物料采購操作規(guī)程一、總則

物料采購操作規(guī)程旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部物料采購流程，確保采購活動的效率、合規(guī)性與經(jīng)濟(jì)性。本規(guī)程適用于企業(yè)所有物料的采購工作，包括原材料、輔助材料、設(shè)備等。

二、采購申請與審批

（一）采購申請

1.部門需求：各使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃或項目需求，填寫《采購申請單》，明確物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及期望到貨時間。

2.申請單審核：部門負(fù)責(zé)人審核申請單的必要性與合理性，確認(rèn)無誤后簽字。

（二）采購審批

1.金額分類：

-金額低于1萬元的采購，由部門負(fù)責(zé)人審批；

-金額在1萬元至10萬元的采購，需提交至采購部經(jīng)理審批；

-金額高于10萬元的采購，需經(jīng)公司管理層審批。

2.審批流程：審批人需在申請單上注明審批意見，并簽字確認(rèn)。

三、供應(yīng)商選擇與管理

（一）供應(yīng)商篩選

1.初步名單：采購部根據(jù)物料需求，通過市場調(diào)研或歷史合作記錄，建立合格供應(yīng)商名單。

2.資質(zhì)審核：對供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)能力、質(zhì)量認(rèn)證等進(jìn)行審核，確保其符合企業(yè)要求。

（二）招標(biāo)與談判

1.招標(biāo)流程：對于金額較大的采購，采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)方式，確保公平競爭。

2.談判要求：采購部與供應(yīng)商進(jìn)行價格、交期、付款方式等談判，形成最終合同條款。

（三）供應(yīng)商評估

1.評估周期：每季度對供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時率、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)滿意度等進(jìn)行評估。

2.動態(tài)調(diào)整：根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，淘汰不合格供應(yīng)商。

四、采購訂單與執(zhí)行

（一）訂單生成

1.訂單內(nèi)容：采購部根據(jù)審批通過的申請單，生成《采購訂單》，包括供應(yīng)商信息、物料明細(xì)、數(shù)量、單價、總金額、交貨時間等。

2.訂單確認(rèn)：將訂單發(fā)送至供應(yīng)商，雙方確認(rèn)無誤后簽字回執(zhí)。

（二）到貨驗收

1.驗收標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)采購訂單和物料規(guī)格書，進(jìn)行到貨驗收，檢查數(shù)量、外觀、規(guī)格等是否一致。

2.異常處理：如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量不符，立即拍照記錄并通知供應(yīng)商，協(xié)商解決方案。

（三）入庫管理

1.單據(jù)核對：驗收合格后，倉庫人員核對采購訂單、送貨單，并在《入庫單》上簽字確認(rèn)。

2.系統(tǒng)錄入：將入庫信息錄入ERP系統(tǒng)，更新庫存數(shù)據(jù)。

五、付款流程

（一）發(fā)票審核

1.審核內(nèi)容：財務(wù)部核對發(fā)票與采購訂單、入庫單是否一致，檢查金額、稅號等信息是否正確。

2.異常反饋：如發(fā)現(xiàn)不符，退回發(fā)票并要求供應(yīng)商更正。

（二）付款安排

1.付款周期：原則上在發(fā)票簽收后30日內(nèi)付款，特殊情況需經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。

2.支付方式：采用銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯票方式支付，確保資金安全。

六、記錄與存檔

（一）文件管理

1.采購記錄：所有采購申請單、審批單、訂單、發(fā)票等文件需歸檔保存，保存期限為3年。

2.電子存檔：重要文件需同步錄入ERP系統(tǒng)，便于查詢與追溯。

（二）定期復(fù)盤

1.月度總結(jié)：每月采購部對當(dāng)月采購數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，分析成本、效率等指標(biāo)。

2.改進(jìn)措施：針對問題提出優(yōu)化建議，持續(xù)改進(jìn)采購流程。

一、總則

物料采購操作規(guī)程旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部物料采購流程，確保采購活動的效率、合規(guī)性與經(jīng)濟(jì)性。本規(guī)程適用于企業(yè)所有物料的采購工作，包括原材料、輔助材料、設(shè)備等。其核心目標(biāo)是降低采購成本，保證物料質(zhì)量，縮短采購周期，并建立穩(wěn)定、可靠的供應(yīng)商關(guān)系。通過標(biāo)準(zhǔn)化操作，減少人為誤差，提升整體供應(yīng)鏈的響應(yīng)速度和靈活性。

二、采購申請與審批

（一）采購申請

1.部門需求：各使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目進(jìn)度或日常消耗，填寫《采購申請單》。申請單需包含以下詳細(xì)信息：

-物料名稱及具體規(guī)格型號（例如：不銹鋼板材，規(guī)格為“厚度2mm，寬度1000mm，長度2000mm”）；

-預(yù)計使用數(shù)量及單位；

-用途說明（如：用于A產(chǎn)品生產(chǎn)、B項目施工等）；

-期望到貨時間（建議給出±3天的彈性范圍）；

-參考價格或預(yù)算金額（如有）；

-相關(guān)技術(shù)文件或圖紙編號（如適用）。

部門負(fù)責(zé)人需對申請單的必要性、規(guī)格準(zhǔn)確性及預(yù)算合理性進(jìn)行初步審核，并在申請單上簽字確認(rèn)。

2.申請單模板：企業(yè)應(yīng)提供標(biāo)準(zhǔn)化的《采購申請單》電子模板或紙質(zhì)表格，確保信息完整統(tǒng)一。

3.預(yù)算控制：申請單中的預(yù)算金額應(yīng)與部門年度/季度預(yù)算相符，超額申請需額外說明理由并按更高權(quán)限審批。

（二）采購審批

1.金額分類與審批權(quán)限：

-金額低于1萬元的采購，由部門負(fù)責(zé)人審批；

-金額在1萬元至10萬元的采購，需提交至采購部經(jīng)理或其授權(quán)人審批；

-金額高于10萬元的采購，需經(jīng)采購部經(jīng)理、財務(wù)部審核后，由公司管理層（如副總經(jīng)理或總經(jīng)理）審批。

審批人需在申請單上注明審批意見（批準(zhǔn)/駁回/需修改），并簽字或電子簽章。駁回申請需說明具體原因，并指導(dǎo)申請人修改。

2.審批時效：各部門應(yīng)按時提交采購申請，采購部及審批人需在收到申請后2個工作日內(nèi)完成審批流程，特殊情況需提前溝通。

3.審批記錄：所有審批過程需在系統(tǒng)中留痕，或于紙質(zhì)單據(jù)上依次簽字，確保可追溯。

三、供應(yīng)商選擇與管理

（一）供應(yīng)商篩選與評估

1.供應(yīng)商庫建立：

-新供應(yīng)商準(zhǔn)入：需提供營業(yè)執(zhí)照副本、生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、相關(guān)行業(yè)認(rèn)證（如ISO9001）、稅務(wù)登記證等資質(zhì)文件。采購部對文件進(jìn)行初步審核，合格后交由法務(wù)部（如有）或財務(wù)部進(jìn)一步驗證。

-行業(yè)調(diào)研：定期通過行業(yè)展會、專業(yè)網(wǎng)站、同行交流等方式，收集潛在供應(yīng)商信息。

-初步篩選：根據(jù)物料類型，建立分類供應(yīng)商庫，并標(biāo)注供應(yīng)商的優(yōu)劣勢評估（如：價格競爭力、質(zhì)量穩(wěn)定性、交期表現(xiàn)等）。

2.供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)：

-質(zhì)量能力：抽樣檢測報告、客戶評價、質(zhì)量體系認(rèn)證情況；

-價格水平：歷史報價對比、市場平均價參考；

-交付能力：準(zhǔn)時交貨率、運輸能力、庫存水平；

-服務(wù)水平：響應(yīng)速度、技術(shù)支持、售后能力；

-風(fēng)險評估：財務(wù)狀況、經(jīng)營穩(wěn)定性、潛在行業(yè)風(fēng)險。

3.評估方法：

-定量評估：采用打分制（如滿分100分，按權(quán)重計算總分）；

-定性評估：采購部、使用部門共同參與現(xiàn)場考察或產(chǎn)品試用。

（二）招標(biāo)與談判

1.招標(biāo)流程（適用于金額較大或多家供應(yīng)商的情況）：

-發(fā)布招標(biāo)通知：在供應(yīng)商庫中篩選3-5家合格供應(yīng)商，發(fā)送招標(biāo)邀請，明確招標(biāo)文件要求（包括技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評分標(biāo)準(zhǔn)等）。

-投標(biāo)提交：供應(yīng)商按期提交投標(biāo)文件，采購部對文件完整性、合規(guī)性進(jìn)行初步審查。

-評審會議：組織評審小組（可包含技術(shù)專家、財務(wù)人員、使用部門代表），按預(yù)設(shè)標(biāo)準(zhǔn)打分，確定中標(biāo)候選人。

-合同談判：與中標(biāo)供應(yīng)商就價格、付款方式、違約責(zé)任等細(xì)節(jié)進(jìn)行談判，形成合同草案。

2.談判要點：

-價格談判：基于市場行情和供應(yīng)商報價，爭取最優(yōu)價格，可考慮階梯價格（如：訂單量越大，單價越低）。

-付款條件：優(yōu)先爭取預(yù)付款少、賬期短的付款方式，如“30%預(yù)付，70%貨到驗收合格后支付”。

-交期與違約：明確交貨時間窗口，約定逾期交貨的賠償標(biāo)準(zhǔn)（如：每日萬分之五的違約金）。

-質(zhì)量條款：約定具體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法、不合格品處理方式（如：退換貨、降價等）。

3.談判記錄：詳細(xì)記錄談判過程、關(guān)鍵分歧點及最終協(xié)議內(nèi)容，由雙方簽字確認(rèn)。

（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)

1.合同履行監(jiān)督：定期（如每季度）檢查供應(yīng)商合同執(zhí)行情況，包括交期、質(zhì)量、服務(wù)是否達(dá)標(biāo)。

2.信息共享：與核心供應(yīng)商建立常態(tài)化溝通機(jī)制，及時傳遞需求變化、工藝改進(jìn)等信息。

3.績效反饋：根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分級（如：戰(zhàn)略級、核心級、普通級），并針對性地提供支持或淘汰。

4.異常處理：如供應(yīng)商出現(xiàn)重大問題（如停產(chǎn)、質(zhì)量問題頻發(fā)），立即啟動替代供應(yīng)商尋找程序。

四、采購訂單與執(zhí)行

（一）采購訂單生成與確認(rèn)

1.訂單要素：采購訂單（PO）需包含以下核心信息：

-采購方與供應(yīng)商全稱及聯(lián)系方式；

-訂單編號（唯一，按規(guī)則生成，如“YYYYMMDD-0001”）；

-物料編碼及詳細(xì)規(guī)格（建議使用企業(yè)物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)）；

-數(shù)量、單價、總金額；

-交貨時間及地點；

-付款條件；

-質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)及方法；

-附件（如：圖紙、技術(shù)要求、合同副本等）。

2.訂單生成流程：

-ERP系統(tǒng)操作：在ERP系統(tǒng)中新建采購訂單，錄入上述信息，系統(tǒng)自動校驗數(shù)據(jù)邏輯（如：金額計算、規(guī)格匹配）。

-手動錄入：對于未接入ERP的采購，使用電子表格或紙質(zhì)訂單，經(jīng)采購專員復(fù)核后傳遞至供應(yīng)商。

3.供應(yīng)商確認(rèn)：將電子訂單發(fā)送至供應(yīng)商，供應(yīng)商在2個工作日內(nèi)回傳確認(rèn)函（可郵件回復(fù)或系統(tǒng)確認(rèn)），采購部存檔確認(rèn)記錄。

（二）到貨驗收管理

1.驗收準(zhǔn)備：

-提前獲取送貨通知：要求供應(yīng)商在發(fā)貨前24小時提供《送貨單》及隨貨同行單，注明預(yù)計到貨時間。

-準(zhǔn)備驗收工具：根據(jù)物料類型準(zhǔn)備相應(yīng)的測量工具（如卡尺、天平）、檢測設(shè)備（如光譜儀、硬度計）。

-通知相關(guān)部門：將到貨信息同步給倉庫、質(zhì)量部、使用部門。

2.驗收流程（分步驟）：

-步驟1：核對信息：收貨人員核對送貨單與PO信息是否一致（供應(yīng)商、物料、數(shù)量、批次等）。

-步驟2：外觀檢查：目視檢查包裝是否完好、有無破損、受潮等情況。

-步驟3：數(shù)量清點：按送貨單逐項清點數(shù)量，重大批量物料需抽盤（如：總量10%）。

-步驟4：規(guī)格核對：抽檢或全檢關(guān)鍵規(guī)格（如：尺寸、重量），與PO要求對比。

-步驟5：質(zhì)量抽檢：依據(jù)質(zhì)量部制定的抽檢計劃（如A類物料100%檢，B類物料抽檢20%），記錄檢驗結(jié)果。

3.異常處理機(jī)制：

-質(zhì)量問題：發(fā)現(xiàn)不合格品，立即隔離，拍照取證，填寫《不合格品報告》，通知供應(yīng)商處理（退貨/換貨/讓步接收）。

-數(shù)量/規(guī)格不符：要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)貨/調(diào)貨，并協(xié)商損失分擔(dān)。

-單據(jù)不符：退回貨物及單據(jù)，要求供應(yīng)商重新發(fā)送正確文件。

4.驗收單據(jù)：驗收合格后，倉庫填寫《入庫單》，質(zhì)量部（如需）出具《檢驗報告》，三方簽字確認(rèn)。

（三）入庫與倉儲管理

1.入庫操作：

-系統(tǒng)錄入：倉庫人員將驗收合格信息錄入ERP系統(tǒng)，更新庫存數(shù)量、庫位。

-單據(jù)流轉(zhuǎn)：將《入庫單》《送貨單》《檢驗報告》（如有）等附件掃描上傳至ERP，或與紙質(zhì)單據(jù)一并歸檔。

2.倉儲要求：

-分類存儲：按物料屬性（如：怕潮、怕壓、需溫控）分區(qū)存放。

-標(biāo)識管理：物料卡與實物對應(yīng)，定期核對庫存賬實。

-安全規(guī)定：遵循倉庫安全操作規(guī)程，如：叉車使用規(guī)范、高空存儲限制等。

3.庫存預(yù)警：設(shè)定安全庫存水平（如：物料消耗量的3-5天），當(dāng)庫存低于該水平時，系統(tǒng)自動觸發(fā)采購建議。

五、付款流程

（一）發(fā)票審核與匹配

1.審核要點：

-發(fā)票基本信息：校驗發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息是否正確；

-內(nèi)容匹配：發(fā)票內(nèi)容（貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價）必須與PO、送貨單、入庫單一致；

-稅務(wù)合規(guī)：核對稅號、稅率、稅額計算是否準(zhǔn)確，檢查發(fā)票真?zhèn)危ㄈ缧瑁?/p>

-異常標(biāo)記：對重復(fù)報銷、數(shù)據(jù)異常等情況進(jìn)行標(biāo)注，要求供應(yīng)商更正。

2.三單匹配流程（三向匹配）：

-步驟1：財務(wù)人員從ERP或單據(jù)系統(tǒng)中提取PO、送貨單、入庫單數(shù)據(jù)；

-步驟2：將發(fā)票信息與三單數(shù)據(jù)進(jìn)行比對，確保邏輯一致；

-步驟3：生成匹配清單，經(jīng)復(fù)核后提交付款申請。

3.滯后處理：如發(fā)票晚于規(guī)定時間（如到貨后30天）到達(dá)，需聯(lián)系供應(yīng)商催促，并評估對賬期的影響。

（二）付款審批與執(zhí)行

1.付款申請：

-申請人：財務(wù)專員填寫《付款申請單》，附上匹配完整的單據(jù)復(fù)印件或電子版；

-審批路徑：

-金額低于5萬元：財務(wù)部主管審批；

-金額在5萬元至50萬元：財務(wù)總監(jiān)審批；

-金額高于50萬元：需經(jīng)總經(jīng)理審批。

-申請時效：每月集中處理，原則上申請單提交后5個工作日內(nèi)完成審批。

2.付款方式：

-銀行轉(zhuǎn)賬：首選方式，需提供供應(yīng)商銀行賬戶信息；

-承兌匯票：對于長期合作供應(yīng)商，可協(xié)商分期付款或開具匯票，需提前確認(rèn)對方接受度。

3.付款執(zhí)行：

-財務(wù)部在審批通過后，于到期日（或約定提前日）執(zhí)行付款操作；

-付款后及時通知供應(yīng)商，并保留付款憑證（銀行回單、承兌匯票記錄）。

4.逾期付款管理：如遇審批延遲，需提前與供應(yīng)商溝通解釋，協(xié)商臨時付款方案（如：部分預(yù)付）。

（三）付款記錄與對賬

1.記賬要求：付款信息需實時錄入財務(wù)系統(tǒng)，生成會計憑證，確保賬務(wù)準(zhǔn)確。

2.月度對賬：每月末，財務(wù)部與供應(yīng)商進(jìn)行電子或紙質(zhì)對賬，確認(rèn)未達(dá)賬項（如：在途款項、已付未開票等）。

3.對賬差異處理：如發(fā)現(xiàn)差異，需在規(guī)定時間內(nèi)（如10個工作日）查明原因，與供應(yīng)商協(xié)商解決。

六、記錄與存檔

（一）文件歸檔范圍

1.必須存檔的文件：

-采購申請單及審批記錄；

-供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、認(rèn)證證書等）；

-招標(biāo)/談判過程文件；

-采購訂單（PO）及確認(rèn)回執(zhí)；

-送貨單、入庫單、檢驗報告；

-發(fā)票及匹配清單；

-付款申請單及審批記錄；

-供應(yīng)商評估報告、績效反饋記錄。

2.存檔形式：

-電子化：優(yōu)先錄入ERP或文檔管理系統(tǒng)，建立物料編號/供應(yīng)商編號關(guān)聯(lián)索引；

-紙質(zhì)化：重要單據(jù)需復(fù)印或掃描后存檔，原件按需保管。

（二）存檔要求

1.存檔時限：采購相關(guān)文件至少保存3年，合同類文件建議保存5年或以上。

2.存檔位置：指定檔案室或服務(wù)器路徑，確保防火、防盜、防潮。

3.訪問權(quán)限：非授權(quán)人員不得查閱，財務(wù)部、采購部人員按需訪問。

（三）定期復(fù)盤與優(yōu)化

1.復(fù)盤周期：

-月度復(fù)盤：采購部總結(jié)當(dāng)月采購效率（如：訂單處理周期、到貨準(zhǔn)時率）、成本控制情況；

-季度復(fù)盤：分析供應(yīng)商績效，評估采購策略有效性；

-年度復(fù)盤：全面審查采購流程，提出跨年度改進(jìn)計劃。

2.優(yōu)化措施：

-數(shù)據(jù)驅(qū)動：利用ERP報表分析瓶頸環(huán)節(jié)（如：審批慢、驗收退回率高）；

-流程再造：針對高頻問題優(yōu)化步驟（如：簡化小額采購審批）；

-技術(shù)升級：評估引入RFID、電子招投標(biāo)等新技術(shù)的可行性。

3.改進(jìn)落實：形成《采購優(yōu)化報告》，明確責(zé)任部門、完成時限，并跟蹤執(zhí)行效果。

一、總則

物料采購操作規(guī)程旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部物料采購流程，確保采購活動的效率、合規(guī)性與經(jīng)濟(jì)性。本規(guī)程適用于企業(yè)所有物料的采購工作，包括原材料、輔助材料、設(shè)備等。

二、采購申請與審批

（一）采購申請

1.部門需求：各使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃或項目需求，填寫《采購申請單》，明確物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及期望到貨時間。

2.申請單審核：部門負(fù)責(zé)人審核申請單的必要性與合理性，確認(rèn)無誤后簽字。

（二）采購審批

1.金額分類：

-金額低于1萬元的采購，由部門負(fù)責(zé)人審批；

-金額在1萬元至10萬元的采購，需提交至采購部經(jīng)理審批；

-金額高于10萬元的采購，需經(jīng)公司管理層審批。

2.審批流程：審批人需在申請單上注明審批意見，并簽字確認(rèn)。

三、供應(yīng)商選擇與管理

（一）供應(yīng)商篩選

1.初步名單：采購部根據(jù)物料需求，通過市場調(diào)研或歷史合作記錄，建立合格供應(yīng)商名單。

2.資質(zhì)審核：對供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)能力、質(zhì)量認(rèn)證等進(jìn)行審核，確保其符合企業(yè)要求。

（二）招標(biāo)與談判

1.招標(biāo)流程：對于金額較大的采購，采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)方式，確保公平競爭。

2.談判要求：采購部與供應(yīng)商進(jìn)行價格、交期、付款方式等談判，形成最終合同條款。

（三）供應(yīng)商評估

1.評估周期：每季度對供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時率、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)滿意度等進(jìn)行評估。

2.動態(tài)調(diào)整：根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，淘汰不合格供應(yīng)商。

四、采購訂單與執(zhí)行

（一）訂單生成

1.訂單內(nèi)容：采購部根據(jù)審批通過的申請單，生成《采購訂單》，包括供應(yīng)商信息、物料明細(xì)、數(shù)量、單價、總金額、交貨時間等。

2.訂單確認(rèn)：將訂單發(fā)送至供應(yīng)商，雙方確認(rèn)無誤后簽字回執(zhí)。

（二）到貨驗收

1.驗收標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)采購訂單和物料規(guī)格書，進(jìn)行到貨驗收，檢查數(shù)量、外觀、規(guī)格等是否一致。

2.異常處理：如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量不符，立即拍照記錄并通知供應(yīng)商，協(xié)商解決方案。

（三）入庫管理

1.單據(jù)核對：驗收合格后，倉庫人員核對采購訂單、送貨單，并在《入庫單》上簽字確認(rèn)。

2.系統(tǒng)錄入：將入庫信息錄入ERP系統(tǒng)，更新庫存數(shù)據(jù)。

五、付款流程

（一）發(fā)票審核

1.審核內(nèi)容：財務(wù)部核對發(fā)票與采購訂單、入庫單是否一致，檢查金額、稅號等信息是否正確。

2.異常反饋：如發(fā)現(xiàn)不符，退回發(fā)票并要求供應(yīng)商更正。

（二）付款安排

1.付款周期：原則上在發(fā)票簽收后30日內(nèi)付款，特殊情況需經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。

2.支付方式：采用銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯票方式支付，確保資金安全。

六、記錄與存檔

（一）文件管理

1.采購記錄：所有采購申請單、審批單、訂單、發(fā)票等文件需歸檔保存，保存期限為3年。

2.電子存檔：重要文件需同步錄入ERP系統(tǒng)，便于查詢與追溯。

（二）定期復(fù)盤

1.月度總結(jié)：每月采購部對當(dāng)月采購數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，分析成本、效率等指標(biāo)。

2.改進(jìn)措施：針對問題提出優(yōu)化建議，持續(xù)改進(jìn)采購流程。

一、總則

物料采購操作規(guī)程旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部物料采購流程，確保采購活動的效率、合規(guī)性與經(jīng)濟(jì)性。本規(guī)程適用于企業(yè)所有物料的采購工作，包括原材料、輔助材料、設(shè)備等。其核心目標(biāo)是降低采購成本，保證物料質(zhì)量，縮短采購周期，并建立穩(wěn)定、可靠的供應(yīng)商關(guān)系。通過標(biāo)準(zhǔn)化操作，減少人為誤差，提升整體供應(yīng)鏈的響應(yīng)速度和靈活性。

二、采購申請與審批

（一）采購申請

1.部門需求：各使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目進(jìn)度或日常消耗，填寫《采購申請單》。申請單需包含以下詳細(xì)信息：

-物料名稱及具體規(guī)格型號（例如：不銹鋼板材，規(guī)格為“厚度2mm，寬度1000mm，長度2000mm”）；

-預(yù)計使用數(shù)量及單位；

-用途說明（如：用于A產(chǎn)品生產(chǎn)、B項目施工等）；

-期望到貨時間（建議給出±3天的彈性范圍）；

-參考價格或預(yù)算金額（如有）；

-相關(guān)技術(shù)文件或圖紙編號（如適用）。

部門負(fù)責(zé)人需對申請單的必要性、規(guī)格準(zhǔn)確性及預(yù)算合理性進(jìn)行初步審核，并在申請單上簽字確認(rèn)。

2.申請單模板：企業(yè)應(yīng)提供標(biāo)準(zhǔn)化的《采購申請單》電子模板或紙質(zhì)表格，確保信息完整統(tǒng)一。

3.預(yù)算控制：申請單中的預(yù)算金額應(yīng)與部門年度/季度預(yù)算相符，超額申請需額外說明理由并按更高權(quán)限審批。

（二）采購審批

1.金額分類與審批權(quán)限：

-金額低于1萬元的采購，由部門負(fù)責(zé)人審批；

-金額在1萬元至10萬元的采購，需提交至采購部經(jīng)理或其授權(quán)人審批；

-金額高于10萬元的采購，需經(jīng)采購部經(jīng)理、財務(wù)部審核后，由公司管理層（如副總經(jīng)理或總經(jīng)理）審批。

審批人需在申請單上注明審批意見（批準(zhǔn)/駁回/需修改），并簽字或電子簽章。駁回申請需說明具體原因，并指導(dǎo)申請人修改。

2.審批時效：各部門應(yīng)按時提交采購申請，采購部及審批人需在收到申請后2個工作日內(nèi)完成審批流程，特殊情況需提前溝通。

3.審批記錄：所有審批過程需在系統(tǒng)中留痕，或于紙質(zhì)單據(jù)上依次簽字，確?？勺匪?。

三、供應(yīng)商選擇與管理

（一）供應(yīng)商篩選與評估

1.供應(yīng)商庫建立：

-新供應(yīng)商準(zhǔn)入：需提供營業(yè)執(zhí)照副本、生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、相關(guān)行業(yè)認(rèn)證（如ISO9001）、稅務(wù)登記證等資質(zhì)文件。采購部對文件進(jìn)行初步審核，合格后交由法務(wù)部（如有）或財務(wù)部進(jìn)一步驗證。

-行業(yè)調(diào)研：定期通過行業(yè)展會、專業(yè)網(wǎng)站、同行交流等方式，收集潛在供應(yīng)商信息。

-初步篩選：根據(jù)物料類型，建立分類供應(yīng)商庫，并標(biāo)注供應(yīng)商的優(yōu)劣勢評估（如：價格競爭力、質(zhì)量穩(wěn)定性、交期表現(xiàn)等）。

2.供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)：

-質(zhì)量能力：抽樣檢測報告、客戶評價、質(zhì)量體系認(rèn)證情況；

-價格水平：歷史報價對比、市場平均價參考；

-交付能力：準(zhǔn)時交貨率、運輸能力、庫存水平；

-服務(wù)水平：響應(yīng)速度、技術(shù)支持、售后能力；

-風(fēng)險評估：財務(wù)狀況、經(jīng)營穩(wěn)定性、潛在行業(yè)風(fēng)險。

3.評估方法：

-定量評估：采用打分制（如滿分100分，按權(quán)重計算總分）；

-定性評估：采購部、使用部門共同參與現(xiàn)場考察或產(chǎn)品試用。

（二）招標(biāo)與談判

1.招標(biāo)流程（適用于金額較大或多家供應(yīng)商的情況）：

-發(fā)布招標(biāo)通知：在供應(yīng)商庫中篩選3-5家合格供應(yīng)商，發(fā)送招標(biāo)邀請，明確招標(biāo)文件要求（包括技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評分標(biāo)準(zhǔn)等）。

-投標(biāo)提交：供應(yīng)商按期提交投標(biāo)文件，采購部對文件完整性、合規(guī)性進(jìn)行初步審查。

-評審會議：組織評審小組（可包含技術(shù)專家、財務(wù)人員、使用部門代表），按預(yù)設(shè)標(biāo)準(zhǔn)打分，確定中標(biāo)候選人。

-合同談判：與中標(biāo)供應(yīng)商就價格、付款方式、違約責(zé)任等細(xì)節(jié)進(jìn)行談判，形成合同草案。

2.談判要點：

-價格談判：基于市場行情和供應(yīng)商報價，爭取最優(yōu)價格，可考慮階梯價格（如：訂單量越大，單價越低）。

-付款條件：優(yōu)先爭取預(yù)付款少、賬期短的付款方式，如“30%預(yù)付，70%貨到驗收合格后支付”。

-交期與違約：明確交貨時間窗口，約定逾期交貨的賠償標(biāo)準(zhǔn)（如：每日萬分之五的違約金）。

-質(zhì)量條款：約定具體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法、不合格品處理方式（如：退換貨、降價等）。

3.談判記錄：詳細(xì)記錄談判過程、關(guān)鍵分歧點及最終協(xié)議內(nèi)容，由雙方簽字確認(rèn)。

（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)

1.合同履行監(jiān)督：定期（如每季度）檢查供應(yīng)商合同執(zhí)行情況，包括交期、質(zhì)量、服務(wù)是否達(dá)標(biāo)。

2.信息共享：與核心供應(yīng)商建立常態(tài)化溝通機(jī)制，及時傳遞需求變化、工藝改進(jìn)等信息。

3.績效反饋：根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分級（如：戰(zhàn)略級、核心級、普通級），并針對性地提供支持或淘汰。

4.異常處理：如供應(yīng)商出現(xiàn)重大問題（如停產(chǎn)、質(zhì)量問題頻發(fā)），立即啟動替代供應(yīng)商尋找程序。

四、采購訂單與執(zhí)行

（一）采購訂單生成與確認(rèn)

1.訂單要素：采購訂單（PO）需包含以下核心信息：

-采購方與供應(yīng)商全稱及聯(lián)系方式；

-訂單編號（唯一，按規(guī)則生成，如“YYYYMMDD-0001”）；

-物料編碼及詳細(xì)規(guī)格（建議使用企業(yè)物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)）；

-數(shù)量、單價、總金額；

-交貨時間及地點；

-付款條件；

-質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)及方法；

-附件（如：圖紙、技術(shù)要求、合同副本等）。

2.訂單生成流程：

-ERP系統(tǒng)操作：在ERP系統(tǒng)中新建采購訂單，錄入上述信息，系統(tǒng)自動校驗數(shù)據(jù)邏輯（如：金額計算、規(guī)格匹配）。

-手動錄入：對于未接入ERP的采購，使用電子表格或紙質(zhì)訂單，經(jīng)采購專員復(fù)核后傳遞至供應(yīng)商。

3.供應(yīng)商確認(rèn)：將電子訂單發(fā)送至供應(yīng)商，供應(yīng)商在2個工作日內(nèi)回傳確認(rèn)函（可郵件回復(fù)或系統(tǒng)確認(rèn)），采購部存檔確認(rèn)記錄。

（二）到貨驗收管理

1.驗收準(zhǔn)備：

-提前獲取送貨通知：要求供應(yīng)商在發(fā)貨前24小時提供《送貨單》及隨貨同行單，注明預(yù)計到貨時間。

-準(zhǔn)備驗收工具：根據(jù)物料類型準(zhǔn)備相應(yīng)的測量工具（如卡尺、天平）、檢測設(shè)備（如光譜儀、硬度計）。

-通知相關(guān)部門：將到貨信息同步給倉庫、質(zhì)量部、使用部門。

2.驗收流程（分步驟）：

-步驟1：核對信息：收貨人員核對送貨單與PO信息是否一致（供應(yīng)商、物料、數(shù)量、批次等）。

-步驟2：外觀檢查：目視檢查包裝是否完好、有無破損、受潮等情況。

-步驟3：數(shù)量清點：按送貨單逐項清點數(shù)量，重大批量物料需抽盤（如：總量10%）。

-步驟4：規(guī)格核對：抽檢或全檢關(guān)鍵規(guī)格（如：尺寸、重量），與PO要求對比。

-步驟5：質(zhì)量抽檢：依據(jù)質(zhì)量部制定的抽檢計劃（如A類物料100%檢，B類物料抽檢20%），記錄檢驗結(jié)果。

3.異常處理機(jī)制：

-質(zhì)量問題：發(fā)現(xiàn)不合格品，立即隔離，拍照取證，填寫《不合格品報告》，通知供應(yīng)商處理（退貨/換貨/讓步接收）。

-數(shù)量/規(guī)格不符：要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)貨/調(diào)貨，并協(xié)商損失分擔(dān)。

-單據(jù)不符：退回貨物及單據(jù)，要求供應(yīng)商重新發(fā)送正確文件。

4.驗收單據(jù)：驗收合格后，倉庫填寫《入庫單》，質(zhì)量部（如需）出具《檢驗報告》，三方簽字確認(rèn)。

（三）入庫與倉儲管理

1.入庫操作：

-系統(tǒng)錄入：倉庫人員將驗收合格信息錄入ERP系統(tǒng)，更新庫存數(shù)量、庫位。

-單據(jù)流轉(zhuǎn)：將《入庫單》《送貨單》《檢驗報告》（如有）等附件掃描上傳至ERP，或與紙質(zhì)單據(jù)一并歸檔。

2.倉儲要求：

-分類存儲：按物料屬性（如：怕潮、怕壓、需溫控）分區(qū)存放。

-標(biāo)識管理：物料卡與實物對應(yīng)，定期核對庫存賬實。

-安全規(guī)定：遵循倉庫安全操作規(guī)程，如：叉車使用規(guī)范、高空存儲限制等。

3.庫存預(yù)警：設(shè)定安全庫存水平（如：物料消耗量的3-5天），當(dāng)庫存低于該水平時，系統(tǒng)自動觸發(fā)采購建議。

五、付款流程

（一）發(fā)票審核與匹配

1.審核要點：

-發(fā)票基本信息：校驗發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息是否正確；

-內(nèi)容匹配：發(fā)票內(nèi)容（貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價）必須與PO、送貨單、入庫單一致；

-稅務(wù)合規(guī)：核對稅號、稅率、稅額計算是否準(zhǔn)確，檢查發(fā)票真?zhèn)危ㄈ缧瑁?/p>

-異常標(biāo)記：對重復(fù)報銷、數(shù)據(jù)異常等情況進(jìn)行標(biāo)注，要求供應(yīng)商更正。

2.三單匹配流程（三向匹配）：

-步驟1：財務(wù)人員從ERP或單據(jù)系統(tǒng)中提取PO、送貨單、入庫單數(shù)據(jù)；

-步驟2：將發(fā)票信息與三單數(shù)據(jù)進(jìn)行比對，確保邏輯一致；

-步驟3：生成匹配清單，經(jīng)復(fù)核后提交付款申請。

3.滯后處理：如發(fā)