參會人確認(rèn)，保證準(zhǔn)確性。（三）會后整理梳理紀(jì)要初稿：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會議記錄整理紀(jì)要初稿，內(nèi)容需邏輯清晰、語言簡潔，重點(diǎn)突出“討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、行動項(xiàng)”。審核與確認(rèn)：初稿完成后，提交會議主持人審核，保證決議與行動項(xiàng)準(zhǔn)確無誤；涉及多部門協(xié)作的行動項(xiàng)，需同步發(fā)送至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，避免責(zé)任遺漏。定稿與分發(fā)：審核通過后，形成正式紀(jì)要，明確標(biāo)注“紀(jì)要編號”（如“部門-年份-序號”，例如“人力部-2024-001”），按企業(yè)規(guī)定范圍分發(fā)（參會人員、相關(guān)部門、存檔部門等），并通過郵件或內(nèi)部協(xié)作工具發(fā)送，同時保留分發(fā)記錄。（四）歸檔管理分類存儲：紀(jì)要定稿后，由記錄人或行政專員按“部門-年份-會議類型”分類歸檔，電子檔存儲至指定共享文件夾（如“企業(yè)內(nèi)部文件-會議紀(jì)要”），紙質(zhì)檔（如需）統(tǒng)一存入檔案盒，標(biāo)注清晰目錄。留存期限：常規(guī)會議紀(jì)要留存不少于2年，涉及重大項(xiàng)目、制度修訂、法律合規(guī)等議題的紀(jì)要留存不少于5年，到期前按檔案管理規(guī)定處理。查閱權(quán)限：歸檔紀(jì)要需設(shè)置查閱權(quán)限，僅限相關(guān)部門或授權(quán)人員因工作需要查閱，保證信息安全。三、紀(jì)要模板表格會議基本信息會議主題例：XX項(xiàng)目Q3進(jìn)度推進(jìn)會會議時間年月日時分至?xí)r分會議地點(diǎn)例：3號會議室/線上會議（騰訊會議，會議號：XXX-XXXX-XXXX）主持人*XX（部門/職務(wù)）記錄人*XX（部門/職務(wù)）參會人員XX（部門）、XX（部門）、*XX（部門）……（按實(shí)際參會人員列出）缺席人員及原因例：*XX（部門，因公出差）列席人員（如有）例：*XX（部門，技術(shù)支持）會議議程與討論內(nèi)容議程一：議題名稱1.討論要點(diǎn)：-XX（部門）提出：當(dāng)前項(xiàng)目進(jìn)度滯后原因分析……-XX（部門）反饋：需協(xié)調(diào)資源解決XX問題……-共識：……2.決議事項(xiàng)：……3.行動項(xiàng)：-任務(wù)描述：……-責(zé)任部門/人：*XX（部門）-完成時限：年月日-所需支持：……議程二：議題名稱（同上格式，按議程順序逐條記錄）……會議總結(jié)例：本次會議明確了XX項(xiàng)目的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)調(diào)整，需各責(zé)任部門按行動項(xiàng)推進(jìn)，下次會議時間為年月日。附件清單（如有）例：1.《XX項(xiàng)目進(jìn)度表（2024年7月）》；2.《XX議題背景說明》紀(jì)要編號部門-年份-序號（例：項(xiàng)目部-2024-015）分送范圍例：主持人、XX（部門）、XX（部門）、行政部存檔審核人簽字_______________日期：______年_月_日記錄人簽字_______________日期：______年_月_日四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)內(nèi)容準(zhǔn)確性：記錄人需保證人名、職務(wù)、數(shù)據(jù)、時間節(jié)點(diǎn)等信息無誤，對不確定的內(nèi)容及時向參會人核實(shí)，避免主觀臆斷。重點(diǎn)突出：紀(jì)要以“決議事項(xiàng)、行動項(xiàng)”為核心，避免大段記錄討論過程，語言需簡潔明了，便于后續(xù)查閱和執(zhí)行跟蹤。保密與合規(guī)：涉及企業(yè)敏感信息（如未公開決策、財務(wù)數(shù)據(jù)、人員調(diào)整等）的紀(jì)要，需標(biāo)注“內(nèi)部保密”字樣，嚴(yán)格控制查閱權(quán)限，嚴(yán)禁外泄。閉環(huán)管理：行動項(xiàng)需明確“責(zé)任-時