2026年有色金屬公司采購(gòu)付款審核管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司采購(gòu)付款審核管理流程，加強(qiáng)采購(gòu)付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，確保付款行為合法合規(guī)、真實(shí)準(zhǔn)確，防范付款風(fēng)險(xiǎn)與財(cái)務(wù)損失，保障公司資金安全與資產(chǎn)完整，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范》等法律法規(guī)及行業(yè)財(cái)務(wù)管理制度，結(jié)合公司有色金屬采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有采購(gòu)業(yè)務(wù)的付款審核管理，包括原材料、輔助材料、設(shè)備設(shè)施、辦公用品、技術(shù)服務(wù)等各類采購(gòu)項(xiàng)目的付款申請(qǐng)、審核、審批、支付等全環(huán)節(jié)工作，涉及采購(gòu)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門及所有參與采購(gòu)付款審核的相關(guān)人員。第三條基本原則采購(gòu)付款審核遵循“合規(guī)合法、真實(shí)準(zhǔn)確、權(quán)責(zé)明確、層層把關(guān)”的原則。付款業(yè)務(wù)需符合國(guó)家法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度要求，付款依據(jù)真實(shí)完整；明確各部門及相關(guān)人員的審核職責(zé)與權(quán)限，做到分工清晰、責(zé)任到人；建立多部門、多層次的審核審批機(jī)制，確保付款流程規(guī)范有序，防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)。第四條管理職責(zé)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)發(fā)起采購(gòu)付款申請(qǐng)，收集整理付款所需相關(guān)資料；核實(shí)采購(gòu)合同履行情況、貨物或服務(wù)接收情況；確保付款申請(qǐng)信息真實(shí)準(zhǔn)確，相關(guān)資料完整有效。質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)核實(shí)采購(gòu)貨物的質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果，對(duì)已檢驗(yàn)合格的貨物出具質(zhì)量合格證明，作為付款審核的重要依據(jù)；對(duì)質(zhì)量不合格的貨物，及時(shí)反饋采購(gòu)部門，暫停相關(guān)付款流程。倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)核實(shí)采購(gòu)貨物的入庫(kù)情況，出具入庫(kù)憑證，明確記錄貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息，確保入庫(kù)信息與實(shí)際接收貨物一致，為付款審核提供依據(jù)。財(cái)務(wù)部門是采購(gòu)付款審核的核心部門，負(fù)責(zé)審核付款申請(qǐng)資料的完整性、合規(guī)性；核對(duì)采購(gòu)合同條款、發(fā)票信息、入庫(kù)憑證、質(zhì)量證明等資料的一致性；核實(shí)付款金額、付款方式、付款期限等是否符合約定；按審批流程辦理付款手續(xù)，做好付款記錄與賬務(wù)處理。法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)合同的合規(guī)性與合法性，對(duì)付款相關(guān)的合同爭(zhēng)議、法律風(fēng)險(xiǎn)提供專業(yè)意見，保障付款行為的法律合規(guī)性。第二章付款申請(qǐng)條件與資料要求第五條付款申請(qǐng)基本條件采購(gòu)付款申請(qǐng)需同時(shí)滿足以下條件：采購(gòu)合同已正式簽訂且生效；貨物已按合同約定交付并完成入庫(kù)驗(yàn)收，或服務(wù)已按合同要求完成并經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)；質(zhì)量檢驗(yàn)部門已出具質(zhì)量合格證明（貨物類采購(gòu)）；供應(yīng)商已按合同約定提供合法有效的發(fā)票及相關(guān)結(jié)算憑證；合同約定的付款期限已屆滿或達(dá)到付款節(jié)點(diǎn)。對(duì)于預(yù)付款、進(jìn)度款等特殊付款項(xiàng)目，需按合同約定的比例、條件及審批權(quán)限辦理，預(yù)付款需提供履約保函或其他擔(dān)保措施（如需），進(jìn)度款需提供階段性成果確認(rèn)證明。第六條付款申請(qǐng)資料要求采購(gòu)部門發(fā)起付款申請(qǐng)時(shí)，需提交完整的資料包，包括但不限于：經(jīng)審批的付款申請(qǐng)表（注明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、付款事由等）；正式的采購(gòu)合同（或合同關(guān)鍵條款復(fù)印件）；合法有效的增值稅發(fā)票（發(fā)票需真實(shí)合規(guī)，票面信息與合同、入庫(kù)憑證一致）；倉(cāng)儲(chǔ)部門出具的入庫(kù)憑證；質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的質(zhì)量合格證明；供應(yīng)商銀行賬戶信息（需與合同約定一致）；其他必要資料（如履約確認(rèn)書、進(jìn)度證明、保函等）。所有提交的資料需真實(shí)、完整、清晰，復(fù)印件需注明“與原件核對(duì)一致”并加蓋相關(guān)部門印章，確保資料的有效性與可追溯性。第三章付款審核審批流程第七條部門內(nèi)部審核采購(gòu)部門經(jīng)辦人完成付款申請(qǐng)資料收集整理后，填寫付款申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人需核實(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、付款申請(qǐng)的合理性及資料的完整性，確認(rèn)無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)，提交至下一審核環(huán)節(jié)。部門內(nèi)部審核重點(diǎn)核查：付款金額是否與合同約定、發(fā)票金額一致；付款條件是否滿足合同要求；資料是否齊全合規(guī)；是否存在未解決的質(zhì)量爭(zhēng)議或履約問(wèn)題。第八條跨部門聯(lián)合審核采購(gòu)部門提交付款申請(qǐng)后，首先由質(zhì)量檢驗(yàn)部門審核質(zhì)量合格證明的有效性，確認(rèn)貨物質(zhì)量符合合同要求；再由倉(cāng)儲(chǔ)部門審核入庫(kù)憑證的真實(shí)性與完整性，核實(shí)貨物實(shí)際入庫(kù)情況?？绮块T審核完成后，付款申請(qǐng)資料提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核人員首先核查資料的完整性，對(duì)資料不全的予以退回；資料齊全的，進(jìn)一步審核發(fā)票的合規(guī)性（包括發(fā)票真?zhèn)巍⑵泵嫘畔?zhǔn)確性等）、合同條款與付款申請(qǐng)的一致性、付款金額的計(jì)算準(zhǔn)確性，同時(shí)核對(duì)賬務(wù)記錄，確認(rèn)無(wú)重復(fù)付款風(fēng)險(xiǎn)。涉及重大采購(gòu)項(xiàng)目或特殊付款事項(xiàng)的，需經(jīng)法務(wù)部門審核合同合規(guī)性及法律風(fēng)險(xiǎn)，審核通過(guò)后再進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。第九條分級(jí)審批機(jī)制付款申請(qǐng)經(jīng)各部門審核通過(guò)后，按付款金額實(shí)行分級(jí)審批：一定金額以下的付款，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；中等金額的付款，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大金額的付款，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人審批。具體金額標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司實(shí)際情況制定，明確各級(jí)審批權(quán)限。審批人員需在授權(quán)范圍內(nèi)履行審批職責(zé)，對(duì)審核通過(guò)的付款申請(qǐng)簽字確認(rèn)，對(duì)存在疑問(wèn)的需及時(shí)核實(shí)，對(duì)不符合要求的付款申請(qǐng)予以退回并說(shuō)明理由。第四章付款執(zhí)行與管控第十條付款執(zhí)行要求財(cái)務(wù)部門收到完整的審核審批文件后，由出納人員辦理付款手續(xù)。付款時(shí)需嚴(yán)格按審批確定的付款金額、付款方式、銀行賬戶信息執(zhí)行，通過(guò)公司指定銀行賬戶進(jìn)行轉(zhuǎn)賬支付，嚴(yán)禁現(xiàn)金支付（特殊情況除外，需單獨(dú)審批）。付款過(guò)程中需核對(duì)供應(yīng)商賬戶信息與合同約定的一致性，確保資金準(zhǔn)確支付至指定賬戶。付款完成后，出納人員及時(shí)取得銀行付款回單，作為賬務(wù)處理的依據(jù)。第十一條賬務(wù)處理與資料歸檔財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員根據(jù)付款回單及相關(guān)審核資料，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，準(zhǔn)確記錄采購(gòu)成本、應(yīng)付賬款等相關(guān)科目，確保賬務(wù)信息真實(shí)完整。付款相關(guān)的所有資料（包括付款申請(qǐng)表、合同、發(fā)票、入庫(kù)憑證、質(zhì)量證明、審批文件、付款回單等）需按檔案管理要求整理歸檔，建立索引目錄，妥善保存，保存期限不少于合同履行完畢后5年，確保后續(xù)核查與追溯。第五章特殊情況處理與風(fēng)險(xiǎn)防控第十二條特殊付款事項(xiàng)處理對(duì)于緊急付款、預(yù)付款、尾款支付等特殊事項(xiàng)，需按專項(xiàng)流程辦理。緊急付款需說(shuō)明緊急原因，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特批后優(yōu)先處理，但資料補(bǔ)齊工作不得超過(guò)3個(gè)工作日；預(yù)付款需嚴(yán)格控制比例，一般不超過(guò)合同總額的30%，且需在合同中明確約定預(yù)付款的抵扣方式與條件；尾款支付需提供合同全部履行完畢的確認(rèn)證明，確保無(wú)遺留問(wèn)題。供應(yīng)商變更銀行賬戶的，需提供加蓋供應(yīng)商公章的賬戶變更說(shuō)明及新賬戶信息，經(jīng)采購(gòu)部門核實(shí)、財(cái)務(wù)部門確認(rèn)后，方可按新賬戶付款。第十三條風(fēng)險(xiǎn)防控措施建立付款審核復(fù)核機(jī)制，財(cái)務(wù)部門設(shè)置專門的復(fù)核崗位，對(duì)已審核的付款申請(qǐng)進(jìn)行二次復(fù)核，重點(diǎn)核查金額、賬戶、審批流程等關(guān)鍵信息，防范審核失誤。加強(qiáng)發(fā)票管理，通過(guò)稅務(wù)系統(tǒng)核查發(fā)票真?zhèn)?，?duì)虛假發(fā)票、不合規(guī)發(fā)票堅(jiān)決不予付款，并按規(guī)定處理；建立供應(yīng)商信用檔案，對(duì)存在付款爭(zhēng)議、履約不良的供應(yīng)商加強(qiáng)審核力度；定期開展付款業(yè)務(wù)專項(xiàng)檢查，排查重復(fù)付款、超額付款、違規(guī)付款等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。對(duì)審核審批過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)溝通處理，重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)需上報(bào)公司管理層，采取有效措施防范損失。第六章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十四條監(jiān)督檢查機(jī)制公司財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)付款審核管理工作進(jìn)行自查，每季度開展一次專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查付款流程的合規(guī)性、資料的完整性、審核審批的規(guī)范性等；內(nèi)部審計(jì)部門每年至少開展一次全面審計(jì)，對(duì)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性、效益性進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。監(jiān)督檢查結(jié)果納入相關(guān)部門績(jī)效考核，對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行制度、審核把關(guān)到位的部門及人員給予表彰；對(duì)執(zhí)行不力、存在違規(guī)行為的予以通報(bào)批評(píng)。第十五條責(zé)任追究規(guī)定對(duì)違反本制度規(guī)定的行為，按以下要求處理：采購(gòu)部門提供虛假資料、隱瞞真實(shí)情況導(dǎo)致違規(guī)付款的，追究經(jīng)辦人及部門負(fù)責(zé)人責(zé)任；審核人員未按規(guī)定履行審核職責(zé)，導(dǎo)致付款錯(cuò)誤或造成公司損失的，追究相關(guān)審核人員責(zé)任；財(cái)務(wù)部門未按審批文件辦理付款，或擅自更改付款金額、賬戶信息的，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員責(zé)任；偽造審批文件、串通舞弊套取公司資金的，依法依規(guī)追究法律責(zé)任；因違規(guī)付款造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，由相關(guān)責(zé)任