企業(yè)資產(chǎn)采購流程規(guī)范化操作手冊為規(guī)范企業(yè)資產(chǎn)采購行為，保證采購過程的合規(guī)性、效率性與經(jīng)濟性，降低運營成本，防范采購風(fēng)險，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各類固定資產(chǎn)、低值易耗品及服務(wù)類資產(chǎn)的采購管理，涵蓋從需求提出到付款結(jié)算的全流程，旨在為各部門提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，保障采購工作有序開展。一、適用范圍與應(yīng)用場景本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門（包括總部各職能部門、分公司、項目部等）的資產(chǎn)采購活動，具體場景包括但不限于：新設(shè)部門辦公設(shè)備采購：如新增部門所需的電腦、打印機、辦公家具等；現(xiàn)有資產(chǎn)更新替換：如達(dá)到使用年限的設(shè)備報廢后重新采購；生產(chǎn)經(jīng)營專用資產(chǎn)采購：如生產(chǎn)線設(shè)備、檢測儀器、運輸工具等；大型項目資產(chǎn)采購：如新建項目所需的專項設(shè)備、材料等；日常辦公耗材批量采購：如紙張、墨盒、文具等低值易耗品。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解企業(yè)資產(chǎn)采購流程分為六個核心階段，各部門需嚴(yán)格按照流程節(jié)點推進(jìn)，保證各環(huán)節(jié)職責(zé)清晰、銜接順暢。（一）需求申請與確認(rèn)責(zé)任部門：資產(chǎn)使用部門操作步驟：提交采購申請：使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫《資產(chǎn)采購申請表》（詳見模板一），明確資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、期望到貨時間等信息，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購部。需求審核：采購部收到申請后，對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點核查：資產(chǎn)是否為部門必需，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配）；預(yù)估金額是否符合企業(yè)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)；規(guī)格型號是否滿足工作需求。需求確認(rèn)：審核通過后，采購部與使用部門溝通確認(rèn)最終采購需求，形成《采購需求確認(rèn)單》作為后續(xù)采購依據(jù)；若審核不通過，采購部需反饋原因，使用部門可調(diào)整后重新申請。（二）預(yù)算編制與審批責(zé)任部門：使用部門、財務(wù)部、采購部操作步驟：預(yù)算提報：使用部門根據(jù)《采購需求確認(rèn)單》，編制部門年度采購預(yù)算（新增需求需補充臨時預(yù)算），納入企業(yè)年度預(yù)算體系。預(yù)算審核：財務(wù)部對采購預(yù)算的合規(guī)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，重點核查：預(yù)算金額是否在企業(yè)年度預(yù)算總額內(nèi)；是否存在超預(yù)算、無預(yù)算采購情況；預(yù)算編制是否符合企業(yè)財務(wù)制度。預(yù)算審批：根據(jù)企業(yè)授權(quán)審批制度，逐級提交至分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批（具體審批權(quán)限詳見企業(yè)《預(yù)算管理辦法》）。審批通過后，財務(wù)部備案并同步至采購部；審批不通過，需調(diào)整預(yù)算后重新報批。（三）供應(yīng)商選擇與管理責(zé)任部門：采購部、使用部門、審計部操作步驟：供應(yīng)商尋源：采購部根據(jù)采購需求，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢比價等方式篩選供應(yīng)商，優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的單位；新供應(yīng)商需進(jìn)行資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信譽評價等），填寫《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（詳見模板二）。供應(yīng)商評估：采購部組織使用部門、審計部對候選供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估維度包括：價格競爭力（報價是否合理，是否符合市場行情）；產(chǎn)品質(zhì)量（樣品檢測、過往質(zhì)量記錄）；履約能力（供貨周期、售后服務(wù)、財務(wù)狀況）；企業(yè)信譽（行業(yè)口碑、合作案例）。評估結(jié)果形成《供應(yīng)商評估報告》，擇優(yōu)確定中標(biāo)/成交供應(yīng)商。供應(yīng)商確定：采購部向確定供應(yīng)商發(fā)出《采購意向書》，明確采購需求、價格、交貨期等條款，雙方確認(rèn)后簽訂《框架合作協(xié)議》（長期合作適用）。（四）合同簽訂與執(zhí)行責(zé)任部門：采購部、法務(wù)部、財務(wù)部、使用部門操作步驟：合同擬定：采購部根據(jù)《采購意向書》和雙方談判結(jié)果，擬定采購合同文本，合同內(nèi)容需包括：供需雙方基本信息（名稱、地址、聯(lián)系方式等）；采購資產(chǎn)詳情（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗收要求；交貨時間、地點與方式；付款方式與期限；售后服務(wù)條款；違約責(zé)任與爭議解決方式。合同審核：采購部將合同提交至法務(wù)部（審核合規(guī)性、法律風(fēng)險）、財務(wù)部（審核付款條款、稅務(wù)條款）、使用部門（審核技術(shù)參數(shù)、需求匹配度）審核，審核通過后由總經(jīng)理或授權(quán)代表簽署。合同執(zhí)行：采購部向供應(yīng)商下達(dá)正式訂單，跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按時交貨；使用部門做好接收準(zhǔn)備，明確驗收人員。（五）驗收入庫與登記責(zé)任部門：使用部門、采購部、倉儲部操作步驟：資產(chǎn)到貨：供應(yīng)商按合同約定交貨，采購部核對送貨單信息（資產(chǎn)名稱、數(shù)量、規(guī)格型號）與訂單是否一致，確認(rèn)無誤后簽收。質(zhì)量驗收：使用部門組織技術(shù)人員、采購部共同進(jìn)行現(xiàn)場驗收，重點核查：資產(chǎn)外觀是否完好，有無破損；規(guī)格型號、參數(shù)是否符合合同約定；配件、說明書、保修卡等是否齊全；試運行（如需）是否正常，功能是否達(dá)標(biāo)。驗收合格后，填寫《資產(chǎn)驗收單》（詳見模板三），各方簽字確認(rèn)；驗收不合格，采購部需及時與供應(yīng)商溝通處理（退換貨、索賠等）。資產(chǎn)入庫：驗收合格的資產(chǎn)，由倉儲部辦理入庫手續(xù)，登記《資產(chǎn)臺賬》（詳見模板四），貼上資產(chǎn)標(biāo)簽（編號、名稱、使用部門、日期等信息）；使用部門憑《資產(chǎn)驗收單》到倉儲部領(lǐng)用，并建立部門資產(chǎn)明細(xì)賬。（六）付款結(jié)算與檔案歸檔責(zé)任部門：財務(wù)部、采購部、使用部門操作步驟：付款申請：供應(yīng)商根據(jù)合同約定開具合規(guī)票據(jù)（如增值稅發(fā)票），采購部核對發(fā)票信息與合同、驗收單是否一致，確認(rèn)無誤后填寫《付款申請表》（詳見模板五），附上合同、驗收單、發(fā)票等憑證，提交財務(wù)部。付款審批：財務(wù)部審核付款憑證的完整性、合規(guī)性，按企業(yè)授權(quán)審批流程逐級報批（審批權(quán)限同預(yù)算審批）。款項支付：審批通過后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式向供應(yīng)商支付款項，保留付款憑證。檔案歸檔：采購部負(fù)責(zé)整理采購全流程資料（申請表、預(yù)算表、合同、評估報告、驗收單、付款憑證等），按“一采購一檔”原則分類歸檔，保存期限不少于5年。三、配套工具與表單模板模板一：資產(chǎn)采購申請表申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式資產(chǎn)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量預(yù)估單價預(yù)算金額資產(chǎn)用途期望到貨時間年月日是否急需□是□否需求說明（可附頁）：部門負(fù)責(zé)人簽字：采購部審核意見：審核人：日期：財務(wù)部審核意見：審核人：日期：模板二：供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系方式注冊地址經(jīng)營范圍資質(zhì)文件清單（附復(fù)印件）：□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)許可證（如適用）□質(zhì)量體系認(rèn)證□過往合作合同□其他：審核意見：審核部門：采購部審核人：日期：模板三：資產(chǎn)驗收單驗收日期年月日驗收地點資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商合同編號到貨日期年月日驗收項目標(biāo)準(zhǔn)要求驗收結(jié)果備注—————-—————-—————-————–外觀完好度無破損、劃痕規(guī)格型號與合同一致技術(shù)參數(shù)符合需求配件/說明書齊全試運行情況正常驗收結(jié)論：□合格□不合格（不合格需注明原因及處理意見）使用部門簽字：采購部簽字：倉儲部簽字：模板四：資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量使用部門存放地點購入日期原值保管人備注ZC-2024-001辦公電腦聯(lián)想ThinkPad1市場部辦公室A-3012024-03-155000*三ZC-2024-002打印機惠普M479fdw1財務(wù)部辦公室B-2052024-03-203500*四模板五：付款申請表供應(yīng)商名稱合同編號付款事由□合同預(yù)付款□到貨款□驗收款□質(zhì)保金付款金額申請部門采購部申請人附件清單：□采購合同□驗收單□發(fā)票□其他：部門負(fù)責(zé)人簽字：財務(wù)部審核意見：審核人：日期：總經(jīng)理審批意見：審批人：日期：四、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險提示（一）需求合理性控制嚴(yán)禁超需求、超標(biāo)準(zhǔn)采購，避免資產(chǎn)閑置浪費；大額資產(chǎn)采購需提交可行性分析報告，說明采購必要性及經(jīng)濟性。（二）預(yù)算剛性控制無預(yù)算、超預(yù)算采購需提交專項申請，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后方可執(zhí)行；預(yù)算執(zhí)行過程中如需調(diào)整，需按原審批流程報批。（三）供應(yīng)商管理控制建立合格供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估（每年至少一次），淘汰不合格供應(yīng)商；嚴(yán)禁與未經(jīng)資質(zhì)審核的供應(yīng)商合作，防范質(zhì)量風(fēng)險與合規(guī)風(fēng)險。（四）合同與驗收控制合同條款需嚴(yán)謹(jǐn)，避免模糊表述，明確違約責(zé)任；驗收環(huán)節(jié)需多方參與（使用部門、采購部、倉儲部），保證資產(chǎn)數(shù)量、質(zhì)