行政工作規(guī)范化任務(wù)指派與執(zhí)行指南適用工作場景標(biāo)準(zhǔn)化操作流程一、任務(wù)發(fā)起與需求確認(rèn)明確任務(wù)目標(biāo)：任務(wù)發(fā)起人（如行政主管*華）需清晰定義任務(wù)核心目標(biāo)，包括“做什么、為什么做、要達(dá)到什么效果”。例如：“為保障季度總結(jié)會順利召開，需完成會場布置、材料準(zhǔn)備、參會人員通知三項(xiàng)工作”。細(xì)化任務(wù)要素：填寫《任務(wù)需求表》，明確任務(wù)名稱、背景、范圍、交付物（如“會場布置方案”“參會人員名單”）、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“需在X月X日17:00前完成會場布置”）、資源需求（如“需借用投影儀2臺”“預(yù)算上限2000元”）及特殊要求（如“需設(shè)置雙語引導(dǎo)標(biāo)識”）。需求審核：發(fā)起人將《任務(wù)需求表》提交至直屬領(lǐng)導(dǎo)（如部門總監(jiān)*強(qiáng)）審核，重點(diǎn)確認(rèn)任務(wù)必要性、資源可行性及時(shí)間合理性，審核通過后進(jìn)入指派環(huán)節(jié)。二、任務(wù)分解與責(zé)任分配拆解任務(wù)模塊：根據(jù)任務(wù)性質(zhì)將整體任務(wù)拆解為可獨(dú)立執(zhí)行的小模塊，例如“季度總結(jié)會”可拆解為“會場布置組”“材料準(zhǔn)備組”“人員通知組”。匹配執(zhí)行人：根據(jù)任務(wù)模塊的專業(yè)性、工作量及執(zhí)行人能力（如擅長場地協(xié)調(diào)的敏、擅長文案的磊），由行政主管*華與相關(guān)執(zhí)行人溝通意愿，保證責(zé)任到人。明確權(quán)責(zé)邊界：每個(gè)任務(wù)模塊需指定1名主要負(fù)責(zé)人（如“會場布置組負(fù)責(zé)人：敏”），協(xié)助人員（如“協(xié)助人：剛”）及各自職責(zé)，避免責(zé)任重疊或遺漏。三、任務(wù)傳達(dá)與共識確認(rèn)正式指派任務(wù)：通過書面形式（如內(nèi)部辦公系統(tǒng)郵件、任務(wù)通知單）向執(zhí)行人下達(dá)任務(wù)，包含《任務(wù)需求表》全部要素及負(fù)責(zé)人信息，抄送直屬領(lǐng)導(dǎo)*強(qiáng)。溝通確認(rèn)細(xì)節(jié)：負(fù)責(zé)人收到任務(wù)后2個(gè)工作日內(nèi)，與發(fā)起人*華召開簡短溝通會，確認(rèn)任務(wù)細(xì)節(jié)無歧義（如“會場布置需包含橫幅、桌簽、茶水區(qū)，桌簽按部門分區(qū)排列”），并反饋所需支持。記錄共識內(nèi)容：將溝通達(dá)成的補(bǔ)充要求、時(shí)間微調(diào)等共識記錄在《任務(wù)溝通記錄表》中，作為后續(xù)執(zhí)行依據(jù)。四、執(zhí)行過程跟蹤與協(xié)調(diào)進(jìn)度反饋機(jī)制：執(zhí)行人需按日/周提交《任務(wù)進(jìn)度表》，內(nèi)容包括“已完成工作、未完成原因、下一步計(jì)劃、需協(xié)調(diào)資源”，例如：“已完成桌簽設(shè)計(jì)（磊），投影儀已申請（敏），需確認(rèn)參會人數(shù)以打印材料（*華）”。異常問題處理：若遇任務(wù)受阻（如供應(yīng)商臨時(shí)無法提供物料），負(fù)責(zé)人需立即發(fā)起《問題協(xié)調(diào)單》，說明問題影響及解決方案建議（如“更換備用供應(yīng)商，預(yù)算增加300元”），由行政主管*華協(xié)調(diào)資源或上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)決策。階段性檢查：任務(wù)執(zhí)行至關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“會議前1天”），由直屬領(lǐng)導(dǎo)*強(qiáng)組織現(xiàn)場檢查，確認(rèn)是否符合要求，及時(shí)糾偏。五、任務(wù)驗(yàn)收與閉環(huán)管理交付物提交：任務(wù)完成后，負(fù)責(zé)人整理全部交付物（如“會場布置照片”“參會人員簽到表”“材料發(fā)放記錄”），提交至發(fā)起人*華驗(yàn)收。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)核對：發(fā)起人對照《任務(wù)需求表》逐項(xiàng)檢查，確認(rèn)“交付物完整性、時(shí)間節(jié)點(diǎn)達(dá)標(biāo)、質(zhì)量符合要求”，填寫《任務(wù)驗(yàn)收表》，注明“合格”或“需整改”。整改與復(fù)驗(yàn)：若驗(yàn)收不合格，需明確整改項(xiàng)及時(shí)限（如“桌簽格式錯(cuò)誤，需在2小時(shí)內(nèi)修正”），整改后重新提交驗(yàn)收。資料歸檔：任務(wù)結(jié)束后，由行政專員*林將《任務(wù)需求表》《溝通記錄表》《進(jìn)度表》《驗(yàn)收表》等資料整理歸檔，形成《任務(wù)檔案》，便于后續(xù)查閱。任務(wù)指派與執(zhí)行跟蹤表任務(wù)基本信息內(nèi)容任務(wù)名稱季度總結(jié)會籌備工作任務(wù)編號XZ-2024-015發(fā)起人*華（行政主管）發(fā)起日期2024年X月X日任務(wù)背景公司召開2024年Q2工作總結(jié)會，需完成會前籌備、會中保障、會后收尾工作任務(wù)模塊與責(zé)任人模塊名稱負(fù)責(zé)人會場布置*敏會議材料準(zhǔn)備*磊參會人員通知*芳進(jìn)度跟蹤記錄日期模塊名稱X月X日材料準(zhǔn)備X月X日會場布置驗(yàn)收結(jié)果驗(yàn)收人*華驗(yàn)收日期2024年X月X日驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（整改項(xiàng)：____________________，整改時(shí)限：_________）反饋意見材料內(nèi)容完整，會場布置符合要求，建議后續(xù)增加應(yīng)急聯(lián)系人信息使用關(guān)鍵要點(diǎn)任務(wù)描述精準(zhǔn)化：避免使用“盡快”“適當(dāng)”等模糊詞匯，需明確具體標(biāo)準(zhǔn)（如“盡快”改為“X月X日前完成”，“適當(dāng)”改為“預(yù)算控制在1500元以內(nèi)”）。溝通渠道透明化：任務(wù)進(jìn)展需通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)等公開渠道同步，避免僅通過口頭溝通導(dǎo)致信息遺漏。責(zé)任主體唯一化：每個(gè)任務(wù)模塊僅設(shè)1名主要負(fù)責(zé)人，避免多人負(fù)責(zé)導(dǎo)致推諉；協(xié)助人需明確具體協(xié)助事項(xiàng)（如“協(xié)助打印材料20份”）。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判前置化：任務(wù)發(fā)起時(shí)需預(yù)判潛