采購申請與審批流程標準化模板（采購成本降低版）一、適用業(yè)務(wù)場景二、標準化操作流程1.需求發(fā)起與預(yù)算確認操作主體：需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、市場部）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請單》（詳見模板一），明確采購品名、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算總價、用途及成本控制目標（如“通過比價降低5%成本”“選擇性價比更高替代型號”等）。需求部門負責(zé)人審核申請內(nèi)容的合理性與必要性，確認預(yù)算是否符合部門年度預(yù)算及公司成本管控要求，簽字確認后提交至采購部。2.采購部初審與成本核查操作主體：采購部專員*操作內(nèi)容：接收采購申請后，核查采購品名、規(guī)格、數(shù)量是否清晰，預(yù)算金額是否超標，需求部門是否已履行內(nèi)部審批。對采購需求進行成本拆解：若為常規(guī)采購，調(diào)取歷史采購價格數(shù)據(jù)對比預(yù)估單價；若為新品類或大額采購，啟動市場調(diào)研，收集至少3家供應(yīng)商報價（需保留報價單作為附件），重點分析價格差異、供應(yīng)商資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認證）、售后服務(wù)等。形成《采購成本初步評估意見》，明確“建議執(zhí)行”“建議調(diào)整型號/數(shù)量”或“建議重新比價”，并提交至財務(wù)部復(fù)核預(yù)算。3.財務(wù)部預(yù)算復(fù)核與成本優(yōu)化建議操作主體：財務(wù)部專員*操作內(nèi)容：復(fù)核采購申請的預(yù)算金額是否在部門可用預(yù)算范圍內(nèi)，是否符合公司成本降低目標（如季度/年度成本節(jié)約率要求）。結(jié)合采購部的《成本初步評估意見》，從財務(wù)角度提出優(yōu)化建議：如“預(yù)估單價高于歷史均價10%，建議與供應(yīng)商議價”“可合并同類采購以降低物流成本”“選擇分期付款以緩解現(xiàn)金流壓力”等。預(yù)算復(fù)核通過后，進入審批流程；若預(yù)算不達標，退回需求部門調(diào)整采購方案。4.分級審批與權(quán)限管理審批權(quán)限矩陣（根據(jù)企業(yè)實際情況調(diào)整）：小額采購（≤5000元）：需求部門負責(zé)人→采購部經(jīng)理*→財務(wù)部專員*中額采購（5000元＜金額≤20000元）：需求部門負責(zé)人→采購部經(jīng)理*→財務(wù)部經(jīng)理*→分管副總*大額采購（＞20000元）：需求部門負責(zé)人→采購部經(jīng)理*→財務(wù)部經(jīng)理*→分管副總*→總經(jīng)理*操作內(nèi)容：各審批節(jié)點需在1個工作日內(nèi)完成審批，重點審核“成本控制措施是否到位”“預(yù)算是否合理”“供應(yīng)商比價是否充分”。審批通過后，采購部進入供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)；若審批不通過，明確原因并退回上一環(huán)節(jié)整改。5.供應(yīng)商選擇與訂單下達操作主體：采購部專員*操作內(nèi)容：根據(jù)審批通過的采購方案及比價結(jié)果，選擇綜合性價比最優(yōu)的供應(yīng)商（優(yōu)先選擇合作良好、價格穩(wěn)定、服務(wù)可靠的長期合作供應(yīng)商）。與供應(yīng)商確認最終價格、交貨期、付款方式等條款，簽訂《采購合同》（需注明“價格不得高于本次比價最低價”“若市場價格下調(diào)，采購價相應(yīng)調(diào)整”等成本約束條款）。下達《采購訂單》，同步將訂單信息抄送需求部門及財務(wù)部，保證各方知曉采購進度。6.到貨驗收與差異處理操作主體：需求部門（使用部門）+采購部專員*操作內(nèi)容貨物送達后，需求部門與采購部共同驗收，核對品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否符合訂單要求，檢查是否存在破損、缺漏等問題。驗收合格后，填寫《到貨驗收單》，三方（需求部門、采購部、供應(yīng)商）簽字確認；若存在數(shù)量不符或質(zhì)量問題，需在驗收單上注明差異，采購部負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或折價處理，保證成本損失最小化。驗收不合格且影響使用的，采購部需重新啟動供應(yīng)商篩選流程，并記錄該供應(yīng)商履約問題，后續(xù)降低合作優(yōu)先級。7.付款結(jié)算與成本歸檔操作主體：財務(wù)部專員*+采購部專員*操作內(nèi)容：財務(wù)部根據(jù)《采購合同》《到貨驗收單》《發(fā)票》（合規(guī)票據(jù)）辦理付款手續(xù)，保證“三單匹配”（訂單、驗收單、發(fā)票信息一致）。采購部整理本次采購全流程資料（含申請單、比價記錄、合同、驗收單、付款憑證等），標注“實際采購成本”“節(jié)約/超支金額”，形成《采購成本分析表》，歸檔至公司采購管理系統(tǒng)，便于后續(xù)成本數(shù)據(jù)復(fù)盤與優(yōu)化。三、模板表格模板一：采購申請單（成本降低版）申請部門申請日期年月日申請人*聯(lián)系方式采購類別□辦公物資□生產(chǎn)輔料□低值易耗品□服務(wù)類□其他：預(yù)算編號序號采購品名規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)算總價（元）成本控制措施（如比價、替代型號等）123合計預(yù)算金額（大寫）小寫元需求部門負責(zé)人意見簽字：日期：采購部初審意見□通過□建議調(diào)整：簽字：*日期：財務(wù)部復(fù)核意見□預(yù)算通過□預(yù)算不通過，原因：簽字：*日期：最終審批意見（根據(jù)權(quán)限填寫）簽字：*日期：備注：1.需附供應(yīng)商比價記錄（至少3家）及歷史采購價格對比表；2.大額采購需附成本分析報告。模板二：采購成本分析表采購申請單號采購日期年月日采購品名供應(yīng)商名稱需求數(shù)量實際采購數(shù)量預(yù)算總價（元）實際采購總價（元）歷史采購均價（元）市場調(diào)研均價（元）成本節(jié)約/超支金額（元）節(jié)約/超支率%成本控制措施執(zhí)行情況□比價采購（節(jié)約元）□替代型號（節(jié)約元）□批量采購（節(jié)約元）□其他：供應(yīng)商履約評價□優(yōu)（價格、質(zhì)量、服務(wù)均達標）□良（存在輕微問題，已協(xié)商解決）□差（需終止合作）問題與改進建議歸檔人*四、執(zhí)行關(guān)鍵要點預(yù)算剛性約束：所有采購申請必須通過預(yù)算審核，無預(yù)算或超預(yù)算需履行特殊審批流程，嚴禁“先采購后補預(yù)算”。比價全程留痕：小額采購需留存歷史價格記錄，中/大額采購必須收集3家及以上供應(yīng)商報價，報價單需加蓋供應(yīng)商公章，保證比價過程透明可追溯。審批權(quán)限清晰：嚴格按照分級權(quán)限審批，嚴禁越權(quán)審批或合并審批，各環(huán)節(jié)審批人需對“成本合理性”負責(zé)。成本數(shù)據(jù)復(fù)盤：財務(wù)部按月/季度匯總《采購成本分析表》，分析成本節(jié)約/超支原因，形成《采購成本管控報告》，為公司后續(xù)采購策略優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。供應(yīng)商動態(tài)管理：建立供應(yīng)商履約檔案，對價格合理、質(zhì)量穩(wěn)定