項(xiàng)目合同管理模板及注意事項(xiàng)一、適用范圍與常見應(yīng)用場景本合同管理模板適用于企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目協(xié)作、外部供應(yīng)商合作、客戶服務(wù)項(xiàng)目等各類涉及權(quán)利義務(wù)約定的場景。例如：企業(yè)IT系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目、市場推廣活動(dòng)執(zhí)行、設(shè)備采購與安裝、咨詢服務(wù)合作等，需通過規(guī)范合同明確雙方責(zé)任、交付標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)邊界，避免后續(xù)糾紛。二、合同管理全流程操作指南（一）需求發(fā)起與合同立項(xiàng)發(fā)起主體：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)需求部門，根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)（如“企業(yè)官網(wǎng)改版項(xiàng)目”“年度審計(jì)服務(wù)項(xiàng)目”）提交《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，明確項(xiàng)目背景、合作方初步意向、預(yù)算范圍及核心需求（如交付物、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）。審核確認(rèn)：部門負(fù)責(zé)人審核項(xiàng)目必要性，財(cái)務(wù)部門核對(duì)預(yù)算合理性，法務(wù)部門評(píng)估合作方基本資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可），通過后進(jìn)入合同起草環(huán)節(jié)。（二）合同起草與條款擬定起草主體：業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)，法務(wù)部門協(xié)助，保證條款符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度。核心條款內(nèi)容：合同主體：明確甲方（委托方/采購方）與乙方（服務(wù)方/供應(yīng)方）的完整名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式（示例：甲方：XX科技有限公司，法定代表人：，地址：XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)；乙方：XX咨詢服務(wù)有限公司，法定代表人：，地址：XX市XX區(qū)XX街XX號(hào)）。項(xiàng)目標(biāo)的：清晰描述合作內(nèi)容（如“為甲方提供為期6個(gè)月的營銷策劃服務(wù)，包含市場調(diào)研、方案設(shè)計(jì)、活動(dòng)執(zhí)行及效果評(píng)估”）。權(quán)利義務(wù)：甲方需提供資料、按時(shí)付款；乙方需按期交付成果、保證服務(wù)質(zhì)量（如“乙方提交方案需通過甲方書面確認(rèn)，修改次數(shù)不超過3次”）。金額與支付：列明合同總價(jià)（如“人民幣50萬元”）、支付方式（如“分三期：簽約后支付30%，項(xiàng)目中期40%，驗(yàn)收后30%”）、賬戶信息（開戶行、賬號(hào)，戶名需與合同主體一致）。履行期限：明確項(xiàng)目開始/結(jié)束時(shí)間（如“2024年3月1日至2024年8月31日”）、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“4月30日前提交調(diào)研報(bào)告”）。違約責(zé)任：約定違約情形及賠償標(biāo)準(zhǔn)（如“乙方延期交付，每逾期1日按合同總額0.1%支付違約金，最高不超過5%”）。爭議解決：明確爭議解決方式（如“協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟”）。附件準(zhǔn)備：根據(jù)項(xiàng)目需求添加附件（如《技術(shù)規(guī)格說明書》《服務(wù)清單》《保密協(xié)議》），作為合同組成部分，與具有同等法律效力。（三）合同審核與修訂審核流程：業(yè)務(wù)部門審核：確認(rèn)條款是否符合項(xiàng)目需求，交付標(biāo)準(zhǔn)、工期等是否合理。財(cái)務(wù)部門審核：核對(duì)金額、支付節(jié)點(diǎn)、稅費(fèi)處理是否符合財(cái)務(wù)制度，避免資金風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)部門審核：重點(diǎn)審查合法性（如條款是否違反《民法典》）、完整性（如是否遺漏違約責(zé)任、爭議解決條款）、公平性（如是否設(shè)置單方不合理義務(wù)）。修訂反饋：審核部門提出修改意見，業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門共同修訂，直至所有部門審核通過，形成《合同審批記錄表》（記錄審核人、審核意見、修訂情況）。（四）合同簽署與生效簽署方式：優(yōu)先采用電子簽署（符合《電子簽名法》規(guī)定）或紙質(zhì)簽署（需雙方加蓋公章或合同專用章，法定代表人或授權(quán)代表簽字，授權(quán)書需作為附件）。簽署順序：一般由甲方先簽署，乙方后簽署；或雙方同時(shí)簽署，保證合同文本一致。生效條件：明確合同自“雙方簽字蓋章之日起生效”或“滿足特定條件（如甲方收到乙方履約保證金）后生效”，并在合同中注明生效日期。（五）合同履行與跟蹤責(zé)任分工：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人作為甲方履約第一責(zé)任人，跟蹤乙方交付進(jìn)度（如每周召開項(xiàng)目例會(huì)，核對(duì)《項(xiàng)目進(jìn)度表》）；乙方需按合同約定提交交付物，配合甲方驗(yàn)收。過程記錄：留存溝通記錄（郵件、會(huì)議紀(jì)要）、交付物確認(rèn)文件（如《驗(yàn)收確認(rèn)單》），作為履約證據(jù)。變更管理：若需變更合同內(nèi)容（如工期調(diào)整、范圍增減），雙方需簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更后的條款及影響，避免口頭約定。（六）合同歸檔與備案歸檔時(shí)間：合同生效后10個(gè)工作日內(nèi)，由行政或檔案管理部門完成歸檔。歸檔內(nèi)容：合同正本、審批記錄、附件、簽署頁、變更協(xié)議、履約過程中的重要文件（驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證）。歸檔管理：建立《合同歸檔登記表》，記錄合同編號(hào)、名稱、簽署日期、歸檔日期、保管期限（一般不少于合同履行期滿后5年），電子檔案與紙質(zhì)檔案同步備份，保證可查可追溯。三、核心管理表格模板（一）合同基本信息表序號(hào)合同編號(hào)合同名稱甲方信息（名稱/聯(lián)系人/電話）乙方信息（名稱/聯(lián)系人/電話）合同類型（如服務(wù)/采購）簽訂日期合同金額（元）履行期限合同狀態(tài)（待審批/已簽署/履行中/已完成/已終止）歸檔編號(hào)1HT-2024-001企業(yè)官網(wǎng)改版項(xiàng)目XX科技有限公司//XX網(wǎng)絡(luò)科技公司//服務(wù)類2024-03-012000002024-03-01至2024-08-31已簽署AG-2024-001（二）合同審批流程表審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見審核日期備注業(yè)務(wù)審核市場部*經(jīng)理同意項(xiàng)目需求，工期合理2024-02-20需補(bǔ)充附件《網(wǎng)站功能清單》財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部*主管金額與預(yù)算一致，支付節(jié)點(diǎn)可行2024-02-22/法務(wù)審核法務(wù)部*專員條款合法，需明確“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”2024-02-25已在修訂稿中補(bǔ)充最終審批總經(jīng)理辦公室*總監(jiān)同意簽署2024-02-28/（三）合同履行跟蹤表合同編號(hào)項(xiàng)目名稱關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人驗(yàn)收情況（是/否/備注）問題記錄HT-2024-001企業(yè)官網(wǎng)改版需求調(diào)研完成2024-03-312024-03-30*是，甲方確認(rèn)《調(diào)研報(bào)告》/HT-2024-001企業(yè)官網(wǎng)改版原型設(shè)計(jì)提交2024-04-302024-05-02*否，需修改首頁布局已與乙方溝通，5月5日前提交修改版（四）合同變更記錄表合同編號(hào)原合同條款變更后條款變更原因變更日期雙方確認(rèn)（簽字/蓋章）影響說明HT-2024-001履行期至2024-08-31履行期延長至2024-09-15乙方開發(fā)人員突發(fā)疾病，導(dǎo)致測試階段延期2024-08-10甲方：（蓋章）乙方：（蓋章）項(xiàng)目最終驗(yàn)收順延，付款節(jié)點(diǎn)同步順延四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作要點(diǎn)（一）合同主體審查保證合作方為合法注冊的實(shí)體，核實(shí)營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等資質(zhì)文件（如建筑行業(yè)需具備施工資質(zhì)），避免與“皮包公司”或無資質(zhì)主體合作。法定代表人簽署合同時(shí)需核對(duì)證件號(hào)碼原件；授權(quán)代表簽署時(shí)，需提供《授權(quán)委托書》（明確授權(quán)范圍、期限），避免越權(quán)簽署。（二）條款嚴(yán)謹(jǐn)性與完整性避免使用模糊表述（如“盡快”“合理范圍內(nèi)”），量化關(guān)鍵指標(biāo)（如“響應(yīng)時(shí)間不超過2小時(shí)”“交付物合格率≥95%”）。核心條款（如標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任）不得遺漏，附件內(nèi)容需與一致，避免“陰陽合同”。（三）履約過程風(fēng)險(xiǎn)控制付款前需確認(rèn)乙方已按約定履行義務(wù)（如驗(yàn)收合格、開具合規(guī)發(fā)票），避免“先付款后履約”導(dǎo)致資金風(fēng)險(xiǎn)。定期跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，對(duì)乙方違約行為（如延期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及時(shí)書面催告，保留證據(jù)（如催告函、郵件），避免超過訴訟時(shí)效（一般為3年）。（四）檔案管理規(guī)范合同文本需加蓋騎縫章（多頁合同），防止篡改；電子檔案加密存儲(chǔ)，訪問權(quán)限嚴(yán)格控制，