ICS01.140.20

CCSA14

14

山西省地方標(biāo)準(zhǔn)

DB14/T3399—2025

社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理規(guī)范

2025-04-16發(fā)布2025-07-16實(shí)施

山西省市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB14/T3399—2025

目次

前言.................................................................................II

1范圍...............................................................................1

2規(guī)范性引用文件.....................................................................1

3術(shù)語和定義.........................................................................1

4基本要求...........................................................................2

5歸檔范圍...........................................................................2

6收集...............................................................................2

7整理...............................................................................2

8檢測歸檔...........................................................................3

9移交...............................................................................3

10保管..............................................................................3

11服務(wù)利用..........................................................................3

附錄A（規(guī)范性）社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案元數(shù)據(jù)方案...........................................4

參考文獻(xiàn)..............................................................................8

I

DB14/T3399—2025

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)

定起草。

本文件由山西省人力資源和社會(huì)保障廳提出、組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。

山西省市場監(jiān)督管理局對(duì)本文件的組織實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

本文件由山西省人力資源和社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)(SXS/TC25)歸口。

本文件起草單位：山西省社會(huì)保險(xiǎn)局。

本文件主要起草人：石鑫、宋圓圓、劉慶玲、郎惠彬、戴瑞虎、張凝、任丹、趙凌。

II

DB14/T3399—2025

社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理的基本要求、歸檔范圍、收集、整理、檢測歸檔、移交、保管、

服務(wù)利用。

本文件適用于社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案的管理和利用。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T22239信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)基本要求

GB/T22240信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)指南

GB/T25058信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)實(shí)施指南

GB/T25070信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)安全設(shè)計(jì)技術(shù)要求

GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

GB/T31599—2015社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范

GB/T31914電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南

DA/T22歸檔文件整理規(guī)則

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T58—2014電子檔案管理基本術(shù)語

DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求

DA/T93—2022電子檔案移交接收操作規(guī)程

LD/T03社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案元數(shù)據(jù)規(guī)范

3術(shù)語和定義

DA/T58—2014界定的術(shù)語和定義適用于本文件。

電子檔案

具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

[來源：DA/T58—2014,2.2]

元數(shù)據(jù)

描述電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù)。

[來源：DA/T58—2014,2.16]

1

DB14/T3399—2025

4基本要求

管理原則

應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、高效利用和安全可控的原則。

管理機(jī)構(gòu)

4.2.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)做好經(jīng)辦服務(wù)事項(xiàng)電子文件的收集、整理、檢測歸檔、移交工作。

4.2.2檔案管理部門負(fù)責(zé)制定經(jīng)辦服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔范圍、分類目錄和保管期限表，提出電子文

件歸檔功能要求、做好經(jīng)辦服務(wù)事項(xiàng)電子檔案保管、服務(wù)利用工作。

4.2.3信息化部門負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為電子檔案管理提供信息化支持。

設(shè)施設(shè)備

應(yīng)設(shè)置和配備滿足電子檔案采集和安全管理的設(shè)施和設(shè)備。

管理制度

應(yīng)建立健全維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，且支持電子檔案收集、整理、檢測

歸檔、移交、保管、服務(wù)利用等全流程管理的制度體系。

電子檔案管理系統(tǒng)

4.5.1應(yīng)使用社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)電子文件及元數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合管理。

4.5.2社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)符合GB/T31914、GB/T29194、LD/T03的規(guī)定，并將電

子文件歸檔要求嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)歸檔。

4.5.3應(yīng)采取權(quán)限管理、實(shí)名賬號(hào)管理、信息安全管理等有效的技術(shù)手段，確保其信息安全和保密。

5歸檔范圍

應(yīng)按照GB/T18894、GB/T31599的規(guī)定確定電子文件歸檔范圍、電子檔案分類和保管期限。

應(yīng)按照LD/T03的規(guī)定建立社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案元數(shù)據(jù)方案，實(shí)施元數(shù)據(jù)文件的創(chuàng)建、保管、存儲(chǔ)、

轉(zhuǎn)換、封裝和應(yīng)用。社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案元數(shù)據(jù)方案按照附錄A執(zhí)行。

電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)同時(shí)歸檔。

6收集

經(jīng)辦過程中形成的經(jīng)辦服務(wù)事項(xiàng)電子文件及元數(shù)據(jù)應(yīng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)采集，且采集宜實(shí)時(shí)進(jìn)行。

經(jīng)辦人員應(yīng)將從數(shù)據(jù)共享平臺(tái)獲取的、參保單位和個(gè)人在線申報(bào)的信息數(shù)據(jù)及時(shí)導(dǎo)入電子檔案管

理系統(tǒng)。

經(jīng)辦人員應(yīng)將需參保單位和個(gè)人提供的版式電子文件、數(shù)字化文件一并收集，其中數(shù)字化文件應(yīng)

符合DA/T31的規(guī)定。

7整理

應(yīng)以件為單位將收集的電子文件及元數(shù)據(jù)并按照DA/T22的規(guī)定進(jìn)行整理。

2

DB14/T3399—2025

應(yīng)建立電子檔案紙質(zhì)目錄和機(jī)讀目錄。

8檢測歸檔

應(yīng)按照DA/T70的規(guī)定對(duì)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測。

應(yīng)按照GB/T31599—2015中7.4的規(guī)定歸檔。

9移交

9.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)按照《電子檔案移交與接收辦法》的規(guī)定移交電子檔案。

9.2檔案管理部門應(yīng)按照DA/T93—2022第7章的規(guī)定接收電子檔案。

10保管

10.1.1應(yīng)按照GB/T22239、GB/T22240、GB/T25058、GB/T25070等信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，配備

與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲(chǔ)設(shè)備，用于電子檔案的安全存儲(chǔ)。

10.1.2應(yīng)按照GB/T31599—2015中7.5、7.6的規(guī)定保管、鑒定、銷毀電子檔案。

11服務(wù)利用

應(yīng)依法為參保單位、參保個(gè)人及行政機(jī)關(guān)、社會(huì)組織提供電子檔案信息查詢、制發(fā)證明、信息共

享等服務(wù)，且電子檔案的使用，應(yīng)符合國家有關(guān)信息安全和保密的規(guī)定。

在業(yè)務(wù)辦理過程中，應(yīng)充分利用電子檔案及共享獲取的電子證照、電子材料提取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。能夠

通過提取內(nèi)部電子檔案數(shù)據(jù)、外部數(shù)據(jù)共享能夠獲得的信息，不再另行要求參保單位或個(gè)人提供相同的

證明材料。

應(yīng)當(dāng)將電子檔案作為內(nèi)部稽核和事后監(jiān)管的重要資源，納入稽核及防范社會(huì)保險(xiǎn)基金安全風(fēng)險(xiǎn)管

理。

3

DB14/T3399—2025

A

A

附錄A

（規(guī)范性）

社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案元數(shù)據(jù)方案

A.1采用多實(shí)體模式構(gòu)建電子檔案元數(shù)據(jù)集，并將其劃分為文件實(shí)體元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)、責(zé)任

者實(shí)體元數(shù)據(jù)、授權(quán)實(shí)體元數(shù)據(jù)，其中，文件實(shí)體元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)、責(zé)任者實(shí)體元數(shù)據(jù)為必選

實(shí)體，授權(quán)實(shí)體元數(shù)據(jù)為可選實(shí)體。

A.2本方案內(nèi)元數(shù)據(jù)的約束性與可重復(fù)性為：M-必選,C-條件選，O-可選；R-可重復(fù)，NR-不可重復(fù)。

A.3各元數(shù)據(jù)實(shí)體的元數(shù)據(jù)構(gòu)成如表A.1至表A.4所示。

表A.1文件實(shí)體元數(shù)據(jù)

序號(hào)編號(hào)元素編號(hào)子元素

1M1行政區(qū)劃代碼（M，NR）

2M2經(jīng)辦機(jī)構(gòu)代碼（O，NR）

3M3經(jīng)辦機(jī)構(gòu)名稱（M，NR）

4M4全宗號(hào)（M，NR）

5M5全宗名稱

6M6檔案門類代碼（M，NR）

7M7年度（M，NR）

8M8聚合層次（M，NR）

9M9檔號(hào)（M，NR）

10M10題名（M，NR）

11M11責(zé)任者（M，NR）

12M12文件接收人（M，NR）

13M13接收部門（M，NR）

14M14時(shí)間（M，NR）

15M15形成時(shí)間（M，NR）

16M16修改時(shí)間（O，R）

17M17歸檔時(shí)間（M，NR）

18M18來源

19M19獲取方式（M，NR）

20M20來源機(jī)構(gòu)名稱（M，NR）

21M21業(yè)務(wù)檔案類別（M，NR）

22M22屬類編碼

23M23保管期限（M，NR）

24M24開放利用標(biāo)識(shí)（M，NR）

25M25存儲(chǔ)（M，NR）

26M26元數(shù)據(jù)文件名（M，NR）

27M27在線鏈接地址（C，NR）

4

DB14/T3399—2025

表A.1文件實(shí)體元數(shù)據(jù)（續(xù)）

序號(hào)編號(hào)元素編號(hào)子元素

28M28離線載體類型（C，NR）

29M29離線載體編號(hào)（C，NR）

30M30離線載體地址（C，NR）

31M31生成方式（C，NR）

32M32捕獲設(shè)備（C，NR）

33M33設(shè)備名稱（M，NR）

34M34設(shè)備型號(hào)（M,NR）

35M35數(shù)字化軟件信息（O，NR）

36M36信息系統(tǒng)描述（O,NR）

37M37歸檔文件包名稱（M，NR）

38M38檔案文件頁數(shù)（M，NR）

39M39文件類型（M,R）

40M40格式描述（M，R）

41M41圖像參數(shù)（C,R）

42M42分辨率（M,NR）

43M43色彩模式（M，NR）

44M44壓縮方案（M,NR）

45M45壓縮率（M，NR）

46M46數(shù)字簽名（O,R）

47M47簽名格式描述（C,NR）

48M48簽名時(shí)間（C,NR）

49M49簽名者（C,NR）

50M50簽名（C,NR）

51M51證書（C,NR）

52M52證書引證（O,NR）

53M53簽名算法（O，NR）

54M54電子印章（O,R）

55M55簽章時(shí)間（C,NR）

56M56簽章業(yè)務(wù)（C,NR）

57M57簽章表單（O，NR）

58M58證書（O，NR）

5

DB14/T3399—2025

表A.2業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)

序號(hào)編號(hào)元素編號(hào)子元素

1M59經(jīng)辦險(xiǎn)種（M，NR）

2M60業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（O,NR）

3M61業(yè)務(wù)名稱（O，NR）

4M62業(yè)務(wù)功能名稱（M，NR）

5M63業(yè)務(wù)描述（O，NR）

6M64業(yè)務(wù)經(jīng)辦時(shí)間（M，NR）

7M65受理時(shí)間（O，NR）

8M66辦結(jié)時(shí)間（M，NR）

9M67參保單位（M,NR）

10M68單位編號(hào)（M，NR）

11M69單位名稱（M，NR）

12M70統(tǒng)一社會(huì)信用代碼（O，NR）

13M71組織機(jī)構(gòu)代碼（O，NR）

14M72參保人（C，NR）

15M73社會(huì)保障號(hào)碼（M，NR）

16M74身份證號(hào)碼（M,NR）

17M75姓名（M,NR）

18M76個(gè)人編號(hào)（M，NR）

19M77檔案管理活動(dòng)（C,R）

20M78活動(dòng)標(biāo)識(shí)符（M，NR）

21M79管理活動(dòng)名稱(M，NR)

22M80管理活動(dòng)時(shí)間（M，NR）

23M81管理活動(dòng)描述（O，NR）

24M82管理活動(dòng)描述（O,NR）

25M83關(guān)聯(lián)實(shí)體標(biāo)識(shí)符（C，NR）

26M84業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)（M，NR）

27M85隸屬部門（M,NR）

28M86隸屬人員姓名（M，NR）

6

DB14/T3399—2025

表A.3責(zé)任者實(shí)體元數(shù)據(jù)

序號(hào)編號(hào)元素編號(hào)子元素