技術(shù)文檔編寫與審核標準規(guī)范一、適用范圍與背景本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類技術(shù)文檔的編寫與審核管理，包括但不限于需求規(guī)格說明書、系統(tǒng)設計文檔、測試報告、用戶操作手冊、API接口文檔、技術(shù)方案等。制定本規(guī)范的目的是統(tǒng)一技術(shù)文檔的編寫風格、內(nèi)容結(jié)構(gòu)和質(zhì)量要求，保證文檔的準確性、完整性、可讀性和可維護性，為產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)傳承、團隊協(xié)作及后續(xù)運維提供可靠依據(jù)，降低溝通成本，減少因文檔問題導致的開發(fā)風險。二、核心規(guī)范與原則（一）準確性原則文檔內(nèi)容需與技術(shù)實現(xiàn)、業(yè)務需求完全一致，數(shù)據(jù)、參數(shù)、邏輯描述無歧義、無錯誤。引用外部資料（如行業(yè)標準、第三方文檔）需注明來源，保證信息可追溯。（二）清晰性原則語言簡潔明了，避免口語化、模糊化表述（如“大概”“可能”“差不多”）；專業(yè)術(shù)語首次出現(xiàn)時需提供定義或解釋；復雜邏輯需通過流程圖、時序圖或示例輔助說明，保證不同技術(shù)背景的讀者均能理解。（三）完整性原則文檔需覆蓋主題范圍內(nèi)的全部關(guān)鍵信息，無遺漏。例如：需求文檔需包含功能描述、非功能需求、約束條件等；設計文檔需包含架構(gòu)設計、模塊劃分、接口定義、數(shù)據(jù)模型等。（四）規(guī)范性原則文檔格式（如字體、字號、頁邊距、圖表編號）、章節(jié)結(jié)構(gòu)、版本標識需符合統(tǒng)一模板要求（詳見“模板表格”章節(jié)），保證文檔風格一致，便于查閱和管理。（五）可維護性原則文檔需隨技術(shù)方案、業(yè)務需求的變更及時更新，版本號與修改記錄需清晰可查，保證文檔與實際技術(shù)狀態(tài)同步。三、編寫流程與步驟（一）需求分析與目標明確明確文檔用途與受眾：確定文檔服務于研發(fā)、測試、運維還是用戶，針對不同受眾調(diào)整內(nèi)容深度（如面向用戶的文檔需減少技術(shù)細節(jié)，增加操作指引；面向研發(fā)的文檔需細化技術(shù)實現(xiàn)邏輯）。梳理核心內(nèi)容框架：根據(jù)文檔類型（如需求文檔、設計文檔），列出必須包含的章節(jié)模塊（如引言、需求概述、詳細設計、測試方案等），形成初步目錄。收集與整理素材：收集需求來源（如產(chǎn)品需求文檔、業(yè)務會議紀要）、技術(shù)資料（如系統(tǒng)架構(gòu)圖、接口原型）、相關(guān)標準（如行業(yè)規(guī)范、企業(yè)內(nèi)部編碼規(guī)范）等，保證素材真實、有效。（二）文檔框架設計依據(jù)“核心規(guī)范與原則”中的“完整性”與“規(guī)范性”，搭建文檔結(jié)構(gòu)，通用框架如下（可根據(jù)文檔類型調(diào)整）：封面：包含文檔名稱、版本號、編寫人、審核人、發(fā)布日期、密級（如公開、內(nèi)部、秘密）。修訂記錄：記錄版本變更歷史，包括版本號、修改日期、修改人、修改內(nèi)容摘要。目錄：自動，包含章節(jié)標題及頁碼。引言：說明文檔目的、適用范圍、術(shù)語定義、參考資料。按模塊化章節(jié)展開（如需求分析、系統(tǒng)設計、功能實現(xiàn)、測試方案等），每章下設小節(jié)，邏輯遞進。附錄：補充說明（如縮略語表、配置參數(shù)表、示例代碼等）。（三）內(nèi)容撰寫章節(jié)內(nèi)容填充：按框架逐章撰寫，保證每章內(nèi)容聚焦主題，邏輯連貫。例如：“需求概述”需明確功能目標、用戶場景、業(yè)務流程；“系統(tǒng)設計”需說明架構(gòu)選型原因、模塊交互關(guān)系、關(guān)鍵算法邏輯；“測試方案”需包含測試用例、測試環(huán)境、通過標準。圖表與示例規(guī)范：圖表需有編號（如圖1、表2）和標題，標題需簡潔概括圖表內(nèi)容；圖表內(nèi)文字清晰，坐標軸、圖例標注完整。代碼示例需標注編程語言，關(guān)鍵行需添加注釋；示例數(shù)據(jù)需脫敏處理（如用“*”代替真實用戶名、密碼）。術(shù)語與格式統(tǒng)一：全文術(shù)語一致（如統(tǒng)一用“用戶ID”而非“用戶ID/用戶標識”）；字體、字號、段落格式符合模板要求（如用宋體五號，1.5倍行距）。（四）自我審核完成初稿后，編寫人需進行自我檢查，重點核對：內(nèi)容是否完整，是否覆蓋核心需求/設計要點；數(shù)據(jù)、參數(shù)、邏輯是否準確，是否存在矛盾表述；語言是否清晰，術(shù)語是否統(tǒng)一，格式是否符合規(guī)范；圖表編號、引用是否正確，示例是否有效。對發(fā)覺的問題及時修改，填寫“自我審核記錄”（可參考審核記錄表模板）。（五）提交審核自我審核通過后，將文檔及“自我審核記錄”提交至指定審核人（如項目負責人、技術(shù)負責人、文檔專員），同步說明文檔類型、核心內(nèi)容及審核重點。四、審核流程與職責（一）審核環(huán)節(jié)劃分審核環(huán)節(jié)審核人審核重點審核時限初審編寫人同級同事/技術(shù)骨干格式規(guī)范性、基礎內(nèi)容完整性（如圖表編號、術(shù)語統(tǒng)一性）、語言清晰度收到文檔后1個工作日復審項目負責人/技術(shù)專家技術(shù)準確性（如需求與設計一致性、邏輯可行性）、業(yè)務場景覆蓋度、風險點識別收到文檔后2個工作日終審部門負責人/指定審批人文檔整體質(zhì)量是否符合標準、是否滿足發(fā)布要求、密級是否合理收到文檔后1個工作日（二）審核輸出與反饋審核人需填寫“技術(shù)文檔審核記錄表”（詳見模板表格），明確審核意見（如“同意發(fā)布”“需修改后重審”“駁回重寫”），并說明修改建議。對“需修改后重審”的文檔，編寫人需在1個工作日內(nèi)完成修改并重新提交，同時附“修改說明”（列明修改內(nèi)容及原因）。終審通過后，文檔方可發(fā)布；駁回重寫的文檔，需明確問題根源，編寫人調(diào)整框架或內(nèi)容后重新啟動編寫流程。五、模板表格（一）技術(shù)文檔封面模板文檔名稱《X系統(tǒng)需求規(guī)格說明書》版本號V1.0編寫人*審核人*發(fā)布日期YYYY年MM月DD日密級內(nèi)部所屬部門研發(fā)部文檔編號TECH-REQ-2024-001（二）技術(shù)文檔章節(jié)內(nèi)容模板（以“系統(tǒng)設計”為例）3系統(tǒng)設計3.1架構(gòu)設計3.1.1總體架構(gòu)圖（圖1：X系統(tǒng)總體架構(gòu)圖）3.1.2架構(gòu)說明：描述分層架構(gòu)（如表現(xiàn)層、業(yè)務層、數(shù)據(jù)層）及各層技術(shù)選型（如表現(xiàn)層用Vue.js，業(yè)務層用SpringBoot）。3.2模塊設計3.2.1模塊劃分：列出核心模塊（如用戶管理模塊、訂單處理模塊）及功能說明。3.2.2模塊交互：時序圖展示模塊間調(diào)用關(guān)系（圖2：用戶登錄模塊交互時序圖）。3.3數(shù)據(jù)設計3.3.1數(shù)據(jù)模型：E-R圖展示核心實體及關(guān)系（圖3：用戶-訂單E-R圖）。3.3.2數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)：表1（用戶信息表字段說明）。表1用戶信息表字段名類型長度主鍵說明user_idvarchar32是用戶唯一標識usernamevarchar50否用戶名passwordvarchar64否加密密碼（三）技術(shù)文檔審核記錄表文檔名稱《X系統(tǒng)需求規(guī)格說明書》版本號V1.0編寫人*審核環(huán)節(jié)□初審□復審□終審審核人*審核日期YYYY年MM月DD日審核意見□同意發(fā)布□需修改后重審（修改建議：__________________________）□駁回重寫（原因：__________________________）處理結(jié)果編寫人簽字：_________日期：_________審核人確認：_________日期：_________六、注意事項與常見問題（一）注意事項版本控制：文檔每次修改需更新版本號（如V1.0→V1.1），并在“修訂記錄”中注明修改人、日期及內(nèi)容摘要，避免版本混亂。保密管理：涉及敏感信息（如核心算法、未公開業(yè)務數(shù)據(jù)）的文檔，需標注密級，僅允許授權(quán)人員查閱，嚴禁通過非加密渠道（如普通郵件、即時通訊工具）傳輸。可讀性優(yōu)化：長段落需拆分為短段落（每段不超過5行）；復雜流程建議使用“步驟+圖示”結(jié)合說明（如“用戶登錄流程：1.輸入賬號密碼→2.登錄按鈕→3.系統(tǒng)驗證→圖4登錄流程圖”）。協(xié)同編寫：多人協(xié)作編寫時，需使用版本控制工具（如Git、SVN）管理文檔，避免內(nèi)容沖突；指定1名負責人統(tǒng)籌內(nèi)容一致性。（二）常見問題與解決建議問題：內(nèi)容冗余，與主題無關(guān)信息過多。建議：嚴格按框架編寫，每章聚焦核心內(nèi)容，刪除無關(guān)描述（如需求文檔中避免過度展開技術(shù)實現(xiàn)細節(jié)）。問題：圖表與文字描述不一致。建議：圖表繪制后與文字逐條核對，保證圖表數(shù)據(jù)、邏輯與文字完全匹配（如圖1架構(gòu)圖中模塊名稱需與3.2節(jié)模塊設計一致）。問題：審核意見未及時響應。建議：編寫人需每日查閱審核反饋，對審核意見有疑問時及時與審核人溝通