人力資源合同管理流程與規(guī)范手冊一、總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)人力資源合同全生命周期管理，明確合同各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)，防范用工風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)與員工合法權(quán)益，依據(jù)《_________勞動(dòng)合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際制定本手冊。1.2適用范圍本手冊適用于企業(yè)全體勞動(dòng)合同制員工（含全職、兼職）的合同簽訂、履行、變更、續(xù)簽、解除、終止等管理活動(dòng)，涉及人力資源部、用人部門及員工三方主體。1.3術(shù)語定義勞動(dòng)合同：企業(yè)與員工確立勞動(dòng)關(guān)系、明確雙方權(quán)利義務(wù)的書面協(xié)議。專項(xiàng)協(xié)議：針對(duì)培訓(xùn)、保密、競業(yè)限制等特定事項(xiàng)簽訂的補(bǔ)充協(xié)議。合同臺(tái)賬：記錄合同基本信息、履行狀態(tài)及變更情況的動(dòng)態(tài)管理工具。二、合同管理適用范圍與核心目標(biāo)2.1適用場景本流程覆蓋以下典型場景：新員工入職：與企業(yè)首次建立勞動(dòng)關(guān)系時(shí)簽訂勞動(dòng)合同；崗位/職責(zé)調(diào)整：員工崗位、工作內(nèi)容、薪酬等發(fā)生變更時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議；合同到期管理：合同期滿前評(píng)估是否續(xù)簽，辦理續(xù)簽或終止手續(xù)；離職處理：員工主動(dòng)離職、企業(yè)解除或終止勞動(dòng)合同時(shí)辦理合同解除/終止手續(xù)及后續(xù)交接；專項(xiàng)事項(xiàng)約定：涉及商業(yè)秘密、培訓(xùn)服務(wù)期等需簽訂專項(xiàng)協(xié)議時(shí)。2.2核心目標(biāo)合規(guī)性：保證合同條款符合法律法規(guī)要求，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)；時(shí)效性：各環(huán)節(jié)操作在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，避免因延誤導(dǎo)致的爭議；可追溯性：合同文件及審批記錄完整歸檔，便于查詢與審計(jì)；公平性：合同簽訂與履行過程體現(xiàn)平等自愿、協(xié)商一致原則。三、合同全生命周期管理流程3.1合同簽訂前準(zhǔn)備3.1.1用工需求確認(rèn)用人部門：根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《人員需求申請表》，明確崗位名稱、職責(zé)、任職資格、合同期限（建議首次合同期限為1-3年）、試用期（不超過法定上限：勞動(dòng)合同期限1個(gè)月不滿1年的，試用期不超過1個(gè)月；1年以上不滿3年的，不超過2個(gè)月；3年以上及無固定期限合同，不超過6個(gè)月）等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*某簽字后提交人力資源部。3.1.2員工信息核驗(yàn)人力資源部：核驗(yàn)員工身份信息（證件號(hào)碼原件）、學(xué)歷/職業(yè)資格證明（復(fù)印件留存）；確認(rèn)員工不存在與其他單位尚未解除或終止勞動(dòng)合同的情形（要求員工簽署《勞動(dòng)關(guān)系確認(rèn)書》）；對(duì)于涉密崗位，需核查員工是否簽訂《保密協(xié)議》及《競業(yè)限制協(xié)議》（如適用）。3.1.3合同文本擬定人力資源部：根據(jù)崗位特點(diǎn)及法律法規(guī)擬定勞動(dòng)合同文本，必備條款包括：用人單位信息、員工信息、合同期限、工作內(nèi)容與地點(diǎn)、工作時(shí)間和休息休假、勞動(dòng)報(bào)酬、社會(huì)保險(xiǎn)、勞動(dòng)保護(hù)、勞動(dòng)條件等；可選條款可補(bǔ)充培訓(xùn)、補(bǔ)充保險(xiǎn)、福利待遇等。文本需經(jīng)法務(wù)部門（或企業(yè)法律顧問）審核通過后使用。3.2合同簽訂與審批3.2.1合同內(nèi)容確認(rèn)與溝通人力資源部專員*某：向員工講解合同條款，重點(diǎn)說明崗位職責(zé)、薪酬結(jié)構(gòu)、試用期考核標(biāo)準(zhǔn)、雙方權(quán)利義務(wù)等，解答員工疑問；員工：確認(rèn)合同內(nèi)容無誤后，在合同文本簽字頁簽字（需手寫簽名，日期填寫簽字當(dāng)日）；用人部門負(fù)責(zé)人*某：對(duì)員工崗位職責(zé)、工作目標(biāo)等部分進(jìn)行確認(rèn)并簽字。3.2.2合同審批與蓋章審批流程：用人部門負(fù)責(zé)人審核簽字→人力資源部經(jīng)理某審核→分管副總某審批；審批通過后，由人力資源部加蓋企業(yè)公章（合同騎縫章）、法定代表人或授權(quán)代表人簽字章；合同一式兩份，企業(yè)與員工各執(zhí)一份，電子版同步存入人力資源管理系統(tǒng)。3.2.3合同簽訂時(shí)限要求新員工入職之日起1個(gè)月內(nèi)完成勞動(dòng)合同簽訂；崗位調(diào)整或變更事項(xiàng)發(fā)生后10個(gè)工作日內(nèi)完成補(bǔ)充協(xié)議簽訂。3.3合同履行與跟蹤管理3.3.1合同信息登記人力資源部專員*某：合同簽訂后2個(gè)工作日內(nèi)，將合同信息錄入《勞動(dòng)合同信息臺(tái)賬》（模板見第四章），內(nèi)容包括：合同編號(hào)、員工姓名、證件號(hào)碼號(hào)、部門、崗位、合同類型、簽訂日期、合同期限、試用期期限、月工資標(biāo)準(zhǔn)、社保繳納基數(shù)、合同狀態(tài)（履行/變更/終止/解除）等。3.3.2履行過程監(jiān)控人力資源部：每月核對(duì)員工考勤、薪酬發(fā)放記錄與合同約定是否一致；試用期前7日，提醒用人部門開展試用期考核，考核結(jié)果作為轉(zhuǎn)正依據(jù)（考核表需員工簽字確認(rèn)）；合同到期前60日，啟動(dòng)合同到期評(píng)估流程（見3.4續(xù)簽管理）。3.3.3合同變更管理變更情形：包括但不限于崗位調(diào)整、薪酬調(diào)整、工作地點(diǎn)變更等；操作流程：用人部門或員工提出變更申請，填寫《勞動(dòng)合同變更審批表》，說明變更原因、內(nèi)容及雙方協(xié)商意見；人力資源部審核變更內(nèi)容的合規(guī)性（如薪酬調(diào)整需符合企業(yè)薪酬制度及當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)）；經(jīng)審批后簽訂《勞動(dòng)合同補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更后的條款及生效時(shí)間；補(bǔ)充協(xié)議簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)更新《勞動(dòng)合同信息臺(tái)賬》。3.4合同到期與續(xù)簽管理3.4.1合同到期評(píng)估人力資源部專員某：合同到期前60日，向用人部門發(fā)出《合同到期評(píng)估表》，由部門負(fù)責(zé)人某填寫評(píng)估意見：建議續(xù)簽：說明續(xù)簽理由（如員工績效考核達(dá)標(biāo)、崗位空缺等）；建議終止：說明終止原因（如合同到期未續(xù)簽、員工不同意續(xù)簽條件等），并確認(rèn)是否符合支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金的情形（見3.5終止管理）。3.4.2續(xù)簽流程協(xié)商溝通：人力資源部提前30日與員工溝通續(xù)簽意向，明確續(xù)簽合同期限、薪酬標(biāo)準(zhǔn)等條款；文本擬定與審批：參照3.1.3擬定續(xù)簽合同文本，審批流程同3.2.2；簽訂與登記：續(xù)簽合同簽訂后，更新《勞動(dòng)合同信息臺(tái)賬》中“合同期限”“續(xù)簽次數(shù)”等信息。3.4.3終止處理人力資源部：對(duì)符合終止情形的合同，提前30日向員工發(fā)出《勞動(dòng)合同終止通知書》，說明終止原因及終止日期；辦理工作交接手續(xù)（員工填寫《工作交接清單》，接收部門簽字確認(rèn)）；結(jié)算工資、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金（如適用）及未結(jié)清的費(fèi)用，出具《勞動(dòng)合同解除/終止證明》（注明合同起止日期、崗位、解除/終止原因，加蓋公章）；終止后5個(gè)工作日內(nèi)，在《勞動(dòng)合同信息臺(tái)賬》中標(biāo)注“終止”狀態(tài)及原因。3.5合同解除管理3.5.1員工主動(dòng)解除流程：員工提前30日（試用期內(nèi)提前3日）提交《書面解除勞動(dòng)合同申請》，說明解除原因；人力資源部收到申請后，確認(rèn)是否符合法定解除條件（如是否提前通知），辦理離職手續(xù)同3.4.3。3.5.2企業(yè)單方解除適用情形：包括員工在試用期間被證明不符合錄用條件、嚴(yán)重違反企業(yè)規(guī)章制度、嚴(yán)重失職營私舞弊給企業(yè)造成重大損害等；操作流程：用人部門提交《解除勞動(dòng)合同建議書》及相關(guān)證據(jù)材料（如考核記錄、違紀(jì)事實(shí)說明、書面警告等）；人力資源部審核材料完整性及合規(guī)性，法務(wù)部門（或法律顧問）出具法律意見；經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人審批后，向員工送達(dá)《解除勞動(dòng)合同通知書》，說明解除原因及依據(jù)；辦理工作交接、薪資結(jié)算及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金（如適用）支付手續(xù)，出具《解除/終止證明》。四、常用合同管理模板表格表4.1《勞動(dòng)合同簽訂審批表》項(xiàng)目內(nèi)容填寫說明審批人簽字員工姓名*某與證件號(hào)碼一致證件號(hào)碼號(hào)復(fù)件留存部門/崗位銷售部/銷售代表以崗位說明書為準(zhǔn)合同期限2024年1月1日至2026年12月31日（3年）含試用期：2024年1月1日至2024年6月30日試用期薪資5000元/月不低于轉(zhuǎn)正薪資的80%轉(zhuǎn)正后薪資8000元/月（基本工資6000元+績效2000元）符合企業(yè)薪酬制度社保繳納基數(shù)8000元按實(shí)際工資申報(bào)（不低于當(dāng)?shù)鼗鶖?shù)下限）用人部門意見同意錄用，按崗位要求管理部門負(fù)責(zé)人*某簽字人力資源部意見審核通過，擬簽訂勞動(dòng)合同經(jīng)理*某簽字企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)意見同意分管副總*某簽字表4.2《勞動(dòng)合同信息臺(tái)賬》合同編號(hào)員工姓名證件號(hào)碼號(hào)部門崗位合同類型簽訂日期合同起止日期試用期期限月工資標(biāo)準(zhǔn)合同狀態(tài)備注HT2024001*某銷售部銷售代表固定期限2024-01-012024-01-01~2026-12-316個(gè)月8000履行HT2024002*某技術(shù)部研發(fā)工程師無固定期限2023-05-012023-05-01-長期-12000變更2024-07-01崗位調(diào)整表4.3《勞動(dòng)合同變更審批表》變更事項(xiàng)原崗位：銷售代表→新崗位：銷售主管變更原因：業(yè)務(wù)調(diào)整，晉升管理崗變更后薪資基本工資7000元+績效3000元=10000元/月符合《銷售部薪酬管理規(guī)定》員工意見同意變更簽字：*某用人部門意見同意調(diào)整，明確崗位職責(zé)負(fù)責(zé)人*某簽字人力資源部意見審核通過，擬簽訂補(bǔ)充協(xié)議經(jīng)理*某簽字生效時(shí)間2024年7月1日起表4.4《勞動(dòng)合同終止/解除證明》存根聯(lián)證明編號(hào)：ZT2024001員工姓名*某部門銷售部合同期限2024-01-01至2026-12-31終止/解除原因合同到期，雙方協(xié)商一致終止工作交接情況已完成（清單編號(hào)：JD2024001）經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金16000元（2個(gè)月工資）開具日期2026-12-31經(jīng)辦人*某證明聯(lián)（員工持有）茲證明*某（證件號(hào)碼號(hào)：）于2024年1月1日至2026年12月31日在我企業(yè)銷售部擔(dān)任銷售代表，雙方勞動(dòng)合同于2026年12月31日因合同到期終止，已辦理完畢工作交接及薪資結(jié)算。本證明一式兩份，企業(yè)與員工各執(zhí)一份，自開具之日起生效。企業(yè)（公章）：日期：2026年12月31日五、關(guān)鍵操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示5.1合同條款合規(guī)性必備條款不得缺失（如合同期限、工作內(nèi)容、勞動(dòng)報(bào)酬、社會(huì)保險(xiǎn)等），禁止約定“工傷自負(fù)”“不繳納社?！钡冗`法條款；試用期約定不得超過法定上限，且同一用人單位與同一勞動(dòng)者只能約定一次試用期；競業(yè)限制條款需明確限制范圍、地域、期限（不超過2年）及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)（解除/終止勞動(dòng)合同前12個(gè)月平均工資的30%，按月支付）。5.2信息準(zhǔn)確與及時(shí)性員工身份信息、合同期限、薪資標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵信息需與員工本人確認(rèn)，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致爭議；合同簽訂、變更、終止等手續(xù)需在法定時(shí)限內(nèi)完成，逾期未簽訂勞動(dòng)合同需支付雙倍工資（最多11個(gè)月）。5.3文件歸檔與保管合同文本、審批表、臺(tái)賬、解除/終止證明等材料需分類歸檔，紙質(zhì)版保存期限不少于員工離職后2年，電子版?zhèn)浞荼４娌簧儆?年；涉及員工個(gè)人隱私的信息（如證件號(hào)碼號(hào)、銀行賬號(hào)等）需加密管理，嚴(yán)禁非授權(quán)人員查閱。5.4溝通與記錄留存與員工溝通合同條款、變更、解除等事項(xiàng)時(shí)，需采用書面形式（如通知書、確認(rèn)書）并要求員工簽字確認(rèn)，避免口頭約定；試用期考核、違紀(jì)處理等環(huán)節(jié)需保留書面證據(jù)（如考核表、違紀(jì)事實(shí)說明、簽收記錄），