2026年有色金屬公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立健全會(huì)計(jì)檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等全流程管理機(jī)制，確保會(huì)計(jì)檔案真實(shí)、完整、安全、可追溯，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)營(yíng)管理、審計(jì)監(jiān)督、風(fēng)險(xiǎn)防控中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合有色金屬行業(yè)會(huì)計(jì)核算特點(diǎn)及公司實(shí)際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的所有會(huì)計(jì)檔案管理活動(dòng)，涉及財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門、內(nèi)部審計(jì)部門及其他產(chǎn)生或使用會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)部門和崗位人員。第三條核心原則真實(shí)完整原則：會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔必須基于真實(shí)合法的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，確保檔案內(nèi)容完整、手續(xù)齊全。安全保密原則：建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案安全防護(hù)機(jī)制，防范檔案丟失、損毀、篡改或泄露，保護(hù)公司商業(yè)秘密和財(cái)務(wù)信息安全。規(guī)范有序原則：會(huì)計(jì)檔案的分類、編號(hào)、裝訂、歸檔、保管等環(huán)節(jié)嚴(yán)格按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，做到條理清晰、查找便捷。依法利用原則：會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制、借閱等使用行為必須符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，嚴(yán)禁違規(guī)使用。第四條會(huì)計(jì)檔案定義與分類會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。公司會(huì)計(jì)檔案主要分為以下類別：會(huì)計(jì)憑證類（原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等）；會(huì)計(jì)賬簿類（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿）；財(cái)務(wù)報(bào)告類（月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明等）；其他會(huì)計(jì)資料類（銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等）；電子會(huì)計(jì)檔案類（存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤等介質(zhì)上的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等電子數(shù)據(jù)及相關(guān)軟件備份）。第二章組織架構(gòu)與責(zé)任分工第五條組織架構(gòu)公司成立會(huì)計(jì)檔案管理工作小組，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括財(cái)務(wù)部門各崗位負(fù)責(zé)人、檔案管理員及內(nèi)部審計(jì)部門相關(guān)人員。工作小組統(tǒng)籌會(huì)計(jì)檔案管理制度修訂、重大檔案事項(xiàng)決策、檔案管理執(zhí)行情況監(jiān)督檢查等工作。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、裝訂、移交前保管等工作；檔案管理部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的接收、歸檔、日常保管、提供利用等工作；內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理流程的合規(guī)性、安全性進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)。第六條部門及崗位職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門：制定會(huì)計(jì)檔案整理、裝訂標(biāo)準(zhǔn)；指定專人負(fù)責(zé)日常會(huì)計(jì)資料的收集、分類、整理和臨時(shí)保管；按規(guī)定時(shí)間將符合歸檔條件的會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門；配合檔案管理部門開展檔案核查、利用等工作；負(fù)責(zé)電子會(huì)計(jì)檔案的生成、備份、校驗(yàn)等工作。2.檔案管理部門：建立會(huì)計(jì)檔案管理臺(tái)賬；負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的接收、分類編號(hào)、歸檔存放；落實(shí)檔案保管場(chǎng)所的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁、防泄密等安全措施；辦理會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)；按規(guī)定組織會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀工作。3.會(huì)計(jì)檔案管理員：履行會(huì)計(jì)檔案管理具體職責(zé)，定期檢查檔案保管狀況；及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中的問(wèn)題，重大問(wèn)題立即上報(bào)；建立檔案管理工作日志，記錄檔案接收、借閱、銷毀等情況。4.內(nèi)部審計(jì)部門：定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)；核查會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性和合規(guī)性；對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議并跟蹤落實(shí)。5.各相關(guān)部門：按規(guī)定使用會(huì)計(jì)檔案，遵守檔案借閱、保密等管理要求；不得私自留存、復(fù)制或泄露會(huì)計(jì)檔案信息。第三章會(huì)計(jì)檔案的收集、整理與歸檔第七條收集與整理財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員在日常工作中，需及時(shí)收集辦理完畢的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料，確保資料完整無(wú)缺。每月終了后10日內(nèi)，對(duì)本月會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理裝訂，按憑證編號(hào)順序排列，加裝封面和封底，注明單位名稱、憑證名稱、所屬年月、起止編號(hào)、份數(shù)、頁(yè)數(shù)等信息，由裝訂人、審核人簽字確認(rèn)。會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等按年度整理，年度終了后30日內(nèi)，完成全年會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告的整理工作，做到賬頁(yè)齊全、編目清晰、裝訂牢固。電子會(huì)計(jì)檔案需同步收集，確保電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行異地備份。第八條歸檔移交會(huì)計(jì)檔案整理完畢后，財(cái)務(wù)部門于年度終了后60日內(nèi)，向檔案管理部門辦理移交手續(xù)。移交時(shí)需編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，列明移交檔案的名稱、類別、編號(hào)、數(shù)量、起止年度、保管期限等內(nèi)容，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員共同核對(duì)無(wú)誤后，在移交清冊(cè)上簽字蓋章，雙方各留存一份備查。檔案管理部門接收會(huì)計(jì)檔案后，按分類編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，登記會(huì)計(jì)檔案管理臺(tái)賬，及時(shí)存入指定保管場(chǎng)所。電子會(huì)計(jì)檔案需存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)中，采取加密、備份等安全措施，確保數(shù)據(jù)可長(zhǎng)期讀取。第四章會(huì)計(jì)檔案的保管與利用第九條保管管理會(huì)計(jì)檔案保管場(chǎng)所需符合安全標(biāo)準(zhǔn)，配備必要的消防器材、防潮設(shè)備、防磁設(shè)施等，溫度、濕度控制在規(guī)定范圍內(nèi)。檔案存放需分類有序，設(shè)置明顯標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。會(huì)計(jì)檔案保管期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，分為永久保管和定期保管兩類。其中，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等需永久保管；會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等按規(guī)定期限定期保管，定期保管期限分為10年、30年。檔案管理員每月對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次重點(diǎn)抽查，發(fā)現(xiàn)檔案破損、霉變、蟲蛀等情況及時(shí)處理，確保檔案完好無(wú)損。電子會(huì)計(jì)檔案需定期檢測(cè)存儲(chǔ)介質(zhì)的可用性，每半年進(jìn)行一次數(shù)據(jù)校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)不丟失、不損壞。第十條查閱與借閱公司內(nèi)部部門因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，需填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)需在指定場(chǎng)所進(jìn)行，不得帶出檔案保管場(chǎng)所，不得在檔案上勾畫、涂改、抽取或增刪頁(yè)面。確需借閱會(huì)計(jì)檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱期限一般不超過(guò)15個(gè)工作日，借閱人需妥善保管借閱的檔案，按期歸還，檔案管理員核對(duì)無(wú)誤后方可辦理歸還手續(xù)。外部單位（如審計(jì)、稅務(wù)等部門）因工作需要查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，需提供單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員陪同查閱或復(fù)制，復(fù)制的檔案需加蓋公司檔案管理部門印章。嚴(yán)禁任何部門或個(gè)人私自查閱、借閱、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，嚴(yán)禁泄露會(huì)計(jì)檔案中的商業(yè)秘密和財(cái)務(wù)信息。第五章會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀第十一條檔案鑒定會(huì)計(jì)檔案保管期滿前，由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)部門、內(nèi)部審計(jì)部門組成鑒定小組，對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值，確定是否繼續(xù)保管或予以銷毀。對(duì)仍有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，延長(zhǎng)保管期限；對(duì)無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，按規(guī)定程序銷毀。鑒定工作結(jié)束后，編制《會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書》，經(jīng)鑒定小組成員簽字確認(rèn)后，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。第十二條銷毀程序經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案，由檔案管理部門編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀檔案的名稱、類別、編號(hào)、數(shù)量、起止年度、保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。銷毀前，需通知財(cái)務(wù)部門、內(nèi)部審計(jì)部門派員監(jiān)銷。銷毀時(shí)，監(jiān)銷人需現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷毀過(guò)程，核對(duì)銷毀檔案與銷毀清冊(cè)是否一致，確保檔案全部銷毀。銷毀完畢后，監(jiān)銷人、檔案管理員在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，銷毀清冊(cè)永久保存。涉及未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀，需單獨(dú)抽出保管，直至未了事項(xiàng)完結(jié)為止。電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀需同時(shí)銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)中的數(shù)據(jù)，并做好銷毀記錄。第六章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十三條監(jiān)督檢查會(huì)計(jì)檔案管理工作小組每半年組織一次會(huì)計(jì)檔案管理專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況；檔案管理部門每月開展日常自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正管理中的問(wèn)題。檢查結(jié)果納入相關(guān)部門和崗位的績(jī)效考核，對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行本制度、檔案管理工作成效顯著的部門和個(gè)人，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。第十四條責(zé)任追究對(duì)違反本制度規(guī)定，存在以下行為之一的，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)、績(jī)效扣分、罰款等處罰；造成公司檔案丟失、損毀或信息泄露的，依法追究賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：1.未按規(guī)定收集、整理、歸檔會(huì)計(jì)檔案，導(dǎo)致檔案不完整的；2.檔案保管不善，造成檔案丟失、損毀、霉變、蟲蛀的；3.擅自查閱、借閱、復(fù)制、銷毀會(huì)計(jì)檔案，或泄露會(huì)計(jì)檔案信息的；4.偽造、篡改會(huì)計(jì)檔案或檔案管理記錄的；5.