2026年有色金屬公司采購(gòu)合同履約跟蹤管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購(gòu)合同履約跟蹤管理工作，確保采購(gòu)合同全面、及時(shí)、合規(guī)履行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需物資、設(shè)備及服務(wù)的穩(wěn)定供應(yīng)，降低采購(gòu)履約風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《企業(yè)采購(gòu)管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及公司采購(gòu)管理、合同管理規(guī)定，結(jié)合有色金屬生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際，制定本制度。第二條本制度所稱采購(gòu)合同，是指公司與供應(yīng)商簽訂的各類物資采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等書面合同及補(bǔ)充協(xié)議；履約跟蹤，是指從合同生效之日起至合同義務(wù)全部履行完畢，對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交付進(jìn)度、服務(wù)水平、款項(xiàng)結(jié)算等履約情況進(jìn)行全程監(jiān)控、記錄、協(xié)調(diào)及問(wèn)題處置的管理活動(dòng)。第三條本制度適用于公司所有采購(gòu)合同的履約跟蹤管理，涵蓋原料類、輔料類、設(shè)備類、備件類、服務(wù)類等各類采購(gòu)項(xiàng)目，涉及采購(gòu)部、質(zhì)量檢測(cè)部、生產(chǎn)管理部、倉(cāng)儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部、使用部門等相關(guān)部門。第四條采購(gòu)合同履約跟蹤遵循以下原則：（一）全程管控原則：履約跟蹤覆蓋合同履行全周期，確保關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)無(wú)遺漏；（二）權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門及相關(guān)人員的履約跟蹤職責(zé)，做到責(zé)任到人；（三）預(yù)防為主原則：提前識(shí)別履約風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)采取防范措施，避免履約偏差；（四）高效協(xié)同原則：各相關(guān)部門密切配合、信息共享，確保問(wèn)題處置及時(shí)高效；（五）合法合規(guī)原則：履約跟蹤及爭(zhēng)議處理嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和合同約定，保障雙方合法權(quán)益。第五條采購(gòu)部是采購(gòu)合同履約跟蹤的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定履約跟蹤計(jì)劃、牽頭開展全程跟蹤、協(xié)調(diào)處理履約異常、匯總履約情況；質(zhì)量檢測(cè)部負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)與驗(yàn)收，提供質(zhì)量履約評(píng)價(jià)意見；倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的入庫(kù)接收、存儲(chǔ)管理，記錄交付履約情況；生產(chǎn)管理部、使用部門負(fù)責(zé)反饋采購(gòu)物資的使用效果及履約需求；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的結(jié)算審核，配合履約款項(xiàng)支付管理。第二章履約前準(zhǔn)備第六條合同交底：采購(gòu)合同簽訂生效后3個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)部組織相關(guān)部門開展合同交底工作。交底內(nèi)容包括合同標(biāo)的、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付期限、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收要求、付款條件、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款，確保各部門明確合同履約要求及自身職責(zé)。第七條跟蹤計(jì)劃制定：采購(gòu)部根據(jù)合同約定及采購(gòu)物資特性，在合同交底后5個(gè)工作日內(nèi)制定專項(xiàng)履約跟蹤計(jì)劃。計(jì)劃應(yīng)明確跟蹤節(jié)點(diǎn)、跟蹤內(nèi)容、責(zé)任人員、跟蹤方式及時(shí)間要求，重點(diǎn)標(biāo)注交付期限、質(zhì)量驗(yàn)收、款項(xiàng)結(jié)算等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，確保跟蹤工作有序開展。第八條供應(yīng)商溝通：采購(gòu)部在合同生效后及時(shí)與供應(yīng)商確認(rèn)履約準(zhǔn)備情況，明確生產(chǎn)排期、物流安排、交付銜接等細(xì)節(jié)，告知質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及異議處理流程，提前協(xié)調(diào)解決可能影響履約的潛在問(wèn)題，確保供應(yīng)商全面理解合同履約要求。第九條內(nèi)部協(xié)調(diào)：采購(gòu)部協(xié)調(diào)倉(cāng)儲(chǔ)部、質(zhì)量檢測(cè)部等相關(guān)部門做好履約接收準(zhǔn)備，明確物資入庫(kù)流程、檢驗(yàn)安排、存儲(chǔ)條件等，確保供應(yīng)商履約時(shí)能夠及時(shí)對(duì)接，避免因內(nèi)部銜接不暢影響履約效率。第三章履約過(guò)程跟蹤第十條交付進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)部按履約跟蹤計(jì)劃，定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)進(jìn)度、物流運(yùn)輸?shù)惹闆r，對(duì)大額采購(gòu)、緊急采購(gòu)或長(zhǎng)周期采購(gòu)項(xiàng)目，增加跟蹤頻次。跟蹤過(guò)程中詳細(xì)記錄進(jìn)度信息，發(fā)現(xiàn)交付延遲風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，及時(shí)督促供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施，并將情況反饋至相關(guān)部門。第十一條質(zhì)量履約跟蹤：質(zhì)量檢測(cè)部嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及檢驗(yàn)規(guī)范，對(duì)到貨物資進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)結(jié)果及時(shí)反饋至采購(gòu)部，采購(gòu)部將質(zhì)量情況同步告知供應(yīng)商。對(duì)連續(xù)供貨的供應(yīng)商，建立質(zhì)量履約檔案，跟蹤質(zhì)量穩(wěn)定性，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量波動(dòng)時(shí)及時(shí)預(yù)警并要求供應(yīng)商整改。第十二條交付銜接跟蹤：倉(cāng)儲(chǔ)部提前做好入庫(kù)準(zhǔn)備，物資到貨后及時(shí)核對(duì)送貨單與合同約定的標(biāo)的、數(shù)量、規(guī)格等信息，確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)，并將入庫(kù)情況同步至采購(gòu)部。對(duì)交付過(guò)程中出現(xiàn)的包裝破損、數(shù)量短缺等問(wèn)題，當(dāng)場(chǎng)記錄并及時(shí)反饋采購(gòu)部協(xié)調(diào)處理。第十三條服務(wù)履約跟蹤：對(duì)于包含安裝、調(diào)試、技術(shù)培訓(xùn)等服務(wù)條款的采購(gòu)合同，使用部門負(fù)責(zé)跟蹤服務(wù)履約情況，記錄服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、服務(wù)質(zhì)量、問(wèn)題解決效果等信息。服務(wù)完成后出具服務(wù)評(píng)價(jià)意見，反饋至采購(gòu)部，采購(gòu)部據(jù)此評(píng)估供應(yīng)商服務(wù)履約情況。第十四條跟蹤記錄：各部門在履約跟蹤過(guò)程中，及時(shí)、準(zhǔn)確記錄相關(guān)信息，包括溝通記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、入庫(kù)憑證、服務(wù)評(píng)價(jià)等。采購(gòu)部建立履約跟蹤臺(tái)賬，匯總各部門跟蹤信息，確保履約情況可追溯、可核查。第四章履約異常處置第十五條異常識(shí)別與上報(bào)：各部門在履約跟蹤中發(fā)現(xiàn)交付延遲、質(zhì)量不合格、服務(wù)不到位等履約異常情況，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)將異常詳情、影響范圍等信息上報(bào)采購(gòu)部。采購(gòu)部接到上報(bào)后，及時(shí)核實(shí)情況并登記臺(tái)賬。第十六條異常溝通與協(xié)調(diào)：采購(gòu)部在核實(shí)履約異常情況后，48小時(shí)內(nèi)與供應(yīng)商溝通，明確異常原因、責(zé)任歸屬及整改要求，督促供應(yīng)商制定整改方案并限期落實(shí)。對(duì)于重大履約異常，及時(shí)上報(bào)公司管理層，必要時(shí)組織相關(guān)部門召開專題會(huì)議研究處置方案。第十七條整改跟蹤與驗(yàn)證：采購(gòu)部跟蹤供應(yīng)商整改落實(shí)情況，整改完成后協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)證。對(duì)質(zhì)量不合格的物資，按合同約定采取退貨、換貨、返工等處置措施；對(duì)交付延遲的，要求供應(yīng)商加快進(jìn)度并承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任；對(duì)服務(wù)不到位的，督促供應(yīng)商補(bǔ)充服務(wù)直至符合合同要求。第十八條爭(zhēng)議處理：當(dāng)履約異常引發(fā)合同爭(zhēng)議時(shí)，采購(gòu)部按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式處理，優(yōu)先通過(guò)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，按約定啟動(dòng)仲裁或訴訟程序。處理過(guò)程中及時(shí)收集、整理相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。第五章履約后管理第十九條履約驗(yàn)收：合同義務(wù)全部履行完畢后，采購(gòu)部組織相關(guān)部門進(jìn)行綜合履約驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資交付、質(zhì)量合格、服務(wù)完成、款項(xiàng)結(jié)算等情況，形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，明確履約是否合格。第二十條履約評(píng)價(jià)：采購(gòu)部根據(jù)履約跟蹤記錄及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果納入供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)體系，作為后續(xù)合作、供應(yīng)商分級(jí)管理的重要依據(jù)。第二十一條款項(xiàng)結(jié)算：財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定的付款條件、履約驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)憑證，審核采購(gòu)款項(xiàng)支付申請(qǐng)。對(duì)履約合格的，按規(guī)定辦理付款手續(xù)；對(duì)履約存在異常且未整改完畢的，暫緩付款直至整改合格。第二十二條檔案管理：采購(gòu)部在合同履約完畢后，將合同文本、履約跟蹤臺(tái)賬、檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、異常處置記錄等相關(guān)資料整理歸檔，檔案保存期限不少于合同履行完畢后3年，確保履約管理全程可追溯。第六章監(jiān)督與附則第二十三條監(jiān)督檢查：采購(gòu)部會(huì)同審計(jì)部門每季度對(duì)采購(gòu)合同履約跟蹤情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)核查跟蹤流程規(guī)范性、異常處置及時(shí)性、檔案完整性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，確保本制度有效執(zhí)行。第二十四條責(zé)任追究：對(duì)在履約跟蹤工作中未履行職責(zé)、隱瞞異常情況、工作失誤導(dǎo)致公司損失的部門或個(gè)人，按公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任；對(duì)嚴(yán)重違反本制度造成重大損失的，依法依規(guī)處理。第二十五條本制度未盡事宜，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司采購(gòu)管理、合同管理等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行