采購流程管理模板：供應商篩選與合同簽訂全流程版一、適用范圍與典型應用場景二、全流程操作步驟詳解（一）第一階段：采購需求確認與立項目標：明確采購需求內(nèi)容、預算及必要性，啟動采購流程。需求提出與部門評審操作內(nèi)容：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付時間、預估預算及采購理由（如“因生產(chǎn)設(shè)備老化需更換新設(shè)備，保障產(chǎn)能”）。責任主體：需求部門負責人、采購部專員*經(jīng)理輸出成果：《采購需求申請表》（需需求部門負責人簽字確認）。預算與合規(guī)性審核操作內(nèi)容：采購部專員經(jīng)理核對需求預算是否符合年度預算安排，財務部會計審核預算金額準確性及資金來源；法務部（或合規(guī)部門）審核采購需求是否符合公司采購政策及外部法規(guī)（如《采購法》適用場景）。責任主體：采購部經(jīng)理、財務部會計、法務部*專員輸出成果：預算審核通過意見、合規(guī)性審核意見。立項審批操作內(nèi)容：采購部匯總需求表、預算及合規(guī)意見，提交至分管副總總審批；重大項目（如金額超50萬元或涉及核心業(yè)務）需提交總經(jīng)理總審批。責任主體：分管副總總、總經(jīng)理總（視權(quán)限）輸出成果：《采購立項審批表》（最終審批簽字版）。（二）第二階段：供應商信息收集與篩選目標：通過多渠道收集供應商信息，評估其資質(zhì)與履約能力，篩選出合格供應商。制定供應商篩選標準操作內(nèi)容：采購部根據(jù)采購需求，明確篩選維度及權(quán)重，例如：資質(zhì)條件（必備：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書如ISO認證、3C認證等）；業(yè)績能力（近3年同類項目案例、客戶評價）；價格合理性（市場均價對比、成本構(gòu)成分析）；服務保障（售后響應時間、質(zhì)保期、技術(shù)支持能力）。責任主體：采購部*經(jīng)理、需求部門負責人輸出成果：《供應商篩選標準表》（明確各維度權(quán)重及評分規(guī)則）。供應商信息收集操作內(nèi)容：通過以下渠道收集供應商信息：公開渠道：行業(yè)招標平臺、企業(yè)官網(wǎng)、行業(yè)協(xié)會名錄；主動尋源：參加行業(yè)展會、對接長期合作供應商推薦的合格供應商；內(nèi)部推薦：公司各部門推薦（需提供推薦理由及供應商基礎(chǔ)信息）。責任主體：采購部專員*助理輸出成果：《潛在供應商信息清單》（包含名稱、聯(lián)系方式、主營產(chǎn)品/服務等）。資格預審操作內(nèi)容：采購部對照《供應商篩選標準表》，對潛在供應商進行初步資質(zhì)審核，剔除不符合基本條件（如無相關(guān)資質(zhì)、經(jīng)營范圍不符、存在重大訴訟記錄）的供應商。責任主體：采購部經(jīng)理、法務部專員（審核法律風險）輸出成果：《供應商資格預審表》（通過/未通過原因說明）、《合格供應商名錄》（資格預審通過名單）?，F(xiàn)場考察（必要時）操作內(nèi)容：對關(guān)鍵項目（如大型設(shè)備采購、定制化服務），采購部聯(lián)合需求部門、質(zhì)量部組成考察小組，實地考察供應商的生產(chǎn)場地、倉儲條件、技術(shù)實力、質(zhì)量控制流程等，形成《供應商現(xiàn)場考察報告》。責任主體：采購部經(jīng)理、需求部門負責人、質(zhì)量部工程師輸出成果：《供應商現(xiàn)場考察報告》（含考察結(jié)論：推薦/不推薦）。綜合評審與確定候選供應商操作內(nèi)容：采購部組織評審小組（含采購部、需求部門、財務部、法務部代表），對通過資格預審的供應商采用《供應商綜合評分表》進行量化打分（按篩選標準權(quán)重計分），得分前3名作為候選供應商；若僅1-2家合格，可酌情減少數(shù)量但需說明理由。責任主體：評審小組全體成員輸出成果：《供應商綜合評分表》（含各供應商得分及排名）、《候選供應商推薦名單》。（三）第三階段：合同談判與擬定目標：與候選供應商就合同條款達成一致，形成正式合同文本。談判準備操作內(nèi)容：采購部整理采購需求明細、技術(shù)規(guī)格書、質(zhì)量標準、交付時間等核心條款，作為談判依據(jù)；法務部準備合同模板，明確通用條款（如違約責任、爭議解決方式）。責任主體：采購部經(jīng)理、法務部專員輸出成果：《談判方案》（含談判目標、底線、分工）、《合同（草案）》。多輪談判操作內(nèi)容：采購部聯(lián)合需求部門、法務部與候選供應商依次談判，重點溝通：價格及付款方式（如單價、總價、分期付款節(jié)點）；交付與驗收（時間、地點、驗收標準及流程）；質(zhì)量保證（質(zhì)保期、質(zhì)量問題處理機制）；違約責任（延遲交付、質(zhì)量不達標等的賠償標準）；保密與知識產(chǎn)權(quán)（如涉及技術(shù)或商業(yè)秘密）。責任主體：采購部經(jīng)理、需求部門負責人、法務部專員輸出成果：《合同談判記錄表》（記錄每次談判的核心內(nèi)容及共識/分歧）。合同擬定與內(nèi)部審核操作內(nèi)容：談判達成一致后，法務部根據(jù)談判結(jié)果修訂合同文本，形成《合同（送審稿）》；采購部組織需求部門、財務部對合同條款進行交叉審核（財務部重點審核付款條款與預算匹配性，需求部門審核技術(shù)條款與一致性）。責任主體：法務部專員、采購部經(jīng)理、需求部門負責人、財務部*會計輸出成果：《合同（送審稿）》、《合同審核意見匯總表》（各部門審核意見及修改說明）。（四）第四階段：合同審批與簽訂目標：完成合同內(nèi)部審批流程，與供應商正式簽署合同，明確雙方權(quán)利義務。最終審批操作內(nèi)容：采購部將《合同（送審稿）》及審核意見提交至分管副總總、總經(jīng)理總審批（審批權(quán)限根據(jù)合同金額及重要性確定，如金額超100萬元需總經(jīng)理審批）。責任主體：分管副總總、總經(jīng)理總輸出成果：《合同審批表》（最終審批簽字版）、《合同（最終版）》。供應商確認與簽署操作內(nèi)容：采購部將《合同（最終版）》發(fā)送給供應商，確認無異議后，雙方同時加蓋公章（或合同專用章）；合同一式多份（至少采購方、供應商各執(zhí)一份，財務部、需求部門存檔），并加蓋騎縫章。責任主體：采購部*經(jīng)理、供應商授權(quán)代表輸出成果：已簽署的正式合同文本（掃描件+紙質(zhì)版）。合同歸檔與信息錄入操作內(nèi)容：采購部將合同文本、審批文件、談判記錄等資料整理歸檔，并在《合同管理臺賬》中錄入合同編號、供應商名稱、合同金額、生效日期、到期日等關(guān)鍵信息。責任主體：采購部專員*助理輸出成果：合同檔案（電子+紙質(zhì)）、《合同管理臺賬》更新記錄。（五）第五階段：合同執(zhí)行與監(jiān)督（延伸至履約階段）目標：保證供應商按合同約定履行義務，采購方合規(guī)履約。交付與驗收操作內(nèi)容：供應商按約定交付貨物/服務，需求部門聯(lián)合質(zhì)量部依據(jù)合同標準進行驗收，填寫《驗收報告》（注明驗收結(jié)果：合格/不合格及整改要求）。責任主體：需求部門負責人、質(zhì)量部工程師、采購部經(jīng)理輸出成果：《驗收報告》。付款結(jié)算操作內(nèi)容：采購部根據(jù)合同約定付款節(jié)點，收集《驗收報告》、發(fā)票等資料，提交財務部審核無誤后辦理付款。責任主體：采購部經(jīng)理、財務部會計輸出成果：付款憑證、發(fā)票。履約評估操作內(nèi)容：合同到期后，采購部組織需求部門、質(zhì)量部對供應商履約情況（質(zhì)量、交付及時性、服務響應等）進行評估，填寫《供應商履約評估表》，結(jié)果作為后續(xù)合作資格參考。責任主體：采購部經(jīng)理、需求部門負責人、質(zhì)量部工程師輸出成果：《供應商履約評估表》。三、核心工具模板清單1.《采購需求申請表》字段名稱填寫說明需求部門提出采購需求的部門（如“生產(chǎn)部”）采購物品/服務名稱具體名稱（如“數(shù)控機床”“年度保潔服務”）規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)詳細描述規(guī)格、功能指標（如“功率：10kW，精度：±0.01mm”）需求數(shù)量明確采購數(shù)量（如“5臺”“1年服務”）質(zhì)量標準遵循的標準（如“國標GB/T19001-2016”“ISO9001認證”）交付時間要求的到貨/服務開始時間（如“2024年6月30日前”）預估預算含稅預估金額（單位：元）采購理由說明采購必要性（如“替換故障設(shè)備，避免生產(chǎn)線停工”）需求部門負責人簽字部門負責人簽字確認日期提交日期2.《供應商綜合評分表》（示例）評分維度權(quán)重（%）評分標準（10分制）得分價格合理性30最低價得10分，每高于最低價5%扣1分，最低0分資質(zhì)條件20具備所有必備資質(zhì)得10分，每缺失1項扣3分業(yè)績案例25近3年有3個以上同類項目案例得10分，每少1個扣3分，需提供合同復印件服務保障15售后響應≤24小時得10分，每增加6小時扣2分，質(zhì)保期≥2年得5分，否則扣3分質(zhì)量認證10通過ISO9001認證得5分，通過行業(yè)特定認證（如醫(yī)療器械ISO13485）再加5分總分1003.《合同審批表》審批環(huán)節(jié)審批人審批意見簽字日期需求部門*負責人確認需求與技術(shù)條款采購部*經(jīng)理確認流程合規(guī)性財務部*會計確認預算與付款法務部*專員確認法律條款分管副總*總審批總經(jīng)理（重大項目）*總最終審批4.《供應商履約評估表》評估項目評分標準（10分制）得分交付及時性按時交付得10分，延遲1-5天扣3分，延遲5天以上不得分質(zhì)量達標率驗收合格率100%得10分，每有1次不合格扣5分服務響應速度問題24小時內(nèi)響應得10分，每延遲6小時扣2分溝通協(xié)調(diào)效率配合度高、溝通順暢得10分，存在推諉扣5分合同履約率完全履行合同條款得10分，每有1項未履行扣3分綜合得分評估結(jié)論□優(yōu)秀（≥90分）□良好（70-89分）□合格（60-69分）□不合格（<60分）評估部門簽字采購部經(jīng)理、需求部門負責人、質(zhì)量部工程師日期四、關(guān)鍵風險點與操作提示合規(guī)性風險提示：供應商資質(zhì)審核需嚴格查驗原件（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)等），避免虛假資質(zhì)；采購金額達到招標標準（如《必須招標的工程項目規(guī)定》），必須通過公開招標方式，規(guī)避“化整為零”規(guī)避招標的行為。價格風險提示：避免單一來源采購，至少邀請3家合格供應商參與報價；對高價或低價供應商需重點審核（高價需說明合理性，低價需評估成本構(gòu)成及履約能力）。合同條款風險提示：合同條款需明確“不可抗力”“違約責任”“爭議解決方式”等核心內(nèi)容