合同審查及簽訂流程標準化手冊一、適用范圍與核心應(yīng)用場景本手冊適用于企業(yè)各類對外經(jīng)濟合同的審查、簽訂及后續(xù)管理全流程，涵蓋采購、銷售、服務(wù)合作、資產(chǎn)租賃、技術(shù)開發(fā)等常見合同類型。具體應(yīng)用場景包括：業(yè)務(wù)部門與合作方達成初步合作意向后，需簽訂正式合同時；企業(yè)內(nèi)部需對合同文本的合法性、合規(guī)性及商業(yè)風(fēng)險進行評估時；涉及合同審批權(quán)限流轉(zhuǎn)、跨部門協(xié)作（業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)）時；合同簽訂后需規(guī)范歸檔、履行跟蹤及爭議預(yù)防時。二、合同審查及簽訂全流程操作指引（一）合同發(fā)起與立項發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同立項申請表》（見附件1），明確合作方基本信息、合同標的、金額、履行期限等核心要素。立項審核：部門負責(zé)人對立項必要性、商業(yè)合理性進行初審，確認合作需求符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃及年度經(jīng)營目標后，提交至法務(wù)部備案。材料準備：業(yè)務(wù)部門收集合作方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書等），保證材料真實、有效且在有效期內(nèi)。（二）業(yè)務(wù)部門初審內(nèi)容核對：業(yè)務(wù)部門對照立項申請，審查合同文本是否完整包含以下基本條款：合同主體（名稱、住所、法定代表人/授權(quán)代表）；合同標的（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等）；權(quán)利義務(wù)（雙方主要職責(zé)、履行期限、地點方式）；價款及支付方式（金額、計價標準、支付條件、賬戶信息）；違約責(zé)任（違約情形、違約金計算方式、爭議解決條款）；合同生效、變更、解除及終止條件。風(fēng)險初判：重點關(guān)注合作方履約能力（如資質(zhì)、業(yè)績、財務(wù)狀況）、合同條款是否存在顯失公平或重大風(fēng)險（如模糊表述、單方免責(zé)條款），并形成《業(yè)務(wù)初審意見表》（見附件2）。提交流轉(zhuǎn)：將合同文本、合作方資質(zhì)材料、業(yè)務(wù)初審意見表一并提交至法務(wù)部進行專業(yè)審查。（三）法務(wù)部審查合法性審查：主體資格：核實合作方是否為合法存續(xù)的法人/組織，營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標的，涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療）是否具備相應(yīng)資質(zhì)。條款合法性：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在違反法律強制性規(guī)定或無效情形（如“合同簽訂后生效”與“審批通過后生效”沖突時，需明確生效條件）。爭議解決：確認爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否明確，管轄法院/仲裁機構(gòu)是否約定清晰（如“由合同簽訂地有管轄權(quán)的人民法院管轄”）。合規(guī)性與風(fēng)險審查：評估合同條款是否存在商業(yè)風(fēng)險（如付款周期過長、質(zhì)量標準不明確、違約責(zé)任不對等）；審查知識產(chǎn)權(quán)、保密條款是否完整（如技術(shù)開發(fā)合同需明確成果歸屬、保密期限及范圍）；檢查是否涉及企業(yè)禁止性業(yè)務(wù)（如違規(guī)擔(dān)保、無資質(zhì)經(jīng)營）。出具意見：法務(wù)部在收到材料后2個工作日內(nèi)完成審查，出具《法務(wù)審查意見表》（見附件3），對存在問題的條款提出修改建議，并明確“通過”“修改后通過”“不通過”的結(jié)論。（四）財務(wù)部審核財務(wù)條款審查：價款與支付：核對合同金額是否與立項申請一致，支付方式是否符合企業(yè)財務(wù)管理制度（如預(yù)付款比例不超過30%，尾款需提供驗收證明后支付）；稅務(wù)處理：明確發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開票時間及稅率，避免稅務(wù)風(fēng)險；成本效益：評估合同成本是否合理，是否符合預(yù)算要求。出具意見：財務(wù)部在1個工作日內(nèi)完成審核，出具《財務(wù)審核意見表》（見附件4），重點關(guān)注資金安全及財務(wù)合規(guī)性，對存在資金風(fēng)險的條款提出調(diào)整建議。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批審批權(quán)限：根據(jù)合同金額及類型，按以下權(quán)限分級審批：金額≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人+法務(wù)部負責(zé)人聯(lián)批；10萬元＜金額≤50萬元：分管副總審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理辦公會集體審批。審批流程：法務(wù)部匯總業(yè)務(wù)初審、法務(wù)審查、財務(wù)審核意見后，形成《合同審批流轉(zhuǎn)表》（見附件5），按權(quán)限逐級提交審批。審批人需在流轉(zhuǎn)表上明確簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”的意見及理由。（六）合同簽訂文本定稿：審批通過后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)各方意見修改合同文本，最終由法務(wù)部審核確認定稿，保證雙方持有文本內(nèi)容一致（通常為一式三份：甲方、乙方、企業(yè)檔案室各執(zhí)一份）。授權(quán)簽署：簽署人需為法定代表人或其書面授權(quán)的委托代理人，授權(quán)委托書需明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限；簽署時需核對對方簽署人身份，保證與合同主體信息一致，必要時要求對方提供授權(quán)委托書原件。蓋章規(guī)范：合同需加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴禁以部門章或財務(wù)章代替）；多頁合同需加蓋騎縫章，保證合同文本完整、無篡改；簽署完成后，及時收回對方已簽字蓋章的合同文本，核對無誤后進行歸檔。（七）歸檔與履行管理歸檔要求：行政部/檔案室在合同簽訂后5個工作日內(nèi)，將合同文本、審批材料、合作方資質(zhì)文件等整理成冊，建立《合同歸檔登記表》（見附件6）；歸檔材料需原件保存，電子版同步錄入企業(yè)合同管理系統(tǒng)，保證可追溯。履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，需定期跟蹤合同履行進度（如交付時間、質(zhì)量驗收、付款節(jié)點），填寫《合同履行跟蹤表》（見附件7）；發(fā)覺履行異常（如對方違約、不可抗力事件）時，需及時向法務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，啟動爭議解決或合同變更/解除程序。三、標準化模板與表單工具附件1：《合同立項申請表》項目內(nèi)容合同名稱合作方名稱合同標的合同金額（萬元）履行期限業(yè)務(wù)部門初審意見（說明立項必要性、合作方背景、商業(yè)風(fēng)險等）部門負責(zé)人簽字日期附件2：《業(yè)務(wù)初審意見表》審查項目意見合同完整性□完整□不完整（缺失：_________）核心條款準確性□準確□不準確（問題：_________）合作方履約能力□良好□一般□較差（依據(jù)：_________）修改建議審查人簽字日期附件3：《法務(wù)審查意見表》審查要點意見主體合法性□合法□不合法（問題：_________）條款合法性□合法□存在風(fēng)險（條款：_________；建議：_________）爭議解決條款□明確□不明確（需補充：_________）審查結(jié)論□通過□修改后通過□不通過（理由：_________）法務(wù)專員簽字法務(wù)負責(zé)人簽字日期附件4：《財務(wù)審核意見表》審核項目意見價款合理性□合理□不合理（依據(jù)：_________）支付方式□合規(guī)□不合規(guī)（建議：_________）稅務(wù)處理□明確□不明確（需補充：_________）審核人簽字財務(wù)負責(zé)人簽字日期附件5：《合同審批流轉(zhuǎn)表》審批節(jié)點審批人審批意見簽字日期業(yè)務(wù)部門初審法務(wù)部審查財務(wù)部審核分管副總審批總經(jīng)理審批附件6：《合同歸檔登記表》合同編號合同名稱簽訂日期合作方金額（萬元）歸檔材料清單歸檔人歸檔日期附件7：《合同履行跟蹤表》合同編號履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間履行情況異常說明責(zé)任人四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作注意事項（一）合同主體審查風(fēng)險禁止與未年檢、被吊銷營業(yè)執(zhí)照或處于歇業(yè)狀態(tài)的合作方簽訂合同；涉及分公司簽訂合同時需核實總公司授權(quán)書，避免因無授權(quán)導(dǎo)致合同無效；自然人作為合同主體時，需核對證件號碼信息及民事行為能力。（二）條款完整性風(fēng)險避免使用“等”“其他”等模糊表述，需明確“等”的具體范圍；質(zhì)量標準需引用國家標準、行業(yè)標準或具體參數(shù)，不得約定“合格”“良好”等主觀標準；違約責(zé)任需區(qū)分雙方責(zé)任，避免僅約定單方違約金，保證對等性。（三）簽訂規(guī)范風(fēng)險合同文本需手寫簽字或蓋章，嚴禁復(fù)印、掃描件作為正式合同；涉及補充協(xié)議的，需明確補充協(xié)議與主合同沖突時的效力優(yōu)先級（通常約定“補充協(xié)議與主合同具有同等法律效力，沖突以補充協(xié)議為準”）；合同簽訂后，嚴禁對已簽合同內(nèi)容進行涂改，確需修改的需雙方簽署書面補充協(xié)議。（四）歸檔管理風(fēng)險合同文本遺失需及時向法務(wù)部報告，由法務(wù)部與合作方協(xié)商補簽或提供副本，并說明遺失原因；電子合同需通過企業(yè)指定加密系統(tǒng)存儲，保證數(shù)據(jù)安全，嚴禁隨意拷貝或外傳；合同保管期限一般為合同履行完畢后5年，涉及爭議解決的需保管至爭議終結(jié)。（五）爭議預(yù)防與處理履行過程中發(fā)生糾紛時，業(yè)務(wù)