2026年有色金屬公司質(zhì)量記錄保存管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司質(zhì)量記錄的收集、整理、歸檔、保存、查閱、銷毀等全流程管理工作，確保質(zhì)量記錄真實(shí)完整、規(guī)范有序、可追溯可核查，為產(chǎn)品質(zhì)量追溯、質(zhì)量問題分析、合規(guī)性審核提供可靠依據(jù)，防范因記錄管理不當(dāng)引發(fā)的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)與法律責(zé)任，根據(jù)《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國檔案法》《質(zhì)量管理體系要求》等法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合公司有色金屬生產(chǎn)經(jīng)營與質(zhì)量管理實(shí)際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的記錄保存管理，包括原料入廠檢驗(yàn)記錄、生產(chǎn)過程質(zhì)量控制記錄、成品全項(xiàng)檢驗(yàn)記錄、檢驗(yàn)設(shè)備校準(zhǔn)記錄、質(zhì)量投訴處理記錄、不合格品處置記錄、生產(chǎn)許可證維護(hù)記錄、質(zhì)量管理體系審核記錄等各類質(zhì)量活動(dòng)形成的記錄，覆蓋記錄生成、收集、整理、歸檔、保存、查閱、銷毀等全環(huán)節(jié)，涉及質(zhì)量檢驗(yàn)部門、生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、行政部、銷售部門及所有產(chǎn)生和管理質(zhì)量記錄的相關(guān)人員。第三條基本原則質(zhì)量記錄保存管理遵循“真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范、分類歸檔、安全保密、全程追溯”的原則。所有質(zhì)量記錄需如實(shí)反映質(zhì)量活動(dòng)實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤；記錄內(nèi)容完整無遺漏，格式統(tǒng)一規(guī)范；按記錄類型、產(chǎn)生部門、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等進(jìn)行分類整理歸檔；采取有效防護(hù)措施，確保記錄安全存儲(chǔ)，防止丟失、損毀、泄露；建立記錄管理臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)從生成到銷毀的全程可追溯。第四條管理職責(zé)行政部是質(zhì)量記錄保存管理的牽頭責(zé)任部門，主要職責(zé)包括：制定質(zhì)量記錄保存管理規(guī)范；統(tǒng)一規(guī)劃記錄歸檔存儲(chǔ)場地與設(shè)施；指導(dǎo)各部門開展記錄收集、整理、歸檔工作；負(fù)責(zé)公司級重要質(zhì)量記錄的集中保存與管理；監(jiān)督檢查各部門記錄保存執(zhí)行情況；規(guī)范記錄查閱與銷毀流程。質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的各類檢驗(yàn)記錄、校準(zhǔn)記錄、不合格品處置記錄等的收集、整理、初審歸檔；建立部門級質(zhì)量記錄管理臺(tái)賬；配合行政部開展記錄集中歸檔與核查工作；按規(guī)定提供記錄查閱服務(wù)。生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)過程質(zhì)量控制記錄、工藝參數(shù)記錄、設(shè)備運(yùn)行質(zhì)量記錄等的收集、整理、初審歸檔；確保記錄及時(shí)完整，按要求移交行政部集中保存；配合完成記錄追溯與核查工作。其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的質(zhì)量相關(guān)記錄的收集、整理、初審，按規(guī)定時(shí)間移交行政部歸檔，確保本部門記錄管理符合制度要求。第二章質(zhì)量記錄的生成與收集第五條記錄生成要求質(zhì)量記錄的生成需及時(shí)、真實(shí)、完整，所有質(zhì)量活動(dòng)發(fā)生后，相關(guān)責(zé)任人需在24小時(shí)內(nèi)完成記錄填寫或錄入。記錄內(nèi)容需明確活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、具體內(nèi)容、數(shù)據(jù)結(jié)果、處理意見等核心信息，不得虛構(gòu)、篡改記錄內(nèi)容，不得遺漏關(guān)鍵信息。記錄填寫需使用規(guī)范的書寫工具（紙質(zhì)記錄）或統(tǒng)一的電子記錄系統(tǒng)，字跡清晰、語言通順、表述準(zhǔn)確，紙質(zhì)記錄需由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)，電子記錄需按規(guī)定進(jìn)行身份認(rèn)證與電子簽名，確保記錄的有效性與可追溯性。第六條記錄收集與整理各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的日常收集工作，建立部門內(nèi)部記錄收集臺(tái)賬，每月對本部門產(chǎn)生的質(zhì)量記錄進(jìn)行匯總整理。整理過程中需核對記錄的完整性、規(guī)范性，對填寫不規(guī)范、信息不完整的記錄，及時(shí)退回相關(guān)責(zé)任人補(bǔ)充完善。記錄整理完成后，按記錄類型（如檢驗(yàn)記錄、生產(chǎn)記錄、投訴處理記錄等）、時(shí)間周期（按月或按季度）進(jìn)行分類裝訂，紙質(zhì)記錄需編寫頁碼、填寫封面（注明記錄名稱、產(chǎn)生部門、時(shí)間范圍、份數(shù)等），電子記錄需按統(tǒng)一命名規(guī)則分類存儲(chǔ)，確保檢索便捷。第三章記錄歸檔與保存第七條歸檔管理要求各部門整理完成的質(zhì)量記錄，需在每月結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)移交行政部進(jìn)行集中歸檔。移交時(shí)需提交記錄移交清單，注明記錄名稱、數(shù)量、產(chǎn)生時(shí)間、保管期限等信息，行政部接收人員核對無誤后，與移交部門人員共同簽字確認(rèn)，完成移交手續(xù)。行政部對接收的質(zhì)量記錄進(jìn)行統(tǒng)一分類編號，建立公司級質(zhì)量記錄管理臺(tái)賬，臺(tái)賬內(nèi)容包括記錄編號、名稱、產(chǎn)生部門、歸檔日期、保管期限、存儲(chǔ)位置、借閱情況等信息，實(shí)現(xiàn)記錄的精準(zhǔn)管理與快速檢索。第八條保存期限與條件質(zhì)量記錄的保存期限根據(jù)記錄性質(zhì)與相關(guān)規(guī)定確定：產(chǎn)品質(zhì)量追溯類記錄（如原料入廠檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)記錄、生產(chǎn)過程記錄等）保存期限不少于產(chǎn)品交付后5年；質(zhì)量管理體系類記錄（如內(nèi)審記錄、管理評審記錄、校準(zhǔn)記錄等）保存期限不少于3年；質(zhì)量投訴與不合格品處置類記錄保存期限不少于5年；涉及法律法規(guī)明確要求的特殊記錄，按法律法規(guī)規(guī)定的最長期限保存。記錄保存需具備適宜的存儲(chǔ)條件，紙質(zhì)記錄存放于專用檔案柜，檔案柜需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防暴曬等防護(hù)功能，存儲(chǔ)環(huán)境保持通風(fēng)干燥，溫度控制在15-25℃，相對濕度控制在45%-60%；電子記錄存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份（至少每月備份一次），建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，同時(shí)采取加密、權(quán)限控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露或篡改。第四章記錄查閱與借用第九條查閱權(quán)限與流程公司內(nèi)部人員因工作需要查閱質(zhì)量記錄的，需向所在部門負(fù)責(zé)人提出申請，說明查閱目的、記錄名稱、查閱范圍等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后持申請單到行政部辦理查閱手續(xù)。外部單位（如監(jiān)管部門、客戶、審計(jì)機(jī)構(gòu)等）因合規(guī)檢查、質(zhì)量追溯等需要查閱相關(guān)記錄的，需提供有效證明文件及單位介紹信，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，在行政部人員陪同下查閱，不得擅自復(fù)制或摘錄。查閱質(zhì)量記錄時(shí)需遵守相關(guān)規(guī)定，紙質(zhì)記錄不得涂改、勾畫、撕毀，電子記錄不得擅自下載、復(fù)制、傳播。查閱結(jié)束后，需及時(shí)將記錄歸還至存儲(chǔ)位置，行政部人員做好查閱記錄登記，注明查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。第十條記錄借用管理因工作需要借用質(zhì)量記錄的（僅限公司內(nèi)部人員），需在查閱申請的基礎(chǔ)上，注明借用期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人雙重批準(zhǔn)后辦理借用手續(xù)。借用期限一般不超過15個(gè)工作日，確需延長借用期限的，需提前3個(gè)工作日向行政部申請延期，延期不得超過一次。借用人員需妥善保管借用的質(zhì)量記錄，不得轉(zhuǎn)借他人，不得用于與工作無關(guān)的用途，確保記錄完好無損。借用期滿后，需及時(shí)歸還行政部，行政部人員核對記錄無損壞、無缺失后，完成歸還登記手續(xù)。第五章記錄銷毀管理第十一條銷毀條件與審批質(zhì)量記錄達(dá)到規(guī)定的保存期限后，行政部需在每年第一季度對到期記錄進(jìn)行梳理，編制《質(zhì)量記錄銷毀清單》，注明記錄名稱、產(chǎn)生部門、歸檔日期、保存期限、數(shù)量、銷毀原因等信息，報(bào)公司管理層審批。涉及重要法律風(fēng)險(xiǎn)或有特殊保存要求的記錄，需組織質(zhì)量、法務(wù)等相關(guān)部門進(jìn)行評估后，再?zèng)Q定是否銷毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的質(zhì)量記錄，需明確銷毀時(shí)間、方式與責(zé)任人，銷毀前需再次核對記錄清單，確保無遺漏或誤銷情況，嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)擅自銷毀質(zhì)量記錄。第十二條銷毀實(shí)施與記錄紙質(zhì)質(zhì)量記錄的銷毀需采用粉碎、焚燒等不可逆的方式，確保記錄內(nèi)容無法恢復(fù)，銷毀過程需有兩名及以上人員現(xiàn)場監(jiān)督；電子質(zhì)量記錄的銷毀需采用專業(yè)的數(shù)據(jù)銷毀軟件，徹底清除數(shù)據(jù)，同時(shí)刪除所有備份數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。記錄銷毀完成后，監(jiān)督人員與實(shí)施人員共同在《質(zhì)量記錄銷毀清單》上簽字確認(rèn)，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，該清單作為重要檔案永久保存，確保銷毀過程的可追溯性。第六章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十三條監(jiān)督檢查機(jī)制行政部每季度對各部門質(zhì)量記錄的生成、收集、整理、移交情況進(jìn)行抽查，每半年對公司質(zhì)量記錄的歸檔、保存、查閱、借用等管理情況進(jìn)行全面檢查，重點(diǎn)核查記錄的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性及保存的安全性，檢查結(jié)果納入相關(guān)部門績效考核。檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部需及時(shí)向相關(guān)部門下達(dá)整改通知，明確整改要求與完成時(shí)限，跟蹤整改進(jìn)度，確保問題整改到位。各部門需積極配合行政部的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料與情況。第十四條責(zé)任追究規(guī)定對違反本制度規(guī)定的行為，按以下要求處理：未及時(shí)生成或填寫質(zhì)量記錄、記錄內(nèi)容虛假或篡改的，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任；記錄收集整理不及時(shí)、不規(guī)范，導(dǎo)致記錄丟失或損壞的，追究部門記錄管理員及相關(guān)負(fù)責(zé)人責(zé)任；未按規(guī)定移交歸檔記錄或擅自銷毀記錄的，嚴(yán)肅追究相關(guān)部門及人員責(zé)任；違規(guī)查閱、復(fù)制、傳播質(zhì)量記錄，造成信息泄露或公司損失